บรรทัดล่างคือ: ถ้าคุณไม่สามารถพิสูจน์ได้อย่าหักล้าง
เป็นการดีที่จะสามารถหักภาษีได้สำหรับค่าใช้จ่ายทั้งหมดของธุรกิจของคุณ แต่จะสามารถพิสูจน์การหักเงินดังกล่าวในการ ตรวจสอบของ IRS ได้ดียิ่งขึ้น หากคุณมีผู้จัดเตรียมภาษีที่มีอำนาจบุคคลนี้จะขอดูเอกสารทั้งหมดเกี่ยวกับการหักภาษีของคุณ
ดังนั้นก่อนที่คุณจะไปจัดเตรียมภาษีกับเอกสารของคุณ ( ไม่ได้อยู่ในกล่องใส่รองเท้า โปรด!)
ในบทความนี้เราจะดูค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่เรียบง่ายและมักตั้งคำถามว่า "ฉันจะพิสูจน์ได้อย่างไรว่านี่เป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่แท้จริง?" และเรามักจะมองหาธุรกรรมเหล่านี้จากมุมมองของ IRS และผู้จัดเตรียมภาษีของคุณ
สิ่งที่สำคัญที่สุดที่ต้องจำไว้ ก็คือคุณต้องสามารถแสดงให้เห็นไม่ได้ว่าการทำธุรกรรมเกิดขึ้น แต่นั่นเป็นไปเพื่อ วัตถุประสงค์ทางธุรกิจ
ซื้ออสังหาริมทรัพย์หรือจ่ายค่าใช้จ่าย
คุณซื้อเครื่องพิมพ์แบบ all-in-one จาก Best Buy สำหรับธุรกิจของคุณ คุณเขียนเช็คจากบัญชีธุรกิจของคุณหรือใช้บัตรเครดิตธุรกิจของคุณ ดังนั้นนั่นเพียงพอที่จะแสดงเป็นค่าใช้จ่ายธุรกิจใช่ไหม? ที่จริงไม่มี การบันทึกเช็คที่ถูกยกเลิกหรือใบเสร็จบัตรเครดิตของคุณเป็นเพียงหลักฐานเดียวเท่านั้น เช็คที่ถูกยกเลิกไม่แสดงสิ่งที่คุณซื้อ การใช้บัตรเครดิตจะดีกว่าเนื่องจากใบเสร็จรับเงินแสดงการซื้อ
รวมทั้งใบเสร็จการลงทะเบียนรับเงินด้วยเช็คที่ยกเลิกแล้วของคุณด้วยเพื่อแสดงสิ่งที่คุณซื้อจริง
การชำระเงินจากบัญชีส่วนบุคคล
การชำระค่าใช้จ่ายจาก บัญชีธนาคารธุรกิจ ของคุณหรือบัตรเครดิตธุรกิจจะทำงานในลักษณะเดียวกัน แน่นอนคุณควรใช้บัญชีตรวจสอบธุรกิจหรือบัญชีออมทรัพย์หรือบัตรเครดิตทางธุรกิจที่แยกต่างหาก
ในขณะที่ บัญชีส่วนบุคคลของคุณ ไม่จำเป็นต้องเป็นปัญหา แต่ก็ทำให้ยากต่อการพิสูจน์ว่าเช็คส่วนบุคคลนี้ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ
เมื่อคุณเริ่มต้นธุรกิจของคุณครั้งแรกคุณอาจต้องใช้บัญชีส่วนบุคคลสำหรับบางรายการ ตัวอย่างเช่นเมื่อเร็ว ๆ นี้ได้ มีการจัดตั้ง LLC ใหม่ และต้องใช้เช็คส่วนบุคคลในการลงทะเบียนในรัฐของฉัน เมื่อคุณใช้บัญชีส่วนบุคคลเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจต้องแน่ใจว่าคุณมีเอกสารมากมาย ในกรณีนี้ฉันพิมพ์ใบเสร็จรับเงินจากเลขานุการของรัฐที่แสดงว่าฉันได้ชำระค่าลงทะเบียน LLC แล้ว ในกรณีนี้เป็นเรื่องยากที่จะเชื่อว่านี่เป็นของใช้ส่วนตัว
