แต่คำตอบไม่ง่าย มีปัจจัยหลายอย่างในการกำหนดอัตราค่าใช้จ่ายรวมถึงค่าใช้จ่ายใน การ ดำเนินงาน การวางแผน ค่าจ้างเงินเดือนและผลกำไร
ความจริงก็คืออัตราที่แตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับตำแหน่งที่คุณดำเนินธุรกิจประเภทของโครงการที่คุณทำและสิ่งที่ตลาดยินดีจ่าย
นอกจากนี้ยังขึ้นอยู่กับตลาดเป้าหมายของคุณ นั่นคือลูกค้าหรือผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณจะมีงบประมาณเป้าหมายอยู่ในใจและบริการของคุณต้องสามารถแข่งขันได้ภายในพารามิเตอร์เหล่านั้น
นักวางแผนกิจกรรมจะจัดโครงสร้างค่าธรรมเนียมของพวกเขา
อย่างไรก็ตามหากคุณต้องการเริ่มต้นธุรกิจนอกเวลาหรือแม้แต่ธุรกิจแบบเต็มเวลามีประมาณ 5 วิธีในการจัดโครงสร้างค่าธรรมเนียมการแข่งขัน และเสนอราคาค่าธรรมเนียมให้กับลูกค้าของคุณ:
- ค่าโครงการแบบแบน
- เปอร์เซ็นต์ของค่าใช้จ่าย
- อัตราชั่วโมง
- เปอร์เซ็นต์ของค่าใช้จ่ายบวกอัตรารายชั่วโมง
- อัตราค่าคอมมิชชั่น
สำหรับคำอธิบายและตัวอย่างต่อไปนี้สมมติว่าคุณต้องการหารายได้โดยเฉลี่ย 75 เหรียญต่อชั่วโมงสำหรับบริการของคุณ
ค่าธรรมเนียมขึ้นอยู่กับอัตราโครงการแบบแบน
ลูกค้าจำนวนมากต้องการทราบว่าจะมีค่าใช้จ่ายเท่าไรโครงการรวมค่าธรรมเนียมทั้งหมด ในฐานะผู้ วางแผน งานเพื่อเสนอสิ่งนี้คุณจะต้องกำหนดค่าธรรมเนียมแบบแบนและกำหนดว่าจะให้บริการใดบ้างสำหรับจำนวนดังกล่าว
ซึ่งจะทำให้ความรับผิดชอบในการจัดการงบประมาณโดยตรงกับคุณผู้วางแผนและต้องการคาดการณ์ถึงสถานการณ์ต่างๆที่สถานการณ์ต่างๆอาจมีการเปลี่ยนแปลง ในสถานการณ์สมมตินี้ลูกค้าอาจทำสัญญาโดยตรงกับผู้จัดกิจกรรมเพื่อประสานงานด้านลอจิสติกส์อาหารสถานที่ค่าที่พัก ฯลฯ
ค่าธรรมเนียมโครงการแบบแบนมักใช้สำหรับกิจกรรมที่มีการจัดแพคเกจเช่นที่พบในโปรแกรมการตลาดกีฬาและอาจคำนวณได้ตามเกณฑ์ต่อคนโดยมีข้อกำหนดและข้อแม้มากมาย
ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณกำลังได้รับการว่าจ้างให้จัดทัวร์ท่องเที่ยวในเมืองประวัติศาสตร์หนึ่งวันสำหรับผู้เข้าร่วม 15 คน ลูกค้าของคุณต้องการให้คุณเสนอราคาแบบแบนสำหรับการขนส่งคู่มือส่วนตัวอาหารกลางวันและค่าธรรมเนียมเข้าชมสถานที่ใด ๆ อย่างไรก็ตามเธอยังขอให้คุณให้รายละเอียดระดับสูงของรายการค่าใช้จ่ายแต่ละรายการ
ในสถานการณ์สมมตินี้คุณต้องเจรจาต่อรอง / คำนวณค่าใช้จ่ายของบริการทั้งหมดรวมถึงเวลาของคุณและอ้างรวมเป็นค่าใช้จ่ายทั้งหมด ความรับผิดชอบ / ความเสี่ยงในการระบุเงินมัดจำที่จำเป็นต้องจ่ายค่าบริการทั้งหมดและรับผิดชอบในข้อตกลงการให้บริการทั้งหมด
