คุณไม่สามารถพูดคำขอบคุณได้ดีหรือบ่อยเกินไป
การกล่าวขอบคุณสมาชิกผู้บริจาคจะสิ้นสุดการทำธุรกรรมหนึ่งครั้ง แต่เป็นการสร้างสะพานเชื่อมโยงไปสู่การสนับสนุนในอนาคตและการมีส่วนร่วมที่ลึกซึ้ง ทำดีและคุณกำลังเดินไปสู่ความสำเร็จในการระดมทุนในอนาคต
ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับสิบประการในการสร้างจดหมายขอบคุณนั่นเอง
01 - รับอีเมลได้อย่างรวดเร็ว
การได้รับจดหมายที่นั่นอย่างรวดเร็วจะทำให้ชื่อการกุศลของคุณติดอยู่ในใจของผู้บริจาคให้ความมั่นใจว่าเขาได้รับบริจาคและสร้างความประทับใจให้กับประสิทธิภาพและความรอบคอบของคุณ
แม้ผู้บริจาคออนไลน์จะได้รับจดหมายขอบคุณ แต่ทางไปรษณีย์ก็มีค่าใช้จ่ายสูงและไม่หวังผลกำไรจำนวนมากจะย้ายไปออนไลน์ให้ได้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ในกรณีนี้โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้บริจาคออนไลน์ของคุณไม่ได้รับใบเสร็จรับเงินทางอีเมลโดยตรง ใช้เวลาในการปรับเปลี่ยนอีเมลให้เป็นแบบส่วนตัวขอบคุณและเปลี่ยนเป็นสิ่งที่น่าจดจำ
ทำความเข้าใจเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับ จดหมายขอบคุณที่ส่งทางอีเมล ในกล่องอีเมลเต็มรูปแบบจดหมายขอบคุณของคุณอาจไม่มีใครสังเกตเห็นดังนั้นโปรดให้ความสำคัญกับ หัวเรื่อง และตรวจสอบให้แน่ใจว่าบรรทัด "จาก" ระบุองค์กรของคุณอย่างชัดเจน
มีอุปสรรคมากมายในการขอบคุณผู้บริจาคทางอีเมลที่คุณอาจลืม มันต้องอยู่ห่างจาก โฟลเดอร์ SPAM จับความสนใจของผู้บริจาคและดึงดูดให้เขาหรือเธอเปิดข้อความ อย่าปล่อยให้ความตึงเครียดและค่าใช้จ่ายอีเมล์ที่ค่อนข้างต่ำทำให้คุณต้องบกพร่อง
02 - ทำให้เป็นแบบส่วนตัว
สิ่งที่ทำงานให้กับจดหมายระดมทุนก็คือการทำงานเพื่อขอบคุณจดหมาย ตัวอย่างเช่นใช้ คำสรรพนามส่วนบุคคล เช่น "คุณ" "เรา" และ "ฉัน"
รวมข้อมูลเกี่ยวกับผู้บริจาคเช่นระยะเวลาที่ผู้บริจาคเป็นผู้บริจาคหรือที่คุณชอบเห็นพวกเขาในเหตุการณ์ล่าสุด บางทีผู้บริจาคได้รับรางวัลหรือได้รับการส่งเสริม รู้สึกอิสระที่จะเพิ่มบางสิ่งบางอย่างเกี่ยวกับเรื่องนี้ลงในจดหมายของคุณ
ระบบบันทึกผู้บริจาคที่ดี จะเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดของคุณเมื่อพูดถึงระดับความเป็นส่วนตัวนี้ ระบบส่วนใหญ่แม้แต่คนที่มีต้นทุนต่ำมีความสามารถในการจับข้อมูลปัจจุบันเกี่ยวกับผู้บริจาคของคุณ
