เอกสารที่ต้องใช้ในระยะยาวและระยะสั้น
4 เหตุผลในการเก็บบันทึก
- จะทำให้ง่ายขึ้นในการยื่นภาษีของคุณ
- การบันทึกทุกอย่างจะช่วยให้คุณไม่พลาดการหักเงินใด ๆ ซึ่งจะช่วยให้คุณประหยัดเงิน
- จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณกำลังยื่นคำร้องที่ถูกต้อง แทนที่จะคาดเดาว่า "ฉันคิดว่าฉันจ่ายเงินให้ผู้รับเหมารายนั้นเป็นจำนวน 1,000 เหรียญ" โดยการดึงสเปรดชีตได้อย่างรวดเร็วคุณจะรู้ว่าคุณจ่ายเงินให้เขาที่ 850 ดอลลาร์ในวันที่ 17 กรกฎาคม
- ในกรณีที่คุณได้รับการตรวจสอบหรือ IRS มีคำถามเกี่ยวกับรายการต่างๆในการคืนภาษีคุณจะมีหลักฐานในการสำรองข้อเรียกร้องของคุณ หากคุณไม่มีเอกสารนี้คุณจะพบว่าตัวเองใช้เวลาและเงินพยายามหาหลักฐาน เลวร้ายยิ่งกว่าถ้าคุณไม่สามารถรับใบเสร็จรับเงินการเรียกร้องของคุณจะไม่ได้รับการยกย่องและคุณอาจต้องจ่ายภาษีเพิ่มเติมและการลงโทษ
สิ่งที่บันทึกฉันควรติดตาม?
คำตอบสั้น ๆ คือคุณควรติดตามทุกอย่าง! กรมสรรพากรเป็นที่รู้จักสำหรับการ ตรวจสอบธุรกิจขนาดเล็ก โดยเฉพาะอย่างยิ่งที่แสดงให้เห็นการสูญเสียในปีต่อเนื่อง นอกจากนี้ตัวแทน IRS จำนวนมากไม่เข้าใจความแตกต่างทางภาษีที่ใช้กับนักลงทุนอสังหาริมทรัพย์ทำให้มีแนวโน้มที่จะตั้งคำถามกับการจัดเก็บของคุณ
คุณจะต้องมีหลักฐานยืนยันว่า IRS จะสอบถามรายการใด ๆ ของคุณหรือแม้แต่ในกิจวัตรประจำวันของธุรกิจถ้ามีคนพยายามตั้งคำถามเกี่ยวกับการชำระเงิน
บันทึกสองประเภทที่คุณต้องการเก็บรักษาคือบันทึกถาวรและบันทึกระยะสั้น
1. เร็กคอร์ดถาวร
เอกสารเหล่านี้คือเอกสารที่คุณต้องการเก็บไว้เป็นระยะเวลาไม่ จำกัด
อะไรคือตัวอย่างของประวัติถาวร?
เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องและมีคุณค่าสำหรับคุณดีกว่าปีภาษีปัจจุบันเช่น
- สัญญาเช่าทั้งหมด
- การจัดเรียงเอกสารทางกฎหมายใด ๆ - ค่าปรับรายงานการตรวจสอบการปรากฏตัวของศาล
- ใบอนุญาตใด ๆ ที่คุณนำมาออกจากที่พัก
- สิ่งที่คุณจะลดหย่อน - เช่นทรัพย์สินหรือการปรับปรุง
- ถ้าคุณมี บริษัท ของคุณเป็นนิติบุคคลที่จัดตั้งขึ้นในฐานะ LLC , LP , S Corporation หรืออื่น ๆ คุณจะต้องเก็บข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนี้
- นโยบายประกันภัย.
- เอกสารสินเชื่อเช่นการจำนอง
- ภาษีปีที่ผ่านมา
- ชื่ออสังหาริมทรัพย์ / โฉนดที่ดิน
2. บันทึกระยะสั้น
ในระยะสั้นฉันไม่ได้หมายถึงสองถึงสามเดือน คุณจะต้องเก็บเอกสารใด ๆ ที่เห็นว่าสำคัญพอที่จะเรียกเก็บภาษีของคุณได้อย่างน้อย 5 ปี นานแค่ไหนหลังจากนั้นขึ้นอยู่กับระดับความสะดวกสบายของคุณ นี้จะช่วยคุณในกรณีที่คุณเคยตรวจสอบหรือฟ้อง
อะไรคือตัวอย่างบางส่วนของประวัติระยะสั้น?
