ตัดสินใจ: การ ขอเสนอ หรือ ขอใบเสนอราคา
คำขอเสนอ (RFP)
RFP ใช้สำหรับบริการหรือผลิตภัณฑ์ที่ซับซ้อนซึ่งคุณภาพบริการหรือผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายที่ออกแบบจะแตกต่างจากผู้ขายแต่ละรายที่ตอบสนอง
คำขอใบเสนอราคา (RFQ)
RFQ ใช้กับสินค้าโภคภัณฑ์บริการแบบเรียบง่ายหรือชิ้นส่วนที่ไม่ซับซ้อนหรือไม่ซับซ้อนโดยมีห้องน้อยหรือไม่มีเลยสำหรับความแตกต่างของผลิตภัณฑ์หรือบริการระหว่างผู้ขายที่ตอบกลับ จุดเจรจา อาจรวมถึงกำหนดการส่งมอบตัวเลือกการบรรจุหีบห่อ ฯลฯ
วัตถุประสงค์ของ RFP หรือ RFQ
- ขอรับข้อเสนอโดยละเอียดเพื่อประเมินการตอบกลับของผู้ขายแต่ละรายเพื่อให้ผลประโยชน์สูงสุดของ บริษัท ของคุณได้รับการปฏิบัติในทุกด้าน
- ใช้ประโยชน์จากลักษณะการแข่งขันของกระบวนการคัดเลือกผู้ขายเพื่อเจรจาข้อตกลงที่ดีที่สุด
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจะได้รับผลประโยชน์จากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดภายใน บริษัท ของคุณและบรรลุข้อตกลงร่วมกัน
- ทำให้ บริษัท ของคุณสามารถควบคุมกระบวนการคัดเลือกซัพพลายเออร์ทั้งหมดและตั้งกฎการเลือกไว้ล่วงหน้า
- เริ่มต้นสร้างความร่วมมือระหว่างคุณกับผู้ขายตั้งแต่เริ่มต้น
ส่วนของคำขอเสนอหรือขอใบเสนอราคา
RFP หรือ RFQ ควรมีหัวข้อต่อไปนี้ โปรดจำไว้ว่าแต่ละเอกสารจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับประเภทของ บริษัท และผลิตภัณฑ์ที่คุณกำลังค้นหา
ปรับแต่งแต่ละส่วนเพื่อตอบสนองความต้องการของคุณ
- รายละเอียดการส่ง
กำหนดเวลาส่งถึงที่อยู่ทางไปรษณีย์ของ บริษัท ติดต่อบุคคลเพื่อขอคำถามและคำชี้แจง - บทนำและบทสรุปสำหรับผู้บริหาร
เขียนส่วนนี้เมื่อเอกสารเสร็จสิ้น ใช้เพื่อให้ผู้ขายในอนาคตมีภาพรวมคร่าวๆของ บริษัท และข้อกำหนดสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ - ภาพรวมธุรกิจและประวัติความเป็นมา
ให้ภาพรวมคร่าวๆเกี่ยวกับธุรกิจผลิตภัณฑ์และภาคตลาดที่คุณให้ความสำคัญ วิธีนี้จะช่วยให้ผู้ขายในอนาคตของคุณเข้าใจว่าความต้องการทางธุรกิจที่คุณกำลังพยายามกรอกข้อมูลลงในกระบวนการคัดเลือกผู้ขาย นอกจากนี้ให้ข้อมูลเบื้องหลังที่สำคัญที่จะเป็นประโยชน์ต่อผู้ขายเมื่อตอบสนอง - ข้อกำหนดโดยละเอียด
นี่ควรเป็นส่วนที่ยาวที่สุดของเอกสาร สำหรับ RFP จะประกอบด้วยมาตรการ เชิงคุณภาพ และข้อกำหนดที่จะช่วยผลักดันการตัดสินใจเลือกผู้ขาย สำหรับ RFQ ส่วนนี้ควรให้มาตรการ เชิงปริมาณ ที่คุณจะมองหาในการตอบสนองของผู้ขาย ตัวอย่างเกณฑ์รวมถึง:- ภาพวาดผลิตภัณฑ์
- ความคลาดเคลื่อนทางวิศวกรรม
- ระดับการให้บริการ
- เหตุการณ์สำคัญ
- ส่งมอบและกำหนดเวลา
- ข้อกำหนดด้านเทคนิคหรือธุรกิจ
- ฟังก์ชันการทำงานของซอฟต์แวร์
- ความต้องการฮาร์ดแวร์
- ข้อสมมติฐานและข้อ จำกัด
สมมติฐานใด ๆ และ / หรือข้อ จำกัด ที่ผู้ขายในอนาคตต้องได้รับการตระหนักถึงต้องระบุไว้ที่นี่ การไม่เป็นแบบตรงไปตรงมาและตรงไปตรงมากับผู้ขายจะเปิดประตูสู่การเจรจาต่อรองใหม่ของข้อตกลงในภายหลังและอาจทำให้เกิดความสัมพันธ์ที่คุณมีต่อผู้ขายของคุณ หัวข้อที่เป็นไปได้ ได้แก่ ค่าใช้จ่ายในการเดินทางค่าปรับ / ดัดแปลงลิขสิทธิ์สิทธิการใช้งานเป็นต้น - ข้อตกลงและเงื่อนไข
ข้อกำหนดและเงื่อนไขของสัญญาต้องระบุไว้เพื่อให้ผู้ขายสามารถตอบกลับได้อย่างเป็นธรรมและซื่อสัตย์ ซึ่งอาจรวมถึงทางเลือกด้านการเงินความยาวของสัญญาการต่ออายุการรับประกันการจัดส่งการลงโทษระดับการให้บริการ ฯลฯ - เกณฑ์การคัดเลือก
ส่วนสุดท้ายควรเป็นภาพรวมของเกณฑ์การคัดเลือกที่คุณจะใช้ในการตัดสินใจของคุณ บาง บริษัท ต้องการเก็บข้อมูลเหล่านี้ไว้เป็นความลับทั้งหมด ขณะที่ บริษัท อื่นเชื่อว่าจะช่วยให้ผู้ขายในอนาคตมุ่งเน้นที่สิ่งที่สำคัญต่อ บริษัท ของคุณ
แจกจ่าย RFP / RFQ ไปยังผู้จัดจำหน่ายที่เลือก
เขียนจดหมายปกและส่งสำเนาคำขอ RFP หรือ RFQ ฉบับละสองชุดไปยังผู้ให้บริการแต่ละรายที่คุณเลือกจากกระบวนการค้นหาของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการใส่ข้อมูลการติดต่อที่เหมาะสมเพื่อให้ความช่วยเหลือแก่ผู้ขายที่ต้องการ