ให้สั้น แต่เชิญ
Mim Carlson และ Tori O'Neal-McElrath ผู้เขียน Winning Grants ทีละขั้นตอน ชี้ให้เห็นว่าจดหมายข่าวควรจะ:
- แนะนำองค์กรของคุณกับบุคคลที่ถูกต้อง
- มั่นใจว่าโครงการนี้ได้รับการสนับสนุนจาก คณะกรรมการ ของคุณ
- และระบุสิ่งที่คุณต้องการ ... เท่าไหร่และสำหรับสิ่งที่
คุณทำจดหมายปกคลุมเมื่อไหร่?
ใช้จดหมายแนะนำสำหรับข้อเสนอไปยัง บริษัท และมูลนิธิ แต่ไม่ใช่สำหรับคำขอของรัฐบาลกลางหรือของรัฐ นักการกุศลเหล่านั้นต้องการสิ่งที่พวกเขาขอเท่านั้น พวกเขาไม่ค่อยขอหนังสือปก
แอตทริบิวต์ของจดหมายปกดี
จดหมายสมัครงานของคุณควรเป็น:
- สั้น
- ได้อย่างรวดเร็ว
- ไม่ควรทำซ้ำข้อมูลที่อยู่ในข้อเสนอเท่านั้น
- ควรบอกให้ผู้อ่านทราบว่าคุณเข้าใจผู้รับทุนและวิธีการให้สิทธิ์ของคุณตรงกับความต้องการของผู้รับทุนอย่างไร
Beverly A. Browning ผู้เขียน Grant Writing for Dummies ชี้ให้เห็นว่าคุณเขียนจดหมายสมัครงานหลังจากที่คุณได้ทำข้อเสนอทั้งหมดเรียบร้อยและเมื่อคุณอยู่ในอารมณ์ที่สะท้อนแสง Browning พูดว่า:
"เมื่อคุณพิจารณาความสำเร็จที่ยอดเยี่ยมของคุณ (การขอทุนเสร็จสิ้นแล้ว) ให้ความคิดสร้างสรรค์ด้านขวาของสมองของคุณเข้ามาและเชื่อมต่อความรู้สึกของความสำเร็จกับคนที่จะช่วยให้แผนการของคุณเป็นจริงขึ้นมา"
การจัดรูปแบบจดหมายสมัครงานของคุณ
ทำตามข้อมูลพื้นฐานเหล่านี้และคุณไม่สามารถผิดพลาดได้:
- ใช้หัวจดหมายขององค์กรของคุณ ใส่วันเดียวกันลงในจดหมายสมัครงานที่อยู่ในใบสมัครทุนการศึกษาที่กรอกเรียบร้อยแล้ว นั่นคือวันที่คุณจะส่งข้อเสนอให้แก่ผู้อนุญาต การใช้วันเดียวกันทำให้เอกสารทั้งหมดในชุดคำเสนอของคุณสอดคล้องกัน
- สำหรับที่อยู่ด้านใน (ไปที่ด้านบนสุดของจดหมาย) ให้ใช้ชื่อและชื่อของบุคคลที่ติดต่อมูลนิธิหรือชื่อผู้ติดต่อของ บริษัท ตามด้วยชื่อแหล่งเงินทุนที่อยู่เมืองรัฐและรหัสไปรษณีย์ ตรวจสอบข้อมูลนี้ด้วยการโทรศัพท์หรืออีเมล์ ข้อมูลดังกล่าวมีการเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีชื่อและที่อยู่ปัจจุบัน นอกจากนี้เมื่อคุณส่ง ใบสมัครทุนอิเล็กทรอนิกส์ คุณอาจไม่ทราบชื่อเฉพาะ
- ในคำทักทายของคุณให้ใช้คำว่า "รัก" รวมทั้งชื่อบุคคล (นายนางสาวนางดรุณี ฯลฯ ) ตามด้วยนามสกุล เป็นเรื่องสำคัญที่คุณจะต้องเขียนจดหมายถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่ง โทรหามูลนิธิหรือสำนักงานของ บริษัท เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีบุคคลที่ถูกต้องและชื่อบุคคลที่ถูกต้อง รายละเอียดเหล่านี้อาจดูเหมือนไม่สำคัญ แต่ก็มีความสำคัญ
- ย่อหน้าแรกของคุณควรสั้นและเน้น แนะนำองค์กรของคุณ (ชื่อตามกฎหมาย) และบอกผู้รับเงินว่าคุณต้องการเงินและทำไม รวมประโยคหนึ่งหรือสองข้อเกี่ยวกับสิ่งที่องค์กรของคุณทำและจากนั้นรวมจุดที่ใช้งานวิจัยหนึ่งชิ้นซึ่งแสดงให้เห็นว่าองค์กรของคุณต้องการอะไร
- เขียนย่อหน้าสั้น ๆ หนึ่งหรือสองย่อหน้า ระบุวัตถุประสงค์โครงการของคุณและวิธีการที่เหมาะสมกับภารกิจของผู้รับทุนหรือลำดับความสำคัญในการระดมทุน รวมถึงข้อเท็จจริงที่ว่าคณะกรรมการของคุณสนับสนุนโครงการอย่างเต็มที่
- วางจดหมายของคุณด้วยย่อหน้าสรุป เพิ่มความร่วมมือด้านเงินทุนนี้กับกลุ่มผู้ชมเป้าหมายของโครงการ คุณอาจต้องการรวมคำเชิญสำหรับการเข้าชมไซต์ด้วย
- ใช้การปิดเช่น "ขอแสดงความนับถือ"
- จดหมายนี้ควรลงนามโดยกรรมการบริหารหรือประธานกรรมการหรือทั้งสองอย่าง ใต้ลายเซ็นให้พิมพ์ชื่อผู้ลงนามชื่อกลางชื่อสกุลและชื่องาน แม้ว่า ED หรือประธานกรรมการควรลงลายมือชื่อในหนังสือรวมข้อมูลการติดต่อสำหรับบุคคลที่ดีที่สุดเพื่อตอบคำถามในตอนท้ายของย่อหน้าสุดท้าย
- ที่ด้านล่างของตัวอักษรให้รวมคำว่า "ENCLOSURE" (ในตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด)
นานแค่ไหนควรเป็นหนังสือปกอ่อน?
ผู้เชี่ยวชาญส่วนใหญ่แนะนำให้คุณ จำกัด หนังสือปกอ่อนของคุณไว้ที่หน้าเดียวโดยใช้วรรคสามหรือสี่ย่อหน้า เนื่องจากผู้อ่านมีข้อเสนอทั้งหมดเพื่อไถ่ถอนคุณไม่ต้องการทำให้เขาหรือคนใจร้อนของเธอโดยการอ่านหนังสือปกยาว
เสียงและรายละเอียดของจดหมายแนะนำอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับว่าคุณได้รับเชิญให้ส่งข้อเสนอเต็มรูปแบบหรือไม่หลังจากส่ง จดหมายสอบถาม (LOI) หรือถ้าโครงการนี้เป็นวิธีแรกขององค์กรของคุณในการจัดตั้งมูลนิธินี้
ตัวอย่างหนังสือปกอ่อน
แมรี่สมิ ธ ปริญญาเอก
เจ้าหน้าที่โครงการ
มูลนิธิชุมชน
4321 Common Lane
บางเมือง YZ 55555
ดร. สมิ ธ ที่รัก:
ศูนย์อาวุโสของเมืองบางแห่งได้ให้การสนับสนุนเงิน 50,000 ดอลลาร์สำหรับโครงการ Pilot Outreach Pilot ของชุมชนอาวุโสของเรา
ในฐานะที่เป็นศูนย์อาวุโสที่ใหญ่ที่สุดในมณฑลใดก็ได้ซึ่งให้บริการผู้สูงอายุกว่า 450 รายทุกวันเราตระหนักถึงการเปลี่ยนแปลงข้อมูลประชากรในพื้นที่ให้บริการของเรา และเรามุ่งมั่นที่จะพัฒนาและปรับใช้ศูนย์ของเราเพื่อตอบสนองความต้องการที่เกิดขึ้นใหม่ โครงการ Pilot Outreach Pilot ของชุมชน Latino จะช่วยให้เราสามารถนำร่องความพยายามหนึ่งปีเพื่อตรวจสอบว่าศูนย์ของเรามีประสิทธิภาพหรือไม่:
- ให้การเข้าถึงบริการด้านสุขภาพและสังคมแก่ผู้สูงอายุในชุมชนชาวละตินที่ศูนย์บริการของเราและ
- ยกระดับและบูรณาการความสามารถทางวัฒนธรรมของคณะกรรมการเจ้าหน้าที่และอาสาสมัครของศูนย์อาวุโสของเมืองบางอย่าง
คณะกรรมการของเรามีความกระตือรือร้นเกี่ยวกับโครงการนี้และกระตือรือร้นที่จะเปิดตัวเพื่อที่เราจะได้กลายเป็นศูนย์กลางที่ครอบคลุมและมีวัฒนธรรมมากที่สุดสำหรับผู้สูงอายุในชุมชนของเราทั้งหมดที่ต้องการบริการเหล่านี้ เราควรจะพบว่าในตอนท้ายของปีนำร่องของเราว่าโครงการนี้ประสบความสำเร็จแล้วคณะกรรมการของเรามุ่งมั่นที่จะรวมค่าใช้จ่ายรายปีของโครงการไว้เป็นส่วนหนึ่งของงบประมาณรายจ่ายประจำปีเพื่อให้โครงการกลายเป็นส่วนสำคัญของบริการหลักของเรา .