การใช้บันทึกค่าใช้จ่าย
ค่าใช้จ่ายบางอย่างยากที่จะพิสูจน์ได้ดีกว่าคนอื่น ๆ สองตัวอย่างใหญ่ของเรื่องนี้คือค่าใช้จ่ายในการเดินทางรวมถึง ไมล์สะสม และทรัพย์สินที่จดทะเบียน ในทั้งสองกรณีวิธีที่ดีที่สุดเพื่อตอบสนองความต้องการของ IRS สำหรับการพิสูจน์ค่าใช้จ่ายคือการเก็บบันทึก
IRS ชอบ "ในเวลา" หลักฐาน นั่นคือบันทึกที่คุณทำขึ้นบนสลิปค่าใช้จ่ายหรือใบเสร็จรับเงินหรือบันทึกไมล์สะสมในเวลาที่ใช้จ่ายเงินนั้นดีกว่ารายการที่คุณเขียนขึ้นในช่วงปลายปี
การรักษาบันทึกไมล์สะสม อยู่ฉันรู้ว่าการบันทึกไมล์สะสมเป็นความเจ็บปวดอย่างมาก หมายความว่าทุกครั้งที่คุณเข้าไปในรถของคุณ (ไม่ว่าธุรกิจจะจ่ายค่ารถหรือยัง) คุณต้องบันทึก:
- วันที่
- ระยะทาง
- ที่คุณไป
- วัตถุประสงค์ - ธุรกิจหรือส่วนตัว - โดยเฉพาะอย่างยิ่งที่สุด
ถ้าคุณต้องการให้ง่ายขึ้นให้จดระยะทางบนรถในวันที่ 1 มกราคมของปีและจากนั้นจดบันทึกไมล์สะสมไว้เพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจเท่านั้น
ในการหักค่าใช้จ่ายไมล์สะสมของธุรกิจโดยใช้การหักไมล์สะสมตามมาตรฐานหรือค่าใช้จ่ายจริงคุณต้องแสดงให้เห็นว่าคุณได้ใช้รถอย่างน้อย 50% ของเวลาในการทำธุรกิจ
เคล็ดลับ: หากคุณแนบมากับสมาร์ทโฟน ลองใช้แอปพลิเคชันไมล์สะสม หรือค่าใช้จ่าย จะช่วยประหยัดกระดาษจำนวนมากและเก็บค่าใช้จ่ายของคุณเข้าสู่ระบบออนไลน์
สุดท้ายโปรดจำไว้ว่าการ เดินทางโดยใช้ l (ไปกลับไปทำงาน) ไม่ถือเป็นการหักค่าเดินทาง แม้ว่าคุณจะสามารถติดตามรายจ่ายในการเดินทางได้ แต่อย่ารวมไว้ในบันทึกการเดินทางทางธุรกิจของคุณ
ใช้รายรับจากการเดินทางเพื่อธุรกิจ
นอกเหนือจากบันทึกไมล์สะสมแล้วหากคุณเดินทางเพื่อธุรกิจคุณจะต้องติดตามรายรับสำหรับค่าใช้จ่าย
ค่าใช้จ่ายเหล่านี้เช่นระยะทางจะถูกตรวจสอบอย่างใกล้ชิดโดยผู้สอบบัญชีกรมสรรพากรเนื่องจากสะดวกในการรวมค่าใช้จ่ายในการเดินทางส่วนตัวกับการเดินทางเพื่อทำธุรกิจ
วิธีที่ดีที่สุดในการพิสูจน์ ค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจ (รวมถึงโรงแรม ตั๋ว เครื่องบินรถเช่าอาหารและสถานบันเทิง) คือการใช้สลิปบัตรเครดิต (โดยใช้นามบัตรของคุณแน่นอน) พร้อมบันทึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ จดบันทึกในเวลาที่คุณเสียค่าใช้จ่าย นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้เครื่องวางแผนวันนัดหมายหรือปฏิทินเพื่อบันทึกกิจกรรมการเดินทางทางธุรกิจจากนั้นผูกไว้กับใบเสร็จรับเงินของคุณ
