คู่มือการวางแผนกิจกรรมเพื่อวางแผนการเดินกิจกรรมระดมทุนพิเศษ

บทเรียนที่ได้จากการวางแผนและการดำเนินการกิจกรรมวันแม่ของ Y-ME

นักวางแผนงาน พิเศษ - โดยเฉพาะผู้ที่อยู่ใน โลกที่ไม่มุ่งหวังผลกำไร - รู้ว่าการจัดงาน ระดมทุน กลางแจ้งเป็นแนวคิดที่ดี กิจกรรมประเภทนี้เช่นแนวคิดการระดมทุนของชุมชนอื่น ๆ กำหนดให้การวางแผนงานสำหรับปีหน้าจะเริ่มขึ้นในทันทีหลังการ ระดมทุน ในปีนี้ เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องบรรยายสรุปเหตุการณ์และหารือเกี่ยวกับสิ่งที่ดีและสิ่งที่จะดีขึ้นในขณะที่เหตุการณ์ยังคงสดใหม่อยู่ในจิตใจของทีม

การอภิปรายเกี่ยวกับความสำเร็จและการปรับปรุงให้แน่ใจว่าคุณลักษณะเหล่านี้อาจรวมหรือปรับปรุงสำหรับกิจกรรมของปีถัดไป การวางแผนเชิงรุกดังกล่าวยังเพิ่มมูลค่าให้กับผู้สนับสนุน และหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่ทุกชุมชนที่ประสบความสำเร็จเดินหวังที่จะเติบโตและขยายตัวจากปีที่ปี

สิ่งสำคัญคือต้องมุ่งเน้นไปที่วัตถุประสงค์หลักของการจัดงานดังกล่าว: การระดมทุน สำหรับผู้วางแผนกิจกรรมที่เคยเดินชุมชนแล้วครั้งที่สำคัญที่สุดสำหรับการวางแผนก็เกิดขึ้นหลังจากการเดินสิ้นสุดลง เพื่อที่จะได้เรียนรู้เกี่ยวกับหลายแง่มุมของการวางแผนและการดำเนินการเดินขบวนในชุมชนกองทุนเราจะได้รับภาพเบื้องหลังเหตุการณ์ Mother's Day ซึ่งจัดโดยองค์การมะเร็งเต้านม Y-ME ของเมืองชิคาโก

วันแม่แห่งโรคมะเร็งเต้านม Y-ME Mother's Day Fundraiser Walk

Y-ME ก่อตั้งขึ้นเมื่อปี พ.ศ. 2522 โดยกลุ่มผู้รอดชีวิตจากมะเร็งเต้านม 2 รายซึ่งเป็นองค์กรที่ไม่หวังผลกำไรเป็นที่รู้จักกันดีในโครงการสายด่วนมะเร็งเต้านมแห่งชาติหลายภาษาสำหรับผู้ป่วยโรคมะเร็งเต้านม

โปรแกรมดังกล่าวเป็นที่รู้จักว่าเป็นสายด่วนที่ให้บริการโทรฟรีตลอด 24 ชั่วโมงของประเทศซึ่งมีพนักงานที่รอดชีวิตจากมะเร็งเต้านมที่ได้รับการฝึกอบรมให้คำปรึกษาแบบ peer แต่องค์กรยังได้จัดให้มีการเดินการกุศลประจำปีในวันแม่ซึ่งสนับสนุนโครงการและบริการของพวกเขา กลับมาในปี 2550 Y-ME ได้ระดมทุนกว่า 7 ล้านเหรียญโดยมีผู้เดินทอดน่องเกือบ 43,000 คนจาก 12 เมือง

ในปีพ. ศ. 2551 มีผู้เข้าร่วม 15 เมือง แต่ Y-ME ปิดประตูในปี 2012 แต่มรดกของการระดมทุนประจำปียังคงเป็นกรณีศึกษาที่ดีสำหรับนักวางแผนกิจกรรมที่ไม่หวังผลกำไร

ความสำเร็จในการระดมทุนของ Y-ME เป็นผลมาจากแนวทางที่ได้รับการจัดการเพื่อการวางแผนและการเฝ้าติดตามเป้าหมายที่สำคัญที่สุดก่อน Liz Klug อดีตผู้อำนวยการฝ่ายกิจกรรมพิเศษขององค์กรกล่าวว่าหลังจากปีที่แล้วในปี 2550: "เรามีแผนสำหรับจุดต่างๆในช่วงเวลาที่วางแผนไว้ ดังนั้นเราจะทำตามขั้นตอนเพื่อโปรโมตจุดที่สำคัญที่สุดในช่วงเวลาเพื่อให้แน่ใจว่าเราประสบความสำเร็จ ตัวอย่างเช่นในเมืองที่เราอาจเป็นเจ้าภาพการจัดงานเป็นครั้งแรกเราต้องมุ่งเน้นไปที่การทำให้แน่ใจว่าเรามีสถานที่และสถานที่ที่ดีที่ผู้คนต้องการจะกลับมา ลงที่ถนนเราจะมุ่งเน้นไปที่ร้านกาแฟที่เราจะวางโบรชัวร์ "ลองดูที่วิธี Klug และทีมวางแผนเหตุการณ์ Y-ME จัดงานดังกล่าวประสบความสำเร็จ

