เป็นการยากที่จะวางแผนงบประมาณของกิจกรรมจนกว่าคุณจะมีความคิดที่ดีว่าจะต้องเสียค่าใช้จ่ายใด นี้ดูเหมือนจะเห็นได้ชัดพอ แต่ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง กับการวางแผนงาน สามารถมาจากหลายสถานที่ต่างๆ เมื่อคุณคิดว่าคุณได้ระบุประเภทค่าใช้จ่ายทั้งหมดของคุณแล้วจะมีคนอื่นขึ้นมาเพื่อส่งคุณกลับไปที่กระดานวาดภาพ เพื่อป้องกันไม่ให้เรื่องนี้เกิดขึ้นกับคุณฉันได้รวบรวมโครงร่างนี้ไว้ในค่าใช้จ่ายในการวางแผนงานเพื่อระลึกถึงในขณะที่สร้างงบประมาณของคุณ
ค่าใช้จ่ายในเว็บไซต์
รวมอยู่ที่นี่คือค่าใช้จ่ายและค่าธรรมเนียมที่เรียกเก็บโดย สถานที่จัดงาน นี่เป็นหมวดหมู่ที่แพงที่สุด แต่ก็เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการทำนายเนื่องจากคุณจะได้รับค่าใช้จ่ายอย่างเป็นทางการในการทบทวนล่วงหน้า ด้วยเหตุนี้คุณจึงอย่าลืมคิดค่าใช้จ่ายผันแปรที่เปลี่ยนแปลงไปตามจำนวนการเข้างานของคุณ การจัดเลี้ยงเป็นตัวอย่างที่ดีสำหรับเรื่องนี้เนื่องจากค่าอาหารของคุณจะเพิ่มขึ้นตามแต่ละรายชื่อ
ต้นทุนสถานที่
- เช่าห้องพัก
- เงินประกัน
- ประกันภัย
- ที่จอดรถ
อาหารและการจัดเลี้ยง
- อาหาร
- เครื่องดื่ม
- Bartender / Server ค่าแรงงาน
- ภาษีและค่าบริการ / บำเหน็จ
เสียง / ภาพ
- ไมโครโฟน
- หน้าจอและโปรเจคเตอร์
- การเข้าถึงอินเทอร์เน็ต
- อุปกรณ์พิเศษอื่น ๆ
ผู้ขายบุคคลที่สาม
หมวดหมู่นี้แสดงถึงรายการและบริการทั้งหมดที่จัดทำโดยผู้ขายนอกสถานที่จัดงาน แต่ละคนจะเรียกเก็บเงินคุณโดยอิสระดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องปิดแท็บให้กับทุกคนที่คุณกำลังทำงานด้วย
การใช้สเปรดชีตจะช่วยคุณในการจัดระเบียบรายชื่อผู้จัดจำหน่ายของคุณพร้อมกับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับบริการของพวกเขา
เช่ากิจกรรม
- ผ้าปูโต๊ะ, ผ้าคลุมโต๊ะและเก้าอี้คลุม
- เต๊นท์, เวทีและสถานที่ท่องเที่ยวสนุก ๆ
- รายการกายภาพที่จัดไม่ได้ตามสถานที่
- แรงงานและการส่งมอบสำหรับการตั้งค่า / Teardown
Décor Vendors
- เน้นเสียง
- ดอกไม้และกระถางดอกไม้
- ลูกโป่ง
การบันเทิง
- นักดนตรีหรือดีเจ
- ค่าธรรมเนียมผู้บรรยาย
- คนขี่ม้าสัญญา (อาหารที่พักและการขนส่ง)
ค่าใช้จ่ายในการผลิต
การผลิตประกอบด้วยพนักงานทั้งหมดและทรัพยากรที่จำเป็นในการวางแผนและดำเนินการกิจกรรม ค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะเริ่มต้นในช่วงเวลาที่เหตุการณ์กำลังฝันถึงและดำเนินการต่อผ่านเอกสารหลังเหตุการณ์ ในระยะสั้นหมวดหมู่นี้แสดงถึงต้นทุนในการจัดกิจกรรม ดึงดูดผู้เข้าร่วมประชุม และจัดการองค์ประกอบการจัดการ
การตลาดและการลงทะเบียน
- งานพิมพ์และออกแบบ
- การโฆษณา
- เชิญ
- การจัดการการลงทะเบียน
การวางแผนและองค์กร
- ค่าธรรมเนียมวางแผนงาน
- พนักงานชั่วคราวและพนักงานชั่วคราว
- เครื่องใช้สำนักงาน
- ต้นทุนการสื่อสาร
- ค่าใช้จ่ายในการเดินทาง
ค่าใช้จ่ายในการบริหาร
- การมอบหมายพนักงานลูกจ้าง
- ต้นทุนการบัญชี
- ค่าธรรมเนียมทางกฎหมาย
- ค่าที่ปรึกษา
ค่าใช้จ่ายและกองทุนฉุกเฉิน
ไม่มีหมายเลขมหัศจรรย์สำหรับสิ่งที่คุณควรตั้งค่าไว้สำหรับค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้วางแผนไว้ แต่คุณต้องคาดหวังอย่างแน่นอนว่าสิ่งที่ไม่คาดคิด นักวางแผนเหตุการณ์บางแห่งแนะนำงบประมาณ 5-10 เปอร์เซ็นต์มากกว่าค่าใช้จ่ายที่คาดไว้ในขณะที่คนอื่น ๆ เลือกหมายเลขรอบที่จะทำงานด้วย กิจกรรมขนาดใหญ่ควรจัดสรรให้มากขึ้นเนื่องจากการกำกับดูแลที่เรียกเก็บเงินต่อคนอาจทำงานได้หลายพันดอลลาร์
วัตถุประสงค์ของโครงร่างนี้คือการทำให้คุณตระหนักถึงค่าใช้จ่ายในการวางแผนงานประเภทต่างๆที่อาจเกิดขึ้น ทุกเหตุการณ์ไม่ซ้ำกัน ดังนั้นคุณอาจมีรายการที่ระบุไว้ที่นี่มากหรือน้อย สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าค่าใช้จ่ายของคุณจะมาจากไหน มองข้ามค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับผู้ขายหรือหมวดหมู่ที่เฉพาะเจาะจงสามารถสร้างความหายนะให้กับงบประมาณของคุณได้ แต่สถานการณ์กรณีที่เลวร้ายที่สุดคือลืมเรื่องค่าใช้จ่ายจนกว่าจะถึงเวลาที่เรียกเก็บเงิน