การซื้ออสังหาริมทรัพย์ที่จดทะเบียน
ลองดูที่เครื่องพิมพ์แบบ all-in-one ที่คุณซื้อมา เครื่องพิมพ์สามารถใช้สำหรับการพิมพ์ส่วนบุคคลได้ด้วยและ IRS จัดหมวดหมู่ ประเภทของคุณสมบัติ เหล่านี้เป็น คุณสมบัติ ที่ ระบุไว้ พวกเขาอยู่ในรายการเนื่องจากสามารถนำมาใช้เพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัวหรือธุรกิจ กรมสรรพากรจำเป็นต้องมีหลักฐานการใช้ธุรกิจในระดับสูงขึ้น
คุณต้องระบุว่าคุณใช้ทรัพย์สินในรายการเป็นอย่างไร วิธีที่ดีที่สุดคือการเก็บบันทึกข้อมูลที่มีชิ้นส่วน (เช่นบันทึกค่าใช้จ่ายที่อธิบายไว้ด้านล่าง) ทุกครั้งที่คุณใช้เครื่องพิมพ์หรือทรัพย์สินอื่น ๆ ที่ระบุไว้โปรดสังเกตวันที่การใช้งาน (จำนวนสำเนา) งานเฉพาะ (การพิมพ์สำเนาของโบรชัวร์สำหรับธุรกิจ ") และการใช้เป็นธุรกิจหรือส่วนตัว ที่เกี่ยวข้องกับเครื่องพิมพ์เช่นตลับหมึก
เมื่อสิ้นปีคุณควรจะสามารถแสดงเปอร์เซ็นต์การใช้งานทางธุรกิจแล้วกำหนดเปอร์เซ็นต์ให้กับค่าใช้จ่าย ตัวอย่างเช่นหากคุณพบว่าคุณเคยใช้เครื่องพิมพ์ 60% ของเวลาในการทำธุรกิจคุณสามารถใช้ 60% ของค่าใช้จ่ายนี้เป็นค่าหักทางธุรกิจ
โปรดอย่าลืมเตือนหากคุณมีสถานที่ตั้งธุรกิจของคุณ (ไม่ใช่ สำนักงานในบ้าน ) คุณไม่จำเป็นต้องเก็บบันทึกไว้ การใช้งานทั้งหมดในที่ตั้งธุรกิจถือว่าเป็นไปเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ
การใช้งบบัญชี
สมมติว่าคุณทำสลิปบัตรเครดิตหายหรือคุณไม่มีเช็คที่ถูกยกเลิกสำหรับการซื้อเครื่องพิมพ์นั้น คุณสามารถใช้ใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารหรือใบแจ้งยอดบัตรเครดิตเพื่อพิสูจน์การซื้อธุรกิจ แต่คุณจะต้องได้รับการยืนยันเพิ่มเติมจากสมุดนัดหมายปฏิทินหรือวางแผนวัน
ไม่มีสิ่งใดเป็นหลักฐานมากเกินไป
หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับว่าค่าใช้จ่ายบางอย่างเป็นไปเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจหรือไม่ที่ดีที่สุดคือมีหลายวิธีในการพิสูจน์ค่าใช้จ่าย
ระบบบันทึกทางธุรกิจของคุณ
สุดท้ายบันทึกที่คุณเก็บค่าใช้จ่ายทางธุรกิจเหล่านี้ควรเป็นส่วนหนึ่งของ ระบบการเก็บรักษาบันทึกทางธุรกิจ โดยรวมของคุณ