เมื่อไหร่ที่พวกเขาให้ล่าสุด? พวกเขาอาสา? เมื่อครั้งสุดท้ายที่ผู้บริจาคได้ติดต่อกับองค์กรของคุณและลักษณะการปฏิสัมพันธ์นั้นเป็นอย่างไร
ถ้าเป็นผู้บริจาคครั้งแรกให้ส่งแพคเกจต้อนรับและเชิญผู้บริจาคไปสมัครรับจดหมายข่าวและประกาศต่างๆ
ถ้าขอบคุณผู้บริจาคเป็นเวลานานให้พิจารณา บันทึกที่เขียนด้วยลายมือ แทนที่จะเป็นจดหมายอย่างเป็นทางการหรือ อีกวิธีหนึ่งในการพูดขอบคุณ
03 - ประสานงานกับธีมแคมเปญ
ร่างร่างจดหมายขอบคุณเมื่อเขียนเนื้อหาการระดมทุนของคุณ คิดว่าเป็นส่วนหนึ่งของแพคเกจแคมเปญของคุณ ถ้าการบริจาคเป็นไปตามมาตรการกระตุ้นอื่น ๆ ... บางทีเหตุการณ์ที่คุณได้สร้างขึ้น ... เกี่ยวกับตัวอักษรในเหตุการณ์นั้น
วงกลมเต็มรูปแบบกลับไปอุทธรณ์ช่วยเพิ่มความเหนียวแน่นของชื่อองค์กรของคุณในใจผู้บริจาค นอกจากนี้ยังเป็นการสร้างความมั่นใจแก่ผู้บริจาค
หากการบริจาคเป็นไปตามคำอุทธรณ์ทางอีเมลเฉพาะให้พัฒนา หน้า Landing Page ที่โพสต์บริจาค ในเว็บไซต์ของคุณโดยเฉพาะสำหรับผู้บริจาคเหล่านั้น
ทั่วไปออกไปแล้ว ความจำเพาะกับสิ่งที่ผู้บริจาคเห็นว่าจำเป็นต้องให้เขาเป็นสิ่งที่จำเป็น ตัวอย่างเช่นถ้าผู้บริจาคบริจาคเพื่อช่วยเหลือผู้ประสบภัยแผ่นดินไหวให้ตรวจสอบว่าคำขอบคุณหมายถึงสถานการณ์นั้น
04 - ใช้เรื่องราวเพื่อเชื่อมโยงผู้บริจาคกับผลลัพธ์
ทำให้ผู้บริจาคของคุณเป็นวีรบุรุษของเรื่องราวเหล่านั้น เขาหรือเธอทำให้เรื่องราวนั้นเป็นไปได้ จัดเก็บเรื่องราวเรื่องราวเกี่ยวกับสิ่งที่ดีไว้ใจให้กับองค์กรการกุศลของคุณ จากนั้นตั้งค่าสำเนาของสำเนาโดยใช้เรื่องราวเหล่านั้นและปล่อยลงในจดหมายขอบคุณของคุณตามความเหมาะสม
การเปลี่ยนเรื่องราวมักจะทำให้ตัวอักษรของคุณสดขึ้นและทำให้สามารถส่งจดหมายจำนวนมากได้ง่ายขึ้นโดยไม่ต้องทำให้ทุกอย่างสมบูรณ์แบบใหม่
แม้ว่าคุณจะให้บริการผู้ที่อยู่ในสถานการณ์ที่มีความละเอียดอ่อนและคุณจำเป็นต้องปกป้องตัวตนของพวกเขา แต่ก็มี วิธีบอกเล่าเรื่องราวของตน โดยไม่กระทบต่อข้อมูลส่วนบุคคล
05 - มีคนจริงลงลายมือชื่อคุณ
06 - เพิ่มโน้ตส่วนตัวที่เขียนไว้ด้วยมือ
