มารยาททางธุรกิจระดับมืออาชีพ

01 - การโอนสาย

02 - วางสายพักไว้

เมื่อผู้โทรถูกระงับไว้สักครู่ดูเหมือนว่าตลอดไปไม่ว่าจะเป็นเพลงที่น่ารื่นรมย์ของ บริษัท ของคุณก็ตาม พยายามรอให้มีการหยุดการสนทนาชั่วคราวก่อนที่จะบอกผู้โทรที่คุณกำลังระงับการใช้งานอยู่นั่นคือหลีกเลี่ยงการขัดจังหวะผู้โทรถ้าเป็นไปได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจว่าเหตุใดคุณจึงระงับการสนทนาไว้และให้ความจริงเกี่ยวกับระยะเวลาที่ใช้ ขอโทษสำหรับความไม่สะดวกและหากไม่สามารถระงับได้ดีที่สุดคือให้คุณโทรกลับหาพวกเขาแทนที่จะขอให้คุณโทรกลับ และพยายามที่จะเอาใจใส่กับผู้โทรของคุณ; ไม่มีใครชอบที่จะถูกระงับเพื่อให้สุภาพตามที่สถานการณ์อนุญาต

03 - สิ้นสุดการโทร

มีเหตุผลหลายประการที่คุณอาจต้องวางสายก่อนที่ผู้โทรพร้อม ถ้าผู้โทรไม่เหมาะสมหรือใช้ภาษาหยาบคายหรือขู่เข็ญคุณไม่จำเป็นต้องทนต่อพฤติกรรมดังกล่าว บอกพวกเขาว่าคุณกำลังวางสายเนื่องจากภาษาที่ไม่เหมาะสม แต่ไม่ได้มีส่วนร่วมในการดูหมิ่นหรือกลับไปกลับมา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รายงานการโทรดังกล่าวแก่ผู้บังคับบัญชาของคุณ

หากคุณต้องการวางสายเนื่องจากผู้โทรเป็นเพียงแค่สายยาว (ซึ่งมักเป็นเช่นนั้น) ให้รอสักครู่และพยายามยุติกิจกรรมอย่างสุภาพ คุณสามารถพูดอะไรบางอย่างเช่น "ได้พูดคุยกับคุณได้อย่างน่ารัก แต่ฉันต้องโทรหาเราตอนนี้" ถามว่าผู้โทรมีคำถามอื่น ๆ ก่อนที่จะปล่อยให้บุคคลนั้นไป แต่โปรดแจ้งให้ทราบว่าคุณกำลังยกเลิกการโทร

04 - การสร้างคำทักทายจดหมายเสียงส่วนบุคคล

คำทักทายข้อความเสียง คือคำแถลงว่าคุณเป็นใครและ บริษัท ของคุณมีค่าอย่างไร การทักทายข้อความเสียงสั้น ๆ และฉับพลันไม่สร้างความประทับใจครั้งแรกที่ดีและคำอวยพรที่ยาวนานซึ่งดึงออกมาทำให้ผู้โทรหงุดหงิด ลองไปที่จุดนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ: ระบุว่าคุณเป็นใครชื่อ บริษัท และทำไมคุณถึงไม่สามารถรับสาย (นอกสำนักงานโทรหากันอีกเป็นระยะเวลาหนึ่ง) คุณไม่จำเป็นต้องให้รายละเอียดมากเกินไป - พอเพียงเพื่อให้ผู้โทรรู้ว่าเขาหรือเธอได้ยินและคุณจะโทรกลับ

05 - การเขียนสคริปต์สำหรับผู้เข้าร่วมอัตโนมัติ

สิ่งแรกที่ลูกค้าและนักธุรกิจของคุณได้ยินเมื่อพวกเขาโทรหา บริษัท ของคุณคือผู้ดูแลระบบอัตโนมัติของระบบโทรศัพท์ของคุณ แสดงตัวเลือกที่มีตัวเลขว่าผู้โทรไม่คุ้นเคยกับ บริษัท และต้องการคำแนะนำ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้โทรทราบว่าถ้าพวกเขามีส่วนขยายโดยตรงสำหรับบุคคลใดบุคคลหนึ่งพวกเขาสามารถติดต่อบุคคลนั้นได้โดยตรงเมื่อใดก็ได้

สำหรับผู้โทรอื่น ๆ ทั้งหมดให้ลองใช้หมายเลขที่คุ้นเคยกับแต่ละส่วนขยาย (เช่น "กดศูนย์สำหรับพนักงานต้อนรับ") อธิบายแผนก ก่อนที่จะ ให้หมายเลขเช่น "สำหรับการสนับสนุนลูกค้ากด 5"

06 - การเขียนสคริปต์ผู้เข้าร่วมอัตโนมัติสำหรับการปิดกิจการหลังเวลาทำการหรือการปิดกิจการ

หากธุรกิจของคุณปิดไปหลังจากช่วงเวลาหนึ่งหรือในช่วงสุดสัปดาห์และไม่มีใครสามารถตอบหรือช่วยเหลือผู้ติดต่อของคุณได้ให้สร้างคำอวยพรสำหรับผู้ดูแลระบบอัตโนมัติหลังเลิกงาน บอกผู้ติดต่อถึงกลุ่มว่าธุรกิจนั้นปิดอยู่และเมื่อสิ้นสุดให้ขอให้โทรกลับ อย่าลืมใส่เวลาในการทำงานตามปกติ

07 - ออกจากข้อความโทรศัพท์มืออาชีพ

ข้อความเสียงกลายเป็นส่วนมาตรฐานของทุกระบบโทรศัพท์ระดับธุรกิจและรู้วิธีออกจากข้อความเสียงมืออาชีพนอกเหนือจากวิธีการตอบหนึ่งอย่างในเชิงบวกต่อ บริษัท ของคุณ พนักงานทุกคนที่ใช้โทรศัพท์เป็นส่วนหนึ่งของงานควรรู้วิธีออกจาก ข้อความโทรศัพท์มือถือ