มารยาททางอีเมลสำหรับธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ

01 - ส่งเฉพาะอีเมลที่ชัดเจนและรัดกุม

02 - ใช้บรรทัดหัวเรื่องที่มีความหมายเสมอ

อย่าปล่อยให้หัวเรื่องของอีเมลว่างเปล่า บรรทัดหัวเรื่องที่ว่างเปล่าอาจได้รับอีเมลของคุณถูกตั้งค่าเป็นสแปมและจะไม่สามารถเข้าถึงปลายทางได้ อีเมลที่มีบรรทัดหัวเรื่องว่างเปล่ามักถูกมองข้ามไปโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากผู้รับมักได้รับอีเมลจำนวนมากในวันใดวันหนึ่ง ใช้บรรทัดหัวเรื่องที่สะท้อนเนื้อหาของอีเมลของคุณอย่างสม่ำเสมอ ช่วยให้ผู้รับสามารถจัดเรียงอีเมลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและจะสนับสนุนการตอบกลับอีเมลของคุณได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

03 - หลีกเลี่ยงอีเมลที่จัดรูปแบบฟุ่มเฟือย

ส่งอีเมลในรูปแบบมืออาชีพ หลีกเลี่ยงแบบอักษรหลายสีและรูปภาพสำหรับพื้นหลัง ข้อควรระวังเหล่านี้อาจทำให้ผู้อ่านเข้าใจผิดหรือทำให้ข้อความอ่านได้ยาก ภาพพื้นหลังที่คุณเพิ่มอาจขยายขนาดไฟล์ของอีเมลของคุณ ซึ่งอาจบังคับให้ผู้รับที่มีการเชื่อมต่อช้ารอข้อความที่ยาวนานที่รอให้รูปภาพของคุณดาวน์โหลดภาพพื้นหลังที่ดาวน์โหลดมาอาจขยายขนาดไฟล์ของอีเมลของคุณ ซึ่งอาจบังคับให้ผู้รับที่มีการเชื่อมต่อช้าต้องรอเวลานานในการดาวน์โหลดข้อความของคุณ

หาก บริษัท ของคุณยืนยันว่าคุณใช้สเตชันเนอร์อีเมลเฉพาะเพื่อแสดงรูปลักษณ์ที่สอดคล้องกันให้ใช้ประโยชน์จากมัน โลโก้ บริษัท และลายเซ็นสามารถฉายภาพมืออาชีพลงในอีเมลของคุณ

04 - ส่งคำตอบแบบทันเวลา

อย่าทำให้คนรอการตอบกลับทันเวลาของอีเมล ตอบสนองต่อข้อความชัดเจนกระชับ ถ้าคุณต้องการเวลาในการค้นคว้าคำตอบหรือรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติมให้บอกผู้ส่งอีเมลของคุณเมื่อพวกเขาสามารถคาดหวังว่าจะตอบกลับ

05 - ใช้เครื่องมือการตอบกลับนอกออฟฟิศ

หากคุณกำลังจะอยู่ห่างจากที่ทำงานและไม่สามารถอ่านอีเมลของคุณให้ใช้เครื่องมือนอกสำนักงานของระบบอีเมลเพื่อตอบทุกคนที่พยายามติดต่อคุณโดยอัตโนมัติ ตรวจสอบว่าการตอบกลับอัตโนมัติช่วยให้ผู้ส่งทราบเมื่อใดที่พวกเขาคาดหวังว่าจะได้รับการตอบกลับ

06 - อย่าร้องไห้หมาป่าด้วยธงที่มีลำดับความสำคัญสูง

ระบบอีเมลส่วนใหญ่ช่วยให้คุณตั้งค่าสถานะอีเมลเป็น "Priority สูง" หรือ "Rush" อย่ากำหนดธงอีเมลเริ่มต้นของคุณ ใช้มันเท่าที่จำเป็นหรือผู้รับของคุณจะไม่สนใจธงลำดับความสำคัญ เมื่อคุณส่งอีเมลที่มีความสำคัญอย่างแท้จริงแล้วจะไม่ได้รับความสนใจเท่าที่ควร

