แบบฟอร์ม W-2 รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับค่าจ้างของพนักงานที่จ่ายในปีปฏิทินก่อนหน้าและหัก ณ ที่จ่ายจากค่าจ้างเหล่านี้ตลอดจนข้อมูลเกี่ยวกับผลประโยชน์และการหักเงินอื่น ๆ จากค่าจ้าง
เมื่อไร W-2 Forms Due?
W-2s เกิดจากพนักงาน ภายในสิ้นเดือนมกราคมสำหรับปีปฏิทินก่อนหน้านี้ หากวันที่ 31 มกราคมเป็นวันหยุดสุดสัปดาห์หรือวันหยุดรายงานจะครบกำหนดในวันทำการถัดไป ต่อไปนี้คือการ รายงานภาษีเงินเดือนปลายปีที่ สำคัญในปีปัจจุบันหรือปีปัจจุบัน
แบบฟอร์ม W-2 จะต้องเป็นไปตามการบริหารงานประกันสังคม ภายในวันที่ 31 มกราคมหลังจากที่คุณได้รับแบบฟอร์ม W-2 แก่พนักงานแล้วคุณต้องส่งแบบฟอร์มเหล่านี้พร้อมกับแบบฟอร์มการโอนเงิน W-3 ให้กับ Social Security Administration (SSA)
กำหนดเส้นตายในเดือนมกราคมคือความพยายามที่จะระงับการฉ้อโกงทางภาษี แต่ก็หมายความว่าคุณควรจะมอบฟอร์ม W-2 ให้กับพนักงานในช่วงต้นเดือนมกราคมเพื่อให้พวกเขามีโอกาสที่จะดูพวกเขาก่อนที่จะยื่นเรื่อง การแจกจ่ายให้กับพนักงานก่อนหน้านี้จะช่วยลด ข้อผิดพลาดในแบบฟอร์ม W-2 ดังนั้นคุณจึงไม่จำเป็นต้อง ยื่นแก้ไข W-2
รวบรวมข้อมูลเพื่อเตรียมฟอร์ม W-2
ข้อมูลสำหรับแบบฟอร์มนี้มาจากการลงทะเบียน เงินเดือน ของคุณซึ่งจะแสดงผลรวมประจำปีสำหรับพนักงานแต่ละคนสำหรับค่าจ้างและหัก ณ ที่จ่ายพร้อมกับการหักเงินสำหรับแผนการรักษาพยาบาลบัญชีออมทรัพย์สุขภาพและสิ่งอื่น ๆ
ต่อไปนี้เป็นข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อมูลที่คุณต้องการเพื่อเตรียมแบบฟอร์ม W-2 เหล่านี้
นี่คือสิ่งที่คุณต้องการ
เวลาที่ต้องการ: ขึ้นอยู่กับจำนวนพนักงานและจำนวนการหักเงินและการชำระเงินเพิ่มเติม
นี่คือวิธีการจัดเตรียมแบบฟอร์ม W-2
ข้อมูลนายจ้าง
สำหรับแต่ละ W-2 ที่คุณเตรียมตัวคุณจะต้องใส่ข้อมูลเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ: Employer ID Number (EIN) และชื่อและที่อยู่ของนายจ้าง
ควบคุมจำนวน
คุณอาจต้องการเพิ่มหมายเลขควบคุมภายในของแต่ละ W-2 หากคุณจ่ายเงินให้พนักงานจำนวนมาก คุณสามารถสร้างหมายเลขด้วยตัวคุณเองหรือซอฟต์แวร์การเตรียมเงินเดือนของคุณอาจสร้างหมายเลขนี้ได้
รายได้ของพนักงาน คุณจะต้อง
- รวมค่าจ้าง เคล็ดลับ และค่าตอบแทนอื่น ๆ (กล่อง 1) นี่คือ ค่าจ้างขั้นต้น สำหรับพนักงานรายชั่วโมงและเงินเดือนทั้งหมด
- ยอดรวมหัก ณ ที่จ่าย (กล่อง 2)
- ค่าประกันสังคมทั้งหมด (สูงสุด ประกันสังคม ) (กล่อง 3) การจ่ายเงินบางส่วนจะไม่รวมอยู่ใน ค่าประกันสังคม ดังนั้นคุณจะต้องลดจำนวนเงินลงตามจำนวนเงินเหล่านี้
- รวมภาษีหัก ณ ที่จ่ายประกันสังคม (กล่อง 4)
- รวมค่าจ้างและเคล็ดลับ Medicare (เช่นเดียวกับค่าจ้างทั้งหมด) (กล่อง 5)
- หัก ภาษี Medicare (Box 6) เงินจำนวนนี้รวมถึงจำนวนเงิน ภาษี Medicare เพิ่มเติม สำหรับพนักงานที่ได้รับค่าแรงสูง
- เคล็ดลับการประกันสังคม (กล่อง 7) และเคล็ดลับการจัดสรร (กล่อง 8)
