ดูเคล็ดลับสำหรับการปรับปรุงขั้นตอนการรับลูกหนี้

การสร้างกลยุทธ์การจัดการบัญชีลูกหนี้ที่มีประสิทธิภาพถือเป็นส่วนสำคัญในการดำเนินธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ อย่างไรก็ตามเรื่องนี้เรามักจะจัดการกับ SMB ที่ไม่ได้ใช้วิธีการแบบแผนในการแก้ไขสถานการณ์และพวกเขาก็แย่กว่านั้น การปรับปรุงและเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการบัญชีลูกหนี้ทำให้เกิดประโยชน์มากมายกับตารางและไม่เพียงแค่นำไปใช้กับ AR เท่านั้น กระบวนการ AR ที่คล่องตัวและมีประสิทธิภาพยังส่งผลกระทบเชิงบวกต่อการตลาดการขายการบริการลูกค้าและการดำเนินงานโดยรวม

ดังนั้นจึงคุ้มค่าที่จะอุทิศเวลาและความพยายามในการปรับปรุง

ทำไมต้องเพิ่มประสิทธิภาพเรื่องบัญชีลูกหนี้

เช่นเดียวกับเจ้าของธุรกิจจำนวนมากคุณอาจไม่เห็นประโยชน์ทันทีในการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการบัญชีลูกหนี้ของคุณในเชิงรุก ดังที่ได้กล่าวมาแล้วข้างต้นอย่างไรก็ตามการทำเช่นนี้สามารถช่วยปรับปรุงธุรกิจของคุณได้อย่างมาก จะป้องกันไม่ให้เงินทุนที่มีอยู่จากการไปเสียซึ่งเพิ่มสภาพคล่อง ในทางกลับกันธุรกิจสามารถลดหนี้ลดค่าใช้จ่ายการเติบโตของกองทุนและในหลายกรณีมีผลการแข่งขันที่ดีกว่า

ขั้นตอนสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ รับชำระบัญชี คือการให้ความสำคัญกับการเริ่มต้นกระบวนการในช่วงต้น บ่อยเกินไปธุรกิจมีเจตนาในการทำยอดขายที่พวกเขาถือว่าบัญชีลูกหนี้เป็นภายหลัง การเริ่มต้นกระบวนการนี้หมายถึงการพูดถึงสิ่งต่างๆเช่นเงื่อนไขการชำระเงินในระยะแรกของความสัมพันธ์กับลูกค้า การรับลูกค้าใหม่ ๆ บนกระดานด้วยการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ในช่วงต้นของกระบวนการนี้เป็นอีกตัวอย่างหนึ่งของการใช้แนวทางเชิงรุกต่อสถานการณ์

ก่อนที่จะทำอย่างอื่นใดแล้วให้ บริษัท ของคุณทำบัญชีให้ลูกหนี้ให้ความสำคัญเป็นอย่างเร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

ข้อผิดพลาดของบัญชีลูกหนี้ทั่วไป

เจ้าของธุรกิจมักจะผลักดันให้ลูกหนี้เข้าสู่เตาหลังโดยสมมติว่าการออกจากกันดีพอสมควรจะสมบูรณ์ดี อย่างไรก็ตามการปฏิบัติที่ไม่ดีของ AR ทำให้เกิดปัญหาหลายอย่างสำหรับธุรกิจ

จากการขยายเครดิตไปยังลูกค้าที่ไม่มีคุณสมบัติเพียงพอที่จะไม่สามารถติดตามบัญชีที่ครบกำหนดชำระได้อย่างทันท่วงทีการปฏิบัติที่ไม่ดีของ AR จะดูดเวลาเงินและประสิทธิภาพจากธุรกิจ พวกเขามักจะทำให้เกิดผลกระทบระลอกที่สัมผัสแทบทุกแง่มุมของการดำเนินงานของ บริษัท ส่วนที่แย่ที่สุดคือปัญหาหลายอย่างหลีกเลี่ยงได้ง่าย

ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับ AR อื่น ๆ รวมถึงการใช้และจัดสรรการชำระเงินด้วยเงินสดอย่างไม่ถูกต้องโดยไม่คำนึงถึงความถูกต้องของใบแจ้งหนี้และตั๋วเงินและความล้มเหลวในการสร้างและใช้รายงานเป็นไปอย่างถูกต้องในประเด็นที่อาจเกิดขึ้น การล่วงละเมิดใด ๆ เหล่านี้และอื่น ๆ อาจทำให้เกิดปัญหาที่กว้างขวางสำหรับธุรกิจที่ประสบความสำเร็จและทำกำไรได้มากดังนั้นจึงเป็นเรื่องที่ควรค่าแก่การแก้ไขขั้นตอนเหล่านี้ในเวลาที่เร็วที่สุด

เพิ่มประสิทธิภาพห้ากิจกรรมเหล่านี้เพื่อการประมวลผลลูกหนี้ที่ดีขึ้น

การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการบัญชีลูกหนี้ดูเหมือนจะค่อนข้างน่ากลัวตั้งแต่เริ่มแรก อย่างไรก็ตามคุณสามารถใช้การเปลี่ยนแปลงซึ่งจะส่งผลให้เกิดการปรับปรุงที่รวดเร็วและน่าทึ่ง เพื่อความสะดวกของคุณเราได้ระบุกิจกรรม 5 ประการซึ่งเมื่อได้รับการเพิ่มประสิทธิภาพอย่างเหมาะสมจะช่วยปรับปรุงการทำงานโดยรวมของขั้นตอนการประมวลผลบัญชีของคุณได้อย่างมากและทำให้ผลประโยชน์ที่น่าตื่นเต้นมากมายสำหรับธุรกิจของคุณโดยรวม:

1. รักษาข้อมูลลูกค้าที่ถูกต้อง - การรวมศูนย์ข้อมูลหลักเพื่อให้มั่นใจว่าบัญชีลูกค้ามีความถูกต้องและข้อมูลเป็นส่วนสำคัญในการสร้างและรักษากระบวนการบัญชีลูกหนี้ที่มีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่นที่อยู่ไม่ถูกต้องอาจทำให้ใบแจ้งหนี้ถูกจัดส่งทางไปรษณีย์ไปยังที่ไม่ถูกต้องซึ่งส่งผลให้เกิดการชำระเงินล่าช้า บัญชีลูกค้าควรได้รับการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอเพื่อตรวจสอบความผิดปกติเช่นเงื่อนไขการชำระเงินที่ผิดปกติหรือไม่เหมาะสมวงเงินเครดิตส่วนลดและอื่น ๆ การเปลี่ยนแปลงข้อมูลลูกค้าควรได้รับการจัดทำเป็นเอกสารอย่างถูกต้องและควรมีการควบคุมเพื่อป้องกันไม่ให้บุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตเข้าถึงหรือแก้ไขข้อมูล
2. สร้างกระบวนการอนุมัติเครดิตที่คล่องตัวและคล่องตัว - ธุรกิจมักจะลื่นในรูปแบบ เครดิตที่ไม่ดี เพื่อเพิ่มยอดขาย แน่นอนว่าสิ่งนี้นำไปสู่วัฏจักรร้ายแรงที่อาจเป็นอันตรายต่อ บริษัท ได้ การขยายเครดิตอาจเป็นสิ่งที่ดีมาก แต่ต้องมีการกำหนดกระบวนการที่ชัดเจนสำหรับการดำเนินการดังกล่าว ควรมีคำแนะนำที่ชัดเจนเกี่ยวกับเวลาและวิธีการประเมินและแทนที่ขีด จำกัด เครดิตเมื่อใดที่จะระงับบัญชีและขั้นตอนการสมัครใช้งาน ควรดำเนินการทบทวนกระบวนการอนุมัติสินเชื่อเป็นประจำเนื่องจากสถานการณ์เปลี่ยนไป

