ธุรกิจขนาดเล็กของคุณยุ่งเกินกว่าที่จะตั้งค่าการจดแต้มของผู้จัดจำหน่ายหรือไม่?
หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กหรือเพียงแค่ทำงานในธุรกิจขนาดเล็กและห่วงโซ่อุปทานเป็นหนึ่งในสิ่งเหล่านั้นที่คุณต้องดูแล แต่คุณไม่มีเวลาพอที่จะคิดถึงเรื่องนี้
ดัชนีชี้วัดของซัพพลายเออร์เป็นวิธีที่ดีในการรักษาผลงานของซัพพลายเออร์ของคุณให้พอดี และมีวิธีปฏิบัติที่ง่ายและเป็นประโยชน์ในการใช้และรักษาดัชนีชี้วัดเหล่านี้ไว้เพื่อให้คุณสามารถ ทำสิ่งอื่น ๆ อีกนับล้านสิ่งที่คุณต้องทำในวันนี้
ข้อมูล
บริษัท ขนาดใหญ่ที่มีภูเขาเงินที่ผู้บริหารของพวกเขาใช้เป็นกำแพงหินปีนเขาจ่ายแพงสำหรับข้อมูล จากนั้นพวกเขาก็ลงและจ่ายเงินมากขึ้นเพื่อให้มีนักวิเคราะห์ชิ้น, ลูกเต๋าและทำความเข้าใจกับข้อมูลนั้น คุณจะคาดหวังว่าจะรวบรวมวิเคราะห์และทำความเข้าใจกับข้อมูลเหล่านั้นอย่างไรรวมทั้งสิ่งที่อาจเป็นประโยชน์ในการให้คะแนนของซัพพลายเออร์ของคุณหรือไม่?
ดีข่าวดีก็คือคุณมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อติดตามประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์ของคุณได้อย่างง่ายดาย
คำสั่งซื้อที่คุณวางในซัพพลายเออร์ของคุณจะระบุวันที่ขอปริมาณสั่งซื้อและราคาที่คาดไว้
เอกสารการจัดส่งของซัพพลายเออร์และเอกสารการรับของคุณระบุวันที่จัดส่งจริงวันที่ได้รับรวมทั้งปริมาณที่ได้รับ
และใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์ของคุณสามารถยืนยันราคาการชำระเงินที่แท้จริงได้
นั่นคือทั้งหมดที่คุณต้องได้รับการจดแต้มของซัพพลายเออร์ของคุณเริ่มต้นขึ้น
สิ่งที่ควรได้รับ
คุณและธุรกิจขนาดเล็กของคุณหวังอะไรที่จะบรรลุเป้าหมายจากมุมมองด้านการปฏิบัติของลูกค้า คุณอาจต้องการจัดส่งลูกค้าของคุณสิ่งที่พวกเขาสั่งซื้อเมื่อพวกเขาต้องการให้มีการจัดส่งและรับเงินที่ทำได้โดยการใช้จ่ายเงินน้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
และนั่นคือสิ่งที่คุณควรคาดหวังว่าซัพพลายเออร์ของคุณจะทำเพื่อคุณ พวกเขาควรจะจัดส่งสินค้าให้คุณตามที่คุณต้องการเมื่อคุณต้องการและเรียกเก็บเงินเป็นจำนวนเงินน้อยที่สุดสำหรับสิ่งที่คุณสั่งซื้อ
ในข้อกำหนดเกี่ยวกับซัพพลายเชนนั่นหมายถึงการส่งมอบตรงเวลาความถูกต้องของคำสั่งซื้อและค่าใช้จ่ายในการควบคุมสินค้า
การตั้งค่า Scorecard ของคุณ
