ใบสั่งซื้อมักจะมีการพิมพ์ล่วงหน้าเอกสารที่มีเลขที่สร้างขึ้นโดยระบบการจัดการทางการเงินของผู้ค้าปลีก กล่าวอีกนัยหนึ่งถ้าคุณใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเช่น QuickBooks เมื่อคุณสั่งซื้อผลิตภัณฑ์จากผู้ขายก็จะสร้างใบสั่งซื้อสำหรับคุณในระบบ วัตถุประสงค์ของ PO คือการสร้างเอกสารที่สามารถติดตามได้ภายในระบบบัญชีหรือ POS ของคุณเพื่อใช้ในรูปแบบต่างๆที่เป็นประโยชน์ในการดำเนินธุรกิจของคุณ
วิธีการทำงานร่วมกับระบบสินค้าคงคลัง
- PO บอกระบบสินค้าคงคลังของคุณว่าคุณมีคำสั่งอะไร หากคุณกำลังใช้ระบบ เปิดกว้างเพื่อซื้อระบบ จะไม่ต้องสั่งซื้อผลิตภัณฑ์อีกเนื่องจากมีการสั่งซื้อแล้ว
- สามารถสร้างรายละเอียดการซื้อกับผู้ขายได้ ตัวอย่างเช่นเห็นได้ชัดว่ามีปริมาณของผลิตภัณฑ์แต่ละรายการที่คุณกำลังสั่งซื้อ แต่รายละเอียดวิธีการชำระเงินข้อกำหนดในการชำระเงินสำหรับผลิตภัณฑ์ (รวมถึงการ นัดหมาย ) และวิธีการที่คุณต้องการให้ผลิตภัณฑ์จัดส่งไปยัง เก็บ.
ผู้ขายหลายรายมีระบบตั้งหรือค่าเริ่มต้นที่ใช้สำหรับการเรียกเก็บเงินและค่าขนส่ง ดังนั้นโดยไม่ได้รับคำแนะนำใด ๆ พวกเขาจะเริ่มต้นที่พื้น UPS เมื่อจัดส่งให้คุณเช่น แต่คุณอาจต้องใช้งานได้เร็วขึ้นและ PO สามารถสื่อสารได้
- PO เป็นเอกสารความรับผิดชอบสำหรับทุกฝ่าย ง่ายมากที่จะทำผิดพลาดเมื่อสั่งซื้อ แต่เมื่อทุกสิ่งทุกอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรก็ยากที่จะโต้แย้ง ฉันสามารถจำได้หลายครั้งเมื่อฉันได้รับการเรียกเก็บเงินและออกใบแจ้งหนี้ไม่ถูกต้องจากผู้ขาย แต่มีคำสั่งซื้อของฉันเพื่อสำรองและได้รับการกลับรายการหรือแก้ไข
หนึ่งในตัวอย่างนี้ฉันได้รับใบแจ้งหนี้สำหรับ 300 กล่องของ creme รองเท้าและเมื่อฉันสั่ง 300 ชิ้น มีกล่อง 100 ชิ้นคุณจึงสามารถจินตนาการว่าใบแจ้งหนี้มีมูลค่าสูงกว่าที่ควรจะเป็น
- เมื่อสินค้ามาถึงจากผู้ขายคุณสามารถตรวจสอบได้กับ PO และตรวจสอบให้แน่ใจว่าการจัดส่งถูกต้อง ประการที่ห้าช่วยให้พนักงานทุกคนมีส่วนร่วม ตัวอย่างเช่นพนักงานคนหนึ่งสามารถสั่งซื้อและอีกคนหนึ่งสามารถรับได้
ผมจำได้ว่าร้านค้าปลีกแห่งแรกของผมเมื่อ 26 ปีก่อนตอนที่เราไม่มีระบบ PO ตั้งแต่ฉันเป็นคนสั่งฉันก็ต้องตรวจสอบทุกอย่างเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้อง การใช้เวลาอย่างไม่ประหยัดในการเป็นเจ้าของร้าน
หนึ่งในผลประโยชน์อื่น ๆ ของใบสั่งซื้อคือความน่าเชื่อถือของคุณ ธนาคารมักจะมองไปที่ใบสั่งซื้อของคุณเพื่อตรวจสอบว่าคุณเป็นตัวทำละลายหรือไม่ ขั้นตอนการสั่งซื้อที่เป็นของแข็งสามารถช่วยให้คุณได้รับการอนุมัติ คนจนจะทำให้คุณไม่ได้รับเงินกู้ นอกจากนี้ยังสามารถใช้เครดิตกับผู้ขาย ตัวอย่างเช่นผู้ขายบางรายอาจต้องการให้คุณจ่ายเงินสดเมื่อสั่งซื้อ หลังจากระยะเวลาในการทำธุรกิจกับคุณแล้วพวกเขาอาจอนุญาตให้คุณยื่น PO กับบัตรเครดิต นี่เป็นวิธีการจัดการ กระแสเงินสดของ คุณ
PO เป็นแนวทางทั่วไปในการค้าปลีก และ POS หรือซอฟต์แวร์บัญชีที่คุณอาจติดตั้งลงในสโตร์ของคุณจะมีส่วนประกอบ PO สำหรับคุณ