เอกสารต้นฉบับในรายการบัญชี

เรียนรู้เกี่ยวกับข้อมูลสำคัญที่พบในเอกสารต้นฉบับ

แต่ละครั้งที่ บริษัท ทำธุรกรรมทางการเงินจะมีการสร้างเส้นทางกระดาษขึ้น เส้นทางกระดาษนั้นเรียกว่าเอกสารต้นทาง หากธุรกิจขนาดเล็กเขียนเช็คจากบัญชีตรวจสอบสำหรับอุปกรณ์สำนักงานเช่นเอกสารต้นฉบับคือเช็คและใบเสร็จการจัดหาวัสดุสำนักงาน

ทำไมเอกสารต้นฉบับมีความสำคัญ

เอกสารต้นฉบับมีความสำคัญต่อกระบวนการ ทำบัญชีและการบัญชี เนื่องจากเป็นหลักฐานว่าเกิดธุรกรรมทางการเงินขึ้น

หาก บริษัท ได้รับการตรวจสอบเอกสารต้นฉบับจะสำรองข้อมูล สมุด บัญชีและ บัญชีแยกประเภททั่วไป เป็นเส้นทางการตรวจสอบที่เถียงไม่ได้

การเก็บรักษาเอกสารต้นฉบับสำหรับธุรกิจก็เหมือนกับการเก็บใบเสร็จสำหรับรายการที่หักภาษีสำหรับภาษีส่วนบุคคลของคุณ หากภาษีของคุณได้รับการตรวจสอบพวกเขาเป็นหลักฐานว่าคุณได้ซื้อสินค้าเหล่านั้นแล้ว เช่นเดียวกับธุรกิจของคุณ แต่ในธุรกิจคุณจะไม่เก็บใบเสร็จไว้เฉพาะค่าใช้จ่ายที่หักภาษีเท่านั้น คุณเก็บเอกสารต้นฉบับไว้สำหรับการทำธุรกรรมทางการเงินทุกครั้ง

เอกสารต้นฉบับให้อะไร

เอกสารต้นฉบับจะอธิบายข้อเท็จจริงเบื้องต้นทั้งหมดของธุรกรรมเช่นจำนวนธุรกรรมที่ทำธุรกรรมวัตถุประสงค์ของธุรกรรมและวันที่ทำธุรกรรม

ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของเอกสารต้นทางทั่วไป:

• เช็คที่ถูกยกเลิก
• ใบแจ้งหนี้
• ใบเสร็จรับเงิน
• ใบเสร็จรับเงินที่สร้างโดยคอมพิวเตอร์
• ใบลดหนี้สำหรับการคืนเงินของลูกค้า
• บัตรเวลาพนักงาน

• ใบฝากเงิน
• ใบสั่งซื้อ

วิธีการรักษาเอกสารต้นฉบับ

เอกสารต้นฉบับควรได้รับการบันทึกไว้ในสมุดบัญชีที่เหมาะสมโดยเร็วที่สุดหลังจากการทำรายการ หลังจากบันทึกแล้วเอกสารต้นฉบับทั้งหมดควรถูกจัดเก็บไว้ในระบบบางประเภทซึ่งสามารถเรียกค้นได้หากต้องการและเมื่อจำเป็น

ในบางกรณีอาจเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องจัดให้มีการควบคุมตัวเพื่อตรวจสอบว่าเอกสารต้นทางอยู่ในการควบคุมของคุณ

เอกสารต้นฉบับและ Photocopies

ในกรณีส่วนใหญ่การคัดลอกเอกสารต้นฉบับเป็นที่ยอมรับตามกฎหมาย ตัวอย่างเช่นบริการสรรพากรภายในได้รับสำเนาใบเสร็จรับเงินนับตั้งแต่ปีพศ. 2540 ตราบเท่าที่ข้อมูลเหล่านี้เป็นข้อมูลที่อ่านได้รวมถึงข้อมูลทั้งหมดที่อยู่ในเอกสารต้นฉบับและภายในขอบเขตของกระบวนการสแกนจะนำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่เหมือนกับ เป็นต้นฉบับ

ใบเสร็จรับเงินที่ระบุวัตถุที่ซื้อและราคาที่จ่าย แต่ที่ได้รับการสแกนโดยไม่มีชื่อผู้จัดจำหน่ายจะไม่มีคุณสมบัติ เอกสารที่นำเสนอข้อมูลทั้งหมดในใบเสร็จรับเงินต้นฉบับ แต่ได้รับการพิมพ์ใหม่ในรูปแบบ Word หรือ Excel จะไม่มีคุณสมบัติ

มาตรฐาน IRS - การอ่านต้นฉบับที่สมบูรณ์และอ่านง่ายและถูกต้อง - เป็นมาตรฐานเดียวกับที่ใช้ในธุรกิจและหน่วยงานของรัฐหลายแห่ง อย่างไรก็ตามสถาบันอื่น ๆ จะเพิ่มความต้องการทั่วไปเหล่านี้

ตัวอย่างเช่น University of Washington จะยอมรับว่าเป็นสำเนาสำหรับสำเนาเอกสารต้นฉบับที่มีความหนาแน่นต่ำสุดที่ 300 จุดต่อนิ้ว (dpi) และแสดงในรูปแบบ PDF หรือ TIFF; ไม่ยอมรับ photocopies JPEG

หากคุณกำลังวางแผนที่จะสแกนเอกสารทางบัญชีหรือเอกสารทางกฎหมายเพื่ออำนวยความสะดวกในการจัดเก็บตรวจสอบกับสถาบันที่เกี่ยวข้องเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะยอมรับเอกสารในรูปแบบที่คุณต้องการใช้