คู่มือเจ้าของธุรกิจระบบสารสนเทศทางการบัญชี

เรียนรู้ว่าระบบสารสนเทศทางบัญชีทำอะไร

ระบบสารสนเทศทางการบัญชีรวบรวมและประมวลผลข้อมูลธุรกรรมและสื่อสารข้อมูลทางการเงินกับผู้มีส่วนได้เสีย ระบบสารสนเทศทางการบัญชีมีหลายประเภทและผลที่ตามมาก็แตกต่างกันไปอย่างมาก ปัจจัยหลายอย่างมีอิทธิพลต่อระบบเหล่านี้เช่นประเภทธุรกิจขนาดธุรกิจปริมาณข้อมูลประเภทของความต้องการในการจัดการข้อมูลและปัจจัยอื่น ๆ

ระบบประมวลผลข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (EDP)

ธุรกิจส่วนใหญ่ยกเว้นระบบคอมพิวเตอร์ขนาดเล็กที่สุดที่เรียกว่าระบบประมวลผลข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (EDP)

ระบบเหล่านี้จะจัดการทุกขั้นตอนในกระบวนการทางบัญชีตั้งแต่การบันทึกธุรกรรมทางการเงินเพื่อจัดทำงบการเงิน ธุรกิจมีการพัฒนาเทคโนโลยีระบบอย่างต่อเนื่องเพื่อให้สามารถแข่งขันได้และปฏิบัติตาม กฎหมาย Sarbanes-Oxley Act ของปีพ . ศ . 2545 แม้ธุรกิจขนาดเล็กที่สุดอาจเลือกใช้ระบบเช่น Quickbooks

ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับธุรกรรมทางธุรกิจและกระบวนการทางธุรกิจ

เพื่อให้เข้าใจว่าระบบข้อมูลบัญชีเหล่านี้ทำงานได้อย่างไรคุณต้องเข้าใจข้อกำหนดทางบัญชีพื้นฐาน "ธุรกรรมทางธุรกิจ" และ "กระบวนการทางธุรกิจ" สิ่งสำคัญที่สุดคือคุณต้องเข้าใจว่าธุรกรรมและกระบวนการทางธุรกิจต่างๆรวมกันเพื่อสร้างรายงานทางการเงินอย่างไร เกี่ยวกับระบบสารสนเทศทางบัญชีการทำธุรกรรมทางธุรกิจสามารถแบ่งออกเป็นหลายรูปแบบของกระบวนการทางธุรกิจ:

1. รายได้และผลตอบแทนระบบและการควบคุม

ธุรกรรมทางธุรกิจที่อยู่ภายใต้กระบวนการทางธุรกิจเหล่านี้คือยอดขายรายวันรายได้และรายได้จากการรับ ฝากเงินที่ มีขนาดใหญ่

2. กระบวนการจ่ายเงินและผลตอบแทนระบบและการควบคุม

ธุรกรรมทางธุรกิจที่อยู่ภายใต้กระบวนการทางธุรกิจเหล่านี้คือปริมาณธุรกรรมค่าใช้จ่ายผลตอบแทนและการจ่ายเงินเป็นจำนวนมาก รายการการจ่ายเงินเดือน และสินทรัพย์ถาวรมีอยู่ในหมวดนี้เช่นกัน

3. กระบวนการแปลงระบบและการควบคุม

การทำธุรกรรมภายใต้หมวดนี้เป็นวัตถุดิบและรายการระหว่างทำงำน

4. กระบวนการบริหารระบบและการควบคุม

ธุรกรรมทางธุรกิจที่มีการบริหารคือการลงทุนการยืมและการทำธุรกรรมเงินทุน

การทำธุรกรรมทางธุรกิจทั้งหมดนี้ส่งผลให้บัญชี T ถูกตั้งค่าไว้ในกระบวนการ บัญชี และระบบควบคุม บัญชีแยกประเภททั่วไป จากบัญชีแยกประเภททั่วไปมีการพัฒนางบการเงินทั้งภายในและภายนอก รายงานทางการเงินภายในอาจเป็น กำหนดการชราภาพสำหรับลูกหนี้ หรือรายงานสถานะพื้นที่โฆษณาการขาย รายงานทางการเงินภายนอกจะเป็น งบกำไรขาดทุน งบดุล และ งบกระแสเงินสด

