มารยาทในการดำเนินธุรกิจของจดหมายเสียง
การทักทายข้อความเสียงเป็นสิ่งที่เรียบง่ายและในธุรกิจอาจดูเหมือนไม่สำคัญ อย่างไรก็ตามคำทักทายเกี่ยวกับเสียงจะได้รับการเล่นกับลูกค้าและผู้ร่วมงานเป็นจำนวนเท่าใดคุณควรคิดถึงความถี่ที่คุณไม่สามารถโทรศัพท์เพราะคุณอยู่ในอีกสายหนึ่งห่างจากโต๊ะทำงานหรือนอกสำนักงาน ลองนึกถึงความถี่ที่คุณได้ยินคำทักทายเกี่ยวกับข้อความเสียงเมื่อโทรหาเพื่อนร่วมงานเพื่อนร่วมงานและผู้ติดต่อทางธุรกิจอื่น ๆ
คำทักทายของ Voice Mail เป็นการตั้งเสียงสำหรับวิธีที่ผู้โทรจะรับรู้ถึงคุณและ บริษัท ของคุณและเป็นวิธีที่ละเอียดและง่ายต่อการส่งเสริมความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ดี ข้อความสั้น ๆ ที่สั้นและตรงประเด็นดีที่สุด และไม่รีบเร่งผ่านข้อความของคุณ มีประสิทธิภาพ แต่ผ่อนคลายและใช้เวลาของคุณ
01 - คำทักทายสั้น ๆ
02 - ชื่อของคุณ
ระบุชื่อเต็มของคุณชัดเจนและออกเสียงทุกพยางค์เพื่อให้ผู้โทรรู้ว่าพวกเขาได้ไปถึงคนที่พวกเขาคาดหวังและดังนั้นพวกเขาจึงต้องการเขียนชื่อของคุณลงหากต้องการ ถ้าคุณมีชื่อยาวชะลอตัวเพื่อให้ผู้โทรสามารถฟังได้
03 - ชื่อ บริษัท ของคุณและ / หรือชื่อแผนก
การระบุชื่อ บริษัท ของคุณและแผนกของคุณจะแจ้งให้ผู้โทรทราบว่าพวกเขาได้มาถึงสถานที่ที่เหมาะสมโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาได้รับคำแนะนำจากผู้ดูแลระบบแบบอัตโนมัติหรือไดเร็กทอรีระบบโทรศัพท์ของพนักงานหรือแผนกต่างๆ นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง สำหรับคำทักทายจากข้อความภายนอก อาจถูกข้ามไปสำหรับการโทรภายใน
04 - คำแถลงที่คุณไม่สามารถโทรได้
คำแถลงสั้น ๆ (บางคนชอบคำขอโทษในแถลงการณ์) ที่คุณไม่สามารถรับโทรศัพท์ได้มาตรฐานและจะย้ายผู้โทรไปอย่างรวดเร็วผ่านข้อมูลเมื่อคุณสามารถติดต่อกลับได้และข้อความเตือนสำคัญทั้งหมด
05 - คำเชิญฝากข้อความ
เชิญผู้โทรออกเพื่อให้คุณได้รับข้อความโดยละเอียด
06 - เมื่อคุณจะโทรกลับ
หากนโยบายของคุณคือการส่งสายในตอนท้ายของวันให้บอกผู้โทรของคุณว่า หากไม่มีนโยบายให้ผู้โทรประมาณเวลาที่คุณจะโทรกลับ ถ้าคุณอยู่ห่างจากสำนักงานเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ให้พวกเขารู้ด้วยเช่นกัน
07 - ให้ติดต่อเพื่อขอความช่วยเหลือทันที
ไม่มีใครชอบถูกขังอยู่ใน "คุกกี้จดหมายเสียง" รอการตอบกลับโดยไม่มีตัวเลือกอื่น ๆ หากมีผู้โทรติดต่อเพื่อขอความช่วยเหลือได้ทันทีให้ระบุเส้นทางในการติดต่อบุคคลนั้น
08 - เก็บความยาวสั้น ๆ
ให้สั้น: สูงสุด 20 ถึง 25 วินาที คนไม่ว่างและไม่ชอบการสูญเสียเวลา
09 - หลีกเลี่ยงการให้ข้อมูลมากเกินไป
ให้ผู้ที่โทรติดต่อของคุณมีเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นต้องใช้เพื่อฝากข้อความหรือติดต่อกับคุณ