ถัดไปคุณจะต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานและค่าจ้างรวมและการหัก ณ ที่จ่ายสำหรับพนักงานแต่ละคนในปีที่แล้ว:
การชำระเงินอื่น ๆ คุณอาจจ่ายเงินล่วงหน้า EIC (เครดิตรายได้) (กล่อง 9) และสิทธิประโยชน์ที่ได้รับการดูแล (กล่อง 10) ที่จ่ายให้กับพนักงาน
ข้อมูลเกี่ยวกับการเข้าร่วมโครงการเกษียณอายุ พนักงานตามกฎหมาย
ในแต่ละ W-2 คุณต้องเลือกช่องที่เหมาะสมหากพนักงานมีส่วนร่วมในแผนเกษียณอายุ (Box 13) หรือแผนไม่ผ่านการรับรอง (Box 11) ถ้าพนักงานคนนี้เป็นพนักงานตามกฎหมาย (Box 13) หรือถ้าพนักงานคนนั้น ได้รับเงินค่าเลี้ยงดูจากบุคคลที่สาม (กล่อง 13)
ช่อง 12
ช่อง 12 เป็นจำนวนเงินสำหรับการชดเชยหรือการรายงานอื่น ๆ เพื่อป้อนลงในกล่อง 1-4 บางส่วนของข้อมูลที่พบมากที่สุดสำหรับกล่อง 12:- ไม่มีประกันสังคม, RRTA (การเกษียณอายุทางรถไฟ) หรือภาษี Medicare โดยคำแนะนำหรือประกันชีวิตกลุ่ม
- การชะลอการเลือกไป 401 (k), 403 (b) และแผนการเกษียณอายุที่มีคุณสมบัติเหมาะสมอื่น ๆ
- เงินเดือนที่ไม่ต้องเสียภาษี
- การชำระเงินร่มชูชีพสีทอง
- ค่าใช้จ่ายในการเคลื่อนย้ายที่หักล้างได้
- เงินสมทบบัญชีออมทรัพย์ทางการแพทย์หรือบัญชีออมทรัพย์สุขภาพ
- ตัวเลือกหุ้นของพนักงานที่ไม่ใช่กฎหมาย
- กำหนดการสมทบ Roth ภายใต้ 401 (k) หรือ 403 (b) แผนการ
- ค่าประกันสุขภาพที่ได้รับจากนายจ้างซึ่งใช้รหัส DD ตาม ข้อกำหนดในการรายงานของพระราชบัญญัติการดูแลราคาไม่แพง
ช่อง 14
รายการในกล่อง 14 สำหรับการหักเงินหรือค่าชดเชยอื่น ๆ ที่ต้องเปิดเผยแก่พนักงานเพื่อขอคืนภาษี ตัวอย่างเช่น- เงินบำนาญหลังหักภาษี
- การชำระเงินคืนอัตโนมัติ
- ภาษีพิเศษสำหรับ California, New York, New Jersey และ Washington
- ผลงานการกุศลหักจากเงินเดือนของพนักงาน
- การประกันสุขภาพและการหักเงินค่า สวัสดิการ
- การหักเงินสม่ำเสมอ ( สำหรับค่าเครื่องแบบ )
- การหักเงินค่าธรรมเนียมสหภาพ
- รายได้ที่ไม่ต้องเสียภาษี
- ค่าพาหนะที่รวมอยู่ในค่าจ้าง (100% ของมูลค่าสัญญาเช่ายานพาหนะที่จัดให้กับพนักงานและรวมอยู่ในค่าแรงของ Box 1)
- นอกจากนี้ยังมีกล่องสำหรับรายการ "อื่น ๆ ที่ไม่ใช่รายการ" ที่คุณหักจากพนักงาน
ข้อมูลของรัฐและท้องถิ่น
ในส่วนนี้คุณจะป้อนข้อมูลเกี่ยวกับค่าจ้างของรัฐและท้องถิ่นและหัก ณ ที่จ่าย Enter:โปรดทราบว่ามีพื้นที่สำหรับทั้งสองรัฐและสองแห่งในแบบฟอร์ม ถ้ามีคนทำงานในมากกว่าสองรัฐหรือท้องที่ในระหว่างปีให้ใช้ W-2 ที่สองเพื่อรวมข้อมูลเพิ่มเติม
- รหัสรัฐสองฉบับและหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีธุรกิจของคุณ (ตรวจสอบกับ แผนกรายได้ของรัฐ) (กล่อง 15)
- ค่าจ้างของรัฐ (กล่อง 16)
- ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย (ช่อง 17)
- ค่าจ้างท้องถิ่นถ้ามี (กล่อง 18)
- ภาษีเงินได้ในประเทศถูกหักภาษี (Box 19)
- ชื่อท้องถิ่น (กล่อง 20)
ตรวจสอบความถูกต้อง