การใช้สเปรดชีตเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการดำเนินการนี้ เมื่อคุณตั้งค่าข้อมูลพื้นฐานไว้แล้วคุณสามารถตั้งค่าแท็บ Scorecard ซึ่งจะนำข้อมูลในสเปรดชีตไปยังตำแหน่งเดียว แท็บ Scorecard จะช่วยให้คุณสามารถดูข้อมูลงบการเงินรวมได้อย่างง่ายดาย
ดัชนีชี้วัดเหล่านี้เป็นเครื่องมือสำหรับคุณในการประเมินประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์ของคุณได้อย่างรวดเร็ว Scorecard ใช้เพื่อรวบรวมข้อมูลเพื่อช่วยขับเคลื่อนกลยุทธ์การจัดการห่วงโซ่อุปทานและการตัดสินใจ เช่นเดียวกับคุณอาจได้รับ A, B หรือ C ในบัตรรายงานของโรงเรียนซึ่งจะช่วยให้คุณได้ทราบถึงวิธีที่คุณกำลังทำอยู่ ดัชนีชี้วัดผู้จัดจำหน่ายยัง ช่วยให้คุณและธุรกิจขนาดเล็กของคุณ มุ่งเน้นไปที่พื้นที่ที่ซัพพลายเออร์ต้องการปรับปรุง
เราจะกลับไปที่สลักเกลียวของสกอร์การ์ดในไม่กี่นาที แต่ก่อนอื่นเราจะทบทวนข้อกำหนดเกี่ยวกับซัพพลายเชน
การจัดส่งตรงเวลา
ลูกค้าของคุณต้องการให้ธุรกิจขนาดเล็กของคุณจัดส่งคำสั่งซื้อตรงตามเวลา
คุณต้องการจัดส่งให้กับลูกค้าของคุณตรงเวลา ดังนั้นจึงหมายถึงเหตุผลที่ซัพพลายเออร์ของคุณต้องการจัดส่งให้กับธุรกิจขนาดเล็กของคุณในเวลา
เหตุใดจึงมีการจัดส่งสินค้าล่าช้ามากมายในโลก?
ปัญหาด้านการผลิตและคุณภาพอาจส่งผลต่อการส่งมอบล่าช้า ความต้องการที่สองครั้งล่าสุดอาจทำให้เกิดการสั่งซื้อในนาทีสุดท้ายซึ่งอาจไม่สามารถใช้เวลาในการผลิตที่เหมาะสมในกระบวนการผลิตและซัพพลายเชน แต่สาเหตุที่พบมากที่สุดของการส่งมอบล่าช้าคือการวางแผนที่ไม่ดี ข่าวดีก็คือไดรเวอร์ที่ง่ายที่สุดในการแก้ไข
ขั้นตอนแรกในการแก้ไขแม้ว่าระบุว่า
คุณสั่งซื้อสินค้ากับผู้จัดจำหน่ายของคุณเมื่อไร ว่าภายในเวลาที่กำหนดของพวกเขานำ? การสั่งซื้อถึงคุณตรงเวลาหรือไม่? เป็นคำถามใช่หรือไม่และซัพพลายเออร์ของคุณได้รับ 100 เปอร์เซ็นต์หรือศูนย์
ความถูกต้องของคำสั่งซื้อ
คุณสั่งซื้อจากผู้จัดจำหน่ายของคุณอย่างไร
เป็นสิ่งที่เกิดขึ้น?
คุณสั่งซื้อกี่รายการ? มีกี่คนที่มา? (มักจะมีข้อแม้นี้หากรายการไม่สามารถนับได้ง่ายและแต่ละหน่วยมีต้นทุนค่อนข้างต่ำในกรณีเหล่านี้ซัพพลายเออร์มักจะจัดส่งสินค้าขนาดเล็กเกิน 3 เปอร์เซ็นต์ถึง 10 เปอร์เซ็นต์และลูกค้าสามารถให้เช่าได้บ้าง)
ค่าใช้จ่ายในการควบคุมสินค้า
คุณคาดหวังที่จะจ่ายเงินให้กับซัพพลายเออร์ของคุณเท่าไหร่ นี่เป็นสิ่งที่ซัพพลายเออร์ของคุณได้เรียกเก็บจากคุณ?
