แบบฟอร์ม I-9 เป็นพื้นฐานสำหรับการตรวจสอบโดยนายจ้างอีกครั้งโดยใช้ระบบ E-Verify
ก่อนเริ่มกรอกแบบฟอร์ม I-9
มีสำเนาแบบฟอร์ม I-9 อยู่ในมือก่อนที่คุณจะเริ่มจ้างพนักงานคนแรกของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีฟอร์ม I-9 รุ่นล่าสุด แบบฟอร์มปัจจุบันที่มีวันหมดอายุ 3/31/2016 ต้องใช้โดยนายจ้างเพื่อตรวจสอบการจ้างงานหลังจากวันที่ 7 พฤษภาคม 2013
สำเนาของ แบบฟอร์ม I-9 (รูปแบบ PDF) สามารถดูได้จากเว็บไซต์ US Customs and Immigration Services (USCIS) ของสหรัฐอเมริกา แบบฟอร์มนี้สามารถกรอกข้อมูลออนไลน์แล้วพิมพ์ออกมาเพื่อลงนาม
ต้องกรอกแบบฟอร์ม I-9 ในขณะที่ได้รับค่าจ้างและคุณ (นายจ้าง) ต้องเก็บฟอร์ม I-9 ทั้งหมดสำหรับพนักงานทุกคน หากฟอร์มได้รับการกรอกข้อมูลครบถ้วนและคุณยอมรับเอกสารที่นำเสนอโดยพนักงานแล้วคุณสามารถยิงพนักงานได้หากพบว่าพนักงานระบุข้อมูลสถานะการมีสิทธิ์การทำงานของตนผิดพลาดหรือถ้าแบบฟอร์มที่ลูกจ้างหาไม่ถูกต้อง .
การกรอกข้อมูลส่วนที่ 1 - ข้อมูลพนักงานและการรับรอง
ส่วนที่ 1 เสร็จสิ้นโดยพนักงาน พนักงานต้องระบุชื่อนามสกุลเดิมที่อยู่และวันเดือนปีเกิด พนักงานควรมีหมายเลขประกันสังคม แต่ตัวเลขนี้เป็นหมายเลขที่ไม่จำเป็นเว้นแต่ บริษัท ของคุณใช้ระบบ E-Verify
พนักงานจะรับรองสถานะของตน - หนึ่งในข้อต่อไปนี้:
พลเมืองของประเทศสหรัฐอเมริกา
ไม่ใช่พลเมืองของประเทศสหรัฐอเมริกา
ถิ่นพำนักถาวรที่ถูกต้องตามกฎหมาย (รวม Alien #)
คนต่างด้าวที่ได้รับอนุญาตให้ทำงาน (รวมถึงคนต่างด้าว # หรือ Admission #) จนถึง (รวมวันหมดอายุหากมี)
คนอื่นอาจช่วยลูกจ้างในการกรอกข้อมูลในส่วนที่ 1 ของแบบฟอร์ม I-9 ส่วน ผู้จัดเตรียมและ / หรือผู้รับรองผู้แปล จะต้องกรอกข้อมูลโดยผู้ช่วย โปรดพิมพ์ชื่อและที่อยู่ของผู้ช่วย
การดำเนินการส่วนที่ 2: การตรวจสอบและการรับรองจากนายจ้าง
ส่วนที่ 2 เสร็จสิ้นโดยนายจ้าง คุณต้องทบทวนเอกสารที่จำเป็นในการตรวจสอบทั้ง (a) อัตลักษณ์และ (ข) ความเหมาะสมในการทำงานของพนักงาน โปรดทราบว่าเอกสารในรายการ A เช่นหนังสือเดินทางสหรัฐฯตรวจสอบข้อมูลประจำตัวและการมีสิทธิ์ในการทำงาน เอกสารในรายการ B ตรวจสอบข้อมูลประจำตัวและเอกสารในรายการ C เพื่อยืนยันสิทธิ์การทำงาน คุณต้องมีเอกสารจากแต่ละรายการ B และ C ถ้าคุณไม่มีเอกสารจากรายการ A.
