7 เคล็ดลับสำหรับการประชุมที่เรียกใช้ได้ดี
บอกลาการประชุมที่น่าเบื่อเหล่านั้นและเรียนรู้วิธีดำเนินการประชุม อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งทำให้พนักงานมีส่วนร่วมและมีแรงบันดาลใจ
7 เคล็ดลับสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิภาพ
กำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุม
ก่อนที่จะส่งการแจ้งเตือนการประชุมและใส่ลงในปฏิทินโปรดถามตัวเองว่าเหตุใดคุณจึงต้องการจัดการประชุมและกำหนดวัตถุประสงค์ เป็นการประชุมเพื่อให้พนักงานมีความรวดเร็วในการเปลี่ยนแปลงการบริหารจัดการ? คุณกำลังตัดสินใจเกี่ยวกับโครงการหรือไม่? เป็นเซสชั่นการระดมสมองสำหรับกลยุทธ์ทางธุรกิจใหม่หรือไม่? ให้แน่ใจว่าการรวบรวมพนักงานในห้องสนทนาแบบตัวต่อตัวและปฏิสัมพันธ์เป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับวัตถุประสงค์ของคุณ หากวัตถุประสงค์ของการประชุมคือการอัปเดตสถานะบางทีการส่งอีเมลกลุ่มจะช่วยให้ทุกคนใช้เวลาได้ดียิ่งขึ้น
สื่อสารวัตถุประสงค์ของการประชุม
เมื่อเชิญผู้อื่นเข้าร่วมการประชุมของคุณให้ชัดเจนเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการประชุม สิ่งนี้จะไม่เพียงทำให้คุณมุ่งเน้น แต่จะช่วยให้พนักงานสามารถเข้าร่วมการประชุมพร้อมทั้งจัดเตรียมเอกสารหรือด้วยความคิดที่มีอยู่ในมือ
การสื่อสารเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิภาพ
เลือกหัวข้อเกี่ยวกับผู้เข้าร่วมประชุม
ไม่มีใครเห็นคุณค่าในการเข้าร่วมการประชุมที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับพวกเขาหรืองานของพวกเขา กำหนดผู้ที่ต้องการจะอยู่ที่นั่นจริงๆและทำไม คุณต้องการข้อมูลอะไรบ้าง? เพื่อนร่วมงานคนใดที่จะต้องมีส่วนร่วมและมีแนวโน้มที่จะมีคำถามเกี่ยวกับเรื่องนี้?
ถ้ามีใครอยู่ในรายชื่อของคุณที่ต้องการทราบข้อมูลที่ได้รับการกล่าวถึงอยู่แล้วให้ทำตามคำแนะนำและนำออกจากรายการ สามารถอัปเดตได้โดยง่ายด้วยอีเมลติดตามผล เวลาเป็นสิ่งที่มีค่าและไม่มีนายจ้างต้องการที่จะส่งผลเสียต่อผลผลิตโดยการให้พนักงานนั่งอยู่ในที่ประชุมที่ไม่จำเป็น
คุณต้องสร้างวาระการประชุม
การประชุมโดยไม่มีกำหนดการประชุมจะคล้ายกับการปีนเขาลงเรือใบและหวังว่าลมจะพาคุณไปที่ที่คุณต้องการ คุณจะ - ค่อนข้างอักษร - จะหายไปในทะเล วาระการประชุมของคุณจะนำคุณไปสู่จุดหมายปลายทางสุดท้ายของคุณ รวมถึงหัวข้อที่จะกล่าวถึงและใครจะพูดถึงแต่ละหัวข้อหากมีผู้อื่นเข้าร่วม ส่งอีเมลวาระการประชุมไปยังผู้เข้าร่วมประชุมก่อนเวลาเพื่อให้ทุกคนรู้ว่าสิ่งที่คาดหวังและเตรียมตัวก่อนใคร
ยึดมั่นในแผนของคุณ
แม้แต่การประชุมที่ได้รับการวางแผนที่ดีที่สุดจะเป็นไปในทางที่ผิดหากการอภิปรายถูกทำให้สะดุดและเริ่มหัวข้อที่เป็นรูปธรรม นี่คือเหตุผลที่การประชุมส่วนใหญ่ล้มเหลวในการบรรลุวัตถุประสงค์ของพวกเขา - พวกเขาไม่ได้อยู่ในการติดตาม ในตอนเริ่มต้นการประชุมของคุณควรกำหนดกฎพื้นฐานและกำหนดเวลาที่กำหนดไว้สำหรับแต่ละวาระในวาระการประชุมรวมทั้งการประชุมโดยรวม ตัวอย่างเช่น "ขอบคุณที่มาวันนี้ เวลาของทุกคนมีค่าและเป็นเป้าหมายของฉันที่จะทำให้การประชุมนี้มีเวลาเหลือน้อยกว่าหนึ่งชั่วโมง
ลองจับประเด็นที่อยู่ในมือและจองการอภิปรายเรื่องอื่น ๆ ในภายหลัง "Rein ในทุกคนที่กำลังผูกขาดการอภิปรายหรือแนะนำหัวข้อต่างๆไม่ได้อยู่ในวาระการประชุม
ทำให้พวกเขามีส่วนร่วม
เครื่องมือช่วยภาพช่วยให้ทุกคนมุ่งเน้นไปที่การประชุมได้โดยไม่ต้องใช้โทรศัพท์หรือนาฬิกา โพสต์วาระการประชุมบนกระดานอัจฉริยะที่ด้านหน้าห้อง ภาพโครงการบนหน้าจอขนาดใหญ่โดยใช้คอมพิวเตอร์ อะไรที่จะทำให้ดวงตาของพวกเขาขึ้นด้านหน้า
สรุปการประชุม
เคยออกจากการประชุมและมี Takeaway แตกต่างจากเพื่อนร่วมงานของคุณ? ตรวจสอบว่าเรื่องนี้ไม่เกิดขึ้นกับการประชุมของคุณโดยการส่งอีเมลติดตามผลภายใน 24 ชั่วโมง รวมบทสรุปไฮไลต์หัวข้อสำคัญ ๆ ที่ระบุถึงงานที่มอบหมายและระบุกำหนดเวลา การส่งออกนี้ในเวลาที่เหมาะสมจะช่วยให้มั่นใจว่าผู้เข้าร่วมประชุมจะไม่มุ่งหน้าไปในทิศทางที่ไม่ถูกต้อง