หาก ต้นทุนของซัพพลายเออร์ของคุณเพิ่มขึ้น ธุรกิจขนาดเล็กของคุณจำเป็นต้องทราบว่าเร็วกว่าในภายหลัง การติดตามอย่างสม่ำเสมอผ่านทางหน้าต่างสรุปผู้จัดจำหน่ายสามารถช่วยลดต้นทุนสินค้าได้
Scorecard Nuts-and-Bolts
ใช้สเปรดชีตของคุณ (ที่กล่าวถึงข้างต้น) สร้างแท็บสำหรับผู้จัดจำหน่ายของคุณเรียกชื่อซัพพลายเออร์ว่า A. ในบางกรณีอาจสร้างสเปรดชีตแยกกันได้ง่ายขึ้นสำหรับแต่ละซัพพลายเออร์ของคุณ
หากคุณมีระบบ ERP (และ ถ้าคุณไม่ทราบว่าคุณมีระบบ ERP หรือไม่) หรือระบบอื่นที่ติดตามคำสั่งซื้อที่คุณวางไว้กับซัพพลายเออร์ของคุณ (เช่น Quickbooks) คุณควรสามารถ ส่งออกข้อมูลที่คุณต้องการ ถ้าไม่คุณอาจต้องป้อนด้วยตนเอง แต่เมื่อคุณได้รับการตั้งค่าแล้วสิ่งนี้จะไปได้เร็วมาก
คอลัมน์ของคุณควรมีลักษณะดังนี้: เลขที่ใบสั่ง, ชื่อผู้จัดจำหน่าย, วันที่สั่ง, วันที่จัดส่งสินค้า, ชื่อผลิตภัณฑ์ (หรือหมายเลขชิ้นส่วน), ราคาต่อหน่วย, ปริมาณการสั่งซื้อ คุณสามารถรับข้อมูลทั้งหมดนี้จากคำสั่งซื้อที่ธุรกิจขนาดเล็กของคุณสร้างขึ้น
ดำเนินการคอลัมน์ต่อไปนี้ด้วยข้อมูลจากการจัดส่งที่แท้จริงของซัพพลายเออร์ของคุณ: วันที่จัดส่งจริงวันที่ได้รับและปริมาณที่ได้รับ
เมื่อซัพพลายเออร์ของคุณจัดทำใบแจ้งหนี้คุณคุณสามารถเพิ่มคอลัมน์สำหรับราคาที่ใช้ในใบแจ้งหนี้
ด้วยข้อมูลดังกล่าวคุณมีสิ่งที่คุณต้องการเพื่อข้ามอ้างอิงวันที่จัดส่งที่คุณต้องการโดยใช้วันที่จัดส่งจริงของซัพพลายเออร์ของคุณ บางคนไปสั่งซื้อปริมาณเทียบกับปริมาณที่ได้รับและราคาสั่งซื้อกับใบแจ้งหนี้
เพิ่มคอลัมน์อีก 3 คอลัมน์ขึ้นไปทางขวาสุดพร้อมกับส่วนหัวคอลัมน์เหล่านี้:
- ตรงเวลา?
- ความแม่นยำในการสั่งซื้อ 100 เปอร์เซ็นต์?
- ราคาถูก?
ตอนนี้เปรียบเทียบสิ่งที่คุณใส่ในคำสั่งซื้อกับสิ่งที่คุณได้รับจากซัพพลายเออร์ของคุณ และเติมเซลล์ด้วย Y หรือ N. ยอดรวม Y ของคุณเหนือคำสั่งซื้อทั้งหมดจะให้เปอร์เซ็นต์ของคุณ คุณสามารถจับภาพเปอร์เซ็นต์เหล่านั้นได้ในแท็บ Scorecard ฉบับแรกที่เราพูดถึงข้างต้น
เมื่อคุณตั้งค่าเทมเพลตแท็บ Scorecard สามารถเติมข้อมูลโดยอัตโนมัติ หากคุณไม่แน่ใจว่าจะตั้งค่าแบบนี้ได้อย่างไรมีบทเรียนเป็นจำนวนมากที่สามารถแนะนำคุณได้ หรือถามวัยรุ่นของคุณ
บัตรคะแนนของคุณควรอ่าน: ชื่อซัพพลายเออร์ร้อยละเมื่อถึงเวลา = เปอร์เซ็นต์ xx ความถูกต้องของคำสั่งซื้อ = เปอร์เซ็นต์ xx ค่าความถูกต้องของสินค้า = xx เปอร์เซ็นต์ การมองระดับสูงเกี่ยวกับประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์ของคุณสามารถบอกคุณได้ว่า คุณจำเป็นต้องจัดการผู้จัดจำหน่ายรายนั้นอย่างใกล้ชิดมากขึ้น หรือถ้าคุณมีอิสระที่จะทำล้านสิ่งอื่น ๆ ที่ต้องทำในวันนี้