ค่าธรรมเนียมขึ้นอยู่กับเปอร์เซ็นต์ของค่าใช้จ่าย
โดยเฉลี่ยนักวางแผนเหตุการณ์ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุดควรรู้สึกสบายใจกับการเรียกเก็บเงินระหว่าง 15-20% ของค่าใช้จ่ายทั้งหมดของกิจกรรมเป็นส่วนหนึ่งของค่าบริการ ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของโปรแกรมและระยะเวลาที่ใช้ในการวางแผนและดำเนินการกิจกรรมบางครั้งก็เพียงพอที่จะครอบคลุมค่าใช้จ่ายทั้งหมดของผู้วางแผนและแหล่งที่มาของกำไร
ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณกำลังได้รับการว่าจ้างให้จัดอาหารมื้อค่ำส่วนตัวในร้านอาหารพิเศษสำหรับแขก 40 คนโดยมีค่าใช้จ่ายเฉลี่ย $ 175 ต่อคน
สมมติว่าคุณจะใช้เวลาทั้งหมด 15 ชั่วโมงในการติดต่อกับลูกค้าวางแผนเข้าร่วมและติดตามกิจกรรมนี้ทั้งหมด หากคุณเรียกเก็บอัตรา 18% ของค่าใช้จ่ายทั้งหมดคุณจะได้รับเพียงเล็กน้อยมากกว่าอัตรารายชั่วโมงที่กำหนดเป้าหมายของคุณของ $ 75 / hour:
$ 175 x 40 คน = 7,000 เหรียญ x 18% = 1,260 เหรียญ
15 ชั่วโมง x $ 75 / hr = $ 1,125
หากลูกค้ากำลังทำสัญญากับคุณสำหรับบริการทั้งหมดโดยตรงค่าใช้จ่ายของเหตุการณ์ย่อยรวมทั้งหมดจะคิดเป็นมูลค่ารวมทั้งสิ้น 8,260 เหรียญ
ค่าธรรมเนียมตามอัตรารายชั่วโมง
ลูกค้าบางรายชอบวางแผนกิจกรรมเพื่อเสนอราคาชั่วโมงสำหรับบริการและประมาณจำนวนชั่วโมงในการจัดการและรันโปรแกรมไคลเอ็นต์ที่กำหนด อาจดูเหมือนคล้ายกับอัตราโครงการแบบแบน แต่ช่วยให้ฝ่ายต่างๆทั้งสองฝ่ายมีความยืดหยุ่นในการปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงที่อาจจำเป็นต่อไป
นักวางแผนกิจกรรมทางธุรกิจจำนวนมากจะเรียกเก็บเงินค่าบริการเป็นรายชั่วโมง จะช่วยให้ลูกค้ารู้เพียงเท่าใดก็จะเสียค่าใช้จ่ายในการจ้างบริการของคุณและช่วยให้เขา / เธอในการคำนวณงบประมาณที่เหมาะสม บ่อยครั้งที่เหตุผลนี้เป็นเพราะลูกค้าต้องการมีการจัดการที่ดีขึ้นในค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดใด ๆ
โปรดจำไว้เสมอว่าจะกำหนดพารามิเตอร์ที่ระมัดระวังรอบ ๆ ความคาดหวังเพื่อให้ทั้งสองฝ่ายตกลงที่จะให้บริการ ในฐานะผู้วางแผนกิจกรรมคุณควรรวมการอ้างอิงถึงการเรียกเก็บเงินสำหรับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่เหมาะสมทั้งหมดที่อาจเกิดขึ้น
นักวางแผนเหตุการณ์บางรายอาจเพิ่มค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานเช่นค่าจัดส่งค่าเช่ารถและค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดอื่น ๆ ได้มากถึง 15-20% ในขณะที่บางรายไม่ทำ ถ้าคุณทำคุณควรเปิดเผยมาร์กอัปดังกล่าวและขอรับข้อตกลงกับลูกค้าของคุณล่วงหน้า