การวางแผนขั้นตอนที่ 1: การวิเคราะห์ตัวเลข

โฮสติ้งการเดินในชุมชนหรือเหตุการณ์ที่คล้ายคลึงกันต้องมีการรวบรวมวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันหลายประการ แต่ในท้ายที่สุดสมาคมหรือองค์กรการกุศลที่เป็นเจ้าภาพจัดงานจะทำเช่นนั้นเพื่อหารายได้ให้กับพวกเขา

ดังนั้นขั้นตอนแรกในการวางแผนเหตุการณ์ถัดไปจะเกิดขึ้นเมื่อเหตุการณ์ปัจจุบันสิ้นสุดลงและงานส่วนใหญ่ที่ล้อมรอบ "ตัวเลข" ไว้

Liz Klug อธิบาย "เราเปรียบเทียบตัวเลขที่เราทำเมื่อปีที่แล้วกับปีก่อน [ปี] เรามองไปที่ประสบการณ์ของผู้เข้าร่วม เราประเมินประเภทการให้การสนับสนุนของเรา เราตอบรับอีเมลด่วน ๆ เกี่ยวกับเหตุการณ์ต่างๆ "นักวางแผนกิจกรรมจะดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปเพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องในงานปีนี้จะยังคงดำเนินต่อไปในปีหน้า

Klug ยังขุดลงไปในรายละเอียด ในการประเมินของเธอเธอมองทุกอย่างจากจำนวนอาสาสมัครที่เข้าร่วมในปริมาณของเสื้อยืดกระจาย จากนั้นเธอก็จะถามว่าเธอต้องการมากหรือน้อยในปีหน้า

เส้นเวลาการวางแผน

สำหรับผู้ที่จัดให้มีการระดมทุนในชุมชนคุณควรทราบว่าควรใช้ขั้นตอนใดในหลาย ๆ ครั้ง

องค์กรที่ไม่หวังผลกำไรส่วนใหญ่ไม่ได้รับความหรูหราจากพนักงานจำนวนมากและสมาชิกคณะกรรมการอาสาสมัครเพื่อขับเคลื่อนความสำเร็จของกิจกรรม แต่ผู้วางแผนตระหนักดีว่าพวกเขาจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาทำงานใกล้ชิดกับสำนักงานนายกเทศมนตรีของเมืองและแผนกงานสาธารณะเพื่อให้ได้งานในปฏิทินสาธารณะ

Klug ชี้ให้เห็นว่าขั้นตอนแรกหลังจากการวิเคราะห์ตัวเลขในปีที่ผ่านมาให้ความสำคัญกับการสรรหาบุคลากรขององค์กร หากเหตุการณ์ไม่ได้เป็นโครงการใหม่สิ่งสำคัญคือการได้รับการ สนับสนุนจากองค์กร สำหรับงานในปีหน้าทันทีหลังจากเหตุการณ์ในปีนี้สรุป "เรามุ่งเน้นที่การต่ออายุการอุปถัมภ์เมื่อเราได้จัดทำรายงานสรุปผลการแข่งขัน" นายคลาร์กกล่าว เธอยังเสนอไฮไลต์ต่อไปนี้สำหรับนักวางแผนที่สนใจในการจัดการเดินชุมชนในรูปแบบการระดมทุน:

• ระบุผู้สนับสนุนองค์กร
• พัฒนาโปรแกรมทีมเดิน
• กำหนดกิจกรรมกิจกรรม
• เริ่มต้นการสรรหาบุคลากรเดิน
• จบการทำงานของโลจิสติกส์เหตุการณ์
• ถือเหตุการณ์
• จัดงาน "ขอบคุณ"
• ประเมินและเริ่มต้นกิจกรรมที่ตามมา

Y-ME จะจ้าง บริษัท ด้านโลจิสติกส์ภายนอกเพื่อจัดการกับข้อกำหนดด้านลอจิสติกส์หลายประการ แต่หนึ่งในที่เป็นประโยชน์มากที่สุดคือการใช้ระบบการลงทะเบียนออนไลน์

ความสำเร็จของระบบการลงทะเบียนออนไลน์

Y-ME ได้เรียนรู้อย่างรวดเร็วเกี่ยวกับความสำคัญของการใช้เว็บสำหรับการลงทะเบียนออนไลน์และนับตั้งแต่มีการสนับสนุนอย่างมากสำหรับการใช้เทคโนโลยีสำหรับการลงทะเบียนออนไลน์และการระดมทุน

พวกเขาลงทุนในระบบการจัดการความสัมพันธ์แบบออนไลน์เพื่อใช้เป็นเว็บไซต์การแข่งขันปี 2546 ของพวกเขา ระบบประเภทนี้ทำหน้าที่เป็นเว็บไซต์ส่วนตัวสำหรับอาสาสมัครในการอุทธรณ์การบริจาคและการมีส่วนร่วมอื่น ๆ จะรวบรวมข้อมูลไว้ในฐานข้อมูลเดียวและทำหน้าที่เป็นเครื่องมือสำหรับการเดินทีมแม่ทัพเพื่อสนับสนุนสมาชิกของพวกเขา

