กำหนดการประชุมตัวอย่างสำหรับการประชุมคณะกรรมการที่ปรึกษาครั้งแรกของคุณ

วาระการประชุมตัวอย่างนี้ช่วยให้สามารถจัดประชุมได้

หลังจาก การหาคนมาทำหน้าที่ในคณะกรรมการที่ปรึกษาของคุณ การส่งจดหมายเชิญ และการเลือกสมาชิกคณะกรรมการถึงเวลาที่จะเริ่มต้นการวางแผนการประชุมคณะกรรมการที่ปรึกษาครั้งแรก กุญแจสำคัญในการทำให้คณะกรรมการที่ปรึกษาของคุณออกไปเริ่มต้นที่เหมาะสมคือการเริ่มต้นโดยที่คุณตั้งใจจะก้าวต่อไป

คุณได้รับการพิจารณาอย่างมากกับสิ่งที่คุณหวังว่าจะ ได้รับจากการมีคณะกรรมการที่ปรึกษา และคอยคำแนะนำและความเชี่ยวชาญที่สมาชิกคณะกรรมการที่ปรึกษาของคุณสามารถให้ในด้านต่างๆของธุรกิจของคุณเช่น การจัดการ การตลาดการ บัญชี , พนักงาน , บริการลูกค้า , เทคโนโลยีเป็นต้น

ดังนั้นคุณต้องการให้แน่ใจว่าสิทธิในการประชุมครั้งแรกนี้คุณให้คณะกรรมการที่ปรึกษาของคุณมีส่วนร่วม

วางแผนการประชุมรอบปัญหาหรือหัวข้อสนทนา

การประชุมครั้งแรกของคุณเช่นเดียวกับการประชุมคณะกรรมการที่ปรึกษาทั้งหมดของคุณจะต้องมีการวางแผนล่วงหน้าสำหรับคำถามหรือปัญหา คุณอาจพบปัญหานี้ได้ง่ายที่สุดในการระบุปัญหาเป็น เป้าหมาย ตัวอย่างเช่น "เราต้องการ เพิ่มยอดขายของเราขึ้น 25% ในไตรมาสถัดไปเราอาจทำเช่นนี้ได้อย่างไร" หรือคุณอาจระบุหัวข้อสำหรับการสนทนาโดยทั่วไปมากขึ้น: "เราจะ ลดต้นทุนทางธุรกิจได้ อย่างไร" หรือ "เราจะ เพิ่มผลผลิตได้ อย่างไรหรือจะ ปรับปรุงการให้บริการลูกค้าได้ อย่างไร?"

รวบรวมวัสดุพื้นหลังที่เกี่ยวข้อง

เมื่อคุณตัดสินใจในหัวข้อการอภิปรายแล้วก็ถึงเวลาที่จะรวบรวมเนื้อหาที่สมาชิกคณะกรรมการที่ปรึกษาของคุณต้องการ

เนื่องจากนี่เป็นการประชุมคณะกรรมการที่ปรึกษาครั้งแรกคุณควรจะรวม แผนธุรกิจ และเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อการอภิปรายเช่นแผนภูมิกราฟและแผ่นข้อมูลที่อธิบายถึงพื้นฐานของหัวข้อการอภิปราย

ถ้าเป็นไปได้คุณควรส่งสำเนาเอกสารเหล่านี้ให้กับสมาชิกคณะกรรมการที่ปรึกษาทั้งหมดสองสัปดาห์ล่วงหน้าพร้อมกับสำเนาวาระการประชุม

สร้างวาระการประชุม

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของวาระการประชุม (มีความคิดเห็นเกี่ยวกับการจัดการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ) ซึ่งคุณอาจต้องการใช้สำหรับการประชุมคณะกรรมการที่ปรึกษาครั้งแรกของคุณ

ขอให้สังเกตว่าแต่ละวาระจะหมดเวลา การสร้างตารางเวลาในการประชุมของคุณและการเกาะติดเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมของคุณไม่ได้รับจมลงและช่วยกระตุ้นการอภิปรายในหัวข้อ

จัดให้มีการจัดทำรายงานการประชุม

นอกจากนี้คุณยังต้องการจัดเตรียมบันทึกการประชุม อย่าพยายามทำเช่นนี้ด้วยตัวคุณเอง คุณต้องสามารถเข้าร่วมได้อย่างเต็มที่และการฟังและการให้ความช่วยเหลือเป็นอย่างดีเป็นงานที่เต็มเวลา ถ้าคุณไม่มีใครสามารถเข้ารับฟังและทำหน้าที่เป็นเลขานุการได้โปรดขออนุญาตจากสมาชิกคณะกรรมการที่ปรึกษาของคุณเพื่อบันทึกการประชุม

มีเครื่องดื่มให้บริการ

มีเครื่องดื่มให้บริการเป็นความคิดที่ดี กาแฟชาน้ำน้ำผลไม้และ อาหารว่างเพื่อสุขภาพ เช่นผลไม้หรือมัฟฟินส์เป็นสัมผัสที่ดีและยินดีต้อนรับทุกคนในที่ประชุม หลังจากการประชุมครั้งแรกคุณจะรู้สึกถึงความต้องการของผู้เข้าร่วมประชุมสำหรับเครื่องดื่มและอาหารว่างและสามารถวางแผนได้ตามความเหมาะสมสำหรับการประชุมครั้งต่อไป

ผ่อนคลาย!

