จดหมายสอบถามเป็นเพียงเล็กน้อยเช่นการออดิชั่นเพื่อเป็นส่วนหนึ่งในการเล่น ทำไมต้องใช้เวลาและเวลาของ funder หากปรากฎว่าคุณไม่พอดี? แม้ว่าคุณจะได้ผลงานที่ยอดเยี่ยมใน การค้นคว้าว่าคุณควรหาแนวทางในการระดมทุน บ้างแล้ว แต่ก็ยากที่จะแน่ใจได้ว่าองค์กรและมูลนิธิของคุณนั้นเหมาะสมมาก
จดหมายแนะนำอาจเป็นการทดสอบอีกว่าคุณและผู้ร่วมให้ข้อมูลดีหรือไม่
จากมุมมองของมูลนิธิคุณจะสามารถตัดความคิดเกี่ยวกับการระดมทุนครั้งแรกได้เร็วขึ้นโดยใช้ตัวอักษรสองถึงสามหน้าแทนการเสนอแพคเกจเต็มรูปแบบ เมื่อมูลนิธิตัดสินใจว่าโครงการของคุณอาจเหมาะสมกับเป้าหมายและลำดับความสำคัญในการระดมทุนอาจขอให้คุณส่งข้อเสนอที่สมบูรณ์แบบ
จดหมายสอบถามอาจง่ายกว่าสำหรับองค์กรที่ไม่แสวงหากำไรด้วย แต่สำหรับการออดิชั่นคุณต้องไม่ใช้ LOI เพื่อรับหรือเพียงแค่รีบบางสิ่งบางอย่างออกอย่างรวดเร็ว LOI อาจเป็นโอกาสที่ดีที่สุดในการสร้างความประทับใจครั้งแรก
สิ่งที่คุณควรรวมไว้ใน LOI?
จดหมายข้อเสนอนี้มีความคล้ายคลึงกับข้อเสนอพิเศษยกเว้นข้อเสนอสั้น ๆ ... เป็นข้อเสนอเล็ก ๆ จดหมายข้อเสนอหรือ LOI เป็นเพียง ข้อเสนอ หนึ่งใน หลาย ๆ ข้อ ที่นักเขียนรางวัลใช้
คุณอาจวาดองค์ประกอบของ LOI จากข้อเสนอทุนที่คุณได้เขียนไว้แล้วซึ่งอาจเป็นเอกสารที่ได้รับการสนับสนุนบางส่วนแล้ว
หรือคุณอาจใช้ข้อมูลที่คุณอยู่ในระหว่างการจัดทำข้อเสนอที่เป็นไปได้
การส่ง LOI ก่อนที่คุณจะเสร็จสิ้นข้อเสนอคือวิธีการรับข้อเสนอแนะที่มีค่าซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อแก้ไขข้อเสนอแนะของคุณ
องค์ประกอบของจดหมายสอบถามทั่วไป
บทนำ
บทนำควรเป็น บทสรุปผู้บริหารสั้น ๆ
รวมถึงชื่อองค์กรของคุณจำนวนเงินที่ขอและรายละเอียดของโครงการ คุณจะต้องการอธิบายว่าโครงการสอดคล้องกับแนวทางของผู้ร่วมให้ข้อมูลและความสนใจในการระดมทุนอย่างไร
คำอธิบายองค์กร
กระชับและให้ความสนใจกับความสามารถขององค์กรเพื่อตอบสนองความต้องการที่คุณได้ระบุไว้ สรุปประวัติย่อเกี่ยวกับงานที่ไม่หวังผลกำไรของคุณและให้ภาพรวมของโปรแกรมของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เชื่อมต่อสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่กับสิ่งที่คุณทำอยู่ในปัจจุบันและสิ่งที่คุณต้องการให้เสร็จสิ้นด้วยการระดมทุนที่ต้องการ
คำชี้แจงความต้องการ
อธิบายถึงความ ต้องการที่โครงการของคุณจะ ได้รับ อธิบายประชากรเป้าหมายและพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ ให้ข้อมูลทางสถิติที่มีนัยสำคัญและตัวอย่างหลายตัวอย่าง
ระเบียบวิธี
คุณจะแก้ปัญหาได้อย่างไร? อธิบายโครงการอย่างรัดกุมและรวมถึงกิจกรรมหลักชื่อและชื่อของเจ้าหน้าที่โครงการที่สำคัญและวัตถุประสงค์ของโครงการของคุณ
แหล่งเงินทุนอื่น ๆ
หากคุณกำลังเข้าหาหน่วยงานหรือองค์กรอื่น ๆ เพื่อ สนับสนุนโครงการนี้ ให้พูดถึงพวกเขาในย่อหน้า รวมถึงเงินทุนที่คุณได้รับแล้วและอธิบายว่าคุณคาดหวังว่าจะสนับสนุนโครงการหลังจากระยะเวลาเริ่มต้นใช้งาน
สรุป
ฟื้นฟูความตั้งใจของโครงการเชิญคำถามเพิ่มเติมและขอขอบคุณ funder สำหรับเวลาและการพิจารณาของเขา
รวมเอกสารแนบที่ขอไว้ในหลักเกณฑ์ของผู้ร่วมให้ข้อมูล
งบประมาณอาจเป็นหรือไม่จำเป็น สำหรับจดหมายสอบถามของคุณ ตรวจสอบหลักเกณฑ์ของผู้ร่วมให้ข้อมูล หลักเกณฑ์บางอย่างมีความแม่นยำและเป็นสิ่งสำคัญที่จะปฏิบัติตามพวกเขาอย่างถูกต้อง
แต่ยัง Mimi Carlson ผู้เขียน Winning Grants: ทีละขั้นตอน แนะนำให้คุณทบทวน LOI ของคุณกับคำถามต่อไปนี้:
- ฉันได้ตั้งชื่อโครงการและจำนวนเงินที่ฉันต้องการในย่อหน้าแรกหรือไม่?
- ย่อหน้าที่สองของฉันซับซ้อนเกี่ยวกับโครงการและโครงการที่เกี่ยวข้องหรือไม่?
- ฉันได้รวมภารกิจของเราหรือไม่?
- ฉันต้องการโครงการนี้หรือไม่?
- ฉันได้รับชัดเจนเกี่ยวกับผลที่โครงการจะบรรลุ?
- การดำเนินโครงการเป็นไปอย่างชัดเจนหรือไม่?
- ฉันได้ทำกรณีเพื่อให้พอดีระหว่างโครงการนี้และความสำคัญของมูลนิธิ?
- ฉันได้ใส่ข้อมูลเกี่ยวกับการระดมทุนที่ได้ทำไปแล้วหรือยัง?
- ฉันได้ใส่รายละเอียดการติดต่อสำหรับบุคคลที่สามารถตอบคำถามได้หรือไม่?
ทบทวน องค์ประกอบของข้อเสนอเต็มรูปแบบ ก่อนที่จะพยายามสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม คุณสามารถดูตัวอย่างจดหมายเพิ่มเติมได้ที่หนังสือดีเยี่ยมของ Foundation Center ซึ่งเป็นคู่มือแนะนำมูลนิธิสำหรับการชนะข้อเสนอ
ตัวอย่าง LOI
John Hunter
เจ้าหน้าที่โครงการ
Anywhere Community Foundation
625 Smith St.
เมืองใดก็ได้ XN 28905
เรียนนายฮันเตอร์:
ขอขอบคุณที่อ่านจดหมายสอบถามถึงมูลนิธิชุมชนของคุณที่ใดก็ได้ เราหวังว่าจะพิจารณาความสนใจของคุณในการรับข้อเสนออย่างเต็มรูปแบบสำหรับโครงการ Pilot Outreach Pilot ของศูนย์อาวุโสของ Any City Senior Center เราขอแสดงความนับถือในการพิจารณาเงินช่วยเหลือจำนวน 35,000 เหรียญ
โครงการนี้เป็นครั้งแรกของเราไปถึงผู้หญิงอาวุโสในบ้านของพวกเขา เรากำลังหาผู้หญิงอาวุโสมากขึ้นในบ้านของพวกเขาเมื่อพวกเขาไม่สามารถออกไปเยี่ยมชมสิ่งอำนวยความสะดวกเช่นศูนย์อาวุโสของเรา
เราวางแผนที่จะให้โอกาสในการขัดเกลาทางสังคมข้อมูลด้านสุขภาพและสุขภาพและบริการทางสังคมเมื่อจำเป็นสำหรับผู้หญิงที่แยกออกจากชุมชน
โครงการนำร่องของเราเหมาะกับทุกพื้นที่ที่คุณสนใจของมูลนิธิ: บริการด้านสุขภาพสำหรับผู้สูงอายุ การเพิ่มขึ้นของการเข้าถึงผู้สูงอายุที่บ้าน และช่วยให้ผู้ให้บริการแก่ผู้สูงอายุสามารถเข้าถึงชุมชนได้มากขึ้น
ศูนย์อาวุโสของเมืองใด ๆ ซึ่งก่อตั้งขึ้นในปีพ. ศ. 2528 เป็นศูนย์อาวุโสที่ใหญ่ที่สุดในมณฑลของเราซึ่งให้บริการผู้สูงอายุกว่า 400 คนต่อวันในสถานที่ที่ได้รับการปรับปรุงใหม่เมื่อเร็ว ๆ นี้
ภารกิจของเราคือการช่วยผู้สูงอายุในการปรับปรุงและรักษาสุขภาพชีวิตที่เป็นอิสระผ่านการปรับปรุงคุณภาพชีวิตของพวกเขา
ผลสำรวจล่าสุดของเราชี้ให้เห็นว่าอัตราความพึงพอใจของเราในกลุ่มผู้สูงอายุที่เราให้บริการสูงมากคือ 95 เปอร์เซ็นต์ เราให้บริการอาหารกลางวันที่มีคุณค่าทางโภชนาการโอกาสทางสังคมโอกาสในการออกกำลังกายและกิจกรรมด้านการศึกษาตลอดทั้งปี
ประชากรอาวุโสของมณฑลของเราคาดว่าจะเพิ่มขึ้น 30 เปอร์เซ็นต์ในอีกสองทศวรรษข้างหน้า ผู้สูงอายุจำนวนมากเหล่านี้อยู่ในหรือต่ำกว่าระดับรายได้ที่ยากจนและถูกท้าทายทางร่างกายในระดับหนึ่ง
เราสามารถขนส่งผู้อาวุโสบางส่วนไปยังศูนย์ชุมชนของเราด้วยกองยานพาหนะ 5 ลำที่มีอยู่ปัจจุบันซึ่งให้บริการลูกค้า 25-35 รายในแต่ละวัน
อย่างไรก็ตามการขยายระบบการขนส่งเป็นเรื่องที่เสียค่าใช้จ่ายและจะไม่ทำให้เราขยายตัวได้มากพอที่จะรองรับจำนวนผู้สูงอายุที่บ้านได้จำนวนมากซึ่งบางคนไม่สามารถออกจากบ้านได้เลย
ดังนั้นเราจึงเสนอโครงการ Pilot Outreach Pilot ของศูนย์อาวุโสของเมืองใด ๆ เพื่อทดสอบความเป็นไปได้ในการนำบริการไปสู่บุคคลในบ้านของตน