ผู้เข้าร่วมออนไลน์เพิ่มขึ้นจาก 4,000 เป็น 11,594 คน การบริจาคออนไลน์เพิ่มขึ้นจาก 5,000 เป็น 19,650 ราย ทีม Y-ME เชื่อว่ามีส่วนช่วยให้บรรลุเป้าหมาย 2.35 ล้านเหรียญและเป็นโบนัสเทคโนโลยีนี้ลดค่าใช้จ่ายในการบริหารประมาณ 20,000 เหรียญ

ระบบดังกล่าวยังสามารถใช้เป็นเครื่องมือสื่อสารที่สำคัญซึ่งช่วยให้องค์กรสามารถติดตามและดำเนินการต่อกับองค์ประกอบที่อยู่นอกเหนือวันแข่งขันได้

เส้นเวลาการแข่งขันวัน

การเดินชุมชนจะมีขึ้นบ่อยครั้งในตอนเช้า ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของป้ายและตำแหน่งการตั้งค่าสำหรับเหตุการณ์อาจเริ่มต้นเร็วที่สุดเท่าสัปดาห์ก่อนเหตุการณ์มีกิจกรรมมากที่สุดที่เกิดขึ้นสองสามวันก่อนที่จะเดิน

เมื่อ Y-ME กำลังวางแผนสำหรับกิจกรรมระดมทุนประจำปีทีมงานจะพยายาม จำกัด พื้นที่ที่พวกเขาเดินไปเพื่อไม่ให้มีเวลาเหลือเฟือในการดำเนินการบางอย่างเช่นการปิดถนน การเดินของพวกเขาโดยทั่วไปไม่ใช่การแข่งขันดังนั้นจึงยังช่วยให้พวกเขาไม่ต้องพิจารณาข้อกำหนดที่จำเป็นสำหรับสภาพแวดล้อมการแข่งขันที่แข่งขันมากขึ้น

กำหนดการสำหรับวันแข่งขันเองมักจะไหลดังนี้:

• ทีมวางแผนงานมาถึง (2.5 ชั่วโมงก่อนเดิน)
• เช็คอินอาสาสมัคร (2 ชั่วโมงก่อนเดิน)
• การเช็คอินและตั้งค่า (2 ชั่วโมงก่อนเดิน)
• การลงทะเบียนเริ่มต้น (1.5 ชั่วโมงก่อนเดิน)
• การตั้งค่า Line เริ่มต้น (30 นาทีก่อนเดิน)
• พิธีเปิด (10 นาทีก่อนเดิน)
• การแข่งขันเริ่มขึ้น
• ความบันเทิงบนเวทีหลักเริ่มต้น (1 ชั่วโมงหลังจากเริ่มเดิน)
• ข้อสังเกตหลักของเวทีหลัก (หลังจากจบบทสรุปที่เครื่องหมาย 1.5 ชั่วโมง)
• โปรแกรมสิ้นสุดอย่างเป็นทางการ (3 ชั่วโมงหลังจากเริ่มเดิน)
• การแจกแจงเหตุการณ์เริ่มขึ้น (หลังจากเหตุการณ์สิ้นสุดอย่างเป็นทางการ)

เคล็ดลับสำหรับการวางแผนเดินหรือวิ่งของชุมชน

สำหรับองค์กรที่สนใจในการเดินหรือวิ่งเป็นชุมชนเป็นครั้งแรก Klug มีข้อเสนอแนะมากมายที่จะช่วยให้มั่นใจได้ถึง เหตุการณ์ที่ประสบความสำเร็จ

• เริ่มต้นด้วยโอกาสในการเป็นผู้นำที่อบอุ่นรวมทั้งอาสาสมัครที่ได้รับ การสนับสนุนเป็นอย่างดีผู้สนับสนุน หรือทีมงานที่มีขนาดใหญ่ กำหนดผลลัพธ์ที่วัดได้
• ประเมินเหตุการณ์คู่แข่งในเมือง / สถานที่ของคุณเพื่อระบุแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและพื้นที่สำหรับการปรับปรุง
• ทำงานร่วมกับสำนักงานนายกเทศมนตรีและสวนสาธารณะเพื่อหารือเกี่ยวกับใบอนุญาตที่จำเป็นและโลจิสติกส์เหตุการณ์ของคุณ: เวลาสถานที่จำนวนผู้เข้าร่วม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเตรียมพร้อมสำหรับการประชุมเหล่านั้นแล้ว
• ทำความเข้าใจกับงบประมาณของคุณและตรวจสอบว่าค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานของคุณอยู่ที่ 25-30% สำหรับงานใหม่ องค์กรการกุศลบางแห่งจะมุ่งมั่นทุ่มเท 15-20% ของค่าใช้จ่ายทั้งหมด
• สปอนเซอร์ที่ปลอดภัยในการ ดูดซับค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานของกิจกรรมของคุณ 100%