การรับไฟล์ผู้บริจาคของคุณในการสั่งซื้อ
คุณจะรู้ได้อย่างไรเมื่อถึงเวลานั้นแล้วคุณจะทำอะไร? ผู้เชี่ยวชาญหลายคนที่ไม่หวังผลกำไรให้คำตอบเหล่านี้เมื่อฉันขอให้กรอกประโยคนี้ให้สมบูรณ์: "ฉันรู้ว่าถึงเวลาที่จะได้รับระบบการจัดการผู้บริจาคใหม่เมื่อ .... "
- ข้อมูลที่เรามีไม่สามารถรายงานข้อมูลได้ตามที่เราต้องการ
- สุนัขกินบัตรดัชนีของฉัน
- ฉันต้องการทราบข้อมูลเกี่ยวกับผู้บริจาคของฉันและต้องใช้เวลาว่างในการหาคำตอบของพนักงานเป็นจำนวนมาก
- "ระบบ" สุดท้ายที่เหลืออยู่ในหัวของมัน
- คนเดียวที่มีเงื่อนงำในการใช้ระบบ (ฐานข้อมูล Access เก่า) กำลังจะเกษียณอายุ
- คอมพิวเตอร์ของอาสาสมัครล้มเหลวและเราสูญเสียทุกอย่าง
เหตุผลเหล่านี้ทำให้คุณเป็นจริงหรือไม่?
การตัดสินใจว่าคุณต้องการระบบใหม่เป็นอย่างไรส่วนที่ง่าย มีโลกของความสับสนข้อมูลเกี่ยวกับระบบการแข่งขันออกมีและไม่มีวิธีที่ง่ายที่จะนำมันทั้งหมดเข้าด้วยกัน
ฉันหันไปหา "Consumer Reports" ของเทคโนโลยีที่ไม่หวังผลกำไรเพื่อค้นหาคำตอบ Idealware เป็นองค์กรที่ไม่หวังผลกำไรที่ช่วยให้องค์กรที่ไม่แสวงหากำไรอื่น ๆ ตัดสินใจเลือกซอฟต์แวร์อัจฉริยะด้วยการทำวิจัยที่เป็นกลางและแปลเป็นบทความรายงานและบทความฝึกอบรมที่เข้าใจได้ง่าย
Andrea Berry ผู้อำนวยการฝ่ายพันธมิตรและการเรียนรู้ที่ Idealware แสดงให้เห็นถึงขั้นตอนเหล่านี้ในการเลือกระบบการจัดการผู้บริจาครายใหม่
คิดออกว่าคุณต้องการระบบใหม่หรือไม่
Berry เริ่มต้นด้วยการประเมินว่าเหตุใดคุณจึงไม่ชอบระบบของคุณ ปัญหาอาจไม่ใช่สิ่งที่คุณคิดและไม่สะดวกในการเปลี่ยนซอฟต์แวร์ ต้องใช้เวลาความพยายามและเงิน
แบล็คเบอร์รี่กล่าวว่า "ไม่มีระบบกระสุนเงินอยู่ที่นั่นดังนั้นโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบปัจจุบันของคุณไม่เพียงพอ
ตัวอย่างเช่นคุณอาจจำเป็นต้องเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบที่คุณมีมากกว่าการเปลี่ยนไปใช้ระบบใหม่ทั้งหมด "
เวลาที่จะตัดสินใจว่าปัญหาคืออะไร เป็นไปได้หรือไม่?
- คุณต้องการการฝึกอบรมเพิ่มเติม บางทีระบบปัจจุบันของคุณมีคุณลักษณะที่คุณไม่เข้าใจหรือรู้วิธีใช้ สอบถามผู้ให้บริการของคุณว่ามีตัวเลือกการฝึกอบรมเช่นวิดีโอหรือแหล่งข้อมูลออนไลน์ที่คุณสามารถเข้าถึงได้หรือไม่
- คุณต้องการการสนับสนุนเพิ่มเติม ตัวเลือกการสนับสนุนสำหรับระบบปัจจุบันของคุณคืออะไร? มีการสนับสนุนที่พร้อมและราคาไม่แพงหรือไม่? ผู้ขายเข้าใจปัญหาของคุณและพยายามช่วยหรือพูดคุยกับคุณหรือไม่? พวกเขามีทางออกสำหรับปัญหาเฉพาะของคุณหรือไม่?
