ตัวอย่างเช่นถ้าอาสาสมัครเกิดอุบัติเหตุขณะทำหน้าที่กับคุณ เกิดอะไรขึ้นถ้าอาสาสมัครฝ่าฝืนกฎหมายหรือทำร้ายคนอื่น? องค์กรของคุณอาจต้องรับผิด
ต่อไปนี้เป็นห้าวิธีที่จะทำให้โอกาสในการเกิดปัญหากับอาสาสมัครของคุณน้อยลง
บางส่วนอาจเป็นเรื่องที่ยุ่งยาก แต่ต้องใช้เวลาในการทำสิ่งที่ถูกต้องและปกป้องทั้งองค์กรและอาสาสมัครของคุณ
พัฒนานโยบายและขั้นตอนอาสาสมัคร
ปรึกษากับทนายความหรือผู้เชี่ยวชาญอาสาสมัครเพื่อให้แน่ใจว่ามีความเพียงพอ นโยบายควรสะกดอาสาสมัครและแก้ไขปัญหาต่างๆเช่นการเลือกปฏิบัติการล่วงละเมิดและพฤติกรรมที่ผิดกฎหมายอื่น ๆ
โดยการห้ามไม่ให้เกิดพฤติกรรมที่ไม่ดีองค์กรของคุณอาจได้รับความคุ้มครองจากความรับผิด รวมถึงการคุ้มครองอาสาสมัครจากองค์กรและเจ้าหน้าที่ขององค์กรด้วย
เขียนคำอธิบายงานสำหรับตำแหน่งอาสาสมัครทั้งหมด
มีความชัดเจนเกี่ยวกับความคาดหวังของอาสาสมัครและสิ่งที่เขาหรือเธอสามารถทำได้และไม่สามารถทำได้ สะกดความเสี่ยงใด ๆ ที่เป็นไปได้ให้แก่อาสาสมัครและขอให้ออกจากความรับผิด คำอธิบายเกี่ยวกับงาน อย่างละเอียดและ กระชับ อาจช่วยปกป้ององค์กรจากความรับผิดที่อาสาสมัครควรได้รับนอกเหนือจากที่เขาหรือเธอได้รับอนุญาตให้ทำ
นี่คือสิ่งที่จะรวมไว้ในรายละเอียดงาน:
- วัตถุประสงค์ที่ไม่หวังผลกำไร ของคุณ
- การฝึกอบรมที่จำเป็นสำหรับตำแหน่งนี้
- หน้าที่ที่คาดหวังของอาสาสมัคร
- เวลาที่จำเป็นในการทำงาน
- สถานที่ที่อาสาสมัครจะปฏิบัติงาน
กำหนดให้อาสาสมัครแต่ละคนกรอกใบสมัคร
โดยส่วนใหญ่แล้วจะต้องจ่ายค่า สมัคร
อย่างไรก็ตามบางครั้งโครงการกลุ่มที่เกี่ยวข้องกับ "การเรียกโค" สำหรับอาสาสมัครคุณสามารถมีอาสาสมัครกรอกข้อมูลการสละสิทธิที่เผยแพร่องค์กรออกจากความรับผิดได้
ความซับซ้อนของโปรแกรมจะขึ้นอยู่กับตำแหน่ง ถ้าอาสาสมัครทำงานกับคนที่อ่อนแอเช่นเด็กหรือผู้สูงอายุแถบควรสูงขึ้น สำหรับงานทางทหารที่มีความเสี่ยงน้อยสำหรับทุกคนควรใช้งานที่สั้นกว่า ระมัดระวังในการใช้งานที่แตกต่างกันสำหรับงานที่แตกต่างกัน ไม่มีความรู้สึกท้อแท้อาสาสมัครบางคนในรูปแบบยาวหากไม่จำเป็น
ต่อไปนี้เป็นบางสิ่งที่จะรวมไว้ในใบสมัครตามความเหมาะสม:
- ข้อมูลส่วนบุคคลเช่นที่อยู่หมายเลขโทรศัพท์ที่อยู่อีเมลบุคคลที่จะติดต่อในกรณีเจ็บป่วยหรืออุบัติเหตุใบอนุญาตขับขี่หลักฐานการประกันตัว ฯลฯ
- คุณสมบัติเมื่อจำเป็นเพื่องานเช่นทักษะพิเศษหรือความสำเร็จด้านการศึกษา
- การอ้างอิงที่สามารถรับรองตัวตนที่ดีของผู้สมัครหรือจรรยาบรรณในการทำงาน การอ้างอิงอาจมาจากสมาชิกในชุมชนซึ่งเป็นอีกหนึ่งองค์กรที่ไม่หวังผลกำไรที่ผู้สมัครได้อาสาหรือนายจ้าง
- การได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อทำเช็คพื้นหลังจำเป็นอย่างยิ่งหากอาสาสมัครจะทำงานกับเด็กหรือกลุ่มเสี่ยงอื่น ๆ
- การไม่ได้รับการรักษาความลับเพื่อให้คุณสามารถรวบรวมข้อมูลที่คุณต้องการและแบ่งปันได้อย่างเหมาะสม
ดำเนินการคัดกรองที่เหมาะสม
โปรดใช้ความระมัดระวังที่นี่ การตรวจคัดกรองเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับอาสาสมัครที่อาจติดต่อกับคนที่อ่อนแอหรือต้องขับรถขณะทำงานอาสาสมัครหรือทำงานอันตรายอื่น ๆ
