หากธุรกิจของคุณมีแผนรับผิดชอบการจ่ายเงินคืนบางส่วนของค่าใช้จ่ายทางธุรกิจจะไม่ต้องเสียภาษีแก่พนักงาน หากแผนชำระเงินคืนธุรกิจของคุณไม่สอดคล้องกับข้อกำหนดของกรมสรรพากรสำหรับแผนรับผิดชอบการชำระเงินคืนเหล่านี้จะต้องเสียภาษีแก่พนักงานและหักภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลางและภาษีเงินเดือนจะต้องจ่ายให้กับการชำระเงินเหล่านี้
นอกจากนี้คุณในฐานะนายจ้างต้องรายงานการชำระเงินเหล่านี้ใน แบบฟอร์ม W -2 ของพนักงาน
แผนการรับผิดชอบอาจรวมถึงการชำระเงินคืนสำหรับจำนวนค่าใช้จ่ายพนักงานที่แตกต่างกัน ได้แก่ :
- ค่าใช้จ่ายในการเดินทางของ พนักงานรวมทั้งอาหารและความบันเทิง,
- ซื้อ เครื่องมือและอุปกรณ์ และ
- ค่าใช้จ่ายที่บ้านของพนักงาน
แผนรับผิดชอบนี้ต้องรวมถึงขั้นตอนที่กำหนดว่าพนักงานจะต้องจ่ายเงินคืนให้กับนายจ้างเกินจำนวนที่เกินกว่าจำนวนที่อนุญาต หากนายจ้างตั้งและดำเนินการตามแผนความรับผิดชอบค่าใช้จ่ายในการเดินทางของพนักงานจะไม่ถือเป็นรายได้ที่ต้องเสียภาษี
ความต้องการของแผนบริการที่อนุญาต
เพื่อที่จะได้รับการพิจารณาว่าเป็น "แผนความรับผิดชอบ" ของ IRS การจัดระเบียบของคุณต้องมีสิ่งต่อไปนี้ทั้งหมด:
- ค่าใช้จ่ายต้องมีความ สัมพันธ์ทางธุรกิจ นั่นคือพวกเขาต้องได้รับการชำระเงินหรือเกิดขึ้นในขณะที่ทำหน้าที่เป็นลูกจ้าง
- พนักงานต้อง ให้นายจ้างทราบ ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ อย่างเพียงพอ ในเวลาที่เหมาะสม คุณต้องกำหนดให้พนักงานแจ้งรายละเอียดเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายเหล่านี้รวมทั้งวันที่เวลาสถานที่จำนวนเงินและวัตถุประสงค์ทางธุรกิจสำหรับค่าใช้จ่าย
- คุณต้องกำหนดให้ลูกจ้าง คืนเงินส่วนที่เกิน ในระยะเวลาที่เหมาะสมและเฉพาะเจาะจงขึ้นอยู่กับสถานการณ์
หากข้อกำหนดทั้งสามข้อนี้ไม่ตรงตามแผน IRS จะไม่รับผิดชอบและค่าใช้จ่ายใด ๆ ที่พนักงานจะได้รับคืนจากลูกจ้างจะต้องเสียภาษีให้กับพนักงาน
การชดเชยส่วนเกิน
การชำระเงินคืนส่วนเกินคือการชำระเงินคืนมากกว่าจำนวนที่อนุญาต หากพนักงานไม่คืนเงินส่วนที่เกินในระยะเวลาที่เหมาะสมจำนวนเงินที่เกินกว่านี้จะต้องเสียภาษีให้กับพนักงาน สถานการณ์ที่พบมากที่สุดคือกรณีที่คุณให้ลูกจ้างล่วงหน้าก่อนออกเดินทางและค่าใช้จ่ายในระหว่างการเดินทางน้อยกว่าจำนวนเงินขั้นสูง
ระยะเวลาอันสมเหตุสมผลของการคืนเงินส่วนที่เกินจะกำหนดโดย IRS เช่น
- เงินทดรองที่ได้รับภายใน 30 วันนับจากวันที่เสียค่าใช้จ่าย
- พนักงานให้ค่าใช้จ่ายที่เพียงพอภายใน 60 วันหลังจากที่ได้รับชำระเงินหรือเกิดขึ้น
- พนักงานจะคืนเงินส่วนเกินภายใน 120 วันหลังจากที่ได้รับชำระเงินหรือเกิดขึ้น
- พนักงานจะได้รับแถลงการณ์ (อย่างน้อยไตรมาส) ที่ขอคืนหรือการบัญชีที่เพียงพอสำหรับความก้าวหน้าที่โดดเด่นและพนักงานปฏิบัติตามภายใน 120 วันหลังจากได้รับรายงาน
การส่งแผนความรับผิดชอบไปยัง IRS
ไม่จำเป็นต้องมีการส่งแบบแผนการเป็นลายลักษณ์อักษรไปยัง IRS แต่คุณควรจะสามารถพิสูจน์ได้ว่าคุณได้กำหนดความต้องการของคุณสำหรับการชดเชยค่าใช้จ่ายพนักงาน คุณจะต้องเขียนเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อแสดง IRS ให้คุณทราบว่าแผนมีความรับผิดชอบและคุณดำเนินธุรกิจด้วยความต้องการ
ขั้นแรกคุณต้องเขียนข้อกำหนดเหล่านี้เป็นลายลักษณ์อักษรโดยเป็นส่วนหนึ่งของ นโยบายด้าน พนักงาน และคู่มือขั้นตอนการปฏิบัติงานของคุณ
ประการที่สองคุณควรจัดทำเอกสารการทำธุรกรรมทั้งหมดกับพนักงานสำหรับการชดใช้ค่าใช้จ่ายการเก็บรักษาบันทึกเพื่อแสดงให้เห็นว่ามีการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั้งหมดของแผนความรับผิดชอบ
แผนรับผิดชอบมีผลกระทบและภาษีธุรกิจ
ไม่ว่าค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะทำขึ้นภายในแผนรับผิดชอบไม่ส่งผลโดยตรงต่อความสามารถในการหักค่าใช้จ่ายเหล่านี้ในการคืนภาษีธุรกิจของคุณ แต่คุณต้อง ให้เอกสารที่เพียงพอ เพื่อพิสูจน์ว่าค่าใช้จ่ายเหล่านี้เกี่ยวข้องกับธุรกิจ
ตัวอย่างเช่นคุณสามารถหักค่าใช้จ่ายได้ตามบรรทัดที่เหมาะสมในการคืนภาษีธุรกิจของคุณ ตัวอย่างเช่นสำหรับค่าอาหารและความบันเทิงให้ใช้บรรทัด 24b ของ Schedule C (สำหรับเจ้าของ แต่เพียงผู้เดียวหรือสมาชิกคนหนึ่งของ LLC)