1. สร้างกระบวนการเรียกเก็บเงินที่มีประสิทธิภาพ - การ เรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้ ของลูกค้าต้องมีความถูกต้องและคล่องตัวเพื่อให้มีประสิทธิภาพ ข้อผิดพลาดในการกำหนดราคาหน่วยวัดและสิ่งที่คล้ายกันสามารถสร้างความหายนะร้ายแรงได้ นอกจากนี้ต้องมีการสร้างใบแจ้งหนี้ให้ถูกต้องและส่งมอบให้ทันเวลาและลักษณะที่พวกเขาผลิตควรสอดคล้องและกำหนดไว้ วิธีหนึ่งในการปรับปรุงการเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้คือการทำงานโดยอัตโนมัติให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ดังนั้นอย่ากลัวที่จะพึ่งพาเทคโนโลยีที่นี่ ใช้รายงานข้อยกเว้นเพื่อระบุบัญชีที่มีปัญหา ถ้าเป็นไปได้ให้ตั้งค่าพอร์ทัลของลูกค้าเพื่อเปลี่ยนงานบางส่วนให้กับลูกค้าในขณะที่ให้ความรู้สึกถึงเอกราช
2. ขั้นตอนการสมัครรับเงินสด - เมื่อมาถึงการชำระเงินจะต้องใช้อย่างถูกต้อง ควรใช้กับลูกค้าที่ถูกต้องและใบแจ้งหนี้ที่เหมาะสม มิฉะนั้นถ้าข้อพิพาทหรือปัญหาเกิดขึ้นในภายหลังพยายามที่จะเป็นศูนย์ในปัญหาแรกจะเป็นเรื่องยากมาก นอกจากนี้ควรใช้การชำระเงินอย่างรวดเร็วเพื่อให้แน่ใจว่าในขณะใดก็ตามคุณทราบว่าบัญชีใดเป็นปัจจุบันและที่ผ่านมา หนึ่งวิธีที่เป็นไปได้ในการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการคือการเสนอตัวเลือกการชำระเงินที่ จำกัด สำหรับความเรียบง่าย โพสต์บันทึกประจำวันอย่างรวดเร็วและยาวก่อนวันตัด หลีกเลี่ยงการทิ้งเงินสดลงในบัญชีที่ถูกระงับชั่วคราวจนกว่าจะถึงเวลาที่จะคิดว่าควรไปที่ไหน
3. เพิ่มประสิทธิภาพ กระบวนการเรียกเก็บเงิน - การเพิ่มประสิทธิภาพบัญชีลูกหนี้ให้ง่ายขึ้นในการรวบรวมการชำระเงินในเวลาที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่นเมื่อใช้การชำระเงินอย่างเหมาะสมคุณสามารถกำหนดได้ว่าบัญชีใดที่เสี่ยงต่อการเริ่มต้นใช้งาน ความพยายามในการจัด เก็บ ควรสอดคล้องและเป็นระเบียบ ควรกำหนดกระบวนการที่ชัดเจนสำหรับการเจรจาแผนการชำระเงินเพื่อให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์โดยรวมของ บริษัท กระบวนการต่างๆควรจะเป็นไปโดยอัตโนมัติให้มากที่สุดเพื่อลดความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากการป้อนด้วยตัวเอง

แปดแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่จะนำมาใช้ในการปรับปรุงขั้นตอนการรับลูกหนี้

American Productivity and Quality Center หรือ APQC ได้จัดตั้งมาตรฐานที่เรียกว่า Open Standards พวกเขาร่างแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการประมวลผลบัญชีลูกหนี้และพวกเขาควรพิสูจน์ให้ล้ำค่าในขณะที่คุณทำงานต่อ honing กระบวนการ AR ของคุณ เราได้สรุปประเด็นสำคัญที่แปดจากมาตรฐานเปิด APQC เพื่อความสะดวกของคุณ:

1. ขจัดอุปสรรคต่อการรับเงิน - ตัวอย่างเช่นสำรวจลูกค้าของคุณเพื่อหาวิธีการชำระเงินที่ดีที่สุดสำหรับพวกเขา จากที่นั่นลองเสนอตัวเลือกการชำระเงินที่แตกต่างกันเพื่อให้ลูกค้าสามารถชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ได้ทันเวลา
2. จัดลำดับความสำคัญการจัดการ เครดิต - อย่าให้เครดิตเพิ่มขึ้นเพียงเพื่อให้ยอดขายพุ่งไปเรื่อย ๆ กลยุทธ์นี้ส่งผลย้อนกลับไปในระยะยาวและเป็นเพียงตัวอย่างหนึ่งของปัญหาที่อาจเกิดขึ้นมากมายที่อาจเกิดขึ้นเนื่องจากกระบวนการบริหารเครดิตที่ไม่ดี
3. ประเมินบัญชีลูกหนี้เป็นประจำ - กำหนดช่วงเวลาเฉพาะสำหรับการตรวจสอบและประเมินสถานะของบัญชีของคุณ ควรทำอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง หากพบข้อผิดพลาดเร็วกว่านี้คุณจะสามารถแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้เร็วขึ้นและโอกาสน้อยที่จะก่อให้เกิดปัญหาใหญ่ ๆ สำหรับธุรกิจของคุณ
4. พิจารณาลดเงื่อนไขการชำระเงิน - ไม่มีกฎหมายที่ระบุว่าลูกค้าทุกคนต้องมีเงื่อนไขการชำระเงินสุทธิ -30 บ่อยครั้งที่การใช้เงื่อนไขการชำระเงินที่สั้นกว่านี้จะทำให้ลูกค้าที่จ่ายเงินช้าจ่ายเงินอย่างน้อยก็เร็วกว่าเล็กน้อยดังนั้นจึงเป็นทางเลือกที่คุ้มค่าที่จะต้องพิจารณา
5. สร้างกระบวนการระงับข้อพิพาทการเรียกเก็บเงิน - จัดกระบวนการเฉพาะสำหรับจัดการข้อพิพาทเรื่องการเรียกเก็บเงิน นี้จะไม่เพียง แต่ปรับปรุงกระบวนการ แต่จะปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้าโดยรวมเพราะทีมของคุณจะรู้ได้อย่างแม่นยำว่าจะทำอย่างไรเมื่อมีข้อพิพาทเกิดขึ้น
6. อัตโนมัติ - ตรวจสอบซอฟต์แวร์ประเภทต่างๆและเทคโนโลยีรูปแบบอื่น ๆ เพื่อทำกระบวนการบัญชีลูกหนี้ให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ มากกว่าที่คุณสามารถลบองค์ประกอบของมนุษย์ได้อย่างถูกต้องและน่าเชื่อถือมากขึ้นกระบวนการทั้งหมดจะเป็น หลายโปรแกรมมีราคาแพง แต่ ROI มีความสำคัญเนื่องจากมีข้อผิดพลาดน้อยลงและในหลายกรณีการทำงานของพนักงานจะได้รับการสนับสนุนด้วยเช่นกัน
7. สร้างกระบวนการเก็บข้อมูลเชิงรุก - สร้างคอลเลกชันให้มีความสำคัญสูงสุดและบังคับใช้โดยกำหนดกลยุทธ์การเก็บรวบรวมข้อมูลที่กระชับและรัดกุม นึกคิดเพื่อแทรกแซงต้น เมื่อบัญชีลื่นลงในคอลัมน์ที่ครบกำหนดชำระที่ผ่านมาทีมงานของคุณควรมีส่วนเกี่ยวข้องและรู้ว่าควรทำอย่างไร
8. Bill Electronically - หากคุณมีวิธีการทำเช่นนั้นให้เริ่มต้นการเรียกเก็บเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ ในขณะที่จะมีบางคนที่ไม่สามารถสนับสนุนใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์และการชำระเงิน บริษัท ส่วนใหญ่อยู่บนกระดานกับสิ่งนี้วันนี้ การตรวจสอบกระดาษน้อยลงซึ่งคุณต้องดำเนินการและส่งอีเมลที่คุณต้องส่งให้ง่ายขึ้นและถูกต้องมากขึ้นกระบวนการทั้งหมดจะเป็น

อย่างที่คุณเห็นคุณไม่จำเป็นต้องเริ่มต้นใหม่ตั้งแต่เริ่มต้นเพื่อปรับปรุงและเพิ่มประสิทธิภาพบัญชีของคุณ คุณสามารถเลือกที่จะใช้ในพื้นที่หนึ่งครั้งหรือคุณสามารถอาบน้ำเต็มไปข้างหน้าและปรับปรุงใหม่ทั้งหมดในครั้งเดียว ไม่ว่าจะเป็นขั้นตอนใด ๆ ขั้นตอนใด ๆ ที่คุณดำเนินการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพบัญชีของคุณจะเป็นประโยชน์อย่างมากในระยะยาว