การเชื่อมโยงระหว่างจดหมายรับทราบการบริจาคและภาษี

คุณควรใส่ข้อมูลอะไรเมื่อรับทราบการบริจาค?

มีขั้นตอนสองขั้นตอนในการขอบคุณผู้บริจาค ประการแรกเกี่ยวข้องกับการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้บริจาคแต่ละรายและขั้นตอนอื่น ๆ มีจุดประสงค์ที่ถูกต้องตามกฎหมายมาก

ขั้นแรกคุณต้อง ขอขอบคุณจดหมาย แต่คุณต้องรวมข้อมูลที่จำเป็นตามกฎหมายเพื่อให้ผู้บริจาคสามารถจัดทำเป็นเอกสารว่าพวกเขามอบเงินบริจาคที่หักลดหย่อนภาษีเพื่อการกุศลของคุณ

IRS ต้องการองค์กรการกุศลสาธารณะ (หรือที่เรียกว่า 501 (c) (3) องค์กร ) เพื่อส่งหนังสือรับรองการเป็นทางการสำหรับการบริจาคมากกว่า 250 เหรียญ

ผู้บริจาคอาจใช้หนังสือนี้เป็นหลักฐานการบริจาคของตนและอ้างสิทธิ์ในการ หักภาษี องค์กรการกุศลส่วนใหญ่จะส่งการรับบริจาคไปให้ทุกคนแม้แต่คนเล็ก ๆ

ทั้งสองเป้าหมายขอบคุณผู้บริจาคและปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายสามารถทำได้ในเวลาเดียวกันหรือแยกกัน องค์กรการกุศลส่วนใหญ่จัดการเพื่อให้บรรลุข้อกำหนดทั้งสองภายในหนึ่งฉบับ

เมื่อคุณควรรับทราบการบริจาคเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี

กรมสรรพากรกล่าวว่าการรับทราบต้องทำเป็นลายลักษณ์อักษร ณ เวลาที่มีการชักชวนหรือเมื่อได้รับเงินและในทางที่จะให้ความสนใจแก่ผู้บริจาค "(ดู IRS Publication 1771)

การรับทราบการบริจาคจะต้องเกิดขึ้นภายในวันที่ 31 มกราคมของปีถัดจากของขวัญ อย่างไรก็ตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดแสดงให้เห็นว่าองค์กรการกุศลควรส่งการรับทราบโดยเร็วที่สุดหลังจากได้รับของขวัญ

นอกจากนี้องค์กรการกุศลส่วนใหญ่ยังส่งสรุปการบริจาคของผู้บริจาคในปีที่แล้วภายในสิ้นเดือนมกราคม

ในช่วงอายุของการอุทธรณ์การระดมทุนหลายช่องทางและการบริจาคการส่งสรุปโดยสรุปทางไปรษณีย์ (ไม่ว่าการบริจาคครั้งแรกจะมาโดยการตรวจสอบทางกายภาพหรือออนไลน์) มั่นใจได้ว่าองค์กรของคุณได้แจ้งผู้บริจาคอย่างเพียงพอแล้ว

คุณสามารถส่งสรุปสุดท้ายของการบริจาคของผู้บริจาคสำหรับปีก่อนหน้านี้ทางอีเมลได้หรือไม่?

ใช่. ไม่มีใบสั่งยาตามแบบฟอร์มสำหรับหนังสือรับรองการรับหนังสือรับรองใด ๆ ตัวอย่างเช่นอาจเป็นโปสการ์ดอีเมลหรือจดหมายทางกายภาพ

อย่างไรก็ตามในความคิดของฉันขอแนะนำให้ทำเป็นจดหมายสรุปทางจดหมายสิ้นปีที่ทางไปรษณีย์ ข้อความอีเมลอาจไม่ได้รับการสังเกตเห็นในกล่องจดหมายที่มึนเมาหรือแม้แต่ในโฟลเดอร์สแปมของผู้บริจาค

สิ่งที่คุณต้องมีในการรับทราบ

• ชื่อองค์กรของคุณ
• แถลงการณ์ระบุว่าคุณเป็นองค์กรที่ได้รับการยกเว้นภาษี 501c3
• วันที่ได้รับบริจาค
• จำนวนเงินที่จ่ายเป็นเงินสด (เช็คเงินสดบัตรเครดิตและการหักเงินเดือน)
• คำอธิบาย (แต่ไม่ใช่ค่า) ของการบริจาคที่ไม่ใช่เงินสด ผู้บริจาคประเมินค่าของการบริจาคที่มิใช่เงินสดเมื่อรายงานให้ IRS ทราบเกี่ยวกับการคืนภาษีของเขา
• แถลงการณ์ว่าไม่มีการจัดเตรียมสินค้าหรือบริการโดยองค์กรถ้ามี
• คำอธิบายและความเชื่อที่ดีในการประเมินมูลค่าของสินค้าหรือบริการ (ถ้ามี) ที่องค์กรจัดไว้ให้เพื่อตอบแทนผลงาน ตัวอย่างอาจเป็นอาหารค่ำที่บางส่วนของเงินที่จ่ายสำหรับมื้ออาหารในขณะที่ส่วนที่เหลือเป็นเงินบริจาค
• คำแถลงว่าสินค้าหรือบริการ (ถ้ามี) ว่าองค์กรที่ให้ผลตอบแทนสำหรับการบริจาคนั้นมีทั้งประโยชน์ที่ไม่มีตัวตนถ้ามี ตัวอย่างอาจเป็นของขวัญขนาดเล็กที่มีมูลค่าน้อยกว่า 75 เหรียญเช่นแก้วหรือถุงสิริที่มีโลโก้ขององค์กร

