จะทำอย่างไรก่อนเกิดปัญหา
อะไรคือระบบของคุณสำหรับการจัดการเรื่องร้องเรียน?
เพื่อให้การจัดการกับข้อร้องเรียนง่ายขึ้นคุณควรมีระบบที่จะช่วยให้ผู้เช่าสามารถปฏิบัติตามได้เมื่อต้องแจ้งเตือนคุณถึงคำขอบำรุงรักษา
คุณสามารถไปได้สองวิธีดังนี้
- คำขออย่างเป็นทางการ: เจ้าของบ้านบางแห่งต้องการให้ผู้เช่ายื่นคำร้องขอบำรุงรักษาผ่านขั้นตอนอย่างเป็นทางการ กระบวนการนี้ควรได้รับการสะกดอย่างชัดเจนเป็นส่วนหนึ่งของ สัญญาเช่า
กระบวนการนี้มักเกี่ยวข้องกับการเขียนคำขอบางประเภท คำขอมักประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้:- ชื่อผู้เช่า
- ที่อยู่
- หมายเลขหน่วย
- หมายเลขโทรศัพท์
- วันที่ยื่นคำร้อง
- ประเภทของการร้องเรียน
- คำอธิบายของการร้องเรียน
- คำขอพิเศษ
- แบบฟอร์มออนไลน์ - หากคุณมีเว็บไซต์สำหรับ การลงทุนในอสังหาริมทรัพย์ ของคุณคุณอาจต้องการเพิ่มพื้นที่สำหรับขอรับการบำรุงรักษา ผู้เช่าก็จะต้องไปที่เว็บไซต์ของคุณกรอกแบบฟอร์มและกดส่ง
หรือ - แบบฟอร์มกระดาษ - นี่จะเป็นสำเนายากที่ผู้เช่าอาจจะสแกนและส่งอีเมลถึงคุณแฟกซ์ส่งมอบหรือจัดวางในกล่องจดหมายที่คุณได้จัดทำขึ้นสำหรับคำขอดังกล่าว
ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามี ขั้นตอนฉุกเฉิน ในสถานที่ที่ผู้เช่ามีความสามารถในการติดต่อกับคุณผู้จัดการทรัพย์สินหรือช่างซ่อมหลังจากเวลาทำการปกติในกรณีที่มีคำขอบำรุงรักษาซึ่งจำเป็นต้องให้ความสนใจเช่นท่อระเบิดหรือขาดความร้อนในฤดูหนาว .
- คำขออย่างไม่เป็นทางการ: อีกหนึ่งทางเลือกสำหรับเจ้าของบ้านคือคำขอที่ไม่เป็นทางการ เมื่อมีคำขอประเภทนี้เมื่อผู้เช่ามีปัญหาด้านการบำรุงรักษาพวกเขาก็จะโทรหาคุณหรือส่งอีเมลถึงคุณทั้งนี้ขึ้นอยู่กับรูปแบบที่คุณต้องการในการติดต่อสื่อสารและอธิบายสถานการณ์ คำขอโทรศัพท์จะเกิดขึ้นในช่วงเวลาทำการปกติที่คุณตั้งไว้ยกเว้นกรณีฉุกเฉินซึ่งในกรณีดังกล่าวพวกเขาจะปฏิบัติตามขั้นตอนฉุกเฉินที่คุณมีอยู่
ใครจะเป็นผู้รับผิดชอบการบำรุงรักษา?
คุณต้องตัดสินใจว่าใครจะเป็นผู้ดูแลเรื่องการร้องเรียนและการร้องขอการบำรุงรักษาดังนั้นคุณจึงไม่รู้สึกผิดหวังเมื่อมีการร้องเรียนมาผู้เช่าจะต้องรู้ว่าควรติดต่อใครเมื่อมีปัญหา
- คุณ : คุณจะรับผิดชอบในการจัดการคำขอการบำรุงรักษาหรือไม่? คุณรู้สึกสบายใจที่ผู้เช่าติดต่อคุณสำหรับคำขอดังกล่าวหรือไม่? คุณพอใจที่จะเข้าไปในอพาร์ตเมนต์ของผู้เช่าสำหรับคำขอดังกล่าวหรือไม่? คุณมีฐานความรู้และทักษะในการจัดการประปาและซ่อมแซมไฟฟ้าหรือคุณจะต้องจ้างผู้เชี่ยวชาญหรือไม่?