โครงการนี้ศูนย์จะกลายเป็นผู้อ้างอิงหลักที่ได้รับจาก Latinos จากการเข้าถึงสุขภาพครอบครัวของ County ใด ๆ และคลินิกชุมชนสามแห่งภายในรัศมี 15 ไมล์จากศูนย์ของเรา นอกจากนี้เรายังจะยอมรับการแนะนำของผู้สูงอายุที่พูดภาษาสเปนจากหน่วยงานชุมชนอื่น ๆ ในพื้นที่ให้บริการของเราได้ทันที
ขอขอบคุณสำหรับการพิจารณาคำขอของเรา ฉันจะติดตามคุณในสัปดาห์หน้าเพื่อตอบคำถามใด ๆ ที่คุณมีรวมทั้งเรียนรู้ว่าเราอาจพบกับคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับข้อดีของข้อเสนอของเราหรือไม่ ในขณะที่คุณควรถามคำถามใด ๆ โปรดติดต่อ Connie Jones ผู้อำนวยการฝ่ายพัฒนาของเราที่ (555) 555-5555, x555 หรือ cjones@scsc.org
ขอแสดงความนับถือ
Jane Lovely
กรรมการบริหาร
สิ่งที่ส่งมา
* ฉบับพิมพ์ซ้ำ (มีการแก้ไข) โดยได้รับอนุญาตจาก Winning Grants, ทีละขั้นตอน , Second Edition, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2009
3 วิธีในการปิดบังหนังสือปกอ่อนของคุณ
- การเขียนมากเกินไป จดหมายสมัครงานไม่ใช่วิทยานิพนธ์ไม่ใช่ข้อเสนอทั้งหมด ให้สั้นและตรงประเด็นเคล็ดลับ: ให้ผู้อื่นอ่าน พวกเขาเข้าใจหรือไม่?
- ใช้คำพูดขนาดใหญ่ ถ้าคุณเคยไปเรียนต่อที่โรงเรียนคุณเรียนรู้ที่จะเขียนในลักษณะที่ซับซ้อน อย่าทำอย่างนั้นที่นี่ คุณไม่ได้พยายามสร้างความประทับใจให้กับคนที่มีความรู้ความเข้าใจของคุณ คุณต้องการระบุกรณีของคุณให้เป็นไปตามธรรมชาติเท่านั้น ถ้าคุณไม่ทราบว่าคุณกำลังเขียนทับกันมากเกินไปให้ใช้แอปอย่าง Hemingway จะบอกคุณเมื่อประโยคของคุณยากที่จะอ่านและเมื่อคุณมากเกินไป
- การทำผิดพลาดทางไวยากรณ์ หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับหลักไวยากรณ์อย่าใช้โอกาส ใช้การตรวจสอบไวยากรณ์ใน WORD และเรียกใช้ร่างของคุณผ่านแอปเช่นไวยากรณ์ มีเวอร์ชันฟรี แต่เวอร์ชันที่จำหน่ายได้ดีกว่าการตรวจไวยากรณ์ที่จำเป็นโดยทั่วไป
คุณจะทำให้จดหมายปกคลุมของคุณโดดเด่นได้อย่างไร?
เศร้าที่จะพูด แต่ข้อเสนอทุนของคุณอาจจะอยู่ในหมู่หลายร้อยหรือหลายพันที่รากฐานทั่วไปจะเห็นในช่วงปีเฉลี่ย จดหมายสมัครงานของคุณสามารถสร้างความแตกต่างในการตัดต่อไปสู่ขั้นต่อไป แต่คุณจะทำให้โดดเด่นได้อย่างไร?
ดีไม่ลองอะไร "น่ารัก." เจ้าหน้าที่ของมูลนิธิจะไม่ประทับใจ แต่คุณสามารถใส่ย่อหน้าเกี่ยวกับสาเหตุที่องค์กรของคุณเป็นองค์กรที่สามารถบรรลุภารกิจนี้ได้ดีที่สุด สำรวจองค์กรการแข่งขันของคุณและประเมินว่าสถานที่ที่คุณเก่งและเป็นอย่างไร นั่นอาจเป็นจุดแข็งของพนักงานและอาสาสมัครประสบการณ์ของคุณเกี่ยวกับปัญหานี้หรือการสนับสนุนจากชุมชนที่คุณชื่นชอบ
คุณไม่จำเป็นต้องพูดถึงชื่อคู่แข่งหรือวิพากษ์วิจารณ์พวกเขา เพียงเน้นจุดแข็งของคุณ นี่เป็นช่วงเวลาที่ดีที่จะปรึกษากับคนอื่น ๆ ในออฟฟิศ ดึงคนไม่กี่คนเข้าด้วยกันและระดมความคิดว่า excels ที่ไม่แสวงหากำไรของคุณเป็นอย่างไร
แหล่งข้อมูล:
การเล่าเรื่องสำหรับ Grantseekers , Second Edition, Cheryl A. Clarke, Jossey-Bass, 2009, ซื้อจาก Amazon
ขั้นตอนการบริจาค: สมุดงานที่สมบูรณ์แบบสำหรับการวางแผนการพัฒนาและการเขียนข้อเสนอที่ประสบความสำเร็จฉบับที่ 4 Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008, ซื้อจาก Amazon
เขียนให้ Dummies , 5th Edition, Beverly A. Browning, Wiley, 2014 ซื้อจาก Amazon
กลับไปที่ วิธีการเขียนข้อเสนอการให้เงิน