เอกสารที่ยอมรับได้
รายการเอกสารที่ยอมรับได้ มีอยู่ในแบบฟอร์ม I-9 คุณสามารถหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเอกสารที่ยอมรับได้ซึ่งรวมถึงตัวอย่างเอกสารในคู่มือ USCIS Handbook for Employers
หมายเหตุเกี่ยวกับบัตรประกันสังคม: คุณไม่สามารถรับบัตรประกันสังคมลามิเนตหรือบัตรประกันสังคมที่ระบุว่า "ไม่ถูกต้องสำหรับวัตถุประสงค์ในการจ้างงาน" เอกสารเผยแพร่จาก Social Security Administration ที่แสดงข้อมูลการรักษาความปลอดภัยทางสังคมสำหรับพนักงานไม่ใช่สิ่งที่ยอมรับได้สำหรับบัตรประกันสังคม
เอกสารที่นำเสนอเพื่อยืนยันจะต้องตรงกับสถานะการมีสิทธิ์ที่ได้รับการรับรองจากพนักงาน หากเอกสารที่นำเสนอแก่คุณไม่สอดคล้องกับสถานะที่ได้รับการรับรองจากพนักงานคุณจะไม่สามารถยอมรับได้ ตัวอย่างเช่นถ้าพนักงานเป็นพยานว่าตนเป็นพลเมืองของสหรัฐอเมริกา แต่แสดงบัตรสีเขียวคุณไม่สามารถยอมรับเอกสารได้
วันหมดอายุของเอกสาร
เอกสารบางอย่างเช่นหนังสือเดินทางหรือหนังสืออนุมัติการทำงานมีวันหมดอายุ เอกสารที่หมดอายุแล้วไม่สามารถยอมรับได้สำหรับการตรวจสอบ หากเอกสารหมดอายุในอนาคตคุณต้องยอมรับ แต่ต้องจดบันทึกวันที่หมดอายุในระบบการเก็บระเบียนของพนักงาน หากเอกสารหมดอายุและพนักงานไม่ได้จัดหาเอกสารใหม่ที่แสดงวันที่หมดอายุในอนาคตพนักงานคนนั้นไม่มีสิทธิ์ทำงานในสหรัฐอเมริกาอีกต่อไปหาก บริษัท ของคุณได้รับการตรวจสอบคุณอาจต้องเสียค่าปรับและบทลงโทษสำหรับการจ้างบุคคลนี้ต่อไป .
เอกสารต้นฉบับเท่านั้น
เอกสารทั้งหมดที่นำเสนอต้องเป็นเอกสารต้นฉบับ การถ่ายเอกสารไม่เป็นที่ยอมรับ หากคุณมีคำถามเกี่ยวกับว่าเอกสารเป็นสำเนาให้มองหาแสตมป์หรือตราประทับจากหน่วยงานของรัฐบาลสหรัฐฯหรือจากหน่วยงานรัฐเคาน์ตีหรือเทศบาลของรัฐบาล
ถ้าเอกสารมีชื่อที่แตกต่างจากชื่อที่กำหนดโดยพนักงานใน I-9 ให้ถามคำถาม รูปแบบการสะกดคำขนาดเล็กของชื่อสามารถยอมรับได้ตราบเท่าที่เอกสารดูเหมือนจะเป็นเอกสารของแท้และเกี่ยวข้องกับบุคคลนั้น
หลังจากที่คุณตรวจสอบเอกสารและตัดสินใจอย่างสมเหตุสมผลว่าเป็น (a) ของแท้ (ไม่ใช่สำเนาหรือมีข้อสงสัย) และ (ข) เกี่ยวข้องกับพนักงานที่มีชื่อคุณต้องเป็นผู้รับรองภายใต้การลงโทษการเบิกความเท็จว่าตามความรู้ของคุณ , พนักงานมีสิทธิที่จะทำงานในสหรัฐอเมริการวมวันที่พนักงานเริ่มทำงานให้กับ บริษัท ของคุณ ลงชื่อ, วันที่, พิมพ์ชื่อและชื่อของคุณและใส่ที่อยู่ของ บริษัท
ส่วนที่ 3 การปรับปรุงและการยืนยันซ้ำ