เมื่อพูดถึงอัตราการวางแผนงานรายชั่วโมงสิ่งสำคัญคือต้องกำหนดความถี่ที่คุณอาจเรียกเก็บเงินสำหรับเวลาของคุณ
ตัวอย่างเช่นสมมุติว่าลูกค้ากำลัง จ้างคุณ ในเดือนตุลาคมเพื่อจัดการสัมมนาหนึ่งวันในเดือนมีนาคม บริการของคุณกำลังทำสัญญากับแหล่งที่มาและเจรจาสถานที่ บริการจัดเลี้ยง A / V และมีส่วนร่วมในการสร้างเนื้อหาสำหรับรายการสื่อสารที่ จำกัด (เช่นคำเชิญวาระการประชุมแบบฟอร์มการประเมิน ฯลฯ )
ลูกค้าของคุณยังจ้างคุณเพื่อให้การจัดการในสถานที่ คุณจะสร้างข้อตกลงล่วงหน้าซึ่งคุณจะเรียกเก็บเงินสำหรับบริการที่ระบุในแต่ละช่วงเวลาและจะส่งใบแจ้งหนี้สำหรับบริการทั้งหมดที่ดำเนินการเป็นประจำทุกสัปดาห์ทุกๆเดือนหรือเป็นรายเดือน
ภายใต้ข้อตกลงนี้คุณและลูกค้าของคุณควรจะจัดทำคำแถลงงานโดยละเอียดซึ่งรวมถึงความรับผิดชอบที่คาดว่าจะได้รับจากทั้งสองฝ่าย จากนั้นคุณอาจประมาณงบประมาณรวมเป็นเวลาหลายชั่วโมงรวมทั้งค่าใช้จ่ายที่สมเหตุสมผล (โปรดระบุรายละเอียดเหล่านี้ด้วย)
ค่าธรรมเนียมขึ้นอยู่กับร้อยละของค่าใช้จ่ายพลัสค่าแบน / รายชั่วโมง
บางครั้งคุณได้รับการว่าจ้างให้จัดกิจกรรมและไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตามลูกค้าชอบอัตราตามเปอร์เซ็นต์ของค่าใช้จ่าย อย่างไรก็ตามนี่ไม่เพียงพอที่จะครอบคลุมค่าใช้จ่ายของเวลาและบริการทั้งหมดของคุณ ในสถานการณ์เหล่านี้จะมีเหตุผลที่จะแสดงค่าใช้จ่ายของคุณด้วยค่าใช้จ่ายรวมกันในสองหมวดหมู่
ตัวอย่างเช่นลูกค้าได้ว่าจ้างคุณให้จัดกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการประชุม งานของคุณคือการจัดงานเลี้ยงอาหารค่ำแบบส่วนตัว 2 แบบและการออกนอกบ้านของกอล์ฟแต่ละคนมีผู้เข้าร่วม 50 คน ค่าใช้จ่ายรวมสำหรับกิจกรรมที่รวมกันเหล่านี้ใช้เวลาประมาณ 20,000 เหรียญ แต่ต้องใช้เวลาประมาณ 60 ชั่วโมงและความซับซ้อนของโครงการนี้อาจเป็นเหตุผลให้อัตรากำไรสูงขึ้น การระลึกถึงคุณอาจจะคิดค่าบริการคงที่สุดท้าย + อัตรารายชั่วโมงโดยมีการคำนวณต่อไปนี้:
เปอร์เซ็นต์ของค่าใช้จ่ายประมาณ:
$ 20,000 x 18% = 3,600 เหรียญประมาณการอัตราค่าบริการรายชั่วโมง:
60 ชั่วโมง x $ 75 / hr = 4,500 เหรียญการขาดดุลรายชั่วโมง: 900 เหรียญ
หากคุณขาดดุลตามที่เราได้ทำในตัวอย่างข้างต้นคุณอาจเลือกที่จะอ้างอิง 15 ชั่วโมงเพื่อจัดการโลจิสติกส์ของผู้ขายภายนอกหลายราย คำพูดของคุณอาจสะท้อนถึงสิ่งต่อไปนี้:
ค่าใช้จ่ายย่อยของกิจกรรม: 23,600 บาท
ค่าธรรมเนียมแบบแบน: $ 1,125 (อิงตาม 15 ชั่วโมงที่ 75 เหรียญ / ชั่วโมง)
