ข้อผิดพลาดด้านบัญชีที่ควรหลีกเลี่ยง

01 - ไม่ปฏิบัติตามขั้นตอนการบัญชี

ขั้นตอนที่เป็นประโยชน์คือการพัฒนาแบบฟอร์มมาตรฐานและรายการตรวจสอบให้สมบูรณ์เพื่อให้มั่นใจว่ามีความสอดคล้องและถูกต้อง ตัวอย่างเช่นคุณจะต้องการจัดทำเอกสารขั้นตอนสำหรับการตั้งค่าผู้ให้บริการรายใหม่

คุณจำเป็นต้องมีชื่อที่อยู่หมายเลขโทรศัพท์และหมายเลขประจำตัวผู้ใช้ (EIN) ของผู้ขายรวมถึงเอกสารอื่น ๆ เช่นใบรับรอง ประกัน จดหมายแนะนำหรือสัญญาที่ลงนามไว้ จากนั้นคุณจะต้องป้อนข้อมูลนี้ลงในซอฟต์แวร์บัญชีของคุณเพื่อที่คุณจะสามารถประมวลผลการชำระเงินได้

คุณจะต้องการใช้เวลาในการพิจารณาข้อมูลที่คุณต้องการรวบรวมจากผู้ขายของคุณพัฒนาแบบฟอร์มมาตรฐานหรือรายการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับข้อมูลนั้นและมีนโยบายเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อให้พนักงานของคุณสามารถปฏิบัติตามได้

02 - การทำงานไม่มีงบประมาณ

สร้างงบประมาณเพื่อให้คุณมีพื้นฐานในการตัดสินผลการดำเนินงานของธุรกิจของคุณ งบประมาณไม่เพียง แต่มีประโยชน์ในการควบคุมการใช้จ่ายเกินจริง แต่สามารถนำมาใช้เพื่อสร้างวัตถุประสงค์ด้านการเงินที่สมจริงและเป็นลายลักษณ์อักษร งบประมาณควรได้รับการต่อเติมในความเป็นจริง แต่คุณสามารถใช้งบประมาณของคุณในการกำหนดเป้าหมายทางการเงินที่สมเหตุสมผลไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มรายได้หรือลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน

03 - ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับการป้อนข้อมูล

ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับการป้อนข้อมูลเกิดขึ้นเป็นครั้งคราว แม้ว่าคุณจะไม่สามารถป้องกันข้อผิดพลาดเกี่ยวกับการป้อนข้อมูลทั้งหมดได้ แต่คุณสามารถมีนโยบายในการตรวจสอบข้อมูลต่างๆได้ทันเวลาเพื่อให้แน่ใจว่ารายการข้อมูลถูกตรวจพบอย่างรวดเร็วและสามารถแก้ไขได้

ตัวอย่างเช่นคุณต้องการดำเนินการกระทบยอดธนาคารรายเดือนรวมถึงบัญชีลูกหนี้และการกระทบยอดที่ต้องชำระ นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้ความแตกต่างระหว่างงบประมาณกับความเป็นจริงในการระบุข้อผิดพลาดที่เป็นไปได้ในการจัดหมวดหมู่รายได้หรือค่าใช้จ่ายหรือเรียกใช้ใบเสร็จรับเงินของลูกค้าหรือรายงานการชำระเงินของผู้ขายเป็นระยะ ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าใบเสร็จรับเงินและการเบิกจ่ายทั้งหมดมีความสมเหตุสมผล

ธุรกรรมที่ผิดปกติควรได้รับการตรวจสอบเพื่อให้มั่นใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดเกี่ยวกับการป้อนข้อมูลและทำธุรกรรมอย่างถูกต้อง

04 - การไม่สำรองโปรแกรมบัญชี

คุณจำเป็นต้องสำรองซอฟต์แวร์บัญชีของธุรกิจและข้อมูลอื่น ๆ ไว้อย่างสม่ำเสมอ โปรแกรมบัญชีธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากมีคุณลักษณะที่ช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าการสำรองข้อมูลอัตโนมัติของโปรแกรมบัญชีของคุณได้

ใช้มัน. นอกจากนี้คุณควรใช้เวลาในการตรวจสอบไฟล์สำรองอีกครั้งแม้ว่าจะใช้แฟ้มสำรองข้อมูลเพื่อดูว่าคุณสามารถดำเนินธุรกิจตามปกติได้หรือไม่

บางครั้งไฟล์เสียหาย บางครั้งคุณไม่ได้สำรองข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการ การตรวจสอบอย่างรวดเร็วสามารถระบุปัญหาเกี่ยวกับกระบวนการสำรองข้อมูลของคุณเพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณมีทุกสิ่งที่จำเป็นต่อการดำเนินธุรกิจของคุณต่อไปหากจำเป็นต้องเกิดขึ้น

05 - ทำตัวเองให้มากเกินไป

การเอาท์ซอร์ส งานด้านการบริหารที่ไม่เพิ่มมูลค่าให้กับ บริษัท ของคุณอาจเป็นประโยชน์ได้

ตัวอย่างเช่นนักบัญชีภาษีมีแนวโน้มที่จะมีประสบการณ์ด้านกฎหมายภาษีมากขึ้นกว่าที่เป็นอยู่ดังนั้นการวางแผนภาษีและการเตรียมการสำหรับฝ่ายบัญชีของคุณจะช่วยให้คุณสามารถลดภาระภาษีเพิ่มการปฏิบัติตามภาษีและทำให้คุณมีเวลามากขึ้นในการทุ่มเทให้กับการสร้างรายได้ กิจกรรม.

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากไม่ต้องการมอบหมายความรับผิดชอบให้กับผู้เชี่ยวชาญที่มีความเชี่ยวชาญรายอื่น แต่การเอาต์ซอร์ซบัญชีด้านกฎหมายไอทีและหน้าที่ด้านการบริหารอื่น ๆ สามารถลดข้อผิดพลาดและเพิ่มผลกำไรได้หากคุณใช้เวลาที่ชาญฉลาดอย่างชาญฉลาด

06 - ไม่จัดหมวดหมู่รายได้และค่าใช้จ่ายอย่างเหมาะสม

วิธีการบัญชีของ shoebox อาจไม่ใช่ทางเลือกที่ดีสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีการทำธุรกรรมเพียงไม่กี่รายการต่อปี เงินทั้งหมดที่เข้าและออกจากธุรกิจของคุณต้องได้รับการกำหนดให้อยู่ในหมวดหมู่ที่เหมาะสม

เจ้าของธุรกิจที่อยู่ด้านบนของบันทึกบัญชีของพวกเขาไม่ได้ทำงานเป็นข้อผิดพลาด พวกเขาจะรู้ว่าใครถูกเรียกเก็บเงินเท่าไหร่และไม่ว่าลูกค้าจะจ่ายเงินหรือไม่

นอกจากนี้คุณยังจะพบว่าคุณกำลังเตรียมภาษีในช่วงปลายปีของคุณจะราบรื่นกว่าการพยายามรวบรวมข้อมูลที่คุณต้องเตรียมคืนภาษีทางธุรกิจของคุณไว้ก่อนที่จะได้รับคืน