กฎหมายของรัฐบาลกลางกำหนดว่าคุณต้องเก็บบันทึกการตรวจสอบและเอกสารอื่น ๆ
ประวัติการทำเช็คเงินเดือนเป็นสิ่งที่นายจ้างต้องการ?
โดยปกติแล้วคุณจะเก็บบันทึกข้อมูลส่วนใหญ่ที่กฎหมายกำหนดไว้ในขั้นตอนการทำธุรกิจดังนั้นการปฏิบัติตามข้อกำหนดจึงไม่ควรใช้ขั้นตอนหรือการทำงานพิเศษ
ทบทวนระเบียนที่คุณมีอยู่แล้วเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสอดคล้องกับข้อกำหนดของ IRS และ FLSA
บันทึกสามารถเก็บไว้ในรูปแบบใด ๆ รวมทั้งอิเล็กทรอนิกส์ ต่อไปนี้จะต้องเก็บไว้สำหรับ พนักงานที่ไม่ได้รับการยกเว้นทั้งหมด และผู้ที่ได้รับการคุ้มครองตามข้อกำหนดค่าจ้างขั้นต่ำ:
- ข้อมูลส่วนบุคคลรวมถึงชื่อพนักงานที่อยู่บ้านอาชีพเพศและวันเกิดหากอายุต่ำกว่า 19 ปี
- ชั่วโมงและวันที่สัปดาห์เริ่มต้นของเขาจะเริ่มต้นขึ้น
- จำนวนชั่วโมงทำงานในแต่ละวันทำงานและเวลาทำงานทุกสัปดาห์
- รวมรายได้ตรงตามเวลารายวันหรือรายสัปดาห์
- อัตราค่าจ้างรายชั่วโมงปกติสำหรับสัปดาห์ใด ๆ ที่ทำงานล่วงเวลา
- รวม ค่าทำงานล่วงเวลา สำหรับสัปดาห์ทำงาน
- รวมค่าจ้างที่จ่ายในแต่ละงวดการจ่ายเงิน
- วันที่ชำระเงินและระยะเวลาการจ่ายเงินที่ครอบคลุม
พนักงานที่ไม่ได้รับการยกเว้น จะต้องได้รับค่าแรงขั้นต่ำาอย่างน้อยและรับค่าล่วงเวลาสำหรับชั่วโมงทำงานเกิน 40 ครั้งต่อสัปดาห์ ลูกจ้างอาจได้รับการยกเว้นได้หากได้รับค่าจ้างอย่างน้อย 455 เหรียญต่อสัปดาห์ตามเกณฑ์เงินเดือนและถ้าเขาทำหน้าที่ในงานบางอย่างโดยทั่วไปคือผู้บริหารผู้บริหารหรือผู้บริหาร
จ่ายตรงเวลาคือสิ่งที่ได้รับในช่วง 40 ชั่วโมงแรกในช่วงสัปดาห์ทำงาน
ประวัติที่จำเป็นสำหรับพนักงานที่ได้รับการยกเว้นแตกต่างจากพนักงานที่ไม่ได้รับการยกเว้นและต้องมีข้อมูลพิเศษสำหรับพนักงานที่ทำงานในครัวเรือนสำหรับพนักงานที่ทำงานภายใต้การจัดการเรื่องค่าจ้างที่ไม่ปกติสำหรับพนักงานที่จะจัดหาที่พักหรือสิ่งอำนวยความสะดวกอื่น ๆ และสำหรับพนักงานที่ได้รับการศึกษาแก้ไข
ถ้าคนงานคนใดของคุณตกอยู่ในประเภทเหล่านี้ให้ปรึกษากับทนายความ
แบบฟอร์มที่คุณต้องเก็บ
นอกจากบันทึกการตรวจสอบเงินเดือนแล้วคุณควรเก็บเอกสารอื่น ๆ ไว้ในแฟ้มสำหรับพนักงานแต่ละคน
- แบบฟอร์ม W-4 ที่ ลงลายมือชื่อแสดงการหักภาษี ณ ที่จ่ายของรัฐบาลกลาง แบบฟอร์มนี้สามารถเปลี่ยนแปลงได้หลายครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเก็บฟอร์มล่าสุดไว้ด้านบน
- สำเนาของแบบฟอร์มใด ๆ ที่ลูกจ้างได้รับอนุญาตให้หักเงินรวมทั้งผลประโยชน์และการบริจาคพิเศษเช่น United Way หรือองค์กรการกุศลอื่น ๆ
- สำเนาใบสมัครต้นฉบับของพนักงานและเอกสารสนับสนุนอื่น ๆ เช่นประวัติหรือใบแทน
- บันทึกเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงระดับการจ่ายเงินรวมทั้งการส่งเสริมการขายหรือการลดราคาและเหตุผลสำหรับการกระทำเหล่านี้
อะไรคือวิธีที่ดีที่สุดในการเก็บบันทึกการตรวจสอบเงินเดือน?
บันทึก Paycheck รวมทั้งเอกสารที่ทำชั่วโมงทำงานทั้งหมดการเปลี่ยนแปลงสถานะการจ่ายเงินและอัตราค่าจ้างควรเก็บไว้ในแฟ้มแยกต่างหาก
นอกจากนี้คุณยังต้องเก็บบันทึกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่เกิดขึ้นกับค่าตอบแทนและผลประโยชน์ของพนักงานรวมถึงการยินยอมของพนักงาน คุณต้องได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรจากไฟล์สำหรับการหักเงินจากเงินเดือนของพนักงานยกเว้น ภาษี และของตกแต่ง FICA
Susan Heathfield ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลมีข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่ควรเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลพนักงานของพนักงาน
ใครได้รับอนุญาตให้ดูประวัติพนักงาน?
ธุรกิจส่วนใหญ่เก็บบันทึกพนักงานไว้ในพื้นที่ที่ จำกัด และอนุญาตให้เข้าถึงเฉพาะบุคคลที่อาจต้องดูบันทึกเนื่องจากตำแหน่งหรือตำแหน่งงานของตน ไม่ควรนำเร็กคอร์ดของพนักงานออกจากห้องบันทึก หากคุณมีพนักงานไม่มากนักคุณอาจต้องการตั้งค่านโยบายการเข้าถึงไฟล์บุคลากรเพื่อให้พนักงานของมนุษย์รู้วิธีตอบสนองต่อคำขอ
- พนักงานควรได้รับอนุญาตให้ดูบันทึกของตนเอง คุณอาจต้องการให้มีคนอยู่ในห้องกับพนักงานในขณะที่เขากำลังดูบันทึกของเขาเอง
- กำหนดว่าพนักงานของ บริษัท ใดจะสามารถดูบันทึกของพนักงานได้ การเข้าถึงโดยปกติจะ จำกัด ให้กับพนักงานในแผนกทรัพยากรบุคคลและผู้จัดการและผู้บริหารที่อยู่เหนือระดับหนึ่ง
- ผู้สอบบัญชีของรัฐบาลกลางและรัฐต่างๆ อาจได้รับอนุญาตให้เข้าถึงระเบียนพนักงานเพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบ คุณสามารถขอใบสำคัญแสดงสิทธิก่อนที่จะอนุญาตให้พนักงานตรวจสอบเข้าถึงระเบียนพนักงานได้
- ทนายความที่เป็นตัวแทนของพนักงานในคดีอาจได้รับสิทธิ์เข้าถึงในบางกรณี เจ้าหน้าที่ระดับสูงหรือทนายความของ บริษัท ควรตรวจสอบคำขอของทนายความก่อนที่จะอนุญาตให้มีการบันทึกประวัติ