ใบแจ้งหนี้บางครั้งเรียกว่าใบแจ้งหนี้การขาย เป็นเอกสารที่ผู้ให้บริการจัดส่งสินค้าหรือบริการไปยังผู้ซื้อ ใบแจ้งหนี้กำหนดภาระหน้าที่ในส่วนของผู้ซื้อในการชำระเงินสร้าง บัญชีลูกหนี้ กล่าวคือใบแจ้งหนี้เป็นการตรวจสอบเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับข้อตกลงระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายสินค้าหรือบริการ
ใบแจ้งหนี้เป็นส่วนสำคัญของการ ทำบัญชีและ บันทึก บัญชี ของธุรกิจของคุณเนื่องจากทำยอดขายได้
ใบแจ้งหนี้มีอะไรบ้าง?
ส่วนปกติในใบแจ้งหนี้ประกอบด้วย:
- วัน ที่สร้างใบกำกับสินค้า อย่าลืมเรื่องนี้! วันที่ของใบแจ้งหนี้จะเริ่มต้นการฟ้องร้องนาฬิกากับลูกค้า หากคุณมีข้อกำหนด (ระยะเวลาในการชำระเงิน) คุณต้องการรวมวันที่เพื่อให้ทุกคนทราบเมื่อครบกำหนด
- ชื่อและที่อยู่ ของลูกค้าและผู้จัดจำหน่าย หากคุณกำลังสร้างใบแจ้งหนี้ในซอฟต์แวร์บัญชีคุณอาจต้องการที่อยู่อีเมลของลูกค้าเท่านั้น แต่ควรเก็บและรวมที่อยู่ทางกายภาพไว้ด้วยในกรณีที่คุณต้องการส่งจดหมายหรือเอกสารจริง
- ชื่อผู้ติดต่อ ของบุคคลทั้งสองธุรกิจ (หรือธุรกิจและบุคคล) เป็นกฎความสัมพันธ์กับลูกค้าที่ดีเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสะกดชื่อถูกต้อง
- รายละเอียดของสินค้าที่ซื้อ ผลิตภัณฑ์หรือบริการ รวมทั้งราคา และปริมาณ บ่อยครั้งที่คุณจะมีคำอธิบายสินค้ามาตรฐานและหมายเลขสินค้าคงคลัง แต่จะต้องเฉพาะเจาะจงและละเอียดที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เมื่อคุณสร้างใบแจ้งหนี้ เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนและปัญหาที่ฉันไม่รู้จัก
- เงื่อนไขการชำระเงิน. ตัวอย่างเช่นผู้ให้บริการอาจระบุ "สุทธิ 30 วัน" ซึ่งหมายความว่าจำนวนเงินทั้งหมดจะครบกำหนดภายใน 30 วัน
วิธีการทำใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า
คุณอาจใช้ ซอฟต์แวร์บัญชีธุรกิจออนไลน์ หรือบางทีคุณอาจใช้ใบแจ้งหนี้ที่พิมพ์ล่วงหน้าที่คุณจะทำเสร็จ กระบวนการทำงานเช่นเดียวกันสำหรับกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ทั้งสองแบบ
คุณจะจัดทำใบแจ้งหนี้หลังจากที่คุณจัดส่งหรือส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการให้กับลูกค้าเท่านั้น
- เริ่มต้นด้วยการ ระบุลูกค้า ในบางกรณีคุณอาจต้องการระบุลูกค้าย่อยหรืองานภายในไฟล์ของลูกค้า
- รวม หมายเลขเอกสารก่อนหน้าที่ เกี่ยวข้องกับการขายนี้รวมถึงใบสั่งซื้อหรือข้อตกลงการขายหรือการประมาณใด ๆ
- ระบุ สินค้าที่ขายและจัดส่ง โดยปกติคุณจะใส่ชื่อผลิตภัณฑ์หรือบริการปริมาณ (หรือเวลาสำหรับบริการ) และอัตรา (ต่อรายการหรือต่อชั่วโมง) หากคุณใช้ซอฟต์แวร์ออนไลน์จะคำนวณผลรวมของแต่ละรายการ นี่คือสถานที่ที่คุณอาจจำเป็นต้องจัดหมวดหมู่รายการเป็น " สั่งซื้อทางด้านหลัง "
- แต่ละรายการจะมีเส้นของตัวเองและมีการเพิ่มสายทั้งหมดไว้ด้วย