จะเกิดอะไรขึ้นหากองค์กรของฉันไม่ได้ให้การรับรองที่เหมาะสม

กรมสรรพากรได้ปฏิเสธการหักภาษีแก่ผู้บริจาคที่ไม่สามารถให้การรับรองที่ถูกต้องสำหรับการบริจาคของพวกเขาเพื่อการกุศล

"พงศาวดารแห่งความใจบุญสุนทาน" รายงานเกี่ยวกับเรื่องนี้ในบทความของ IRS Crackdown ทำให้มุ่งเน้นไปที่การบันทึกของขวัญ ในกรณีหนึ่งคำพิพากษาจะไม่ได้รับการตอบรับอย่างเพียงพอและไม่มีภาษาที่ต้องการ

เคล็ดลับ: พัฒนาภาษาเพื่อรับทราบและได้รับการประเมินโดยทนายความที่เชี่ยวชาญในเรื่องที่ไม่หวังผลกำไร จากนั้นใช้ภาษาเดียวกันอย่างสม่ำเสมอ

ตัวอย่าง:

ไม่มีเหตุผลใดที่องค์กรของคุณไม่สามารถให้การต้อนรับที่อบอุ่นซึ่งจะสนับสนุนให้ผู้บริจาคของคุณมอบสิทธิ์แก่คุณอีกครั้ง และ ปฏิบัติตามพันธกรณีของคุณในการมอบการยอมรับจากการบริจาคของ IRS

แม้ว่าภาษาที่ใช้ในการรับทราบควรเหมาะกับองค์กรการกุศลแต่ละแห่งตัวอย่างต่อไปนี้เป็นตัวอย่างสองข้อที่ตรงตามข้อกำหนดทั้งหมด

คนแรกมาถึงตอนท้ายของจดหมายที่ ส่งทางไปรษณีย์ ที่สองเป็นส่วนหนึ่งของอีเมลขอบคุณ

1. ในฐานะองค์กรการกุศล 501c3 กฎหมายภาษีกำหนดให้เราต้องแจ้งให้คุณทราบว่าจดหมายฉบับนี้เป็นการรับรองอย่างเป็นทางการจากของขวัญของคุณนอกจากนี้เราต้องรับรองว่าคุณไม่ได้รับสินค้าหรือบริการใด ๆ ในการพิจารณาผลงานนี้ ปริมาณของที่ระลึกของคุณสามารถนำไปหักลดหย่อนภาษีได้ขอบคุณ! "

2. "Partners In Health องค์กร 501 (c) (3) ไม่แสวงหาผลกำไรไม่ได้ให้สินค้าหรือบริการทั้งหมดหรือบางส่วนแก่คุณเพื่อการพิจารณาผลประโยชน์เงินสดนี้โดยสมัครใจหากคุณต้องการอ้างสิทธิ์ การหักภาษีของของขวัญนี้ในสหรัฐฯโปรดเก็บจดหมายรับรองฉบับนี้ไว้สำหรับไฟล์ของคุณพาร์ทเนอร์ในหมายเลข EIN ของ Health คือ xxxxx "

ทั้งสองตัวอย่างนี้ใช้สำหรับการบริจาคเงินสด แต่สิ่งที่ถ้าการบริจาคไม่ใช่เงินสด แต่ทรัพย์สินหรือสินค้าทางกายภาพบางประเภท? ในกรณีนี้ให้ใช้ภาษาที่คล้ายกับตัวอย่างนี้:

"ขอบคุณสำหรับการบริจาคตู้เย็นที่ใช้แล้วและเตาที่ใช้แล้วหนึ่งชื่อ [nonpraining] ซึ่งเป็นองค์กร 501 (c) (3) ไม่ใช่เพื่อผลกำไรที่ได้รับในวันที่ [Date] ไม่มีสินค้าหรือบริการที่จัดไว้ให้เพื่อแลกกับผลงานของคุณ "

แหล่งข้อมูล:

IRS Publication 1771

GrantSpace Knowledge Base

สภาแห่งชาติขององค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไร