สำหรับธุรกิจหลายแห่งแผนกบัญชีเจ้าหนี้ไม่ได้รับความสนใจเป็นอย่างมากเว้นแต่มีอะไรผิดพลาด อย่างไรก็ตามมีจำนวนมากที่จะได้รับจากฝ่ายบัญชีเจ้าหนี้ที่มีการเรียกใช้ดี ตรงกันข้ามมีปัญหามากมายที่อาจเกิดขึ้นได้จากปัญหาที่เกิดขึ้นเพียงอย่างเดียว แผนกนี้มักมีผลอย่างมากต่อ กระแสเงินสด ของธุรกิจและมีโอกาสที่จะได้รับหรือสูญเสียจากการใช้ข้อตกลงการชำระเงินกับซัพพลายเออร์
ฝ่ายบัญชีเจ้าหนี้ที่ดีควรสามารถใช้ประโยชน์จากส่วนลดปริมาณและส่วนลดการชำระเงินในช่วงต้นรวมถึงการกำหนดวิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้มีเงินสดมากที่สุดสำหรับธุรกิจสำหรับค่าใช้จ่ายและการลงทุนอื่น ๆ แผนกนี้ควรจะสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่า ซัพพลายเออร์สามารถปฏิบัติ ตาม ข้อผูกพัน และสัญญาได้ดังนั้นหากไม่สามารถบรรลุข้อกำหนดด้านปริมาณหรือคุณภาพปัญหาจะได้รับการแก้ไขและดำเนินการแก้ไขที่เหมาะสม
ปัญหาบัญชีเจ้าหนี้สามัญ
แม้ว่าจะมีโอกาสมากมายในการตัดค่าใช้จ่ายและช่วยเพิ่มเงินสด แต่ก็มีอุปสรรคมากมายที่ธุรกิจต้องเผชิญเมื่อพยายามบรรลุเป้าหมายเหล่านี้ การศึกษาการเพิ่มประสิทธิภาพบัญชีเจ้าหนี้ของแคนนอนปี 2014 พบว่าการประมวลผลกระดาษเป็นหนึ่งในแหล่งที่มาของปัญหาที่ใหญ่ที่สุดสำหรับหลาย ๆ องค์กรโดยเวลาที่ใช้ในการจัดการกับการออกใบแจ้งหนี้เป็นปัญหาใหญ่ที่สุด
แหล่งข้อมูลสำคัญอื่น ๆ ที่น่าเป็นห่วง ได้แก่
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการชำระเงินทำตามเวลา
- เพรียวลมกระบวนการอนุมัติ ใบแจ้งหนี้
- การได้รับเงื่อนไขการชำระเงินที่ดีที่สุดกับซัพพลายเออร์และตรวจสอบให้แน่ใจว่าภาระหน้าที่ได้รับการปฏิบัติตามทั้งสองฝ่าย
- เกี่ยวกับระบบการบัญชีและการออกใบแจ้งหนี้ที่หลากหลายของซัพพลายเออร์
- การบันทึกและตรวจสอบความปลอดภัยของข้อมูลและธุรกรรม
หลายประเด็นที่ระบุไว้จะทำให้แย่ลงหรือสร้างขึ้นโดยการพึ่งพาการออกใบแจ้งหนี้กระดาษ เอกสารที่หายไปเป็นปัญหาบ่อยๆในหลายองค์กรซึ่งนำไปสู่การชำระเงินล่าช้าหรือที่ไม่ได้รับ นอกจากนี้ในขณะที่ธุรกิจจำนวนหนึ่งมีความสนใจในเอกสารดิจิทัลของพวกเขาผู้ขายส่วนใหญ่ยังคงส่งใบแจ้งหนี้กระดาษหรือส่งทางแฟกซ์
ธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่จะจัดการบัญชีด้วยตัวเองซึ่งส่วนใหญ่ทำด้วยตนเอง เนื่องจากซัพพลายเออร์เพียงไม่กี่แห่งได้เปลี่ยนไปใช้การเรียกเก็บเงินทางอิเล็กทรอนิกส์แล้วองค์กรส่วนใหญ่จะใช้กำลังคนจำนวนมากในการป้อนข้อมูลและสร้างเอกสารดิจิทัลด้วยตนเอง
การใช้เอกสารกระดาษชะลอกระบวนการอนุมัติใบแจ้งหนี้บ่อยๆเนื่องจากต้องมีการจัดทำสำเนาและส่งมอบให้กับสมาชิกผู้บริหารที่เหมาะสมเพื่อตรวจสอบ เมื่อเอกสารไม่สามารถเข้าถึงได้ง่ายหรือมีอยู่ในรูปแบบดิจิทัลจะเป็นความท้าทายในการวิเคราะห์ข้อมูลและตรวจสอบว่าได้รับข้อตกลงการชำระเงินที่ดีที่สุดและมีภาระผูกพันตามข้อกำหนด ข้อตกลงในการชำระเงินและการชำระเงินในช่วงต้นจะหายไปได้ง่ายหากธุรกิจไม่สามารถชำระเงินได้เมื่อจำเป็นต้องใช้ดังนั้นประเด็นที่เกี่ยวข้องกับเอกสารอาจเป็นเรื่องที่เสียค่าใช้จ่าย