ใช้เวลาทำให้แน่ใจได้ว่าข้อมูลที่คุณให้กับพนักงาน (และท้ายที่สุดก็คือการบริหารความมั่นคงทางสังคมและ IRS) มีความถูกต้อง ตรวจสอบยอดรวม เงินเดือน ของคุณสำหรับปีและใช้ W-3 เพื่อรับรองความถูกต้องของข้อมูลทั้งหมดที่คุณกำลังส่งแบบฟอร์มที่พิมพ์ล่วงหน้า
หากคุณพิมพ์แบบฟอร์ม W-2 ของคุณเองคุณอาจได้รับเอกสารจากหลายแหล่ง:W-2 เป็นแบบหลายส่วน นี่คือหน้าที่ของฟอร์มนี้:
- เว็บไซต์สั่งซื้อ IRS แบบฟอร์ม (ใช้เวลา 7-15 วัน)
- ผู้จัดจำหน่ายแบบฟอร์มออนไลน์หรือร้านจัดหาวัสดุสำนักงาน
- สำเนา A ไปที่ Social Security Administration สำเนา A มักจะพิมพ์เป็นสีแดง
- สำเนา 1 คือสำหรับเมืองรัฐหรือท้องถิ่น
- สำเนา B สำหรับการยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้ของพนักงานของรัฐบาลกลาง
- สำเนา C สำหรับบันทึกของพนักงาน
- สำเนา 2 เป็นสำเนาอีกฉบับหนึ่งสำหรับเมืองรัฐหรือท้องถิ่นอื่น
- สำเนา D สำหรับบันทึกของนายจ้าง
พิมพ์ W-2s
พิมพ์แบบฟอร์มตรวจสอบเพื่อดูว่าสอดคล้องกับรูปแบบที่พิมพ์ล่วงหน้าหากคุณมีแจกจ่าย W-2s
- ให้กับลูกจ้าง: สำเนา B, C, 1 และ 2
- ไปที่ฝ่ายบริหารความมั่นคงทางสังคม - สำเนา A. SSA กำหนดให้คุณต้องส่งสำเนา A จาก W-2 ของพนักงานแต่ละคนพร้อมกับ ฟอร์ม W-3 ภายในสิ้นเดือนกุมภาพันธ์
- เก็บสำเนา D ไว้เพื่อบันทึกของคุณ
ยังคงสับสนเกี่ยวกับแบบฟอร์ม W-2 หรือไม่? คำตอบสำหรับคำถามเกี่ยวกับแบบฟอร์ม W-2 ปี 2554
คำแนะนำในการเตรียมแบบฟอร์ม W-2
- หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีธุรกิจของคุณไม่ใช่หมายเลขประจำตัวผู้ขายของรัฐของคุณ หลายรัฐใช้ หมายเลขประจำ ตัวผู้ เสียภาษีรัฐบาลกลาง (EIN) และเพิ่มตัวเลขลงในตอนท้าย ตรวจสอบกับ แผนก ข้อมูล รายได้ของรัฐของ คุณ
- รายได้ทิป รายได้ทิปพนักงานฉัน อยู่ภายใต้ภาษีประกันสังคมและภาษี Medicare รวมทั้งภาษี Medicare เพิ่มเติม
- ช่อง 12 - มากกว่า 4 รายการ
ถ้าคุณมีสินค้ามากกว่า 4 ชิ้นในกล่อง 12 คุณจะต้องวางสินค้าเพิ่มเติมใน W-2 เครื่องที่สอง แต่ไม่รวมถึงค่าจ้างของพนักงานและหัก ณ ที่จ่ายในการเพิ่ม W-2 นี้ - แบบฟอร์ม W-3 พร้อมกับสำเนา A จากแบบฟอร์ม W-2 ของพนักงานทั้งหมดเป็นผลงานของ Social Security Administration ภายในวันที่ 31 มกราคมเมื่อคุณได้กรอก W-3 และคุณมีแบบฟอร์ม W-2 ทั้งหมดแล้วให้ส่งลูกจ้างเหล่านี้ไปให้พนักงาน เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อให้พวกเขามีโอกาสที่จะทบทวนแบบฟอร์ม หากพบข้อผิดพลาดคุณสามารถแก้ไขได้ก่อนที่คุณจะส่งรายงานฉบับรวมไปยัง SSA ภายในวันที่ 31 มกราคม
- คำปฏิเสธ
ข้อมูลที่ระบุไว้ใน "วิธีการ" นี้ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทั่วไปเพื่อช่วยในการรวบรวมข้อมูลที่คุณต้องการเพื่อเตรียมและพิมพ์แบบฟอร์ม W-2 ไม่ใช่เพื่อเป็นคำแนะนำด้านภาษีและในทางนี้ข้อมูลนี้จะไม่ครอบคลุมหรือบอกข้อมูลทั้งหมดที่ต้องมีใน แบบฟอร์ม W-2 ของ คุณ พูดคุยกับที่ปรึกษาด้านภาษีเพื่อขอข้อมูลเกี่ยวกับสถานการณ์เฉพาะของคุณ