การกล่าวถึงเหตุการณ์ล่าสุดที่ผู้บริจาคเข้าร่วมจะเตือนผู้บริจาคถึงประสบการณ์ที่น่ารื่นรมย์และเพิ่มความถูกต้องในบันทึกนี้ ลองพิจารณาการเขียนงานปาร์ตี้กับอาสาสมัครที่สามารถเขียนโน้ตตัวอักษรหรือแนบบันทึกย่อที่โพสต์ไว้กับข้อความที่เขียนด้วยลายมือ
07 - รวมซองจดหมายตอบ
ผู้บริจาคหลายคนเก็บซองจดหมายไว้และใช้เป็นของขวัญในภายหลัง ... หรือแม้แต่ในทันที Andrew Olsen จาก Fundraising Fundamentals กระตือรือร้นที่จะรวมซองจดหมายตอบในจดหมายขอบคุณ เขาได้พบองค์กรการกุศลที่ใช้กลวิธีนี้สำหรับผู้บริจาคใหม่แล้วมีอัตราการแปลงของขวัญเป็นอันดับที่ 2 ซึ่งสูงกว่าองค์กรที่ไม่รวมพวกเขาถึง 8% -12%
08 - ใช้ตัวอักษรเป็นใบเสร็จรับเงินภาษี
จดหมายขอบคุณวันนี้มักจะรวมถึงการเปิดเผยข้อมูลที่เหมาะสมในแต่ละครั้งที่ผู้บริจาคให้ไม่ว่าออนไลน์โดยการตรวจสอบหรือผ่านการ ให้รายเดือน
เป็นการดีที่จะให้สรุปการให้สำหรับปีที่ต้นปีหน้าในช่วงเวลาที่ผู้บริจาคมักจะเตรียมการ คืนภาษี เพียงแค่จำไว้ว่า ใบเสร็จรับเงินไม่ใช่คำขอบคุณ ใบเสร็จรับเงินควรเป็นส่วนย่อยของจดหมาย
09 - เชิญมีส่วนร่วมมากขึ้น
ในโลกปัจจุบันที่คุณอาจเรียกร้องเงินบริจาคจากผู้คนทั่วโลกการมีส่วนร่วมสามารถทำได้ผ่าน สื่อสังคมออนไลน์ กระตุ้นให้ผู้บริจาคของคุณติดตามองค์กรของคุณบน Facebook และ Twitter หรือ เครือข่ายสังคมอื่น ๆ ที่คุณเข้าร่วม
เนื่องจากไม่มีการเชื่อมโยงหลายมิติในจดหมายที่ส่งทางไปรษณีย์ให้ระบุที่อยู่เว็บไซต์ของคุณแล้วตรวจสอบให้แน่ใจว่าปุ่มสื่อสังคมออนไลน์ของคุณหาได้ง่าย
รวมคำเชิญที่ชัดเจนเพื่อเข้าชมเว็บไซต์และคลิกที่ปุ่มเหล่านั้นและลงทะเบียนรับจดหมายข่าวทางอีเมลหรือการติดต่อสื่อสารอื่น ๆ ของคุณ ไอคอนสื่อสังคมออนไลน์เป็น องค์ประกอบที่สำคัญที่สุด ในเว็บไซต์การกุศลของคุณ
10 - เพิ่มโพสต์สคริปต์และแจ้งข้อมูลการติดต่อ
สำหรับ PS ของจดหมายขอบคุณคุณอาจต้องการอ้างอิงถึงเรื่องราวที่คุณให้ไว้อีกครั้ง ("Michael and Jane มีความปลอดภัยและมีความสุขเพราะคุณ") หรือใส่ข้อมูลการติดต่อที่สำคัญที่นั่น
ผู้บริจาคควรมีชื่อหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลของบุคคลในองค์กรที่สามารถติดต่อกับคำถามได้ การบริการลูกค้า มีความสำคัญสำหรับงานที่ไม่หวังผลกำไรเช่นเดียวกับธุรกิจดังนั้นช่วยให้ผู้บริจาคสามารถหาคนจริงๆได้หากมีปัญหา