การปรับปรุงและการเพิ่มประสิทธิภาพ
เนื่องจากข้อเท็จจริงที่ว่าหลายประเด็นที่เกี่ยวข้องกับการทำงานที่เหมาะสมของแผนกบัญชีเจ้าหนี้เกิดขึ้นจากสาเหตุเดียวกันเดียวกันนอกจากนี้ยังมีการปรับปรุงบางอย่างที่องค์กรสามารถทำให้ที่จะดูแลความกังวลจำนวนมากในเวลาเดียวกัน สามวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดที่ธุรกิจสามารถปรับปรุงบัญชีของแผนกบัญชีเจ้าหนี้ได้ดังนี้
- ใช้การจดจำตัวอักษรวัตถุเพื่อทำเอกสารดิจิทัล
- ใช้ประโยชน์จากพอร์ทัลออนไลน์ที่สามารถเข้าถึงซัพพลายเออร์ได้
- สร้างเวิร์กโฟลว์การจัดการ
OCR
แม้ว่าหลาย บริษัท จะใช้ประโยชน์จากเครื่องสแกนเนอร์เป็นประจำเพื่อสร้างสำเนาเอกสารดิจิทัล แต่โดยทั่วไปจะเกี่ยวข้องกับการสร้างภาพของเอกสารที่บันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์เท่านั้น ซึ่งหมายความว่าข้อมูลยังคงต้องมีการป้อนด้วยตนเองลงในฐานข้อมูลดังนั้นในขณะที่การสูญหายของระเบียนน้อยกว่าปัญหาก็ยังคงใช้เวลานาน
การรับรู้อักขระวัตถุหรือ OCR เกี่ยวข้องกับการสแกนเอกสารและเรียกข้อมูลจากไฟล์ ข้อมูลนี้สามารถเพิ่มลงในฐานข้อมูลหรือสเปรดชีตได้โดยอัตโนมัติ กระบวนการ OCR ช่วยลดปัญหาข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและช่วยให้สามารถป้อนข้อมูลได้ทันทีที่เอกสารได้รับ OCR ใช้เวลาเดียวกันกับพนักงานขณะสแกนเอกสารเพื่อสร้างไฟล์รูปภาพโดยทั่วไปไม่ต้องใช้ขั้นตอนเพิ่มเติมใด ๆ Per Gartner มีองค์กรที่สามารถโพสต์ใบแจ้งหนี้ได้ 80 เปอร์เซ็นต์ขึ้นไปโดยที่พนักงานไม่ต้องมีส่วนเกี่ยวข้องโดยตรง
พอร์ทัลผู้จัดจำหน่าย
การทำให้ขั้นตอนการป้อนใบแจ้งหนี้และข้อมูลลงในระบบแบบรวมศูนย์ช่วยให้ธุรกิจสามารถสร้างหรือใช้ประโยชน์จากพอร์ทัลออนไลน์ที่ช่วยให้ธุรกิจและซัพพลายเออร์สามารถติดตามคำสั่งซื้อดูใบแจ้งหนี้และดูเวลาการชำระเงิน การทำให้ข้อมูลนี้มีให้กับบุคคลหลาย ๆ คนในองค์กรสามารถช่วยให้มั่นใจได้ว่าแผนกบัญชีเจ้าหนี้มีการกำกับดูแลที่เหมาะสมและช่วยเร่งเวลาในการอนุมัติใบแจ้งหนี้ การอนุญาตให้ผู้จัดหาเข้าถึงพอร์ทัลช่วยให้ธุรกิจเหล่านี้สามารถส่งใบแจ้งหนี้และติดตามการชำระเงินรวมทั้งได้รับทราบถึงปัญหาใด ๆ ที่เกิดขึ้นจากปัญหาด้านวัสดุสิ้นเปลืองที่ได้รับหรือออกใบแจ้งหนี้
สร้างเวิร์กโฟลว์และกระบวนการ
อย่างไรก็ตามองค์กรตัดสินใจที่จะจัดการความพยายามในการจัดการข้อมูลของตนสิ่งสำคัญคือมีกระบวนการที่กำหนดขึ้นสำหรับการจัดการบัญชีและการชำระเงิน ซึ่งจะช่วยให้ธุรกิจสามารถมั่นใจได้ว่าการดำเนินงานกำลังทำงานและหาทางเลือกอื่น ๆ หากยุ่งยากหรือทำให้เกิดข้อผิดพลาดหรือความล่าช้า ตามที่ Deloitte กระบวนการเหล่านี้ควรดูว่าแผนกบัญชีเจ้าหนี้มีรายละเอียดอย่างไรเมื่อได้รับใบแจ้งหนี้การป้อนข้อมูลและการแชร์ข้อมูลและวิธีการในการรับใบแจ้งหนี้ นอกจากนี้ควรมีแนวทางในการพิจารณาวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกับซัพพลายเออร์ที่แตกต่างกัน
