หน้าที่การงานของเลขานุการบริหารและผู้ช่วยผู้บริหาร

ทั้งเลขานุการผู้บริหารและผู้ช่วยผู้ดูแลระบบให้การสนับสนุนด้านการบริหารขั้นสูงสำหรับผู้บริหารหรือผู้จัดการคนหนึ่งหรือสองคน แต่สิ่งที่แยกตำแหน่งสำนักงานเหล่านี้ออกจากงานธุรการและงานประจำอื่น ๆ คือระดับของความรับผิดชอบและความลับที่เกี่ยวข้องกับพวกเขา

นอกเหนือจากฟังก์ชั่นสำนักงานขั้นพื้นฐานแล้วผู้ช่วยฝ่ายบริหารและเลขานุการของผู้บริหารยังเป็นผู้รับผิดชอบในการเขียนหรือจัดทำรายงานจัดระเบียบและกำหนดเวลาการประชุมทบทวนข้อความขาเข้าเพื่อกำหนดความสำคัญจัดทำวาระการประชุมคณะกรรมการการจัดเตรียมการเดินทางรวบรวมรายงานการประชุม การวิจัย, การจัดเตรียมจดหมายและการดูแลและฝึกอบรมพนักงานสำนักงานระดับมัธยมศึกษาตอนต้น

บทบาทเหล่านี้อาจต้องใช้ประสบการณ์ในระดับต่างๆและมีตำแหน่งงานที่คล้ายคลึงกันเหล่านี้:

• ผู้ช่วยผู้ดูแลระบบระดับรายการ
• ผู้ช่วยผู้บริหาร
• ผู้ช่วยผู้จัดการอาวุโส
• เลขาผู้บริหาร
• เลขานุการผู้บริหารอาวุโส
• ผู้จัดการสำนักงาน
• ผู้จัดการอาวุโส

หมายเหตุ: ผู้ช่วยด้านกฎหมายและการแพทย์แตกต่างกันมากและต้องได้รับการฝึกอบรมเป็นพิเศษในวิชาชีพที่ทำงาน

ความแตกต่างระหว่างผู้ช่วยผู้บริหารและเลขานุการผู้บริหาร

บทบาทของเลขานุการผู้บริหารและผู้ช่วยผู้บริหารมีการทับซ้อนกันมากและความแตกต่างในบทบาทอาจแตกต่างกันไปตามองค์กร ในบางกรณีเลขานุการผู้บริหารมุ่งเน้นที่หน้าที่ด้านการบริหารจัดการสำหรับผู้บริหารหรือผู้บริหารเช่นการจัดตารางการประชุมการวางแผนการเดินทางการจัดการการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรและแม้แต่การทำบัญชี ผู้ช่วยฝ่ายบริหารอาจมุ่งเน้นที่งานด้านการดำเนินธุรกิจมากขึ้นและมีบทบาทเป็นผู้นำมากขึ้นในด้านความสามารถบางอย่างสร้างวาระการประชุมหรือการประชุมจัดการงบประมาณและจัดการกับการเรียกเก็บเงินของผู้ขาย

ผู้ช่วยผู้บริหารอาจจำเป็นต้องมีการศึกษาที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นในบางกรณีที่การจัดการการดำเนินธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญ

ทักษะงานหลัก

ทั้งเลขานุการผู้บริหารและผู้ช่วยผู้บริหารมีทักษะหลักในการทำงานซึ่งมีความสำคัญต่อบทบาททั้งสองอย่าง เหล่านี้รวมถึงทักษะขององค์กรที่โดดเด่นความสามารถในการเขียนและการสื่อสารในช่องปากที่ยอดเยี่ยมตลอดจนความใส่ใจในรายละเอียดและความเป็นมืออาชีพ

ต้องมีความชำนาญด้านเทคนิคด้วยเครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติรวมถึงข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับซอฟต์แวร์เช่น Microsoft Word, Excel และ PowerPoint ตลอดจนเครื่องมือการทำบัญชีเช่น QuickBooks

ผู้ช่วยฝ่ายธุรการหรือเลขานุการผู้บริหารในสำนักงานขนาดเล็ก

ในสำนักงานขนาดเล็กความรับผิดชอบของผู้ช่วยฝ่ายธุรการหรือเลขานุการผู้บริหารมักจะดำเนินการโดยเจ้าหน้าที่สำนักงานหลายคน งานบางอย่างอาจทำได้โดยผู้บริหารของ บริษัท เองและผู้ช่วยฝ่ายธุรการหรือเลขานุการผู้บริหารอาจรวมถึงความรับผิดชอบที่หลากหลายขึ้นตามต้องการในองค์กรขนาดเล็ก

ผู้ช่วยฝ่ายธุรการหรือเลขานุการบริหารในสำนักงานขนาดกลาง

เมื่อขนาดของ บริษัท เพิ่มขึ้นจำเป็นที่จะต้องมีบุคคลที่ได้รับการจัดระเบียบสูงและสามารถดำเนินงานได้หลากหลายขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้บริหารที่ดำเนินการ บริษัท ที่ต้องการความลับและความซื่อสัตย์ในระดับสูงสำหรับธุรกิจที่ดำเนินการอยู่

ผู้ช่วยฝ่ายธุรการหรือเลขานุการผู้บริหารในสำนักงานขนาดใหญ่

เป็นเรื่องปกติที่สำนักงานใหญ่จะมีผู้ช่วยผู้บริหารและ / หรือเลขานุการผู้บริหารหลายคน ในขนาดของ บริษัท นี้จำเป็นต้องมีผู้จัดการสำนักงานซึ่งประสานงานเจ้าหน้าที่ที่ให้บริการกับผู้บริหารของ บริษัท

ในบางกรณีผู้ช่วยผู้บริหารจะมาพร้อมกับผู้บริหารในการเดินทางเพื่อทำธุรกิจระยะยาวเพื่อช่วยในการจัดเตรียมการประชุมการจัดตารางเวลาและภารกิจสำคัญอื่น ๆ ขององค์กร