บัญชีแยกประเภททั่วไปคือข้อมูลทางการเงินสรุปสำหรับธุรกิจของคุณ
บัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นบันทึกที่สมบูรณ์ของธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดที่เกิดขึ้นตลอดอายุการใช้งานของ บริษัท ไม่ใช่เฉพาะปีที่ผ่านมาหรือเดือนก่อนหน้า
ธุรกิจของคุณจำเป็นต้องมีบัญชีแยกประเภททั่วไปทำไม?
บัญชีแยกประเภททั่วไปทำหน้าที่หลายอย่างในการดำเนินงานทางการเงินของธุรกิจของคุณ คิดว่ามันเป็นถังที่จับได้ทั้งหมด มีข้อมูลทางการเงินทั้งหมดที่คุณจะใช้ในการสร้างงบกำไรขาดทุนและรายงานงบดุล ใช้ในการจัดทำ งบการเงิน เพื่อหาเงื่อนไขที่ไม่สมดุลและสำหรับ การ ตรวจสอบ ทั้งภายใน และภายนอก ซึ่งประกอบด้วยการบัญชีสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้และค่าใช้จ่าย
ผู้ให้กู้จะขอเร็กคอร์ดทางการเงินหลายอย่างเสมอต้นเสมอปลายหากธุรกิจของคุณสมัครรับเงินกู้ บัญชีแยกประเภททั่วไปของคุณสามารถช่วยคุณค้นหาและระบุข้อมูลที่คุณต้องการได้ทันที
บัญชีแยกประเภททั่วไปกับวารสารทั่วไป
อย่าสับสนกับบัญชีรายวันทั่วไปของบัญชีแยกประเภททั่วไป หลังเป็นเพียงรายการตามลำดับเหตุการณ์ของธุรกรรมในขณะที่บัญชีแยกประเภททั่วไปจัดโดยบัญชีและสามารถแสดงยอดคงเหลือในบัญชีหลังจากการผ่านรายการแต่ละครั้ง
ธุรกิจมักจะใส่ข้อมูลการทำธุรกรรมทางการเงินจำนวนมากลงใน วารสารทางบัญชีต่างๆ ในชีวิตประจำวัน เมื่อมีการทำธุรกรรมทางการเงินเกิดขึ้นและมีการสร้าง เอกสารต้นทาง ธุรกรรมจะถูกป้อนลงในสมุดรายวันทั่วไป
รายการแสดงตามลำดับเวลา วันที่จำนวนเงินบัญชีที่ได้รับผลกระทบและทิศทางบัญชีที่ได้รับผลกระทบทั้งหมดจะถูกระบุไว้
คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเดบิตและ เครดิต คงเหลือเมื่อคุณบันทึกแต่ละรายการ
วารสารพิเศษ
บริษัท ของคุณอาจมีวารสารพิเศษเป็นจำนวนมาก บางส่วนของเหล่านี้มากขึ้นรวมถึง วารสารการขายวารสาร เงินสดรับและวารสารการ เบิกจ่ายเงินสด จำนวนและชนิดของวารสารพิเศษที่ บริษัท เก็บไว้คือการตัดสินใจส่วนบุคคล วารสารเหล่านี้มีการสร้างขึ้นตามปกติเมื่อคุณป้อนธุรกรรมทางการเงินของคุณลงในคอมพิวเตอร์ถ้า บริษัท ของคุณใช้ระบบบัญชีทางคอมพิวเตอร์
บัญชีแยกประเภททั่วไปแสดงข้อมูลสรุปทั้งหมดสำหรับธุรกรรมทางการเงินสำหรับ บริษัท ของคุณจากสมุดรายวันทั่วไปและวารสารพิเศษเหล่านี้
วิธีการทำงานของ Journal Entries
บัญชีแยกประเภททั่วไปสร้างขึ้นโดยการโอนรายการบันทึกข้อมูลของธุรกรรมทางการเงินของ บริษัท จากสมุดบัญชีไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป ธุรกรรมทางการเงินแต่ละรายการมีเอกสารต้นทางเช่นใบแจ้งหนี้หรือเช็คที่ถูกยกเลิกรวมถึง รายการสมุดบันทึกที่ พบได้ตามปกติในสมุดรายวันทั่วไปวารสารพิเศษของคุณหรือทั้งสองอย่าง
บทบาทของผังบัญชีของคุณ
บัญชีแยกประเภททั่วไปขึ้นอยู่กับ ผังบัญชี สำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณ แผนภูมินี้แสดงบัญชีหลักที่แสดงใน งบการเงิน ของคุณ
แผนภูมิของคุณสามารถประกอบด้วยหลายร้อยบัญชีรวมถึงสินทรัพย์หมุนเวียนสินทรัพย์ถาวรหนี้สินหมุนเวียนหนี้สินระยะยาวบัญชี เจ้าของบัญชี รายได้จากการขายบัญชีค่าใช้จ่ายกำไร, และขาดทุน
ตัวอย่างง่ายๆของรายการบัญชีแยกประเภททั่วไป
สมมติว่าคุณเพิ่งเปิดประตูสำหรับการออกแบบเว็บไซต์สำหรับธุรกิจอื่น ๆ การดำเนินการของคุณกำหนดให้คุณต้องมีระบบคอมพิวเตอร์ที่กว้างขวางซึ่งจะคืนเงินจำนวน 10,000 เหรียญ
ป้อนวันที่ของธุรกรรมในคอลัมน์แรกทางด้านซ้ายของบัญชีแยกประเภททั่วไปและบันทึกรายการบันทึกสำหรับระบบคอมพิวเตอร์ในคอลัมน์ถัดไป คอลัมน์ที่สามและสี่มีไว้สำหรับยอดเงินเดบิตและจำนวนเครดิต
โปรดจำไว้ว่ายอดเงินเดบิตและเครดิตดูเหมือน counterintuitive บนพื้นผิว
สินทรัพย์ที่เป็นบวกมียอดคงเหลือเดบิตดังนั้นคุณจะต้องป้อนมูลค่า 10,000 บาทเป็นจำนวนเงินเดบิต ถ้าคุณใช้สินทรัพย์อื่น ๆ เช่นเงินสดเพื่อให้ได้เงินจำนวน 10,000 เหรียญหรือถ้าคุณเพิ่มความรับผิดในการกู้เงินเพื่อซื้อระบบรายการเหล่านี้จะเป็นเครดิต คุณควรป้อนตัวเลขที่ตรงกันในคอลัมน์ที่สี่
ระบบธุรกิจของ Microsoft มีรายละเอียดที่ครอบคลุมมากขึ้นสำหรับหลายคอลัมน์เพื่อช่วยในการติดตามการทำธุรกรรม คุณไม่ได้หมายถึงสี่เท่านั้น
คำสุดท้ายเกี่ยวกับรายการบัญชีแยกประเภททั่วไป
ควรทำธุรกรรมในสมุดบันทึกที่เหมาะสมจากนั้นสรุปและป้อนลงในบัญชีแยกประเภททั่วไปเดือนละครั้ง ควรมีหน้าเว็บแยกต่างหากสำหรับแต่ละบัญชี