แม้ว่าซัพพลายเออร์จำนวนมากจะเสนอส่วนลดสำหรับการชำระเงินภายใน 30 หรือ 90 วัน แต่ก็อาจไม่คุ้มกับส่วนลดถ้าทำเช่นนั้นยับยั้งกระแสเงินสดขององค์กร นอกจากนี้ยังจำเป็นที่จะต้องมีวิธียืนยันว่าทั้ง บริษัท และซัพพลายเออร์มีคุณสมบัติตามข้อกำหนดของสัญญาหรือข้อตกลง การสร้างเวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการกับปัญหาเหล่านี้สามารถช่วยให้องค์กรต่างๆมีทางเลือกที่เหมาะสม
เมื่อซัพพลายเออร์ไม่สามารถส่งมอบตรงเวลาในปริมาณที่เพียงพอหรือปริมาณที่เหมาะสม บริษัท อาจไม่ต้องการจ่ายใบแจ้งหนี้จนกว่าปัญหาเหล่านี้จะได้รับการแก้ไข เวิร์กโฟลว์สามารถมีส่วนสำคัญในการกำหนดสิ่งที่ควรทำเมื่อปัญหาเหล่านี้เกิดขึ้น นอกจากนี้การชำระเงินให้กับซัพพลายเออร์ยังจำเป็นที่จะต้องทำในเวลาเพื่อป้องกันการสูญเสียส่วนลดหรือการลงโทษที่เกิดขึ้นสำหรับการชำระเงินล่าช้า ข้อตกลงของผู้จัดจำหน่ายแต่ละรายจะต้องได้รับการจัดทำเป็นเอกสารและมีการปรับปรุงเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงและกระบวนการต่างๆควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าบัญชีแต่ละบัญชีได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม
การสร้างเวิร์กโฟลว์อาจช่วยให้ บริษัท :
เอาท์ซอร์ส
การทำสำเนาข้อมูลการใช้ OCR และการใช้พอร์ทัลที่ซัพพลายเออร์เข้าถึงได้อาจไม่ใช่สิ่งที่จำเป็นสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก แต่องค์กรไม่ควรสมมติว่าค่าใช้จ่ายดังกล่าวจะทำให้ธุรกิจไม่สามารถใช้ประโยชน์ได้ แม้ว่าค่าใช้จ่ายในการติดตั้งและบำรุงรักษาระบบอิเล็กทรอนิกส์อาจเป็นอุปสรรคต่อองค์กรขนาดเล็กและขนาดกลาง แต่การทำเช่นนั้นเองมักไม่จำเป็น มีผู้ให้บริการบุคคลที่สามหลายรายที่สามารถจัดหางานภายนอกเหล่านี้ให้กับ องค์กรสามารถรับความช่วยเหลือจากภายนอกสำหรับทุกอย่างตั้งแต่การตั้งค่ากระบวนการ OCR เพื่อช่วย บริษัท สร้างเวิร์กโฟลว์ในการวิเคราะห์สัญญาซัพพลายเออร์
ในขณะที่องค์กรอาจไม่สามารถลงค่าใช้จ่ายใน การติดตั้งระบบไอทีที่หลากหลาย ได้ด้วยการจัดการบุคคลที่สามโดยปกติแล้วจะมีราคาไม่แพงมาก ธุรกิจจะต้องเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายในการใช้บุคคลภายนอกในการพัฒนาระบบเหล่านี้กับการออมและการเพิ่มมูลค่าของเงินสด แต่การเอาท์ซอร์สช่วยให้องค์กรสามารถใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีและระบบที่ปกติจะมีราคาแพงเกินไป
- ตรวจสอบว่ามีการสร้าง คำสั่งซื้อ สำหรับแต่ละคำสั่งซื้อใหม่
- ตรวจสอบว่าใบแจ้งหนี้ตรงกับผลิตภัณฑ์ที่ได้รับและตรงตามข้อตกลงตามสัญญา
- ตรวจสอบระเบียนเพื่อให้แน่ใจว่าการชำระเงินทำขึ้นโดยทำตามเวลาและไม่ซ้ำซ้อน
- กำหนดวิธีการที่ดีที่สุดในการจ่ายใบแจ้งหนี้เช่นผ่าน EFTs หรือบัตรเครดิตเพื่อลดค่าธรรมเนียม