- คุณไม่เข้าใจถึงขีดความสามารถทั้งหมดของระบบปัจจุบันของคุณ คุณรู้จริงหรือไม่ว่ามันไม่ได้ทำในสิ่งที่คุณต้องการ? มีเอกสารหรือไม่? ผู้จัดจำหน่ายบางรายกำลังทำงานอย่างหนักเพื่อให้ความช่วยเหลือเพิ่มเติมเช่นวิดีโอฟอรัมที่คุณสามารถถามคำถามและวรรณกรรมที่เขียนขึ้นสำหรับผู้ที่ไม่ใช่ช่างเทคนิค
- ระบบของคุณอ่อนแอเกินไปหรือมีประสิทธิภาพมากเกินไป การปรับขนาดระบบให้เหมาะสมกับกระบวนการของคุณและงบประมาณของคุณเป็นขั้นตอนสำคัญ
- ระบบของคุณแพงเกินไป คุณจ่ายเงินสำหรับการทำงานมากกว่าที่คุณต้องการหรือไม่? Berry กล่าวว่า "เมื่อพูดคุยกับผู้ขายโปรดจำไว้ว่านี่คือการขาย ... ธรรมชาติคือการ 'ขึ้นขาย.' การทำความเข้าใจกับความต้องการของคุณจะช่วยให้คุณไม่ได้รับความสนใจจาก "กลุ่มวัตถุที่เป็นเงา"
- ระบบของคุณล้าสมัยแล้ว บางทีระบบของคุณไม่มีคุณลักษณะใหม่ โปรดทราบว่าควรอัปเดตเป็นประจำโดยอัตโนมัติหรือด้วยตัวคุณเองหรือผู้ขายของคุณ เพียงแค่ใส่ใจในการปรับปรุงระบบของคุณ
- ระบบของคุณไม่ได้รับการสนับสนุนจากผู้ขายอีกต่อไป Berry กล่าวว่านี่ไม่ใช่เรื่องธรรมดา แต่จะเกิดขึ้นโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากผู้ขายรายเล็กรายใหญ่ซื้อมา
Idealware จัดทำสมุดงานคู่มือผู้บริโภคสำหรับระบบการจัดการผู้บริจาคที่มีต้นทุนต่ำซึ่งจะช่วยแนะนำคุณในกระบวนการประเมินด้วยตนเองนี้
ระบุกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
ดังนั้นคุณจึงตัดสินใจเปลี่ยน อะไรต่อไป?
Berry กล่าวว่า "สิ่งที่เราเห็นตลอดเวลาเป็นผู้อำนวยการพัฒนาตัดสินใจที่จะได้รับระบบใหม่ แต่ไม่ได้ปรึกษากับฝ่ายการตลาดหรือผู้อำนวยการบริหารหรือผู้ ประสานงานอาสาสมัคร ทุกคนจะใช้ระบบนี้"
ควรปรึกษาทุกคนที่จะใช้ระบบนี้ เมื่อคุณกำลังระดมความคิดเกี่ยวกับคุณลักษณะที่คุณต้องการให้ทุกคนได้รับคำชม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนจะใช้หรือได้รับผลกระทบจากระบบ ใครบางคนในแผนกของขวัญที่สำคัญน่าจะอยู่ในฐานะปัจเจกบุคคลที่ควรมีส่วนร่วมในการระดมทุน
เข้าใจกระบวนการปัจจุบันของคุณ
สร้างรายละเอียดของกระบวนการระดมทุนของคุณสร้างมาตรฐานและประเมินทุกสิ่งที่คุณทำกับฐานข้อมูลของคุณ สอบถามองค์กรของคุณ:
- ทำไมเราถึงทำแบบนี้?
- เราต้องทำอะไรแบบนี้อยู่ไหม?
Berry กล่าวว่า "มาตรฐานช่วยให้คุณมีความยืดหยุ่นในการเลือกระบบ ... ระบบที่ราคาไม่แพงจะไม่ค่อยมีความยืดหยุ่นมากนักจึงทำให้ 'แปลก' น้อยลง 'ดีขึ้นมองหาแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในสาขาและหลีกเลี่ยงขั้นตอนที่ไม่ซ้ำกัน"
ลดความซ้ำซ้อนก่อนตัดสินใจลงทุน คุณใส่ที่อยู่กี่ครั้งเช่น? อย่าดำเนินกลยุทธ์ที่เล่นโวหารมากขึ้นเรื่อย ๆ ในช่วงหลายปีที่ผ่านมาและแทนที่จะมุ่งเน้นไปที่องค์กรของคุณต้องการในปัจจุบัน
ตัวอย่างเช่นคุณต้องการตั้งค่ามาตรฐานสำหรับการป้อนหมายเลขโทรศัพท์ คุณจะบันทึกตัวเลขเป็น (555) 555-5555 หรือ 555-555-5555 หรือไม่? นี่เป็นรายละเอียดที่สำคัญทั้งหมดที่คุณควรคำนึงถึง
จัดลำดับความสำคัญของรายการคุณลักษณะที่ ต้องการ
เชิญทุกคนเข้าด้วยกันซึ่งจะใช้ระบบหรือใครจะได้รับรายงานจากระบบ ระดมความคิดทุกอย่างที่คุณต้องการแล้วจัดอันดับคุณลักษณะเหล่านี้ กำหนดสิ่งที่คุณต้องการอย่างยิ่งโดยที่ระบบไม่มีประโยชน์ การทำครั้งแรกนี้จะทำให้คุณไม่ต้องไปถึงระดับความซับซ้อนที่อาจทำให้งบประมาณของคุณพังทลายลง
Berry แนะนำให้สร้างรายการแบบสามขั้นตอน:
- สิ่งที่คุณต้องการหรืออื่น ๆ ระบบจะไร้ประโยชน์?