07 - พิจารณาว่าจำเป็นต้องตอบกลับหรือไม่

อย่าสัญชาตญาณคลิกที่ปุ่ม "ตอบทั้งหมด" สำหรับอีเมลทุกฉบับที่มีผู้ส่งหรือผู้รับหลายราย พิจารณาเรื่องและตัดสินใจว่าใครต้องการอ่านคำตอบของคุณ การติดต่อกับทุกคนโดยไม่จำเป็นจะช่วยให้คุณได้รับชื่อเสียงในฐานะ "นักสแปมเมอร์ทางธุรกิจ" โดยเร็วและผู้คนอาจเริ่มเพิกเฉยต่ออีเมลของคุณโดยสิ้นเชิง

08 - แยกธุรกิจและบัญชีอีเมลส่วนบุคคล

ยกเว้นกรณีฉุกเฉินอย่าใช้อีเมลธุรกิจของคุณเพื่อการติดต่อส่วนบุคคล แม้ว่าคุณจะเป็นเจ้าของธุรกิจของตนเอง แต่ก็ควรจะมีบัญชีอีเมลแยกต่างหากสองบัญชี จะช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญอีเมลของคุณและเก็บข้อความส่วนบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องออกจากเครือข่ายธุรกิจได้

09 - ใช้ชื่อบัญชีอีเมลแบบมืออาชีพ

ใช้ชื่อของคุณเองเป็นส่วนหนึ่งของที่อยู่อีเมลธุรกิจ ตัวอย่างเช่น james.bucki@example.com หรือ jbucki@example.com หลีกเลี่ยงชื่อเล่นจับ monikers หรืออ้างอิงที่คลุมเครือ ตัวอย่างเช่นอย่าใช้ soccer.mom@example.com หรือ baseball.nut@example.com

10 - Email ที่ดีที่สุดสำหรับการตอบกลับนี้หรือไม่?

อย่าใช้อีเมลเป็นเครื่องมือสื่อสารของคุณเท่านั้น ข้อความทั้งหมดไม่ใช่อีเมลที่เหมาะสมและจะมีบางครั้งที่การโทรศัพท์สั้น ๆ หรือการเยี่ยมชมสำนักงานสั้น ๆ อาจเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในการถ่ายทอดข้อความ การประชุมหรือการพูดคุยทางโทรศัพท์สามารถนำองค์ประกอบของมนุษย์เข้าสู่การติดต่อและสามารถสร้างความแตกต่างได้เมื่อคุณกำลังพยายามอธิบายบางอย่างหรือต้องการชักชวนให้ใครบางคนดำเนินการ

11 - รู้สึกไวและเข้าถึงได้

อย่าใช้อีเมลเพื่อยุติความสัมพันธ์หรือสัญญา ในการติดต่อทางธุรกิจแบบมืออาชีพมักมีบรรทัดลายเซ็นที่ให้ทางเลือกอื่นในการติดต่อคุณ ตัวอย่างเช่นคุณอาจรวมถึงสำนักงานหมายเลขโทรสารและหมายเลขโทรศัพท์มือถือและที่อยู่ทางไปรษณีย์ของสำนักงานของคุณ

12 - หลีกเลี่ยงการส่งอีเมลสิ่งที่แนบมาอย่างใหญ่โต

คุณไม่ทราบวิธีการและตำแหน่งที่ผู้รับของคุณจะเข้าถึงอีเมลของตน อุปกรณ์เคลื่อนที่อาจเริ่มดาวน์โหลดไฟล์ก่อนที่จะขอให้ผู้ใช้ยืนยันการดาวน์โหลด อาจใช้เวลานานและใช้แบนด์วิดท์ที่ผู้รับจะต้องจ่าย เก็บขนาดไฟล์แนบไว้ด้วยกันภายใต้ 50MB

ถ้าคุณต้องส่งไฟล์ขนาดใหญ่ให้ติดต่อผู้รับก่อนและถามว่าต้องการรับไฟล์อย่างไร คุณยังใช้บริการถ่ายโอนไฟล์เพื่อส่งไฟล์

13 - คิดก่อนที่คุณจะส่งอีเมลนั้น

สุดท้ายจงนึกถึงสิ่งที่คุณเขียนไว้ก่อนที่คุณจะกดปุ่ม "ส่ง" เป็นสิ่งที่ไม่ควรส่งทางอีเมลหรือไม่? เป็นเรื่องส่วนตัวหรือไม่เหมาะสมที่จะใช้ระบบอีเมลของ บริษัท ? คุณเขียนอีเมลในขณะที่คุณโกรธและรวมบทความที่คุณอาจจะเสียใจในภายหลังไหม ถ้าใช่ให้กดปุ่ม "delete"