เพิ่มโอกาสของความสำเร็จ
ก่อนที่จะเรียนรู้วิธีจัดการข้อร้องเรียนเกี่ยวกับผู้เช่านี่เป็นข้อควรระวังสองประการ :
- สถานการณ์ทุกอย่างเป็นเอกลักษณ์ : คนมีบุคลิกที่แตกต่างกันและจุดที่แตกต่างกันดังนั้นจึงอาจเป็นเรื่องยากที่จะวัดว่าบุคคลจะทำปฏิกิริยาเมื่อพบกับความขัดแย้ง
- อย่าใส่ตัวเองในสถานการณ์ที่คุณรู้สึกไม่ปลอดภัย: ถ้าคุณรู้สึกว่าความปลอดภัยของคุณกำลังตกอยู่ในอันตรายคุณจำเป็นต้องถอดตัวเองออกจากสถานการณ์ หวังว่าจะไม่ได้รับไปยังจุดนี้ แต่ถ้ามันไม่คุณจะต้องได้รับไปและปรึกษาเจ้าหน้าที่ที่เหมาะสมถ้าจำเป็น ไม่มีเหตุผลที่จะทำให้ชีวิตหรืออาชีพของคุณตกอยู่ในอันตรายเนื่องจากความขัดแย้งของผู้เช่า
5 ขั้นตอนในการจัดการเรื่องร้องเรียนของผู้เช่าได้สำเร็จ
มีสิ่งที่ไม่มีที่สิ้นสุดที่ผู้เช่าสามารถร้องเรียนได้ ไม่ว่าคุณจะร้องเรียนเรื่องใดคุณไม่ควรเปลี่ยนลักษณะที่คุณเป็นเจ้าของบ้านตอบสนองต่อการร้องเรียน
การทำความเข้าใจสงบและเป็นมืออาชีพจะมีผลกระทบอย่างมากต่อความสามารถในการแก้ไขปัญหาได้สำเร็จ แม้ว่าคุณอาจจะต้องปรับเปลี่ยนการตอบสนองเล็กน้อยขึ้นอยู่กับประเภทของการร้องเรียน แต่คุณควรดำเนินการตามขั้นตอนบางอย่าง
ขั้นตอนที่ 1: รับฟังการร้องเรียน
วิธีหนึ่งที่จะประสบความสำเร็จในการแก้ปัญหาคือการฟังสิ่งที่ผู้เช่าของคุณกำลังบอกคุณ
การให้ความเคารพและความเข้าใจเกี่ยวกับปัญหาของผู้เช่าอาจช่วยให้ความสงบของผู้เช่าและช่วยให้คุณสามารถรับมือกับปัญหาได้ดีขึ้น
ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องระวังการรั่วซึมของหลังคาขนาดเล็กที่เกิดขึ้นในห้องน้ำเมื่อมีฝนตกหนัก หากผู้เช่าโทรมาบอกคุณว่ามีการรั่วไหลในห้องน้ำคุณอาจยกเลิกการเป็นรอยร้าวที่คุณทราบอยู่แล้วว่าจำเป็นต้องมีการแก้ไข
อย่างไรก็ตามหากคุณไม่ได้ถามคำถามเกี่ยวกับตำแหน่งที่แน่นอนของการรั่วไหลและความแรงของการไหลของน้ำคุณจะไม่ทราบว่านี่ไม่ใช่การรั่วไหลที่คุณรู้อยู่แล้วว่าเป็นจริงแล้วคือท่อระเบิดที่ต้องใช้ ได้รับการแก้ไขทันที ดังนั้นคุณควรฟังอย่างระมัดระวังเพื่อร้องเรียนที่ถูกต้องของผู้เช่าและสอบถามตามคำถามเพื่อให้คุณทราบว่าเกิดอะไรขึ้น
ขั้นตอนที่ 2: พร้อมใช้งาน
