วิธีการตรวจสอบว่าการดำเนินการของกิจกรรมดำเนินไปอย่างราบรื่น
การเป็นแขกไม่ใช่การวางแผนงานทำให้คุณมีโอกาสได้สังเกตเห็นเจ้าหน้าที่ปฏิบัติการด้านเหตุการณ์ในมุมมองซึ่งมักจะเข้าใจได้ง่ายว่าอะไรทำงานได้ดีและสิ่งใดไม่ได้
นี่คือข้อผิดพลาดที่คุณอาจเห็นในกิจกรรมที่มีการจัดการไม่ดีรวมทั้งเคล็ดลับในการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดดังกล่าวในกิจกรรมของคุณ
ตารางการลงทะเบียนไม่สอดคล้อง
เมื่อผู้เข้าพักเดินขึ้นไปที่ โต๊ะลงทะเบียน เจ้าหน้าที่งาน event ควรต้อนรับและพร้อมที่จะช่วยเหลือแขกไม่ว่าสถานการณ์จะเป็นอย่างไร
ไม่เกี่ยวกับการให้บริการหรือสุภาพแม้จะคิดว่าคนที่เดินขึ้นไปที่ตารางการลงทะเบียนไม่ได้เข้าร่วมกิจกรรม แต่นี่เป็นสิ่งที่สามารถเกิดขึ้นได้หากเจ้าหน้าที่ไม่ได้จัดทำขึ้นหรือบรรยายสรุปอย่างถูกต้อง เตือนเจ้าหน้าที่เหตุการณ์ว่าตารางลงทะเบียนแสดงภาพของโฮสต์และองค์กรที่อยู่เบื้องหลังเหตุการณ์ เจ้าหน้าที่ควรทักทายแขกทุกคนที่โต๊ะลงทะเบียนและถามว่าพวกเขาจะเข้าร่วมงานด้วยเหตุการณ์หรือชื่อของเจ้าบ้าน หากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นผู้เข้าพักส่วนใหญ่จะแก้ไขตัวเองและขอโทษตัวเอง ถ้าไม่ควรให้เจ้าหน้าที่ควรให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดในสถานการณ์
ความเมตตาไปไกลในการดำเนินงานเหตุการณ์
การตั้งค่าเหตุการณ์ที่ไม่เป็นระเบียบ
ในสถานที่ส่วนใหญ่การทำความสะอาดทำความสะอาดพื้นที่จัดงานและเจ้าหน้าที่ดำเนินงานจัดเลี้ยงจะเสร็จสิ้น การตั้งค่า หากการดำเนินการจัดเลี้ยงทิ้งแก้วและไม่สามารถทำความสะอาดเศษชิ้นส่วนได้ดังนั้นเศษซากจะยังคงอยู่บนพื้นจนกว่าพนักงานของแผนกจะทำความสะอาดได้
เศษกระจกแตกและเศษอื่น ๆ ไม่เพียง แต่ปล่อยให้ภาพที่น่ากลัว แต่พวกเขายังสามารถสร้างอันตรายด้านความปลอดภัย ดังนั้นนักวางแผนเหตุการณ์ที่ดีที่สุดจะมาถึง 1-2 ชั่วโมงก่อนเวลาเริ่มต้นเพื่อดูการตั้งค่าและดำเนินการชุด walkthroughs ของพื้นที่และมองหาแก้วและรายการอื่น ๆ 30 นาทีและอีกครั้ง 15 นาทีก่อนเหตุการณ์ หากมีอะไรผิดพลาดผู้วางแผนกิจกรรมสามารถนำความสนใจของพนักงานจัดเลี้ยงมาให้ได้
ไม่สะอาดหมดเวลา
กับเหตุการณ์ใด ๆ จะมีสองตาราง (บางครั้งการแข่งขัน): วาระการประชุมของผู้จัดงานและตารางการทำงานของเจ้าหน้าที่ปฏิบัติการสถานที่ ผู้วางแผนกิจกรรมมีหน้าที่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทั้งสองอย่างตรงกัน
งานนำเสนอหรือ ประเด็นสำคัญ ของโครงการมักจะเกิดขึ้นทันทีหลังจากได้รับการต้อนรับที่มาถึงซึ่งอาจรวมถึงตารางการลงทะเบียนอาหารและเครื่องดื่ม ระยะเวลาในการทำความสะอาดและรื้อถอนกิจกรรมจึงต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาหรือขัดจังหวะวาระการประชุมของโครงการ เมื่อทำความสะอาดและรื้อถอนไม่ได้พูดคุยกับเจ้าหน้าที่ปฏิบัติการเหตุการณ์ก่อนเวลาวางแผนการจัดงานอาจพบว่าตารางและรายการอื่น ๆ อาจถูกลบออกโดยตรงต่อหน้าเจ้าของหรือวิทยากรรบกวนผู้อื่นในห้อง
นักวางแผนเหตุการณ์ต้องเตือนผู้จัดการฝ่ายจัดเลี้ยงเมื่อมีพนักงานทำงานและควรเงียบเมื่อไร? คำตอบคือใช่
บรรทัดด้านล่าง
ในขณะที่สถานที่ที่ได้รับการจัดการอย่างดีพร้อมกับผู้จัดการและเจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานด้านเหตุการณ์ที่ขยันขันแข็งทำให้งานวางแผนงานของคุณง่ายขึ้นการดำเนินการเหตุการณ์ที่สมบูรณ์แบบเช่นนั้นไม่ได้เป็นเช่นนั้นเสมอไป นักวางแผนกิจกรรมที่ยิ่งใหญ่ทำให้ทุกรายละเอียดของการดำเนินธุรกิจเป็นไปได้ พวกเขาใช้เวลาในการพูดคุยเกี่ยวกับทุกแง่มุมของการตั้งค่าบริการงานต่างๆและการฉีกขาดกับผู้จัดการจัดเลี้ยงก่อนที่จะมีกิจกรรมและดูแลกิจกรรมต่างๆก่อนระหว่างและหลังเพื่อให้แน่ใจว่าเหตุการณ์ที่ดีที่สุดจะเป็นไปได้สำหรับลูกค้า