ตรวจสอบว่าคุณได้แสดงความเคารพต่อลูกค้าและผู้ติดต่อรายอื่น ๆ
ข้อความเสียงกลายเป็นส่วนมาตรฐานของทุก ระบบโทรศัพท์ระดับธุรกิจ ไม่เพียง แต่จะรู้วิธีออกจากข้อความเสียงมืออาชีพสะท้อนถึงความเป็นเลิศใน บริษัท ของคุณเท่านั้นสิ่งสำคัญคือ ภาพลักษณ์ ที่ดีของคุณเช่นกัน
พนักงานทุกคนที่ใช้โทรศัพท์เป็นส่วนหนึ่งของงานควรรู้วิธีออกจากข้อความโทรศัพท์มือถือ ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับสำหรับพนักงานใหม่หรือมือใหม่ที่จะละทิ้งข้อความมือถือที่สุภาพอ่อนโยนที่จะได้รับคืน
01 - คิดก่อน
02 - แนะนำตัวเอง
เริ่มต้นข้อความเสียงทุกข้อความโดยการแนะนำตัวเองเพื่อให้ผู้รับทราบว่าใครโทรมาทันที ควรมีชื่อเต็มและชื่อ บริษัท ของคุณ ตัวอย่าง: "นี่คือ Jane Doe โทรจาก บริษัท X สำหรับ Suzy Jones เกี่ยวกับบัญชีของคุณ" ตรวจสอบว่าคุณรู้จักออกเสียงชื่อของบุคคลที่คุณโทรติดต่อคุณไม่ต้องการดูถูกพวกเขาก่อนที่คุณจะพูดกับพวกเขา
03 - พูดช้าๆ
พูดช้าๆเพื่อให้บุคคลที่ได้รับข้อความสามารถได้ยินทุกคำ มันเป็นความผิดหวังมากเมื่อคุณไปที่จะดึงข้อความเพียงเพื่อจะพบว่าคนอื่นพูดเร็วเกินไปที่จะเข้าใจ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้วางหมายเลขโทรกลับไว้ที่คุณทำซ้ำสองครั้งเพื่อให้บุคคลสามารถจดบันทึกได้
04 - พูดชัดเจน
พูดตรงเข้าไปในปากของโทรศัพท์ของคุณด้วยเสียงโทนที่ถูกปรับแต่งและชัดเจน อย่าถือโทรศัพท์ระหว่างแก้มและไหล่ของคุณเพื่อให้ปากเป่าอยู่ในตำแหน่งที่คอของคุณ ที่ดีในขณะที่คุณกำลังโทรหรือในขณะที่โทรศัพท์เรียกเข้าที่ปลายอีก แต่ไม่เมื่อคุณเชื่อมต่อ
05 - ให้สั้น
คุณไม่ต้องออกทุกรายละเอียดใน ข้อความเสียง ของคุณ ระบบโทรศัพท์ทางธุรกิจส่วนใหญ่จะมีระยะเวลาหนึ่งถึงสองนาทีสำหรับข้อความก่อนที่จะวางสาย ฝากข้อมูลสรุปโดยย่อเกี่ยวกับเหตุผลการโทรของคุณและปิดด้วยการขอให้โทรกลับ
06 - จบอย่างมืออาชีพ
เช่นเดียวกับจดหมายธุรกิจที่เป็นมืออาชีพโปรดแจ้งข้อมูลการติดต่อของคุณด้วย หากคุณไม่คุ้นเคยกับคุณหรืออาจมีปัญหาในการวางคุณให้ทำซ้ำชื่อและ บริษัท พร้อมกับวิธีที่ดีที่สุดในการติดต่อคุณ หากคุณมีความสัมพันธ์ในการทำงานที่ดีแล้วคุณอาจสามารถข้ามชื่อของคุณซ้ำ แต่ยังคงต้องแน่ใจว่าได้ให้หมายเลขที่ดีที่สุดสำหรับการโทรหาคุณและเวลาที่คุณพร้อมให้บริการ
07 - ลดโทร?
ถ้าคุณเชื่อว่าข้อความเสียงของคุณถูกทิ้งโดยระบบวอยซ์เมลก่อนที่คุณจะเสร็จสิ้นลองโทรอีกครั้งและนำออกโดยบอกคนที่คุณเชื่อว่าข้อความก่อนหน้านี้อาจถูกส่งไป พยายามทำให้สั้น; คุณไม่ต้องการที่จะเจอว่าเป็นศัตรูพืช เพียงระบุชื่อของคุณอีกครั้งและปล่อยให้หมายเลขของคุณด้วยคำทักทายเช่น "ฉันแค่อยากจะแน่ใจว่าคุณได้รับข้อความของฉันดูเหมือนว่าเราถูกตัดการเชื่อมต่อขอขอบคุณ!"
08 - ฝึกปฏิบัติและทดสอบตัวเอง
หากคุณไม่แน่ใจหรือรู้สึกกังวลเกี่ยวกับการทิ้งข้อความทางธุรกิจ e ปฏิบัติกับเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงาน ฝากข้อความเสียงตัวอย่างไว้กับพวกเขาและขอคำติชม: คุณกำลังพูดเร็วเกินไปหรือมิฉะนั้นคุณเข้าใจได้ยาก? แม้อาจจะคุ้มค่ากับการฝากข้อความเสียงเพื่อฟังเสียงของคุณ