สำนักงานกิจกรรมพิเศษของนายกเทศมนตรีในชิคาโกและสมาคมร้านอาหารอิลลินอยส์ทำงานร่วมกันเพื่อวางแผนและดำเนินการ เทศกาลอาหาร ประจำปีนี้
การวางแผนงานเทศกาลอาหารชุมชน
ไม่ว่าจะเป็นเทศกาลอาหารขนาดใหญ่เช่น Taste of Chicago หรือรุ่นที่เล็กกว่าของเดียวกันการวางแผนงานเทศกาลของชุมชนเป็นความรับผิดชอบที่สำคัญสำหรับรัฐบาลท้องถิ่นและนักวางแผนเหตุการณ์ในเขตเทศบาลเมือง The Taste of Chicago เป็นกรณีศึกษาที่ยอดเยี่ยมสำหรับทุกชุมชนที่กำลังพิจารณาโครงการที่คล้ายคลึงกัน พื้นที่ทำงานหลักของเทศกาลอาหารในชุมชนจะมีดังต่อไปนี้:
- การดำเนินงาน
- ผู้ขายอาหาร
- การเขียนโปรแกรม
- การประกัน
- การตลาด / การประชาสัมพันธ์
- การบัญชี / การจัดการสัญญา
เราจะเจาะลึกเข้าไปในแต่ละพื้นที่ แต่ก่อนอื่นขอทำความเข้าใจกับเส้นเวลาและการจัดการทั่วไปของเหตุการณ์ดังกล่าวโดยใช้การวางแผนที่แท้จริงของ Taste of Chicago
กำหนดการวางแผนเทศกาลอาหารชุมชน
สำหรับทุกคนที่กำลังเข้าร่วมงานประเภทนี้เป็นครั้งแรกหรือกำลังพิจารณาการขยายไปสู่เทศกาลที่มีอยู่สิ่งสำคัญคือต้องเริ่มวางแผนอย่างน้อยหนึ่งปีก่อนงานของคุณ
สำหรับตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมสำนักงานกิจกรรมพิเศษของนายกเทศมนตรีจะมีกำหนดการคร่าวๆดังนี้สำหรับ Taste of Chicago แต่ละปี:
- 12 เดือน : ระบุตำแหน่งที่ตั้งวันที่และร่างคร่าวๆของแผนที่งานเทศกาล มีส่วนร่วมกับหน่วยงานของเมืองที่เกี่ยวข้องทุกขั้นตอน
- 9 เดือน : อัปเดตแผนที่งานเทศกาลและเริ่ม RFPs ในพื้นที่ปฏิบัติงาน
- 6 เดือน : ยืนยันผู้จัดจำหน่ายผู้สนับสนุนการเขียนโปรแกรมและซัพพลายเออร์
- 4 เดือน : จบความบันเทิงและยืนยันพื้นที่ทำงานอีกครั้ง
- 3 เดือน : จัดทำสื่อการตลาดเทศกาล
- 1 สัปดาห์ : จัดการการดำเนินการในการโหลด
- 1 วัน : จัดการการโหลดของผู้ขาย
- ข้อสรุปของกิจกรรม : จัดการการดำเนินการให้โหลด
- 1 Week After : ประชุมสรุปข้อสรุปและให้คำแนะนำ
การจัดการเทศกาลชุมชนทั่วไป
ในฐานะหน่วยงานของรัฐ Office of Special Events ของนายกเทศมนตรีมีหน้าที่ดูแล Taste of Chicago และรายการกิจกรรมอื่น ๆ ตามแนวชายฝั่งของชิคาโกเทศกาลในบริเวณใกล้เคียงและพื้นที่อื่น ๆ The Taste มีเอกลักษณ์เฉพาะตัวในชิคาโกเนื่องจากเป็นงานฟรี แต่รายได้จาก Taste จะจ่ายค่าส่วนใหญ่ของกิจกรรมอื่น ๆ ทั้งหมดที่ได้รับการจัดการโดยสำนักงาน