อย่างไรก็ตามโครงการร้อยละ 31 ขององค์กรไม่ได้ดำเนินการคัดกรองอาสาสมัครตามการศึกษาหนึ่งครั้ง เกมมักคิดว่าพวกเขาสามารถแจ้งเตือนอาสาสมัครของตนเองและละเลยการตรวจสอบพื้นหลังที่เหมาะสมได้ แต่นั่นอาจทำให้องค์กรเปิดรับความรับผิดได้ คิดว่าการตรวจคัดกรองเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนด้านความปลอดภัยและการจัดการความเสี่ยงของคุณ
การตรวจคัดกรองควรเคารพและปกป้องความเป็นส่วนตัวของอาสาสมัครให้มากที่สุด ได้รับการยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับการตรวจคัดกรองก่อนที่จะดำเนินการต่อ
นอกจากนี้หน้าจอเป็นครั้งคราวเพื่อเป็นการป้องกันไว้
การตรวจคัดกรองอาจทำได้เพียงการสัมภาษณ์ส่วนบุคคลหรืออาจรวมถึง:
- การตรวจสอบประวัติอาชญากรรม
- ประวัติการขับขี่และใบอนุญาต
- การยืนยันการประกันภัย
- การคัดกรองเพื่อสุขภาพหรือขอหลักฐานการฉีดวัคซีนบางอย่าง
- การตรวจสอบข้อมูลประจำตัวเช่นใบรับรองการสอนหรือการประเมินทักษะพิเศษ
ให้การฝึกอบรมและการจัดการที่ยอดเยี่ยม
อย่าเพิ่งหันไปหาอาสาสมัครหลวมโดยไม่ได้รับ การฝึกอย่างเพียงพอ อาสาสมัครชื่นชมการฝึกอบรมดังนั้นพวกเขาจึงรู้ว่าควรทำอย่างไรและเมื่อไหร่ ฝึกเป็นกลุ่มหรือแบบกลุ่ม พัฒนาเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่อาสาสมัครสามารถนำไปใช้กับพวกเขาและฝึกฝนงานเฉพาะของพวกเขา มอบหมายอาสาสมัครให้พนักงานคนหนึ่งเพื่อดูแล
การฝึกอบรมอาจรวมถึง:
- จรรยาบรรณในองค์กรของคุณ
- ทำอย่างไรเมื่อเป็นตัวแทนองค์กร
- วิธีการระบุและรายงานการละเมิด
- วิธีการรักษาความลับขององค์กรและคนที่ทำหน้าที่
- สิ่งที่คุณคาดหวังโดยเฉพาะจากอาสาสมัคร
- วิธีรายงานปัญหา
- ใครเป็นผู้รับผิดชอบและวิธีการเข้าถึงพวกเขา
สุดท้ายต้องยินดีที่จะยกเลิกอาสาสมัครหากละเมิดกฎใด ๆ ซึ่งเป็นเรื่องยากที่จะได้รับพร้อมกับไม่น่าเชื่อถือหรือไม่เหมาะสมในทางใด ๆ พัฒนาขั้นตอนการเขียนเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับพนักงานหากพวกเขาต้องปล่อยให้อาสาสมัครไป
แจ้งเหตุอาสาสมัครเสมอว่าทำไมคุณปล่อยให้พวกเขาไปและยื่นเรื่องการเลิกจ้างเช่นเดียวกับที่คุณทำกับพนักงานที่ได้รับค่าจ้าง การดำเนินขั้นตอนต่อไปและการบันทึกการกระทำจะช่วยให้คุณอาสาสมัครตัดสินใจที่จะยื่นคำร้องต่อผู้บริหารระดับสูงของคุณหรือพยายามที่จะกลับมาหาคุณ
อย่าลืมมีนโยบายให้พนักงานของคุณทราบว่าพวกเขาปฏิบัติกับอาสาสมัครอย่างไร อธิบายว่าอะไรคือการล่วงละเมิดและวิธีหลีกเลี่ยง ตั้งค่าขั้นตอนการร้องเรียนที่อาสาสมัครสามารถใช้รายงานการล่วงละเมิดได้
อาสาสมัครต้องการทำดีและเห็นคุณค่าเมื่อ องค์กรเตรียมที่ จะทำงานร่วมกับพวกเขา พวกเขาต้องการนโยบายที่ดีในสถานที่และมีการฝึกอบรมที่เหมาะสมและการจัดการ การรักษาอาสาสมัครในบริเวณรอบข้างไม่เพียง แต่ต้อง ขอบคุณ ในส่วนของคุณเท่านั้น แต่ยังรวมถึงแนวทางที่มีการจัดการซึ่งจะช่วยป้องกันทั้งอาสาสมัครและองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณ
แหล่งข้อมูลที่แนะนำ:
อาสาสมัคร: การจัดสมดุลความเสี่ยงและรางวัล (กลุ่มพันธมิตรประกันภัยขององค์กรที่ไม่หวังผลกำไร)
การคัดกรองอาสาสมัคร - จาก Energize ศูนย์กลางความเชี่ยวชาญด้านอาสาสมัคร