สิ่งที่นับเป็นรายได้หรือค่าใช้จ่ายสำหรับปีภาษีที่กำหนดเช่น:
- ค่าโฆษณาสำหรับธุรกิจหรือพร็อพเพอร์ตี้ของคุณ
- ค่าใช้จ่ายด้านความบันเทิงเช่นอาหารเย็นหรืออาหารกลางวันสำหรับลูกค้าปัจจุบันหรือลูกค้าที่มีศักยภาพ
- ดอกเบี้ยจ่ายจากการจำนองและบัตรเครดิตเพื่อการใช้งานทางธุรกิจ
- ค่าธรรมเนียมทางกฎหมาย / วิชาชีพ - สำหรับนักบัญชีนักกฎหมายตัวแทนประกันภัย Realtors
- ค่าใช้จ่ายสำนักงาน - Internet, สายโทรศัพท์เครื่องที่สองสำหรับธุรกิจเครื่องใช้สำนักงานและออฟฟิศหักถ้าคุณมีที่อยู่อาศัยที่ใช้สำหรับธุรกิจเท่านั้น
- ค่าเช่าที่ได้รับ
- การซ่อมแซมทำได้สำเร็จ
- เงินประกันที่ ได้รับ - เมื่อสัญญาเช่าสิ้นสุดลงถ้าคุณเก็บเงินประกันไว้เป็นส่วนหนึ่งคุณต้องบันทึกเป็นรายได้ หากคุณเก็บเงินบางส่วนไว้เพื่อจ่ายค่าซ่อมแซมเงินที่คุณใช้จ่ายในการซ่อมแซมถือเป็นค่าใช้จ่ายซึ่งคุณสามารถหักภาษีได้
- ค่าใช้จ่ายในการเดินทางสำหรับธุรกิจ - เช่นไมล์ที่ขับเคลื่อนธุรกิจเช่า
- สาธารณูปโภคจ่ายแล้ว
- ค่าจ้างที่จ่ายให้กับพนักงานหรือผู้รับเหมาอิสระ
ฉันควรติดตามประวัติของฉันอย่างไร?
คุณควรเก็บสำเนาดิจิทัล (คอมพิวเตอร์) และสำเนา (กระดาษ) ของข้อมูลทั้งหมดของคุณ
1. สำเนาดิจิตอล
คุณต้องการใช้สเปรดชีตหรือโปรแกรมเช่น Quicken Rental Property Manager เพื่อติดตามรายได้และค่าใช้จ่ายของคุณ
คุณควรทำเช่นนี้ทันทีที่รายได้เข้ามาหรือค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น คุณต้องการใส่ข้อมูลรายละเอียดมากที่สุดเท่าที่จะทำได้:
- วัน
- เวลา,
- ใครเป็นคนจ่ายเงินหรือจ่ายเงินให้คุณ
- ลักษณะรายได้หรือค่าใช้จ่าย
- จำนวน
- คุณยังสามารถระบุได้ว่าได้รับชำระเงินหรือเกิดขึ้นอย่างไร (เงินสดเช็คหมายเลขบัตรเครดิตใบสั่งจ่ายเงิน ฯลฯ )
ระดับของรายละเอียดจะขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์ที่คุณใช้หรือสร้างขึ้น บางโปรแกรมจะเชื่อมโยงโดยตรงกับบัญชีธนาคารของคุณและจะบันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายสำหรับคุณ
แม้ว่าคุณจะเลือกโปรแกรมที่ราคาไม่แพงหรือเก็บบันทึกไว้ในสเปรดชีตส่วนบุคคลคุณควรตั้งค่าระเบียนแยกต่างหากสำหรับแต่ละพร็อพเพอร์ตี้แต่ละประเภทของค่าใช้จ่ายและรายได้แยกประเภท ประเด็นคือการบันทึกข้อมูลเท่าที่คุณสามารถทำได้ในขณะที่ทำรายการเพื่อให้คุณสามารถสร้างรายงานทางการเงินได้ในอนาคต
คุณควรสำรองข้อมูลเหล่านี้ไว้ในซีดีบนฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกในระบบคลาวด์และแม้แต่สำเนากระดาษ ควรพิมพ์ออกมาทุกสิ้นเดือนและ / หรือสิ้นปี
2. Hard Copy
คุณจะต้องแน่ใจว่าคุณมีเอกสารที่สำคัญที่สุดในเอกสาร ถ้าเป็นไปได้คุณจะต้องจัดเก็บข้อมูลเหล่านี้ในระบบจัดเก็บข้อมูลหรือตู้เซฟ หากคุณไม่สามารถหาไฟล์ขนาดใหญ่พอสำหรับไฟล์ทั้งหมดของคุณคุณจะต้องเก็บข้อมูลที่สำคัญที่สุดเช่นชื่อไปยังพร็อพเพอร์ตี้ในช่องนี้ จัดหมวดหมู่ทุกอย่างตามปีและจัดเรียงตามตัวอักษรเรียงตามลำดับเพื่อให้หาได้ง่าย