หากผู้เช่ารู้สึกราวกับว่าคุณไม่สามารถใช้ได้พวกเขาจะผิดหวังได้ง่าย นี้ไม่ได้บอกว่าผู้เช่าควรจะสามารถเข้าถึงคุณได้ตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันในสัปดาห์
คุณควรมีเวลาทำการปกติเมื่อผู้เช่าสามารถติดต่อคุณได้เช่น 9.00 น. ถึง 18.00 น. ในวันธรรมดา ในช่วงเวลาเหล่านี้คุณควรตอบสนองต่อการโทรศัพท์หรืออีเมลของผู้เช่า
คุณควรแจ้งให้ทราบว่าผู้เช่าไม่ควรติดต่อคุณนอกเวลาเหล่านี้ยกเว้นกรณีฉุกเฉิน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้มีการ วางแผนฉุกเฉิน ไว้ในสถานที่ของคุณเพื่อให้ผู้เช่าของคุณรู้ว่าอะไรที่ถือเป็นเหตุฉุกเฉินที่แท้จริงและสิ่งที่สามารถรอได้จนถึงเวลาทำการปกติ
ขั้นตอนที่ 3: ร้องเรียนเรื่องที่อยู่ในเวลาอันเหมาะสม
อีกหนึ่งปัจจัยสำคัญคือคุณตอบสนองต่อปัญหาของผู้เช่าได้อย่างรวดเร็วเพียงใด ขึ้นอยู่กับความรุนแรงของการร้องเรียนของคุณคุณไม่จำเป็นต้องลดทุกอย่างเพื่อแก้ไขปัญหา แต่คุณต้องแก้ไขปัญหาภายในระยะเวลาที่เหมาะสม
ต้องมีการรั่วไหลหรือล็อคประตูหน้าเสียก่อนในขณะที่สิ่งต่างๆเช่นตู้ห้องครัวที่ร้าวหรือแผ่นแตกอาจรอสองถึงสามวัน
ขั้นตอนที่ 4: แสดงความกังวลของแท้
การขจัดความกังวลของผู้เช่าเป็นวิธีที่รวดเร็วในการสร้างความเป็นปรปักษ์ ไม่ว่าคุณรู้สึกอย่างไรกับการร้องเรียนที่ถูกต้องคุณต้องทำให้รู้สึกว่าการร้องเรียนเป็นสิ่งสำคัญและคุณจะทำทุกอย่างตามที่คุณต้องการเพื่อแก้ไขปัญหาโดยเร็วที่สุด คุณต้องการให้ผู้เช่ารู้สึกว่าคุณอยู่เคียงข้างพวกเขามากกว่าการเป็นซวยของเจ้าของบ้านที่ชั่วร้าย
ขั้นที่ 5: เป็นมืออาชีพ
คุณต้องปฏิบัติตนอย่างมืออาชีพเสมอ นี่เป็นธุรกิจของคุณและคุณไม่สามารถปล่อยให้อารมณ์ขุ่นเคืองกับคำตัดสินของคุณได้
ถ้าผู้เช่ากำลังกรีดร้องอย่ากรีดร้อง อย่าสาปแช่ง อย่าทำให้ตัวเองตกอยู่ในอันตรายตามกฎหมายโดยการข่มขู่หรือใช้ยุทธวิธีเช่นละเลยการบำรุงรักษาหรือเล่นซอกับ สาธารณูปโภค ของผู้เช่า
คุณเป็นผู้รับผิดชอบในการรักษาความเย็นตลอดเวลา
ประเภทของข้อร้องเรียนทั่วไปของผู้เช่า:
รายการนี้ไม่ครอบคลุมเกี่ยวกับข้อร้องเรียนที่ผู้เช่าของคุณอาจมี แต่จะเป็นตัวแทนของเจ้าของปัญหาที่พบมากที่สุดที่ต้องจัดการด้วย
- Noisy Neighbors
- ปัญหาการบำรุงรักษา
- ปัญหาศัตรูพืช
- ปัญหาสัตว์เลี้ยง
- ความสะอาดของทรัพย์สิน / ผู้เช่า