ด้วยประสบการณ์การจัดการเทศกาลอาหารที่เกิดขึ้นตั้งแต่ปี 1980 ทีมงานส่วนใหญ่ที่ทำงานในสำนักงานกิจกรรมพิเศษของนายกเทศมนตรีและสมาคมร้านอาหารอิลลินอยส์มีประสบการณ์สูงในพื้นที่ของตน ซึ่งจะทำให้ผู้จัดการทั่วไปของ Taste of Chicago สามารถมุ่งความสนใจไปที่การวางแผนและการดำเนินการของทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องและรักษาความเป็นไปได้อย่างต่อเนื่อง
นอกเหนือจากสมาชิกของสำนักงานผู้จัดการทั่วไปยังทำงานร่วมกับสำนักงานและหน่วยงานในเมืองต่างๆอย่างน้อย 20 แห่งซึ่งรวมถึง (แต่ไม่ จำกัด เพียง) สิ่งต่อไปนี้:
- กรมตำรวจ
- ดับเพลิง
- กรมอนามัย
- ถนนและสุขาภิบาล
- Park District
- สำนักงานการสื่อสารการจัดการเหตุฉุกเฉิน
อีกส่วนหนึ่งของพื้นที่ปฏิบัติการที่สำคัญของสำนักงานกิจกรรมพิเศษของนายกเทศมนตรีคือการจัดการบัญชี / สัญญา เป็นกิจกรรมของรัฐบาลซึ่งเป็นกระบวนการจัดหาที่มีโครงสร้างสูงและข้อตกลงทั้งหมดต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ของเมือง
ด้วยการวางแผนเหตุการณ์ในสถานที่และการจัดการเหตุการณ์ทั่วไปที่มีความปลอดภัยขณะนี้เราสามารถดูแต่ละพื้นที่ทำงานหลัก ๆ ของงานได้
หลังจากได้รับการแนะนำให้รู้จักกับประวัติความเป็นมาของเหตุการณ์ Taste of Chicago และใช้การวางแผนและการปฏิบัติตามกรณีศึกษาเราพร้อมที่จะเจาะลึกเข้าไปในแต่ละส่วนงานหลักของงาน
การดำเนินงาน
พื้นที่ ปฏิบัติการ มีหน้าที่ในการจัดเตรียมพื้นที่เวทีและการผลิตการสนับสนุนกิจกรรมการรักษาความปลอดภัยและอื่น ๆ
การดำเนินการต้องมีการประชุมก่อนการประชุมหลายครั้งและทีมงานจะเชื่อมโยงกับรูปแบบของแผนผังเหตุการณ์อย่างใกล้ชิด
ตามที่ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการของ Taste of Chicago กล่าวว่ามันทำให้ความแตกต่างที่ยิ่งใหญ่ในการมีส่วนเกี่ยวข้องกับทุกหน่วยงานของเมืองในช่วงต้นกระบวนการ ทีมปฏิบัติการจัดการกระบวนการต่างๆต่อไปนี้:
- การโหลดก่อนเหตุการณ์ (การตั้งค่า)
- การดำเนินงานในระหว่างการแข่งขัน
- การโหลดกิจกรรมภายหลังเหตุการณ์ (การฉีกขาด)
กระบวนการเหล่านี้รวมถึงการปิดถนนอาคารเต็นท์รถยกช่างไม้ช่างไฟฟ้าอุปกรณ์บำรุงรักษาและพนักงานความปลอดภัยการขนส่งสำหรับรถบรรทุกผู้จัดรถพ่วงการจัดการและอื่น ๆ พิจารณาสิ่งที่ทีมงานของคุณจะจัดการกับตัวเองและสิ่งที่พวกเขาจะทำสัญญาสำหรับงานของคุณ หน่วยงานอื่น ๆ ที่ทีมงานของคุณจะต้องทำงานด้วย? ติดต่อได้โดยเร็วที่สุด