เราคิดว่าโดยการใช้อาสาสมัครดูแลโดยพนักงานมืออาชีพคนหนึ่ง (นักสังคมสงเคราะห์) เพื่อให้เราสามารถขยายขอบเขตอันไกลโพ้นของผู้หญิงวัยสูงอายุที่บ้านจำนวนมากได้
เรามีข้อ จำกัด ในการนำร่องของเราต่อสตรีเนื่องจากความเหนือกว่าของผู้หญิงวัยสูงอายุที่เป็นสตรีเดี่ยวในชุมชนของเรา หากนักบินประสบความสำเร็จอย่างแน่นอนเราก็อยากจะขยายโครงการของเราให้ครอบคลุมชายและคู่รักที่บ้านด้วย
เป้าหมายโครงการนำร่องหนึ่งปีของเราประกอบด้วย:
1) สร้างการเข้าชมสัปดาห์ละครั้งครั้งละ 50 ครั้งสำหรับผู้หญิงที่เดินทางมาบ้าน
2) รับสมัครอาสาสมัครจำนวน 100 คนเพื่อให้การเข้ารับการตรวจครั้งนี้เป็นไปอย่างต่อเนื่อง (อาสาสมัครจำนวนมากสามารถรับคัดเลือกจากผู้สูงอายุที่เข้าเยี่ยมชมสถานที่ของเรา) และ
3) การปรับปรุงสุขภาพและระดับกิจกรรมของผู้สูงอายุที่เข้ารับการตรวจวัดโดยเครื่องมือสำรวจต่างๆที่มีอยู่ซึ่งใช้ในช่วงเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าตลอดทั้งปี
กิจกรรมบางอย่างที่เราวางแผนจะรวมไว้ในการเยี่ยมบ้านของเรา ได้แก่ :
- บทเรียนการทำอาหารที่รวมอาหารที่ง่ายต่อการเตรียมและมีคุณค่าทางโภชนาการ;
- การสอนการออกกำลังกายแบบง่ายๆที่เหมาะกับสภาพร่างกายของผู้สูงอายุแต่ละคน
- การแนะนำของสังคมผ่านการเล่นกระดานและเกมไพ่
- การทดสอบความสามารถทางจิต
- และวิธีการมาตรฐานในการต่อสู้กับความเหงาและภาวะซึมเศร้าการสูญเสียความทรงจำและการขาดการกระตุ้นทางจิต
ค่าใช้จ่ายทั้งหมดของโครงการนำร่องของเราเป็นเวลาหนึ่งปีคือ 70,000 เหรียญ ครึ่งหนึ่งของความมุ่งมั่นนั้นได้รับความไว้วางใจจากทั้งรัฐบาลมณฑลและผู้บริจาครายอื่น ๆ
การลงทุน 35,000 เหรียญของคุณจะทำให้การสนับสนุนเงินทุนเสร็จสมบูรณ์เราต้องใช้โครงการนำร่องอย่างเต็มที่ คณะกรรมการของเรามีความกระตือรือร้นเกี่ยวกับโครงการและเรามีอาสาสมัครจำนวนมากที่ได้แสดงความสนใจ
เราหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้ร่วมมือกับมูลนิธิของคุณในโครงการที่น่าตื่นเต้นนี้
หากคุณมีคำถามหรือต้องการรับข้อเสนอเต็มรูปแบบโปรดติดต่อฉันได้ที่หมายเลข 490-982-1157 (หรือทางอีเมลที่ jlikely@srcntr.org)
ขอขอบคุณเป็นอย่างยิ่งที่คุณได้พิจารณาคำขอของเราและหวังว่าจะได้รับคำตอบจากคุณเร็ว ๆ นี้
ขอแสดงความนับถือ
Janet B. Feelgood
กรรมการบริหาร
ศูนย์อาวุโสเมือง
PS ฉันแนบรายงานประจำปีล่าสุดของเราและแคตตาล็อกกิจกรรมที่ศูนย์อาวุโสของเรา
(ขึ้นอยู่กับตัวอย่างของจดหมายที่ได้รับอนุญาตจาก Winning Grants: ทีละขั้นตอน Mim Carlson และ Tori O'Neal-McElrath (Jossey-Bass 2013)