- ถัดไปคุณจะใส่ข้อมูล เงินฝาก ที่ลูกค้าทำอยู่แล้วหรือ ส่วนลด ใด ๆ ที่ใช้กับใบแจ้งหนี้นี้
- คุณอาจต้องการเสนอวิธีการชำระเงินแบบต่างๆสำหรับลูกค้าโดยอาจให้ส่วนลดสำหรับการชำระเป็นเงินสด
- รวม ข้อกำหนด ในการ จัดส่ง สำหรับผลิตภัณฑ์ที่จัดส่ง มีสองประเภทคือ FOB shipping point หรือ FOB destination (F OB ย่อมาจาก "free on board." ) ถ้าเงื่อนไขเป็นจุดจัดส่ง FOB ผู้ขนส่ง (ผู้ขาย) จ่ายค่าจัดส่ง หากข้อกำหนดเป็นปลายทาง FOB ผู้ซื้อจะจ่ายค่าจัดส่ง นอกจากนี้คุณควรทราบด้วยว่าลูกค้าจะหยิบสินค้าหรือไอเท็มไว้หรือไม่ในกรณีที่มีข้อสงสัยเกี่ยวกับสินค้าที่ได้รับ
- รวม ข้อกำหนดในการขาย นั่นคือเมื่อไหร่ที่คุณต้องการให้ผู้ซื้อจ่ายและคุณจะให้ส่วนลดสำหรับการชำระเงินเริ่มต้นหรือไม่? คำที่แสดงในรูปแบบนี้คือ 2/10 Net / 30 นั่นหมายความว่าคุณจะได้รับส่วนลด 2% หากได้รับการชำระเงินภายใน 10 วันและยอดเงินคงเหลือทั้งหมดจะครบกำหนดใน 30 วัน
ใบแจ้งหนี้อาจจัดส่งทางไปรษณีย์หรือทางอีเมลหรือแฟกซ์ไปยังลูกค้า
เมื่อลูกค้าชำระเงินหมายเลขใบกำกับสินค้าควรจะระบุไว้ในใบเสร็จการขายและตรงกับใบเสร็จรับเงินในซอฟต์แวร์บัญชีของคุณดังนั้นจึงเห็นได้ชัดว่ามีการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้แล้ว การชำระเงินใช้จำนวนเงินคงค้างจากบัญชีลูกหนี้ของคุณ
ใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อ
บางครั้งมีการสับสนกับ ใบสั่งซื้อ ใบสั่งซื้อ (PO) อยู่ก่อนการทำธุรกรรมและมีใบแจ้งหนี้อยู่หลังการทำธุรกรรม ใบสั่งซื้อจะบันทึกคำสั่งซื้อโดยลูกค้าไปยังผู้ขายหรือผู้จัดจำหน่าย
ในทางกลับกันใบแจ้งหนี้จะบันทึกการรับผลิตภัณฑ์หรือบริการและตามที่ระบุไว้ข้างต้นเงื่อนไขการชำระเงิน ใบสั่งซื้อมีการใช้โดย บริษัท จำนวนมากในกระบวนการอนุมัติ บาง บริษัท ต้องมีใบสั่งซื้อสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการในปริมาณที่เจาะจง
ใบแจ้งหนี้และตั๋วเงิน
ความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้และใบเรียกเก็บเงินคือจุดโฟกัสและมุมมอง ใบแจ้งหนี้สร้างขึ้นโดยซัพพลายเออร์และเป็นคำแถลงเกี่ยวกับบริการหรือผลิตภัณฑ์ที่ผลิตและจัดส่งให้กับลูกค้ารวมถึงจำนวนเงินที่ค้างชำระ สามารถสร้างใบแจ้งหนี้ก่อนหรือหลังได้รับผลิตภัณฑ์หรือบริการ เป็นเรื่องปกติที่จะรวมใบแจ้งหนี้กับผลิตภัณฑ์ที่จัดส่งไว้เพื่อให้ผู้รับสามารถตรวจสอบรายการต่างๆเพื่อให้แน่ใจได้ว่าสินค้านั้นมีอยู่ทั้งหมด
ใบเรียกเก็บเงินเป็นคำขอสำหรับการชำระเงิน การเรียกเก็บเงินมักจะพิจารณาจากมุมมองของลูกค้า เป็นเรื่องปกติที่จะได้รับใบเรียกเก็บเงินโดยไม่มีใบแจ้งหนี้เช่นเดียวกับร้านอาหารหรือร้านค้าปลีก มักเรียกเก็บเงินด้วยความคาดหวังของการชำระเงินทันที
ตัวอย่างของใบแจ้งหนี้
ตัวอย่างใบแจ้งหนี้ นี้มีข้อมูลแคนาดา แต่จะให้แนวคิดเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้
ต่อไปนี้คือคำแนะนำแบบทีละขั้นตอนสำหรับ การสร้างใบแจ้งหนี้