ส่วนที่ 3 ใช้เพื่ออัปเดตข้อมูลในเอกสารที่หมดอายุแล้วและอนุญาตให้เพิ่มวันที่หมดอายุของเอกสารลงในแบบฟอร์ม
การรักษาสำเนาของเอกสาร
หาก บริษัท ของคุณใช้ระบบ E-Verify ให้เก็บสำเนาเอกสารทั้งหมดไว้ ถ้าคุณไม่ได้ใช้ E-Verify คุณไม่จำเป็นต้องเก็บเอกสารไว้ ถ้าคุณทำสำเนาให้ทำเช่นนี้กับพนักงานทุกคน
หลังจากฟอร์ม I-9 เสร็จสิ้นแล้ว - สิ่งที่ต้องทำ
คุณเป็นนายจ้างต้องเก็บสำเนาแบบฟอร์ม I-9 ที่กรอกเรียบร้อยสำหรับพนักงานทุกคน คุณไม่จำเป็นต้องส่งเอกสารนี้ไปยังหน่วยงานรัฐบาลใด ๆ ของสหรัฐอเมริกา
รายละเอียดในบทความนี้ให้ไว้เพื่อช่วยคุณในฐานะนายจ้างในการเข้าใจข้อกำหนดในการกรอกแบบฟอร์ม I-9 พวกเขาไม่ได้ตั้งใจที่จะรวม ตรวจดูให้แน่ใจว่าได้อ่านเอกสาร I-9 ทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้ทำเอกสารนี้ให้สมบูรณ์และถูกต้อง
แก้ไขข้อผิดพลาด
ข้อผิดพลาดที่ถูกต้องบนแบบฟอร์ม I-9 เหมือนกันกับเอกสารสำคัญอื่น ๆ อย่าใช้ whiteout หรือพยายามลบความผิด ขั้นตอนมาตรฐานในการแก้ไขข้อผิดพลาดในเอกสารสำคัญคือ:
- ส่งผ่านข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง (ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลยังสามารถอ่านได้)
- ทำการเปลี่ยนแปลง
- วันที่และเริ่มต้นการเปลี่ยนแปลง
คำแนะนำในการกรอกแบบฟอร์ม I-9
- คุณเป็นนายจ้างอาจมอบหมายให้ลูกจ้างหรือบุคคลอื่นดำเนินการให้นายจ้างกรอกแบบฟอร์ม I-9 แต่ INS กล่าวว่า "ถ้าคนอื่นกรอกแบบฟอร์ม I-9 ในนามของคุณเขาหรือเธอต้องมีหน้าที่ I-9 เต็มรูปแบบ"
พนักงานสามารถได้รับความช่วยเหลือในการดำเนินการตามหมวดที่ 1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ช่วยกรอกบล็อก "ผู้จัดเตรียมเอกสารและ / หรือใบรับรองผู้แปล" เรียบร้อยแล้วและมีป้ายลูกจ้าง ข้อมูลเพิ่มเติม - คำตอบสำหรับคำถามเกี่ยวกับแบบฟอร์ม I-9
ดูบทความนี้พร้อม คำตอบสำหรับคำถามทั่วไป เกี่ยวกับแบบฟอร์ม I-9 และการยืนยันสิทธิ์การมีส่วนร่วมในการจ้างงาน- คุณจำเป็นต้องปกป้องข้อมูลส่วนตัวที่พนักงานจัดเตรียมไว้ในแบบฟอร์ม I-9 และเอกสารสนับสนุน ใช้ข้อมูลนี้เพื่อวัตถุประสงค์ I-9 เท่านั้นและจัดเก็บเอกสารไว้ในสถานที่ที่ปลอดภัยและปลอดภัยเช่นตู้เก็บเอกสารที่ถูกล็อคซึ่งมีเพียงบุคคลที่เชื่อถือได้เพียงไม่กี่คนเท่านั้นที่มีคีย์
- หน่วยงานจัดหางานของรัฐในสหรัฐฯบางแห่งอาจตรวจสอบคุณสมบัติการจ้างงานและรับรองพนักงานที่พวกเขาส่งให้คุณ ตรวจสอบว่าคุณได้รับและเก็บสำเนาใบรับรองจากรัฐของคุณไว้ในกรณีนี้