ประเภทของระบบสารสนเทศทางบัญชี

มีหลายประเภทหรือประเภทของระบบสารสนเทศทางบัญชี สิ่งที่ บริษัท ธุรกิจใช้ขึ้นอยู่กับ ประเภทธุรกิจ ขนาดธุรกิจความต้องการของธุรกิจและความซับซ้อนของธุรกิจ:

ระบบด้วยตนเอง

ระบบข้อมูลบัญชีด้วยตนเองใช้โดยส่วนใหญ่เป็นธุรกิจขนาดเล็กและธุรกิจในบ้าน หากระบบเป็นคู่มือโดยสิ้นเชิงคุณต้องมีเอกสารต่อไปนี้ ได้แก่ เอกสารต้นฉบับ สมุดบัญชีแยกประเภท ทั่วไปวารสารทั่วไปวารสาร พิเศษหรือวารสารย่อยที่คุณอาจต้องการ

ระบบเดิม

ระบบเดิมมักอยู่ใน บริษัท ธุรกิจที่มีอยู่และถูกนำมาใช้ก่อนที่เทคโนโลยีสารสนเทศจะมีความซับซ้อนเหมือนกับที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน แม้ว่าระบบเดิมจะมีลักษณะล้าสมัย แต่ก็มีข้อดีบางอย่างกับ บริษัท พวกเขามีข้อมูลที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์เกี่ยวกับ บริษัท บุคลากรของ บริษัท มักจะรู้วิธีใช้ระบบและทำความเข้าใจ ระบบเดิมได้รับการปรับแต่งตามความต้องการเฉพาะของแต่ละ บริษัท คุณจะไม่พบการปรับแต่งแบบนี้ในชุดซอฟต์แวร์บัญชีทั่วไป

น่าเสียดายที่ระบบเดิมยังมีข้อเสียที่สำคัญ บ่อยครั้งที่พวกเขาไม่มีเอกสารประกอบ มักเป็นเรื่องยากที่จะหาชิ้นส่วนทดแทนเนื่องจากฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์อาจล้าสมัย แม้แต่ภาษาคอมพิวเตอร์ที่ใช้ระบบเดิมมักเป็นภาษาที่เก่ากว่า

ระบบเดิมส่วนใหญ่ได้รับการสร้างขึ้นจากศูนย์

การเปลี่ยนระบบเดิม

คุณสามารถแทนที่ระบบเดิมด้วยระบบใหม่ที่อัปเดตแล้ว ที่ค่อนข้างแพงโซลูชัน นอกจากนี้คุณยังสามารถอัปเดตระบบเดิมของคุณได้อีกด้วย คุณสามารถใช้ขั้นตอนที่เรียกว่า screen scraping ซึ่งเป็นเทคนิคที่ใช้ข้อมูลที่แสดงบนหน้าจอคอมพิวเตอร์และแปลเพื่อให้โปรแกรมใหม่สามารถอ่านได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถตั้งค่าระบบรวมแอพพลิเคชันระดับองค์กร ระบบประเภทนี้จะเชื่อมต่อแอ็พพลิเคชันต่างๆในระบบเดิมของคุณเช่นพื้นที่โฆษณาเงินเดือนและอื่น ๆ

หากคุณเป็น SMB เว้นแต่ว่าคุณจะมีความหลากหลายน้อยที่สุดเหลาตามคุณจะต้องการให้ระบบข้อมูลบัญชีของคุณเป็นข้อมูลล่าสุดเพื่อให้คุณสามารถแข่งขันได้ภายในอุตสาหกรรมของคุณ มีหลายทางเลือกให้เลือก