ในสถานการณ์นี้คุณจะต้องพิจารณาอย่างรอบคอบว่าคุณได้ประมาณเวลาของคุณไว้อย่างเหมาะสม (บัญชีเพื่อให้ครอบคลุมค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานที่ไม่ได้มาตรฐานเช่นการเดินทางส่วนบุคคล) ตามที่คาดการณ์ไว้ลูกค้าจำนวนไม่มากยินดีที่จะเห็นการเพิ่มขึ้นของค่าใช้จ่ายในภายหลังเว้นแต่จะมีเหตุผลที่สมเหตุสมผล
ค่าธรรมเนียมขึ้นอยู่กับอัตราค่าคอมมิชชั่น
อีกวิธีหนึ่งที่นักวางแผนเหตุการณ์สามารถเรียกเก็บค่าธรรมเนียมสำหรับการให้บริการได้โดยการรักษาความปลอดภัยพื้นที่จัดงานผ่านสถานที่ที่มีอัตราค่าคอมมิชชั่น ค่าเหล่านี้เป็นค่าธรรมเนียมสำหรับตัวแทนท่องเที่ยวในการจองตั๋วห้องพักโรงแรมและรูปแบบอื่น ๆ ของการเดินทาง
ตัวอย่างเช่นโรงแรมหลายแห่งอาจขยายอัตรา commissionable ได้ถึง 10% สำหรับห้องพักและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ
แม้ว่านักวางแผนเหตุการณ์บางรายจะยอมรับอัตราค่าคอมมิชชั่นเป็นแหล่งรายได้สำหรับตัวเองลูกค้าที่มีความรู้ความเข้าใจอาจตั้งคำถามถึงความรู้สึกที่จงรักภักดีของผู้วางแผนงานเมื่อมีส่วนเกี่ยวข้อง ด้วยเหตุนี้นักวางแผนที่เก๋าหลายคนจะ จำกัด การเลือกการวางแผนซึ่งรวมถึงอัตราค่าคอมมิชชั่นหรือเจรจาต่อรองการกำหนดราคาที่ไม่ได้คิดค่าใช้จ่ายสำหรับโปรแกรมของพวกเขาและส่งต่อแหล่งที่มาของการออมโดยตรงไปยังบรรทัดล่างสุดของลูกค้า
นอกจากนี้ลูกค้าบางรายอาจทราบว่ามีอัตราค่าคอมมิชชั่นอยู่และไม่คาดว่าที่ปรึกษาภายนอกของพวกเขาจะเรียกเก็บเงินโดยใช้วิธีการเรียกเก็บเงินอื่น ๆ ที่เราระบุไว้และยังคงต้องจ่ายค่าคอมมิชชั่น โดยทั่วไปแล้วจะไม่ถือว่าเป็นรูปแบบที่ดีจากนักวางแผนกิจกรรมจำนวนมากเพื่อที่จะ "จุ่มคู่" รายได้ของตนด้วยวิธีนี้
หากยอมรับอัตราค่าบริการที่ได้รับมอบหมายคุณควรไม่เรียกเก็บค่าธรรมเนียมไคลเอ็นต์สำหรับบริการของคุณโดยใช้วิธีการเรียกเก็บเงินแบบอื่น ๆ
มีสถานการณ์เมื่ออัตราค่าคอมมิชชั่นมีความหมายมากที่สุดเช่นองค์กรหรือองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรที่มีขนาดเล็กซึ่งอาจจ้างบริการของคุณสำหรับการเป็นสมาชิกหรือการประชุมและค่าธรรมเนียมส่วนใหญ่จะได้รับโดยตรงจากผู้เข้าร่วมประชุมแทนที่จะเป็นองค์กร
อีกกรณีหนึ่งอาจเกิดจากกรณีที่ลูกค้าของคุณซื้อของขวัญจากคุณและคุณอาจเสนอบริการแจกจ่ายสินค้าส่งเสริมการขาย ในกรณีนี้เพียงแค่เจรจาต่อรองสำหรับรายการส่งเสริมการขายและไม่เรียกเก็บเงินสำหรับบริการของคุณเป็นรายชั่วโมงเว้นแต่ลูกค้าของคุณจะได้รับทราบค่าใช้จ่ายทั้งหมดไว้ล่วงหน้า