อย่างไรก็ตามในขณะที่การวางแผนงานเป็นสิ่งสำคัญหากคุณต้องการให้กิจกรรมได้อย่างราบรื่นคุณยังต้องการผลลัพธ์จากความพยายามทั้งหมดของคุณ
นั่นคือเหตุผลที่องค์กรของคุณควรสมัคร "คณะกรรมการโฮสต์"
คณะกรรมการเจ้าบ้านคืออะไร?
"คณะกรรมการเจ้าบ้าน" ต่างจากคณะกรรมการวางแผนงานแบบดั้งเดิม แทนที่จะเป็นผู้ที่ตั้งใจวางแผนตั้งเวลาหรือตั้งค่ากิจกรรมของวันหรือตอนเย็นคณะกรรมการโฮสต์เป็นทีมที่ใช้เครือข่ายของตนเพื่อให้แน่ใจว่ากิจกรรมดังกล่าวได้รับความนิยม สมาชิกสภาเจ้าบ้านบางคนอาจเลือกที่จะ:
- ส่งเสริมให้เพื่อนครอบครัวหรือเพื่อนร่วมงานซื้อตั๋ว
- รวบรวมรายการประมูลจากธุรกิจในท้องถิ่น
- ทำการเชื่อมต่อผู้จัดจำหน่ายสำหรับรางวัลประตูหรืองานจัดเลี้ยงเหตุการณ์
แน่นอนว่ามีหลายวิธีที่คณะกรรมการเจ้าภาพสามารถ ทำให้กิจกรรมการกุศลของคุณดีขึ้นกว่าที่เคย คิดว่าคณะกรรมการเจ้าภาพเป็นเจ้าภาพงานเลี้ยงที่แท้จริง คนที่ชวนแขกที่ดีที่สุดรู้ว่าใครจะเรียกหาอาหารหรือของตกแต่งและสามารถเชื่อมต่อคุณกับคนที่ทำให้เหตุการณ์ประสบความสำเร็จโดยรวม
เนื่องจากคณะกรรมการโฮสต์สามารถเพิ่มเงินที่ได้รับในงานหรือได้รับความสนใจจากสื่อมากขึ้นการหาและการสรรหาบุคคลที่เหมาะสมมีความสำคัญ
ใครเป็นคนเลือกคณะกรรมการเจ้าบ้านของคุณ
คณะกรรมการโฮสต์ที่มีประโยชน์อย่างแท้จริงจะไม่รวมถึงนักวางแผนการตลาดที่เสียค่าใช้จ่ายหรือนักวางแผนเหตุการณ์ แต่ควรเป็นสมาชิกที่มีส่วนร่วมอย่างมากในทีมที่มีอยู่ฐานผู้บริจาคหรืออาสาสมัครที่มีการเชื่อมต่อและความเต็มใจที่จะเข้าถึง
คณะกรรมการโฮสต์ของคุณสามารถมีตั้งแต่เพียงไม่กี่คนจนถึงหลายสิบ
ผู้คนจำนวนมากในคณะกรรมการของคุณมีผลกระทบมากขึ้นที่พวกเขาสามารถรวมกันในความสำเร็จของงานของคุณได้
คุณสามารถหาสมาชิกคณะกรรมการเจ้าบ้านได้จากทุกที่รวมถึง:
- สมาชิกคณะกรรมการหรือประธาน ในองค์กรของคุณ
- อาสาสมัครที่มีส่วนร่วมอย่างมากในชุมชน
- ผู้บริจาคที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับธุรกิจท้องถิ่น
- ผู้บริจาคหรือสมาชิกในคณะกรรมการที่มีรายชื่อติดต่อมากมายในกลุ่มประชากรผู้บริจาคในอุดมคติของคุณ
- อาสาสมัครที่รู้จักผู้ขายหรือเจ้าของสถานที่
- คนดังในท้องถิ่นหรือระดับประเทศที่มักให้ความสำคัญกับสาเหตุของคุณ
เมื่อคุณพบบุคคลที่คุณต้องการเข้าร่วมคณะกรรมการโฮสต์ของคุณแล้ว ถึงเวลาที่จะรับสมัคร
วิธีการรับสมัครคณะกรรมการโฮสต์
