ตอบโทรศัพท์ของคุณด้วยการทักทายในธุรกิจโทรศัพท์ที่เหมาะสม
ตัวอย่างเช่นเมื่อตอบโทรศัพท์พูดอะไรบางอย่างเช่น "Cypress Technologies การพูดของ Susan ฉันจะช่วยคุณได้อย่างไร?" นี้ไม่เพียง แต่ช่วยให้ผู้โทรทราบว่าพวกเขาได้มาถึงธุรกิจ แต่ทำให้ความรับผิดชอบเกี่ยวกับเขาที่จะตอบคำถามที่ ช่วยประหยัดเวลา ในการสำรวจคำถามเช่น "ไซปรัสเทคโนโลยีนี้" และไม่ได้พูดคุย chit-chat
คิดและจัดลำดับความสำคัญตามที่คุณพูด
การเรียกที่ดีที่สุดในขณะนี้หรือไม่? ธุรกิจโทรศัพท์หลายสายได้รับการสอบถามข้อมูลอย่างรวดเร็วซึ่งสามารถตอบได้ง่ายเช่น "คุณเปิดสายมานานเท่าไร" แต่คนอื่น ๆ เกี่ยวข้องกับคำตอบที่ซับซ้อนและใช้เวลานานมากขึ้น หากเป็นเช่นนั้นให้บอกผู้โทรและถามว่าเมื่อใดที่สะดวกในการโทรหาเธอเพื่อพูดคุยเรื่องนี้
ใช้การถอดความและสรุปเพื่อให้การโทรติดต่อทางโทรศัพท์
หากคุณกำลังพูดกับใครบางคนทางโทรศัพท์ที่ดูเหมือนจะต้องการแชทหรือหลงทางจากจุดนั้นพูดว่า "สิ่งที่ฉันได้ยินคุณพูดคือ ... " หรือ "ประเด็นสำคัญคือ ... " หรือ "เป็น (แทรกสรุป) สรุปที่เป็นธรรมของสิ่งที่คุณกำลังพูด?" เป็นการยากที่จะพูดคุยกับคนที่ปฏิเสธที่จะแชท
ปิดการโทรแต่ละครั้งพร้อมสรุปการกระทำที่คุณและผู้โทรเข้าร่วมด้วย
แม้ว่าจะใช้เวลาไม่กี่วินาทีในกรณีส่วนใหญ่ แต่ก็สามารถประหยัดเวลาได้มากโดยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดและจำเป็นต้องตรวจสอบอีกครั้ง ตัวอย่างเช่นหลังจากการสนทนาระหว่างที่คุณจัด ประชุมกับลูกค้า คุณอาจพูดว่า "ดี
ฉันจะพบคุณที่ออฟฟิศของคุณที่ (แทรกตำแหน่ง) เวลา 10.00 น. ในวันพรุ่งนี้และเราจะไปหาตัวอย่างด้วยกัน "
เก็บแผ่นข้อความด้วยโทรศัพท์เพื่อให้คุณสามารถจดจำรายละเอียดในระหว่างการโทร
นี่ไม่ใช่แค่ การจัดการเวลา ที่เหมาะสมเท่านั้นในขณะนี้ช่วยให้คุณมุ่งเน้นการโทร แต่ช่วยในการจัดการเวลาในภายหลังหากคุณต้องการค้นหาและ / หรือตรวจสอบรายละเอียดของการสนทนาโดยเฉพาะ
มอบทางเลือกให้กับลูกค้าและลูกค้าของคุณ
หลายคนจะใช้อีเมลเพื่อติดต่อคุณแทนการพูดโทรศัพท์หากรู้ว่าที่อยู่อีเมลของคุณคืออะไร ตรวจสอบว่าที่อยู่อีเมลของ บริษัท ของคุณมีความโดดเด่นในนามบัตรและใน เว็บไซต์ของคุณ หากมี หากคุณมีที่อยู่อีเมลให้ส่งอีเมลไปยังลูกค้าปัจจุบันและลูกค้าของคุณโดยระบุถึงตัวเลือกอีเมลและนำเสนอเป็นวิธีปรับปรุงการสื่อสาร
ใช้เทคโนโลยีเพื่อจัดการเวลาที่คุณใช้จ่ายในการรับโทรศัพท์
ธุรกิจของคุณควรมีเครื่องตอบรับและวอยซ์เมลเป็นอย่างน้อย ตั้งค่าเหล่านี้ด้วยสคริปธุรกิจที่เหมาะสมและใช้พวกเขาเพื่อรับสายโทรศัพท์ให้กับคุณเมื่อคุณอยู่นอกที่ทำงานหรือต้องทำงานอย่างต่อเนื่อง จากนั้นกำหนดเวลาในการรับข้อความโทรศัพท์เหล่านี้ในแต่ละวัน ในแง่ของการจัดการเวลาคุณจะได้รับเวลาอันมีค่าด้วยการจัดกลุ่มการโทรศัพท์เข้าด้วยกัน
ถ้าคุณใช้งานธุรกิจที่บ้านใช้โทรศัพท์หรือสายงานธุรกิจแยกต่างหาก
คุณจำเป็นต้องมีโทรศัพท์ "ธุรกิจเฉพาะ" เครื่องที่สองพร้อมด้วยเครื่องตอบรับอัตโนมัติและ / หรือวอยซ์เมลของตัวเอง ไม่เพียงแค่นี้เป็นมืออาชีพมากขึ้นเท่านั้น แต่จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการลุยผ่านข้อความและพิจารณาว่าข้อใดเป็นธุรกิจที่เกี่ยวข้อง
ควรมีคนตอบโทรศัพท์เสมอ
การรับเครื่องหรือแย่ลงระบบ IVR (Interactive Voice Response) แบบอัตโนมัติเป็นระบบปิดที่แท้จริงซึ่งจะทำให้ธุรกิจของคุณเสียค่าใช้จ่ายเมื่อผู้คนไม่ต้องกังวลเรื่องการฝากข้อความหรือโทรกลับ หากรับสายเรียกเข้ากำลังใช้เวลามากเกินไปในระหว่างวันของคุณให้พิจารณาจ้างพนักงานต้อนรับหรือบริการตอบแบบมืออาชีพเพื่อรับสายโทรศัพท์ให้กับคุณ ค่าใช้จ่ายในการมีคนอื่นทำอาจจะมากกว่าชดเชยโดยการเพิ่มขึ้นของ ผลผลิต และ ยอดขายที่ดีขึ้น
เก็บข้อความที่เขียนด้วยลายมือของคำถามที่พบบ่อยโพสต์โดยโทรศัพท์ของคุณ
จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและพนักงานได้หากพวกเขาไม่ต้องค้นหาคำตอบหรือคิดหาวิธีตอบรับคำขอเฉพาะเมื่อตอบรับโทรศัพท์
สรุปคำแนะนำทางโทรศัพท์
โปรดจำไว้ว่าโทรศัพท์ควรจะเป็นเครื่องมือทางธุรกิจไม่ใช่เวลาที่ล่วงล้ำซึ่งเป็นตัวกำหนดวันทำงานของคุณ การจัดการสายโทรศัพท์ขาเข้าตามคำแนะนำในการจัดการเวลาเหล่านี้จะช่วยให้คุณสามารถจัดการเวลาได้ดีขึ้นปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและนำโทรศัพท์ของคุณไปใช้ในที่ที่เหมาะสมเพื่อช่วยในการดำเนินธุรกิจแทนการใช้งานของคุณ