ร้านอาหาร / ผู้ขาย
เนื่องจากความซับซ้อนและขนาดของเทศกาลอาหารเช่น Taste of Chicago อิลลินอยส์สมาคมร้านอาหารจึงเป็นผู้นำในการจัดการผู้ขายอาหารที่เข้าร่วมในงานประจำปี สำหรับงาน Taste of Chicago ในปี 2015 งานนี้เป็นพันธมิตรกับผู้ขายอาหารกว่า 60 รายรวมถึงร้านอาหารใหม่ 19 แห่งที่เป็นตัวแทนของย่านที่แตกต่างกันในชิคาโก แน่นอนว่าในชิคาโกรายการบางรายการจะพบได้เสมอจากผู้ขายอาหารที่เลือกไว้สำหรับกิจกรรมเช่นพิซซ่าซี่โครงไอศครีมและชีสเค้ก เทศกาลอาหารในชุมชนของคุณอาจมีอาหารแบบดั้งเดิมเช่นเดียวกัน
เป็นจุดที่โลภที่จะได้รับเลือกให้เป็นผู้จำหน่ายร้านอาหารที่เข้าร่วมในงานเทศกาลอาหารแห่งนี้โดยเฉพาะและเกณฑ์กำหนดให้ผู้เข้าร่วมเป็นร้านอาหารท้องถิ่นที่สะท้อนถึงย่านที่อยู่อาศัยของชิคาโก นอกจากนี้พวกเขาจะต้องสามารถจัดการปริมาณและมีสถานะสะอาดสมบูรณ์กับเมือง ร้านอาหารที่ร่วมรายการจะผ่านหลักสูตรและการตรวจสอบดังต่อไปนี้:
- กรอกหลักสูตรรับรองสุขาภิบาลฤดูร้อนของสมาคมผู้ประกอบการอิลลินอยส์
- Chicago Department of Public Health เข้าเยี่ยมชมบูธ 3 ครั้งต่อวัน
- จัดการการไหลเวียนของสินค้าคงคลังระหว่างคูหาและรถบรรทุกที่มีตู้เย็น
เมื่อพูดถึงเหตุการณ์ในชุมชนของคุณให้พิจารณาถึงเกณฑ์ที่คุณต้องการสำหรับผู้ขายอาหารที่เข้าร่วมโครงการและจำนวนที่คุณต้องการ ปีแรกอาจเป็นเรื่องที่ยากลำบาก แต่ด้วยความสำเร็จในแต่ละปีคุณอาจพบว่าคุณมีผู้เข้าร่วมที่เต็มใจและเต็มใจมากขึ้น
การเขียนโปรแกรม
The Taste of Chicago เป็นงานของชุมชนทั่วไป นั่นหมายความว่าในขณะที่ "อาหาร" คือสิ่งที่ดึงดูดผู้คนมากมายกิจกรรมอื่น ๆ ที่ทำให้ผู้คนอยู่ที่นั่น ในช่วงหลายปีที่ผ่านมาทีมเขียนโปรแกรมได้รวมองค์ประกอบต่อไปนี้ไว้ในโปรแกรมโดยรวม:
- จัดคอนเสิร์ตฟรีในหลายขั้นตอน (นักร้องแห่งชาติและท้องถิ่น)
- ศาลาการสาธิตการทำอาหารกับเชฟด้านบนและผู้เขียนตำรา
- หมู่บ้านครอบครัวรวมถึงเวทีสำหรับเด็ก
- เต็นท์สิ่งแวดล้อมเพื่อการศึกษา "สีเขียว"
- ศาลากีฬาพร้อมเคล็ดลับการออกกำลังกาย
- ศาลานานาชาติ (ช้อปปิ้ง)
- เดิน 2 ไมล์
- ซัพพลายเออร์อาหาร
- Budweiser Clydesdales และเพื่อนร่วมทีมดัลเมเชี่ยนของพวกเขา
- ขี่สวนสนุก
- โปรแกรมดอกไม้ไฟ
- พิธีเปิด
