วารสารการเบิกจ่ายเงินสดและการจัดการเงินสด

ติดตามกระแสเงินสดทั้งหมด

บันทึกการเบิกจ่ายเงินสดหรือที่เรียกว่า "รายวันการชำระเงินด้วยเงินสด" เป็นรูปแบบบัญชีที่ใช้ในการบันทึกการหมุนเวียนเงินสดทั้งหมด - การซื้อในรูปเงินสดหรือการเบิกจ่ายเงินสด ตัวอย่างเช่นเจ้าหนี้ค่าวัสดุและ ค่าใช้จ่าย ในการ ดำเนินงาน ระหว่างการซื้อเงินสดอื่น ๆ ตัวอย่างการเบิกจ่ายเงินสดอื่น ๆ คือการฝากเงินเข้า กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ

ผู้ทำบัญชีหรือ นักบัญชี ของคุณจะบันทึกธุรกรรมทั้งหมดเหล่านี้ในสมุดรายวันการเบิกจ่ายเงินสดก่อนที่จะโพสต์ลงในบัญชีแยกประเภททั่วไปบัญชีแยกประเภทการ ชำระ บัญชี ฯลฯ

โดยปกติจะทำเป็นประจำทุกเดือน ในบางธุรกิจวารสารการเบิกจ่ายเงินสดจะรวมกับสมุดรายวันรับเงินและเรียกว่าสมุดเงินสด

สมุดรายวันการเบิกจ่ายเงินสดเป็นเครื่องมือสำคัญในการจัดการเงินสดเจ้าของธุรกิจสามารถใช้วิธีนี้เพื่อดูจำนวนเงินสดที่ได้รับการเบิกจ่ายและคำนวณไปตามเปอร์เซ็นต์ที่ทำกับสินค้าคงคลังเทียบกับค่าใช้จ่ายอื่น ๆ สมุดรายวันการเบิกจ่ายเงินสดประกอบด้วยหมายเลขเช็คของเช็คที่ถูกเขียนขึ้นซึ่งเป็นเหตุผลที่ ชุดซอฟต์แวร์บัญชี หลายรายการอ้างถึงสมุดรายวันเป็นเช็คลงทะเบียน แพคเกจเหล่านี้มีรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับสมุดรายวันการเบิกจ่ายเงินสดหรือแบบฟอร์มปรับแต่งได้ง่ายเพื่อตอบสนองความต้องการของคุณ

การตั้งค่าบัญชีการเบิกจ่ายเงินสด

คอลัมน์ถูกตั้งค่าสำหรับแต่ละรายการดังนี้:

• วันที่
• ตรวจสอบหมายเลข
• คำอธิบาย
• เครดิตเงินสด
• เครดิตอื่น ๆ
• หักบัญชีแล้ว
• การตัดบัญชีเจ้าหนี้

• เดบิตอื่น ๆ

คอลัมน์ประเภทการชำระเงินสดอาจเจาะจงมากขึ้นกับลักษณะธุรกิจ ตัวอย่างเช่นธุรกิจบางแห่งอาจต้องใช้คอลัมน์เดียวเพื่อบันทึกจำนวนเงินในขณะที่คนอื่น ๆ ต้องการคอลัมน์เพิ่มเติมสำหรับบัญชีเจ้าหนี้ส่วนลดที่ได้รับจากการซื้อเงินสด ฯลฯ ควรมีคอลัมน์ 'อื่น ๆ ' เพื่อบันทึกจำนวนเงินที่ไม่พอดีกับบัญชีใด ๆ ประเภทหลัก

การอัพเดตบัญชีแยกประเภทอื่น ๆ

รายการประจำบรรทัดในสมุดรายวันการเบิกจ่ายเงินสดใช้เพื่ออัปเดต บัญชีแยกประเภท ย่อย - บัญชี ที่ออกแบบมาเพื่อบันทึกรายการบัญชีที่เฉพาะเจาะจง หากการชำระเงินด้วยเงินสดส่วนใหญ่เป็นคู่ค้าสำหรับการซื้อเครดิตบัญชีแยกประเภทย่อยของบัญชีย่อยจะเป็นบัญชีแยกประเภทการชำระบัญชี

บัญชีแยกประเภททั่วไปได้รับการอัปเดตเป็นรายเดือนโดยใช้ผลรวมจากสมุดรายวันการเบิกจ่ายเงินสด หากธุรกิจใช้บัญชีควบคุมย่อยเพื่อสนับสนุนบัญชีแยกประเภททั่วไปการผ่านรายการนี้เป็นส่วนหนึ่งของ ระบบการทำบัญชีหนังสือเวียนคู่

การโพสต์ส่วนลด

สมุดรายวันการเบิกจ่ายเงินสดจะรวมส่วนลดที่ได้รับหากมีการจ่ายเงินสดให้กับซัพพลายเออร์ที่อาจได้รับส่วนลดซึ่งอาจเป็นค่าใช้จ่ายก่อน ดังนั้นจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้จะถูกบันทึกพร้อมกับส่วนลดที่ได้รับและการชำระด้วยเงินสด เฉพาะส่วนลดที่ได้รับจากคอลัมน์ทั้งหมดจะถูกผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป

2 หลักฐานการผ่านรายการ

การทำบัญชีและการบัญชีสามารถใช้สองขั้นตอนเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาบัญชีเพื่อพิสูจน์ว่าข้อมูลในสมุดรายวันการเบิกจ่ายเงินสดถูกโอนไปยังบัญชีแยกประเภทอย่างถูกต้องแล้ว

1. ยอดคงเหลือทั้งหมดของบัญชีแยกประเภทย่อย (หากการชำระเงินส่วนใหญ่เป็นผู้จัดจำหน่ายหมายถึงยอดคงเหลือในบัญชีผู้จัดจำหน่ายในบัญชีแยกประเภทการชำระบัญชี) ควรเท่ากับยอดคงเหลือในบัญชีควบคุมบัญชีแยกประเภทย่อยในบัญชีแยกประเภททั่วไป

1. บัญชีแยกประเภททั่วไปควรมียอดคงเหลือนั่นคือยอดรวมในบัญชีแยกประเภททั่วไปควรเท่ากับยอดรวมเครดิต