- สิ่งที่จะดีที่จะมี แต่ไม่ได้เป็นตัวแบ่งการจัดการ?
- สิ่งที่คุณต้องการถ้าเงินไม่มีทางเลือก?
คุณลักษณะยอดนิยมมักประกอบด้วย:
- การติดตามการมีส่วนร่วมของผู้บริจาค
- ฟิลด์และบันทึกที่กำหนดเอง
- การเพาะปลูกผู้บริจาค
- ความสามารถในการจัดตารางเวลา
- รายงานเกี่ยวกับแนวโน้มยอดนิยม
- การจัดการสมาชิก
โบนัส: ดูคู่มือ Salsa เกี่ยวกับ CRMs เพื่อกำหนดคุณลักษณะที่เหมาะสมสำหรับองค์กรของคุณ
ทำวิจัยของคุณ
ใช้ Idealware พวกเขาได้ทำการวิจัยที่จำเป็นสำหรับคุณ รายงานของ Idealware ได้ จำกัด สาขาให้เลือกระบบที่มีระบบการจัดการผู้บริจาคโดยเฉพาะและดึงออกจากระบบสิบอันดับแรกและจัดเตรียมรายการคุณสมบัติ
ดูคู่มือผู้บริโภคสำหรับระบบการจัดการผู้บริจาคต้นทุนต่ำ
ใช้รายงานให้เลือกหนึ่งในสามหรือสี่ระบบที่ทำงานได้
กำหนดการสาธิตผู้ขาย
ผู้ขายบางรายจะมาหาคุณหรือคุณสามารถไปหาพวกเขาได้ แต่การสาธิตจำนวนมากจะออกอากาศทางออนไลน์ด้วยความช่วยเหลือของเครื่องมือแบ่งปันเว็บ บางครั้งคุณสามารถดาวน์โหลดเวอร์ชันทดลองได้
อย่าลืมใช้ตัวอย่างจริงเพื่อดูว่าแต่ละระบบจะทำงานตามความต้องการของคุณอย่างไร ความช่วยเหลือที่ยอดเยี่ยมคือ Idealware's หกเคล็ดลับสำหรับการนำทางสาธิตผู้ขาย
จัดลำดับระบบเทียบกับความต้องการที่คุณต้องการในรายการแฟนซีกับความต้องการหลักและค่าใช้จ่ายสูงเมื่อเทียบกับราคาไม่แพงและเลือกระบบที่เหมาะสำหรับคุณ
คุณอาจสามารถซื้อระบบใหม่ด้วยบัตรเครดิตออนไลน์ แต่ระบบที่ใหญ่กว่าอาจมีสัญญาที่ต้องดำเนินการและลงนาม
Berry กล่าวว่า "บางครั้งคุณสามารถเริ่มใช้ระบบใหม่ของคุณได้ทันทีในขณะที่ระบบอื่น ๆ ต้องมีการปรับแต่ง DonorPerfect Online เป็นที่รู้จักกันดีสำหรับการปรับแต่งระบบก่อนที่คุณจะเริ่มต้นระบบอื่น ๆ เช่น GiftWorks ใช้งานง่ายจากการรับ -go ระบบบางระบบจะต้องมีที่ปรึกษาเพื่อตั้งค่า "
โปรดจำไว้ว่าคุณจะใช้ CRM เพื่อปรับปรุงความสัมพันธ์กับผู้บริจาคมากที่สุด แต่คุณสามารถใช้เพื่อปรับปรุงยุทธศาสตร์การระดมทุนได้เช่นกัน
Dan Quirk เป็นผู้จัดการฝ่ายการตลาดของ Salsa Labs ซึ่งเป็น บริษัท ซอฟต์แวร์ชั้นนำสำหรับการระดมทุนสำหรับโครงการที่ไม่หวังผลกำไรที่มุ่งเน้นการเติบโต การมุ่งเน้นด้านการตลาดของด่านต่อการสร้างเนื้อหาการ เพิ่มประสิทธิภาพ Conversion และเทคโนโลยีด้านการตลาดที่ทันสมัย ช่วยให้เขาสามารถ พัฒนาทีมงานที่ไม่หวังผลกำไรในการระดมทุนแบบดิจิตอลได้ดีที่สุด