วิธีการจัดการบันทึกค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ

การจัดการบันทึกข้อมูลทางธุรกิจที่ดีหมายถึงความเครียดเวลาภาษีน้อยลง

ถ้าคุณใช้เวลาในการทำรายการงานทั้งหมดที่คุณต้องทำเพื่อจัดการธุรกิจของคุณและสั่งให้พวกเขาในแง่ของจำนวนที่คุณชอบทำพวกเขาซึ่งจะมีการจัดการบันทึกค่าใช้จ่ายเข้ามาหรือไม่? สองร้อยเจ็ดสิบ? หรือแม้แต่ต่ำกว่า?

แต่ในขณะที่ส่วนใหญ่ของเราพิจารณาการจัดการบันทึกทางธุรกิจอย่างจริงจังในการทำงานแบบกระทืบและมีแนวโน้มที่จะให้ความสำคัญน้อยการจัดการบันทึกที่ดีไม่เพียง แต่จะทำให้ชีวิตการทำงานของเราง่ายขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยให้เราสามารถบรรเทาความเครียดได้อย่างแท้จริงในเวลาที่เสียภาษี

นี่คือสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อให้การจัดการบันทึกง่าย:

1. เก็บธุรกิจและค่าใช้จ่ายส่วนตัวแยกไว้ต่างหาก

เสียงง่ายไม่ได้หรือไม่ แต่นี่เป็นส่วนหนึ่งของการจัดการบันทึกที่จะเดินทางไปถึงคนส่วนใหญ่ ถ้าคุณใช้ลูกค้าที่มีศักยภาพออกรอบกอล์ฟเช่นเป็นค่าใช้จ่ายส่วนตัวหรือค่าใช้จ่ายธุรกิจ? (คำตอบคือส่วนบุคคลเนื่องจากค่ากรีนไม่ได้เป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่หักลดหย่อน) ยานพาหนะที่คุณใช้ด้วยเหตุผลส่วนตัวและธุรกิจเป็นอีกปัญหาหนึ่งที่ยืนต้น คุณจำเป็นต้องทราบว่ามีคุณสมบัติเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่ถูกต้องและไม่เป็นเช่นนั้นและต้องแน่ใจว่าระเบียนธุรกิจของคุณสะท้อนถึงความถูกต้องนี้

2. รับเอกสารที่เพียงพอสำหรับค่าใช้จ่ายทั้งหมดของธุรกิจ

นักธุรกิจหลายคนทำผิดพลาดในการคิดว่า "รายการ" ดีพอสำหรับวัตถุประสงค์ในการจัดการบันทึก ตัวอย่างเช่นพวกเขามีรายการซื้อสินค้าในใบแจ้งยอดบัตรเครดิตของตนและคิดว่าดีพอในแง่ของการอ้างสิทธิ์ในการซื้อสินค้าเหล่านั้นเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ

แต่น่าเสียดายที่ CRA (Canada Revenue Agency) มีความต้องการมากขึ้น พวกเขาไม่ ยอมรับ ใบแจ้งยอดบัตรเครดิตหรือเช็คที่ถูกยกเลิกเป็นเอกสารที่เพียงพอสำหรับค่าใช้จ่ายเมื่อมีการออกใบแจ้งหนี้หรือ ใบเสร็จรับเงิน กรมสรรพากรเป็นที่ให้อภัยมากขึ้นและในกรณีที่ไม่มีใบเสร็จรับเงินโดยทั่วไปจะยอมรับใบแจ้งยอดบัตรเครดิตและเช็คที่ถูกยกเลิกเป็นหลักฐานการเรียกร้องค่าใช้จ่าย

ในแง่ของการเก็บรักษาบันทึกมีสองประเด็นที่ต้องคำนึงถึง:

a) รับใบเสร็จ เสมอ รับนิสัยในการขอใบเสร็จรับเงินทุกครั้งที่คุณซื้อสินค้า - ไม่ว่าจะเล็กเพียงใด ค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ เพิ่มมากเกินไปและคุณต้องการเอกสารประกอบการบันทึกทางธุรกิจของคุณ

b) ระบุ รายรับของคุณหากจำเป็น ยังมีธุรกิจอยู่รอบมือที่ออกใบเสร็จรับเงินที่ไม่ได้มีอะไรที่พวกเขายกเว้นวันที่ซื้อสินค้าและค่าใช้จ่ายเท่าใด - ซึ่งไม่เป็นประโยชน์มากเมื่อคุณจ้องที่ใบเสร็จรับเงินพยายามที่จะคิดออกว่า รายการที่เป็นปัญหาและค่าใช้จ่ายประเภทใดที่เหมาะกับธุรกิจ

เมื่อคุณได้รับใบเสร็จรับเงิน ให้ดูข้อมูลนี้และเขียนข้อมูลที่ขาดหายไป / เกี่ยวข้องเช่นใบเสร็จรับเงินและประเภทค่าใช้จ่าย

3. รับบัญชีธนาคารแยกต่างหากสำหรับธุรกิจของคุณ

แม้ว่าค่าธรรมเนียมบัญชีธุรกิจจะสูงมากเมื่อเทียบกับบัญชีส่วนบุคคล แต่บัญชีธนาคารของธุรกิจจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับการจัดการบันทึกทางธุรกิจที่ดี บัญชีธนาคารธุรกิจช่วยให้คุณสามารถแยกธุรกิจและค่าใช้จ่ายส่วนตัวแยกกันได้ คุณจะฝากรายได้จากธุรกิจทั้งหมดไว้ในบัญชีธุรกิจและถอนค่าใช้จ่ายหรือการชำระเงินที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจออกจากบัญชีธุรกิจเท่านั้น

คุณควรได้รับบัญชีธนาคารทางธุรกิจประเภทใด? บัญชี chequing - โดยเฉพาะอย่างยิ่งหนึ่งที่ให้งบรายเดือนและส่งคืนเช็คที่ถูกยกเลิกไปให้คุณ

การตรวจสอบทางธุรกิจช่วยให้การจัดการระเบียนของคุณง่ายขึ้นเนื่องจากคุณสามารถใช้เส้นบันทึกในด้านหน้าของเช็คแต่ละฉบับเพื่อบันทึกจุดประสงค์ทางธุรกิจของค่าใช้จ่าย

4. มีและใช้บัตรเครดิตแยกต่างหากสำหรับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ

การใช้บัตรเครดิตส่วนบุคคลของคุณเพื่อจุดประสงค์ทางธุรกิจจะทำให้คุณตกต่ำลงอย่างรวดเร็วในการบริหารจัดการเร็กคอร์ด บัตรเครดิตธุรกิจช่วยลดความยุ่งยากในการจัดการบันทึกทางธุรกิจของคุณโดยช่วยให้คุณสามารถแยกค่าใช้จ่ายส่วนบุคคลและค่าใช้จ่ายทางธุรกิจออกได้ (นอกจากนี้ยังช่วยทำให้ธุรกิจของคุณดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น)

5. เก็บบันทึกไมล์สะสมไว้ใน Travel ธุรกิจของคุณ

ถ้าคุณใช้ รถ ของคุณ เพื่อจุดประสงค์ทางธุรกิจ บันทึกไมล์สะสมจะเป็นประโยชน์มากในการจัดการบันทึก

จดระยะทาง (หรือกิโลเมตร) จากเครื่องวัดระยะทางเมื่อต้นปีแล้วป้อนระยะตามวันที่ทุกครั้งที่คุณใช้ยานพาหนะเพื่อจุดประสงค์ทางธุรกิจ การเก็บรักษาไมล์สะสมไว้ในกล่องเก็บของรถของคุณจะทำให้ง่ายขึ้น หากคุณมียานพาหนะมากกว่าหนึ่งคันที่คุณใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจให้เก็บไมล์สะสมไว้ในแต่ละส่วน