ค้นหาและเชื่อมต่อกับบุคคลที่จะทำให้สมาชิกคณะกรรมการโฮสต์ที่ยอดเยี่ยม แต่อย่าเพิ่งขอให้ใครสักคนมาร่วมในคณะกรรมการโฮสต์ คำเชิญอย่างเป็นทางการคือวิธีที่ดีที่สุดในการสรรหาสมาชิกคณะกรรมการ
ในคำเชิญของคณะกรรมการเจ้าบ้านสิ่งสำคัญคือควรรวม:
- ข้อมูลที่สมบูรณ์เกี่ยวกับเหตุการณ์และองค์กรของคุณ (วันที่และสถานที่)
- ข้อมูลเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการจัดงาน (การระดมทุนสำหรับสาเหตุเฉพาะ)
- ตัวอย่างของวิธีการที่สมาชิกคณะกรรมการเจ้าภาพสามารถมีส่วนร่วมได้
- วันที่ตอบหรือเชื่อมต่อกับทีมของคุณ
- "ขั้นสูง" ขอขอบคุณที่แจ้งให้ทราบว่าคุณรู้สึกตื่นเต้นที่จะเชิญพวกเขา
- ชื่อ / ที่อยู่ติดต่อและข้อมูลการติดต่อ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกที่มีศักยภาพทราบว่าการมีส่วนร่วมของพวกเขาจะได้ รับการยอมรับและชื่นชม และสามารถสร้างผลกระทบที่สำคัญได้โดยการเข้าร่วม
หากคุณสงสัยว่าจะร่างจดหมายเชิญประชุมคณะกรรมการโฮสต์ของคุณมีตัวอย่างมากมายบนเว็บไซต์เพื่อนที่ไม่หวังผลกำไร หากคุณกำลังมองหาเทมเพลตที่ใช้งานง่ายให้คัดลอกและวางเทมเพลตด้านล่างและใส่ข้อมูลของคุณในแต่ละวงเล็บ
[วันที่]
เรียน [ใส่ชื่อ]:
ฉันกำลังเขียนเพื่อแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับกิจกรรมที่น่าตื่นเต้นซึ่ง [ชื่อองค์กรของคุณ] กำลังวางแผนสำหรับ [Month] ใน [Insert City]
ใน [Month + Year (ถ้าแตกต่างจากปัจจุบัน)] [Organization] จะนำ [Event Name] ไปที่ [City] เพื่อเพิ่มความตระหนักเกี่ยวกับ [สาเหตุ / ปัญหาทางสังคม / ปัญหาที่อยู่ขององค์กรของคุณ] และเพื่อสร้างการสนับสนุนสำหรับ [ โปรแกรม / ความคิดริเริ่ม / ความพยายาม]
[เพิ่มข้อมูลที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับเหตุการณ์ / เป้าหมาย / ธีม]
กิจกรรมจะจัดขึ้นที่ [City] ที่ [Event Venue (ถ้าคุณมี)] ใน [date and time]
[ชื่อแรก] เราจะรักความช่วยเหลือของคุณในการจัดงานนี้และอื่น ๆ เช่นเดียวกับความสำเร็จ - หากคุณต้องการเป็นส่วนหนึ่งของงานนี้เช่นเดียวกับเหตุการณ์ในอนาคตเราจะรู้สึกขอบคุณมากที่สุดหากคุณยอมรับคำเชิญอย่างเป็นทางการเพื่อเป็นส่วนหนึ่งของคณะกรรมการโฮสต์ของเรา
มีวิธีง่ายๆในการมีส่วนร่วม:
- แชร์ชื่อหรือชื่อองค์กรของคุณในฐานะสมาชิกของคณะกรรมการโฮสต์ของเรา
- เชิญเพื่อนร่วมงานเพื่อนฝูงและเพื่อนบ้านซื้อ [table / ticket] ไปที่กิจกรรมของเรา
- ร่วมงานกับเรา
- [ใส่คำขอเฉพาะเจาะจงตามสถานะการเชื่อมต่อ]
