Office Vacation Closure: แจ้งพนักงานลูกค้าและผู้ขาย
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้แจ้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก ๆ ใน บริษัท ของคุณอย่างน้อยสองถึงสี่สัปดาห์ก่อนเวลา พนักงานสามารถได้รับการแจ้งเตือน / เตือนโดยใช้การแทรกลงในเช็คเอาท์ ลูกค้าสามารถได้รับการแจ้งเตือนในเว็บไซต์ของคุณและผ่านทาง ข้อความอัตโนมัติ ของ ผู้เข้าร่วมประชุม ในระบบโทรศัพท์ของคุณ ผู้ขาย (โดยเฉพาะผู้ที่มีตารางการส่งมอบซ้ำ) สามารถแจ้งผ่านทางอีเมลหรือไปรษณีย์ปกติ
แจ้งพนักงาน / บริการรักษาความปลอดภัย
ส่งบันทึกถึงเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยหรือบริการรักษาความปลอดภัยเพื่อแจ้งวันปิดบัญชี ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายชื่อผู้ติดต่อในกรณีฉุกเฉินของคุณทันสมัยอยู่เสมอด้วยหมายเลขโทรศัพท์หลักของพนักงาน
เปลี่ยนการทักทายผู้เข้าร่วมอัตโนมัติ
ตั้งเวลาให้ ผู้ดูแลระบบอัตโนมัติทักทาย ในระบบโทรศัพท์ของคุณเพื่อแสดงว่าสำนักงานปิด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ระบุไว้เมื่อสำนักงานจะเปิดอีกครั้ง หากคุณให้บริการฉุกเฉิน (เช่นการทำความร้อนและระบายความร้อนประปาเป็นต้น) ให้แน่ใจว่าได้แจ้งให้ผู้โทรติดต่อถึงวิธี ตอบรับโทรศัพท์ หรือโทรศัพท์มือถือของคุณในระหว่างการปิดระบบ
แจ้งบริการตอบรับ
ถ้าคุณใช้บริการตอบรับให้แน่ใจว่าได้แจ้งวันที่สำนักงานจะถูกปิดและตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายชื่อผู้ติดต่อของคุณเป็นปัจจุบันพร้อมหมายเลขโทรศัพท์ของพนักงานที่จะโทร
เปลี่ยนคำทักทายข้อความเสียงและสร้างอีเมลตอบกลับอัตโนมัติ
ถ้าระบบโทรศัพท์ของคุณอนุญาตให้โทรศัพท์ภายนอกโทรตรงไปยังโต๊ะทำงานของพนักงานคุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาใช้ ข้อความเสียง ชั่วคราวหรือ "ไม่อยู่ที่สำนักงาน" ซึ่งจะช่วยให้ผู้โทรทราบว่าพวกเขาไม่อยู่ในสำนักงาน
พนักงานของคุณควรแจ้งให้ผู้โทรทราบเมื่อพวกเขาจะกลับมาและจะทำอย่างไรหากต้องการความช่วยเหลือในทันทีขณะที่สำนักงานปิดทำการในวันหยุด นอกจากนี้โปรดตรวจสอบว่าได้สร้างการตอบกลับอัตโนมัติ ของอีเมลไม่อยู่ที่สำนักงาน
ลดอุณหภูมิ
ประหยัดพลังงานและเงินบางส่วนโดยตั้งค่ากลับ (หรือตั้งโปรแกรมใหม่) เครื่องควบคุมอุณหภูมิในสำนักงานของคุณในระหว่างการปิดระบบ
เซิร์ฟเวอร์สำรองข้อมูล
หากคุณมีคอมพิวเตอร์ที่สำคัญและเซิร์ฟเวอร์โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่ารอบการสำรองข้อมูลทำงานอย่างถูกต้องก่อนและหลังการปิดระบบ ลดความเสี่ยงจากภัยพิบัติด้วยการกำหนดเวลาการสำรองข้อมูลนอกสถานที่ของคุณสำหรับรถกระบะต้น ๆ แทนที่จะรอจนกว่าการหยุดพักในวันหยุดจะสิ้นสุดลง
ปิดอุปกรณ์สำนักงาน
- โคมไฟตั้งโต๊ะ
- เครื่องถ่ายเอกสาร
- เครื่องคิดเลข
- ไฟเหนือศีรษะ
- เครื่องย่อย
ปิดคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่อพ่วง
- คอมพิวเตอร์
- หน้าจอ
- เครื่องสแกนเนอร์
- เครื่องพิมพ์
อย่าปิด
- เครื่องโทรสาร
- ระบบโทรศัพท์
- เซิร์ฟเวอร์คอมพิวเตอร์
- เครื่องทำความร้อน / ไฟสำหรับถังปลาเขตร้อน