กระบวนการจ่ายเงินเดือนและภาษีเงินเดือน - รายการตรวจสอบของนายจ้าง
วิธีทำบัญชีเงินเดือนและภาษีเงินเดือนของคุณเอง
ขั้นตอนสำคัญในกระบวนการจ่ายเงินเดือนคือ:
1. การเตรียม ก่อนที่คุณจะเริ่มจ้างพนักงานคุณจะต้องเตรียมตัวสำหรับการคำนวณและการประมวลผลเงินเดือนและตัดสินใจว่าใครจะทำหน้าที่เงินเดือนทั้งหมด
2. การจ่ายเงิน เมื่อคุณมีพนักงานที่ทำงานในธุรกิจของคุณคุณต้องตั้งค่าระบบเพื่อคำนวณค่าจ้างเขียนเช็คเงินเดือนและแจกจ่ายให้
3. การชำระเงินภายหลัง หลังจากที่คุณได้จ่ายเงินให้กับพนักงานแล้วคุณต้องตั้งค่าเผื่อภาษีทำบัญชีเงินเดือนทำภาษีและส่งรายงานเงินเดือนตามเวลาที่ถูกต้อง
ก่อนที่คุณจะเริ่มจ้างพนักงาน:
1. เข้าใจถึง ความรับผิดชอบตามกฎหมายของคุณในฐานะนายจ้าง รวมทั้ง
2. ปฏิบัติตาม รายการตรวจสอบ 12 ขั้นตอน ง่ายๆนี้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้ดำเนินการงานก่อนการจ้างงานทั้งหมดให้กับนายจ้าง
3 คุณจะต้องเข้าใจพื้นฐานของการประมวลผลเงินเดือนและเงินเดือน วิธีที่ง่ายที่จะทำคือการผ่านหลักสูตรการประมวลผลเงินเดือนของฉัน หลักสูตรคือชุดของจดหมายข่าวที่คุณสามารถเข้าถึงได้จากบทความ "หลักสูตรความผิดพลาดสำหรับการประมวลผลเงินเดือนและการประมวลผลเงินเดือน"
4. คุณจะต้อง ตัดสินใจ ว่าจะ จ่ายเงินให้ลูกจ้าง อย่างไรและเมื่อไหร่
- สิ่งที่พนักงานจะเป็นรายชั่วโมงและที่ได้รับเงินเดือน?
- คุณจะจ่ายเงินให้กับพนักงานเป็นประจำทุกสัปดาห์สองครั้งต่อเดือนทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน
- คุณจะจ่ายค่าล่วงเวลาอย่างไรและเมื่อไหร่?
- คุณจะต้องใช้พนักงานรายชั่วโมงเพื่อติดตามเวลาของพวกเขาอย่างไร
- คุณจ่ายค่าจ้างให้กับพนักงานรายชั่วโมงเท่าไร? คุณไม่จำเป็นต้องจ่ายค่าจ้างให้กับพนักงานโดยเด็ดขาด แต่ธุรกิจส่วนใหญ่ต้องจ่ายค่าเช่าวันหยุดพักผ่อนวันป่วยหรือวันส่วนตัว
5. ตัดสินใจเกี่ยวกับระบบบัญชีที่ จะใช้ ธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ใช้ ระบบบัญชีออนไลน์ที่ มีตัวเลือกการประมวลผลเงินเดือน นอกจากนี้คุณยังสามารถดู แอปพลิเคชันเงินเดือนของแอนดรอยด์ธุรกิจขนาดเล็ก และ บัญชีเงินเดือนแบบออนไลน์ของ QuickBooks
เก็บ เอกสารที่จำเป็นสำหรับการว่าจ้างใหม่เพื่อลงลายมือชื่อ พนักงานใหม่แต่ละคนต้องทำเอกสารบางอย่างให้เช่า คุณเป็นนายจ้างจะต้องแน่ใจว่า รูปแบบการเช่าใหม่และการประยุกต์ใช้ เสร็จสมบูรณ์และยื่น แบบฟอร์มเหล่านี้รวมถึง:
- แบบ W-4 เพื่อกำหนดหัก ณ ที่จ่าย
- แบบฟอร์มใบสมัคร
- แบบฟอร์ม I-9 เพื่อแสดงสิทธิ์ในการทำงานในสหรัฐอเมริกาและ
- การหักภาษี ณ ที่จ่ายของรัฐและท้องถิ่น
จ่ายพนักงาน
สุดท้ายคุณมีพนักงานพวกเขาทำงานเป็นระยะเวลาจ่ายเงินและคุณพร้อมที่จะจ่ายเงินแล้ว
การฝากเงินภาษีเงินเดือน
ขึ้นอยู่กับขนาดของบัญชีเงินเดือนของคุณคุณต้อง ทำการฝากเงินภาษีเงินเดือน ให้ IRS แบบรายสัปดาห์หรือรายเดือนสำหรับ:
- จำนวนเงินที่คุณระงับจากพนักงานจ่ายภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลางและรัฐ
- จำนวนเงินที่คุณหักจากลูกจ้างจ่ายค่าประกันสังคมและ Medicare
- จำนวนเงินที่คุณค้างชำระในฐานะนายจ้างประกันสังคมและ Medicare
คุณสามารถสร้างการจ่ายเงินมัดจำภาษีใน แบบฟอร์ม 8109 หรือใช้ ระบบจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ของ IRS (EFTPS)
เงินมัดจำภาษีอื่น ๆ
นอกเหนือจากการหัก ณ ที่จ่ายของรัฐบาลกลางและการหักเงินประกันสังคม / Medicare แล้วคุณต้อง:
- ชำระเงินภาษีการว่างงานของรัฐบาลกลางเป็นประจำ
- ทำบัญชีเงินฝากภาษีเงินเดือนให้กับรัฐของคุณและอาจมีถิ่นที่อยู่ของคุณนอกเหนือจากเงินภาษีของรัฐบาลกลาง
การรายงานภาษีเงินเดือน
ธุรกิจจะต้องส่งรายงานภาษีเงินเดือนเป็นประจำ คุณต้อง:
- ส่งรายงานรายไตรมาสไปยัง IRS ในแบบฟอร์ม 941 ซึ่งแสดงจำนวนหนี้สินภาษีเงินเดือนของคุณและจำนวนเงินที่คุณจ่ายให้กับหนี้สินนี้ในช่วงไตรมาสก่อนหน้า
- ส่งรายงานภาษีการว่างงานประจำปีใน แบบฟอร์ม 944 ไปยัง IRS ซึ่งแสดงจำนวนหนี้สินภาษีการว่างงานและจำนวนเงินที่คุณจ่ายให้กับหนี้สินนี้
- ส่งรายงานการชดเชยการว่างงานของรัฐและแรงงานอื่น ๆ
สร้างการลงทะเบียนบัญชีเงินเดือน
ในการติดตามข้อมูลเงินเดือนทั้งหมดสำหรับพนักงานแต่ละคนคุณจะต้องสร้างและเก็บรักษา ทะเบียนเงินเดือน ระบบบัญชีออนไลน์ส่วนใหญ่มีการลงทะเบียนเงินเดือนเป็นส่วนหนึ่งของชุดรายงาน แต่ในกรณีนี่คือข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่จะรวมไว้ในเอกสารนั้น คุณจะต้องใช้สำหรับผลรวมและรายงานค่าจ้างสิ้นปี
สุดท้ายตั้งค่าปฏิทินภาษีประจำปี
การสร้างและรักษา ปฏิทินภาษีเงินเดือน แบบราย เดือนโดยใช้ ซอฟต์แวร์บัญชี / เงินเดือนหรือด้วยตนเองจะช่วยให้คุณสามารถติดตามวันที่เสียภาษีเงินเดือนเหล่านี้ได้ตลอดทั้งปี เพิ่มวันที่เสียภาษีเงินเดือนของรัฐสำหรับปฏิทินที่สมบูรณ์