ระบบจัดเก็บข้อมูลธุรกิจที่ใช้งานง่าย

แม้ในโลกดิจิทัลนี้ก็น่าแปลกใจเท่าใดธุรกิจกระดาษที่บ้านสามารถสะสม ยิ่งไปกว่านั้นยังมีธุรกิจติดตามบ้านอยู่มากมายจากบัญชีการเงินกลยุทธ์ด้านการตลาดโครงการลูกค้าและอื่น ๆ อีกมากมาย เป็นสิ่งสำคัญในการพัฒนาระบบขององค์กรในช่วงต้นธุรกิจของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้เมื่อต้องการ

สิ่งที่คุณต้องบันทึกและจัดระเบียบ

ในระดับหนึ่งรายการที่คุณต้องพัฒนาระบบการจัดเก็บจะขึ้นอยู่กับธุรกิจของคุณมาก

ตัวอย่างเช่นหากคุณขายผลิตภัณฑ์ที่เป็นรูปธรรมคุณจะต้องมีบางอย่างที่ติดตามพื้นที่โฆษณาของคุณ อย่างไรก็ตามนี่คือรายการทั่วไปของรายการที่คุณต้องติดตามในธุรกิจที่บ้าน:

• แผนธุรกิจและการตลาด
• เอกสารทางกฎหมาย (เช่น LLC เอกสาร, ใบอนุญาตประกอบธุรกิจและการจดทะเบียนทรัพย์สินทางปัญญา, สัญญา)
• รายชื่อติดต่อ (มืออาชีพลูกค้าผู้ขายผู้ให้บริการ ฯลฯ )
• ข้อมูลทางการเงิน (งบกำไรขาดทุนงบดุลเจ้าหนี้การค้า / ลูกหนี้)
• ภาษี
• ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ (รายรับ)
• โครงการ

นอกจากรายการนี้แล้วคุณยังต้องการเพิ่มรายการเฉพาะสำหรับธุรกิจของคุณ

ระบบการจัดธุรกิจหลักของคุณ

คุณจะใช้วิธีต่างๆในการจัดเก็บและจัดการเอกสารและข้อมูลสำคัญอื่น ๆ ปัจจัยสำคัญคือการเลือกวิธีที่ดีที่สุดสำหรับคุณ ทุกคนมีวิธีการคิดและการจัดการที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่นสำหรับบางคนการจัดระเบียบไฟล์ตามลำดับตัวอักษรจะเป็นเรื่องง่าย แต่สำหรับคนอื่น ๆ การจัดระเบียบตามวันที่ทำได้ง่ายขึ้น

หากคุณไม่แน่ใจว่าอะไรจะดีที่สุดสำหรับคุณให้ลองวิธีหนึ่งและถ้าคุณพยายามที่จะรักษามันเอาระบบที่แตกต่างกัน ต่อไปนี้คือสามวิธีในการจัดระเบียบไฟล์และข้อมูลของคุณ:

ระบบจัดเก็บข้อมูลแบบง่าย

สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่สร้างเอกสารมากเกินไประบบเครื่องผูกเป็นตัวเลือกที่ดี

นอกจากนี้ยังเหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการมีทุกอย่างในที่เดียวหรือต้องการข้อมูลเป็นอุปกรณ์เคลื่อนที่ ระบบเครื่องผูกใช้เครื่องยึดเกาะขนาดใหญ่สามชั้นแผ่นป้องกันและส่วนแบ่ง

ใช้ตัวแบ่งส่วนเพื่อจัดเรียงประเภทธุรกิจของคุณเช่นคำสั่งซื้อที่รอดำเนินการคำสั่งซื้อที่สมบูรณ์แบบสำเนาต้นแบบของรูปแบบต่างๆ ... ฯลฯ จากนั้นคุณจะเริ่มเก็บไฟล์ในแผ่นป้องกัน เมื่อเครื่องผูกได้รับเต็ม - ในตอนท้ายของสัปดาห์เดือนหรือสามเดือน - จะถึงเวลาที่จะล้าง คุณจะถ่ายโอนไฟล์คำสั่งซื้อของลูกค้าและบันทึกข้อมูลทางประวัติศาสตร์อื่น ๆ ไปยังระบบการจัดเก็บเอกสารแบบดั้งเดิมซึ่งจะสะท้อนถึงองค์กรผู้จัดทำเอกสารของคุณอย่างใกล้ชิด

ระบบการเก็บข้อมูลแบบดั้งเดิม

ระบบจัดเก็บเอกสารแบบดั้งเดิมใช้ตู้เก็บเอกสารไฟล์แขวนและโฟลเดอร์ manila เกือบทุกธุรกิจในที่สุดจะต้องมีการยื่นแบบนี้เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น มีเอกสารงานมากเกินไปที่สร้างขึ้นเมื่อเวลาผ่านไปเพื่อไม่ให้มีเอกสาร และเนื่องจากบันทึกภาษีต้องเก็บไว้เป็นเวลาเจ็ดปีคุณต้องมีสถานที่เก็บบันทึกเหล่านี้ทั้งหมด ระบบการจัดเก็บแบบดั้งเดิมเหมาะสำหรับรายการที่ต้องเก็บไว้ แต่ไม่สามารถเข้าถึงได้เป็นประจำเช่นภาษีปีก่อนและใบอนุญาตประกอบธุรกิจ ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับเพื่อให้ ระบบการจัดเก็บข้อมูล แบบเดิมของคุณประสบความสำเร็จ:

• ลองนึกถึงประเภทของระบบที่คุณใช้จริง คุณสามารถไปซื้อถั่วเย็นอุปกรณ์สำนักงานและประดิษฐ์ระบบการจัดเก็บที่ซับซ้อนและมีสีสันมากที่สุดในโลก แต่ถ้ามันไม่เหมาะกับสไตล์การทำงานของคุณก็จะเสียเวลาตั้งค่าและเงิน
• สร้างระบบสำหรับจัดการกระดาษของคุณเพื่อให้ได้ "สัมผัส" น้อยที่สุด คุณต้องการหลีกเลี่ยงการกองกระดาษและการจัดการกับแต่ละชิ้นหลายครั้ง แต่พยายามทำงานเพื่อตัดสินใจเกี่ยวกับตำแหน่งของกระดาษที่ต้องใช้ในครั้งแรกที่คุณแตะ
• ตั้งเวลาสำหรับการ ยื่น มันง่ายที่จะหลีกเลี่ยงงานนี้เช่นโรคระบาด แต่มันเป็นสิ่งจำเป็นและจะช่วยให้ธุรกิจของคุณทำงานได้อย่างราบรื่นมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งใบเสร็จรับเงินและรายการอื่น ๆ ที่ใช้ในเวลาภาษีทำให้สิ่งนี้จัดทำให้การจัดเก็บภาษีของคุณง่ายขึ้นมาก

ระบบการจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

โลกดิจิทัลยังไม่ได้ขจัดความจำเป็นในการจัดเก็บกระดาษ แต่ทำให้ข้อมูลการจัดเก็บข้อมูลง่ายขึ้น ระบบดิจิทัลสามารถสร้างส่งและจัดการใบแจ้งหนี้และสามารถติดตามข้อมูลทางการเงินที่บ้านของคุณจากนั้นจะนำเข้าไปในซอฟต์แวร์ภาษีสำหรับการยื่นแบบอิเล็กทรอนิกส์ คุณสามารถสแกนใบเสร็จรับเงินและเก็บไว้ในไฟล์ในคอมพิวเตอร์ของคุณ (แม้ว่าคุณอาจควรเก็บเอกสารไว้ด้วย) ระบบอิเล็กทรอนิกส์สามารถจัดเก็บข้อมูลลูกค้าลูกค้าและโอกาสใน ระบบการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า เพื่อการเข้าถึงอีเมลการเรียกเก็บเงินและอื่น ๆ ได้ง่าย ระบบออนไลน์สามารถใช้เพื่อบันทึกไอเดียของคุณช่วยจัดการโครงการจัดระเบียบข้อมูลหรือการวิจัย

แต่เช่นระบบไฟล์กระดาษระบบการ จัดเก็บข้อมูลดิจิทัล ของคุณต้องมีโครงสร้างองค์กรโดยใช้โฟลเดอร์และไฟล์ที่จัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณหรือ ในระบบคลาวด์ สำหรับการจัดการที่ง่ายที่สุดให้ใช้โครงสร้างและชื่อไฟล์เดียวกันในระบบดิจิทัลของคุณเหมือนกับที่คุณทำในระบบกระดาษของคุณ เพื่อป้องกันไฟล์ดิจิทัลของคุณให้สำรองข้อมูลลงในฮาร์ดไดรฟ์หรือระบบจัดเก็บข้อมูลแบบออนไลน์

การรวมกันของทุกสิ่งข้างต้น

โอกาสที่คุณจะต้องใช้มากกว่าหนึ่งระบบในการจัดการข้อมูลและเนื้อหาทั้งหมดที่คุณต้องการจัดเก็บไว้ในธุรกิจของคุณ ขั้นแรกคุณจะต้องตัดสินใจว่าดีที่สุดสำหรับคุณแล้วใช้งาน ตัวอย่างเช่นคุณอาจมีระบบเครื่องผูกเพื่อช่วยในการจัดการธุรกิจประจำวันของคุณเช่นตารางเวลาการตลาดและสำเนาแบบฟอร์มของคุณ

ระบบแบบดั้งเดิมของคุณสามารถถือครองเอกสารระยะยาวทั้งหมดของคุณเช่นภาษีปีก่อนใบอนุญาตและใบอนุญาตประกอบธุรกิจและการจดทะเบียนทรัพย์สินทางปัญญา คุณสามารถใช้ระบบดิจิทัลเพื่อเก็บไอเดียของคุณเช่น Evernote และติดตามโครงการได้

ในทางกลับกันคุณอาจต้องการเป็นแบบดิจิทัลที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้โดยใช้ รายการสิ่งที่ต้องทำ และ ปฏิทิน ออนไลน์สแกนใบเสร็จรับเงินทั้งหมดในคอมพิวเตอร์ของคุณและใช้ซอฟต์แวร์หรือบริการออนไลน์เพื่อตอบสนองความต้องการด้านการจัดการธุรกิจของคุณทั้งหมด แม้กระนั้นก็ตามคุณยังต้องการระบบจัดการกระดาษที่สร้างขึ้น กุญแจสำคัญคือการหาระบบที่ง่ายสำหรับคุณในการติดและค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการเมื่อคุณต้องการ

อัปเดตกันยายน 2016 Leslie Truex