6. เก็บบันทึกธุรกิจทั้งหมดของคุณไว้สำหรับปีภาษีโดยเฉพาะ

การบันทึกข้อมูลทางธุรกิจของคุณกระจายอยู่ทั่วทุกแห่งเป็นเวลาจริงที่เกี่ยวกับการบัญชีหรือ การจัดเตรียมภาษีของคุณ และการจัดระบบการจัดการบันทึกทางธุรกิจของคุณในปีงบประมาณจะทำให้ คุณสามารถค้นหาบันทึกทางธุรกิจที่ คุณต้องการ ได้ง่ายขึ้น เมื่อคุณต้องการ พวกเขา

7. เก็บบันทึกทางธุรกิจของคุณไว้สำหรับระยะเวลาที่ถูกต้อง

ด้วยเหตุผลบางประการดูเหมือนว่าจะมีความสับสนเกี่ยวกับ ระยะเวลาที่คุณต้องเก็บบันทึกข้อมูลทางธุรกิจ เพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษี "ถ้าคุณยื่นคำร้องขอคืนให้อย่างตรงเวลาโปรดเก็บบันทึกไว้อย่างน้อยหกปีหลังจากสิ้นปีภาษีที่เกี่ยวข้อง" ระยะเวลาหกปีนี้นับจากครั้งสุดท้ายที่คุณใช้บันทึกทางธุรกิจไม่นับจากเวลาที่เกิดธุรกรรม

สำหรับการคืนภาษีของสหรัฐอเมริกา "เก็บบันทึกเป็นเวลา 3 ปีนับ จากวันที่คุณยื่นผลตอบแทนเดิมหรือ 2 ปีนับ จากวันที่คุณจ่ายภาษีแล้วแต่เวลาใดจะช้ากว่าถ้าคุณยื่นคำร้องขอเครดิตหรือเงินคืนหลังจากที่คุณยื่นเอกสารคืน เป็นเวลา 7 ปี ถ้าคุณเรียกร้องค่าเสียหายจากหลักทรัพย์ที่ไม่มีราคาหรือการหักหนี้สูญ "

8. โปรแกรมบัญชีทำให้ง่ายขึ้น

ด้วยความสะดวกในการใช้งานการเข้าถึงจากโทรศัพท์มือถือและต้นทุนต่ำ ชุดซอฟต์แวร์บัญชีธุรกิจขนาดเล็กที่ ใช้ ระบบคลาวด์ ในปัจจุบันช่วย ลดความซับซ้อนในการจัดการระเบียน สำหรับผู้จำหน่ายซอฟท์แวร์ประมาณ $ 10 / month เช่น FreshBooks และ Zoho มีแพคเกจพื้นฐานที่เหมาะสำหรับ นักพัฒนาอิสระ และ เจ้าของกิจการรายเดียว รวมถึงการ ออกใบแจ้งหนี้ การติดตามค่าใช้จ่ายและการรายงานอย่างง่าย ลองนึกถึงข้อดีของความสามารถในการส่งใบแจ้งหนี้โดยตรงจากสมาร์ทโฟนของคุณถ่ายภาพใบเสร็จรับเงินกลางวันกับลูกค้าและบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายหรือติดตามเวลาที่เรียกเก็บเงินได้ด้วยตัวจับเวลาภายใน

แปดสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อทำให้การจัดการบันทึกง่ายไม่ใช่เรื่องยาก เช่นเดียวกับธุรกิจบริหารที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจพวกเขาต้องการการสร้างนิสัยที่ดีและการติดตา แต่ถ้าคุณใช้กฎเหล่านี้ในขณะนี้และปฏิบัติตามคุณจะเห็นความแตกต่างครั้งภาษีครั้งใหญ่และการบัญชีของคุณจะง่ายขึ้นตลอดทั้งปี