เหนือสิ่งอื่นใดอย่าหงุดหงิดเกี่ยวกับงานนำเสนอของคุณ คุณมี ส่วนร่วมในวิสัยทัศน์ และความหวังสำหรับ บริษัท ของคุณและขอคำแนะนำไม่ให้ใครประทับใจกับผลงานนำเสนอมัลติมีเดีย

เป้าหมายในระยะยาวของคุณคือการสร้างความเชื่อมั่นในการทำงานกับคณะกรรมการที่ปรึกษาของคุณดังนั้นมุ่งเน้นไปที่การทำให้สมาชิกคณะกรรมการที่ปรึกษาของคุณรู้สึกว่าพวกเขาได้รับฟังและพวกเขามีส่วนร่วมในการบริหารจัดการ บริษัท ของคุณ - และรอคอยการประชุมครั้งต่อไปของคณะกรรมการ

ฉันได้รวมความคิดเห็นไว้ในวาระการประชุมคณะกรรมการที่ปรึกษาเรื่องนี้ตัวอย่างเพื่อช่วยแนะนำคุณตลอดกระบวนการประชุม คุณสามารถคัดลอกส่วนนี้ลงใน Word, Excel หรือเอกสารสำนักงานได้โดยตรงโดยการเลือกข้อความและใช้การคัดลอก / วาง (โดยใช้ Windows ให้เค้าโครงข้อความที่ต้องการเลือกโดยใช้เมาส์) , และกด CTRL-C เพื่อคัดลอกและ CTRL-V เพื่อวาง)

ชื่อ บริษัท ของคุณ - (กรอกข้อมูล)

ระเบียบวาระการประชุม

วันที่ - (กรอกข้อมูล)

สถานที่ - (กรอกข้อมูล)

เวลาเริ่มต้น / สิ้นสุด	กิจกรรม
10:00 - 10:05 น	แนะนำ (สมมติว่าสมาชิกของคณะกรรมการที่ปรึกษาของคุณยังไม่เคยพบมาแนะนำตัวคุณเองและสมาชิกในคณะกรรมการทั้งหมดโดยสรุปเค้าโครงเรื่องความเชี่ยวชาญของพวกเขา)
10:05 - 10:10 น	ทำไมต้องเป็นคณะกรรมการที่ปรึกษา? (คำกล่าวสั้น ๆ เกี่ยวกับวิธีการที่คุณเห็นคณะกรรมการที่ปรึกษาดำเนินงานและผลงานที่คุณหวังว่าคณะกรรมการที่ปรึกษาสามารถมอบให้กับ บริษัท ของคุณรวมถึงรายละเอียดต่างๆเช่นความถี่ที่คณะกรรมการจะได้พบ)
10:10 - 10:20 น	คำถาม (ถ้ามี) ถ้าไม่มีให้ถามสมาชิกในคณะกรรมการว่าพวกเขาเห็นว่าคณะกรรมการที่ปรึกษาปฏิบัติอย่างไรและหวังว่าจะมีส่วนร่วมอย่างไร)
หัวข้อสนทนา: (ใส่คำถาม / คำติชมปัญหาที่นี่)
10:20 - 10:25 น	การนำเสนอหัวข้อสนทนา (เค้าร่างประวัติความเป็นมาของหัวข้อและวิธีการที่มีผลต่อ บริษัท ในปัจจุบันละเว้นการให้มุมมอง / แนวทางแก้ไขของคุณ ณ จุดนี้)
10:25 - 11:35 น	การสนทนา (คุณต้องการเก็บความคิดที่ไหลในขั้นตอนนี้อย่าปฏิเสธหรือยกเลิกแนวคิดในตอนนี้อย่าให้แนวคิด / การดูของคุณมีส่วนร่วมด้วย)
11:35 - 11:50 น	ข้อเสนอ / มติ (การประเมินความคิดที่กลุ่มได้ยินและเลือก "โซลูชัน" ที่ดีที่สุด)
11:50 - 11:55 น	สรุป (สรุปหัวข้อการสนทนาและผลลัพธ์ของกลุ่มและบอกสิ่งที่คุณวางแผนจะทำ)
11:55 น	การเลื่อน

วันที่จะมีการประชุมครั้งถัดไป - (กรอกข้อมูล)

ถ้าคุณใช้ตารางเวลานี้เป็นช่วงเวลาที่ดีที่จะพาคณะกรรมการที่ปรึกษาของคุณไปรับประทานอาหารกลางวันที่ดี (โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากไม่ได้รับอาหารว่างในระหว่างการประชุม) จำไว้ว่าการประชุมสิ้นสุดลงแล้วและมื้อกลางวันควรเป็นโอกาสทางสังคมเป็นหลัก

จัดให้มีการประชุมสั้น ๆ

คุณไม่ควรมีการประชุมคณะกรรมการที่ปรึกษาที่ทำงานนานกว่าสองชั่วโมง สองชั่วโมงนานพอสำหรับคนส่วนใหญ่ที่ให้ความสำคัญกับงานที่มีอยู่

เริ่มต้นการประชุมในอนาคตด้วยการทบทวนหัวข้อก่อนหน้าของการสนทนา

ในการประชุมในอนาคตคุณควรเริ่มต้นด้วยการทบทวนสิ่งที่คุณได้ทำเกี่ยวกับหัวข้อที่ได้กล่าวถึงการประชุมครั้งล่าสุดและเชิญความคิดเห็นของสมาชิกคณะกรรมการที่ปรึกษาของคุณเกี่ยวกับการกระทำของ บริษัท ของคุณ

เนื่องจาก "พบปะและทักทาย" ไม่เป็นไปตามที่กำหนดคุณอาจต้องการมีหัวข้อสนทนาสองหัวข้อในที่ประชุมคณะกรรมการที่ปรึกษาในอนาคตของคุณ คุณอาจมีสามแบบถ้าคิดว่าพอดีกับรูปแบบสองชั่วโมง แต่คุณไม่ควรมีมากกว่าสาม