พิจารณาสิ่งที่โปรแกรมอื่น ๆ และกิจกรรมที่คุณอาจต้องการรวมไว้ในงานเทศกาลอาหารของคุณ
การประกัน
Taste of Chicago เกี่ยวข้องกับหลายประเภทสำหรับ การอุปถัมภ์ ซึ่งเป็นแหล่งที่มาที่สำคัญของการระดมทุนและการสนับสนุนในรูปแบบ นักการตลาดองค์กรและนักวางแผนกิจกรรมขององค์กรมีแนวโน้มที่จะมีส่วนร่วมในกิจกรรมของชุมชนเช่น Taste เพื่อเสริมสร้างแบรนด์และสร้างรายได้
Hospitality เป็นองค์ประกอบที่ผู้สนับสนุนบางส่วนได้รวมไว้ในแพ็กเกจของตนเพื่อให้ผู้สนับสนุนเหล่านั้นสามารถเข้าถึงพื้นที่นั่งเล่นและเต๊นท์ส่วนตัวที่เป็นประโยชน์ในการเป็นเจ้าภาพจัดงานลูกค้าของตนเองได้
ประเภทของผู้สนับสนุนที่ Taste มีดังต่อไปนี้:
- การสื่อสารเคลื่อนที่
- โซ่ร้านขายของชำ
- บริษัท เครื่องดื่ม
- ร้านค้าปลีกและธนาคาร
- สายการบินและโรงแรม
- สื่อ
- รถยนต์
- ซัพพลายเออร์อาหาร
- ร้านอาหาร
- องค์กรด้านการออกกำลังกายและการดูแลสุขภาพ
- เขตพาร์คและการคมนาคมสาธารณะ
พิจารณาว่าสปอนเซอร์ขององค์กรในท้องถิ่นมีความสนใจในการระดมทุนในเหตุการณ์ในชุมชนของคุณอย่างไรและลองคิดดูว่าคุณมีข้อเสนอพิเศษอะไรบ้างสำหรับผู้สนับสนุนเหล่านี้
การตลาด / การประชาสัมพันธ์
นักการตลาด ที่ทำงานใน Taste of Chicago อยู่ในตำแหน่งที่น่าอิจฉาเพราะเป็นประเภทของเหตุการณ์ที่ดึงดูดความสนใจของสื่อโดยอัตโนมัติในชิคาโกและที่อื่น ๆ ยังดีกว่าผู้สนับสนุนสื่อยังช่วยส่งเสริม Taste นั่นหมายความว่าสำนักงานกิจกรรมพิเศษของนายกเทศมนตรีไม่จำเป็นต้องใช้จ่ายเงินมากเกินไปกับรูปแบบดั้งเดิมของการโฆษณาเพื่อกระจายข่าวและ ประชาสัมพันธ์กิจกรรม
นักการตลาดส่งเสริมการจัดงานโดยการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์เฉพาะด้านไปยังแต่ละพื้นที่ของกิจกรรมการรักษาเว็บไซต์ของเหตุการณ์และการจัดทำโบรชัวร์งาน รายการเหล่านี้ต้องทำงานอย่างใกล้ชิดกับพื้นที่อื่น ๆ ทั้งหมดในการจัดทำเอกสารการตั้งเวลาและการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาตามที่เกิดขึ้น
ในตอนแรกอาจเป็นเรื่องยากสำหรับงานเทศกาลอาหารในชุมชนเพื่อให้ได้รับความประทับใจจากเหตุการณ์ใหญ่ ๆ และเป็นที่รู้จักเช่น Taste of Chicago garner แต่พิจารณาว่าสื่อใดที่คุณอาจสามารถติดต่อกับสื่อฟรีได้และเริ่มต้นวางแผนสำหรับสื่อการตลาดเหล่านั้นที่ทีมการตลาดของคุณจะจัดการเช่นเว็บไซต์ใบปลิวและโบรชัวร์