เรายังรักถ้าคุณคิดว่าจะจัดตารางของคุณเองและเชิญเพื่อนฝูงและเพื่อนร่วมงานมาร่วมสนุกในช่วงเย็น การสนับสนุนใจดีของคุณจะช่วยให้เรากระจายคำเกี่ยวกับสาเหตุและส่งผลต่อ
สมาชิกของ [องค์กร] จะติดต่อคุณภายใน [Insert timeframe] เพื่อหารือเกี่ยวกับรายละเอียดของคณะกรรมการโฮสต์ของเราและเพื่อหารือถึงการมีส่วนร่วมของคุณหากคุณสนใจ
เราหวังว่าจะได้ทำงานร่วมกับคุณเพื่อทำให้ [Event Name] และกิจกรรมในอนาคตประสบความสำเร็จ! ขอบคุณสำหรับการสนับสนุนใจดีและการสนับสนุนของคุณ
ขอแสดงความนับถือ
[ชื่อของคุณ]
[ตำแหน่งในองค์กร]
[ชื่อองค์กร]
[เบอร์ติดต่อ]
หลังจากที่คุณคัดเลือกคณะกรรมการเจ้าบ้าน
เมื่อคุณได้เชิญสมาชิกคณะกรรมการที่คุณเลือกแล้วคุณจะได้รับจดหมายหรือการโทรที่ได้รับการยอมรับ อย่างไรก็ตามก่อนที่คุณจะเข้าไปในรายละเอียดของเหตุการณ์หรือสิ่งที่คุณต้องการให้ทำกำหนดเวลาการประชุมสั้น ๆ กับคณะกรรมการ โดยไม่ต้องขออะไรจากพวกเขาปล่อยให้พวกเขา:
- ทำความคุ้นเคยกับคนอื่น
- พูดถึงวิธีที่พวกเขามีส่วนร่วมในองค์กรของคุณ
- ทบทวนเนื้อหาหรืองานนำเสนอเกี่ยวกับสาเหตุ / งานของคุณ
- ระดมความคิดเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาต้องการมีส่วนร่วม
จากที่นั่นคุณสามารถแจ้งให้ทราบถึงเป้าหมายการระดมทุนของคุณและวิธีที่คุณต้องการเห็นการทำงานร่วมกัน (การเชิญผู้ติดต่อหรือการเข้าถึงรายการประมูล) พวกเขาอาจแบ่งเป็น "คณะกรรมการย่อย" ถ้าคุณมีกลุ่มใหญ่
แน่นอนว่าไม่ใช่งานของคณะกรรมการโฮสต์เพียงอย่างเดียวในการวางแผนและดำเนินการกิจกรรมของคุณ คณะกรรมการโฮสต์ควรทำงานร่วม กับ อาสาสมัครหรือคณะกรรมการวางแผนงานเพื่อขายตั๋วเพื่อให้แน่ใจว่า การสนับสนุนกิจกรรมครั้งใหม่ มีการอ้างสิทธิ์ รายการประมูล มากมายและคืนนี้จะเป็นการเข้าชมสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม
ตระหนักถึงความพยายามของคณะกรรมการจัดเลี้ยงของคุณ
เมื่อเหตุการณ์จบลงแล้วสมาชิกคณะกรรมการโฮสต์ของคุณควรเป็นคนแรกที่คุณขอบคุณทั้งในเหตุการณ์และด้วย คำขอบคุณ เป็น ลายลักษณ์อักษร ในวันรุ่งขึ้น ยิ่งคุณมีส่วนร่วมกับคณะกรรมการเจ้าบ้านมากเท่าไรก็ยิ่งยินดีที่จะเป็นเจ้าภาพในอนาคต
ค้นหาบุคคลในองค์กรหรือชุมชนของคุณที่สามารถช่วยคุณจัดงานครั้งต่อไปได้ พวกเขาสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมากในปริมาณเงินที่คุณเลี้ยงดูและโปรแกรมที่คุณสามารถสนับสนุนได้