หากคุณตัดสินใจว่าคุณจะต้องใช้เวลาในการบำรุงรักษาด้วยตนเองคุณต้องรับทราบชุดทักษะของคุณ ในขณะที่คุณอาจทราบวิธีการแก้ไขไม้ที่ปิดวาล์วน้ำหลักและพื้นกระเบื้องคุณรู้วิธีการต่อ ท่อ หรือติดตั้งเครื่องตรวจจับควันไฟแบบเดินสาย? เป็นสิ่งสำคัญที่คุณเข้าใจข้อ จำกัด ของคุณตั้งแต่ต้นเพื่อให้คุณสามารถวางแผนได้อย่างเหมาะสมสำหรับการซ่อมที่คุณไม่สามารถจัดการได้ด้วยตัวคุณเอง - ผู้จัดการทรัพย์สิน : คุณจะจ้างผู้จัดการทรัพย์สินเพื่อดูแลคำขอการบำรุงรักษาหรือไม่? ถ้าคุณไม่รู้สึกสบายใจในการบำรุงรักษาหรือไม่ต้องการใส่ใจกับพวกเขาคุณสามารถจ้าง บริษัท จัดการทรัพย์สินให้ทำเช่นนั้นได้ พวกเขาทั้งสองจะมีทีมที่มีทักษะของ Handymen พนักงานหรือจะจ้างผู้รับเหมาภายนอกเพื่อดำเนินการตามคำขอเหล่านี้ แม้ว่าจะเป็นตัวเลือกที่มีราคาแพงกว่า แต่ก็ช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการบำรุงรักษาและประหยัดค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเวลาที่คุณสามารถจัดสรรให้กับความพยายามที่มีประสิทธิผลมากขึ้น
- คนอื่น : ในกรณีที่คุณไม่มีทักษะความรู้หรือความปรารถนาที่จะจัดการกับ ข้อร้องเรียนของ ตัวเองและไม่ต้องการใช้จ่ายเงินเพื่อจ้าง บริษัท จัดการทรัพย์สินให้ทำเช่นนั้นคุณจะไม่สามารถปล่อยให้ทรัพย์สินของคุณตกอยู่ในความระส่ำระสาย คุณต้องมีคนดูแลปัญหาเหล่านี้ ด้วยตัวเลือกนี้คุณจะไม่จ่ายเงินรายได้ให้ใครบางคน; ค่อนข้างคุณจะจ่ายให้พวกเขาดูแลปัญหาแต่ละขณะที่มันเกิดขึ้น
คุณต้องทำวิจัยและหาช่างซ่อมและผู้รับเหมาในพื้นที่ของคุณ คุณจะต้องมองหา:
- Handyman - ใครจะเป็นผู้ดำเนินการซ่อมแซมพื้นฐาน
- ช่างไฟฟ้า - ใครจะดูแลปัญหาทางไฟฟ้า
- ช่างประปา - ใครสามารถจัดการกับท่อระบายน้ำและปัญหา
- ช่วงค่ำและวันหยุดสุดสัปดาห์ - ตรวจสอบว่าคุณรู้ชั่วโมงที่บุคคลเหล่านี้พร้อมให้บริการ หากไม่สามารถใช้งานได้ในเวลาอื่น ๆ คุณต้องให้แน่ใจว่าคุณมีผู้ที่อยู่ คุณไม่ต้องการเมามันค้นหาช่างซ่อมสำรองเมื่อคุณฮันนีมูนในฮาวายตอน 2 โมงเช้า
- หมายเลขติดต่อเหตุฉุกเฉิน - แจ้งหมายเลขท้องถิ่นของกองดับเพลิงสถานีตำรวจและศูนย์ควบคุมพิษ