8 เจ้าของเร็กคอร์ดควรเก็บไว้
เมื่อคุณกำลังคัดกรองผู้เช่าที่คาดหวังเพื่อ กรอกข้อมูลตำแหน่งงานว่าง ในสถานที่ให้บริการเช่าของคุณคุณจะได้รับโทรศัพท์จำนวนมากจากบุคคลที่ต้องการดูสถานที่ให้บริการ ข้อมูลสามารถครอบงำดังนั้นมีบางสิ่งที่คุณจะต้องการบันทึกเกี่ยวกับผู้เช่าแต่ละคนไม่ว่าจะเป็นเพียงโทรศัพท์ติดต่อคนหรือถ้าผู้เช่ากรอกใบสมัครเช่า เรียนรู้ข้อมูลสำคัญเจ็ดอย่างเพื่อให้ผู้เช่าที่คาดหวังสามารถช่วยคุณได้ในอนาคต
3 เหตุผลในการเก็บประวัติผู้เช่าที่คาดหวังไว้
คุณอาจทราบว่าคุณควรเก็บบันทึกไว้ในผู้เช่าปัจจุบันของคุณ แต่คุณอาจไม่ตระหนักถึงความสำคัญของการเก็บรักษาบันทึกเกี่ยวกับผู้เช่าที่ไม่ได้เช่าอพาร์ทเม้นของคุณ บันทึกเหล่านี้มีความสำคัญสำหรับสามเหตุผล
- คุณมีข้อมูลในกรณีที่ผู้เช่าโทรมาอีกครั้งในอนาคต
- ช่วยให้คุณเข้าใจว่าทำไมผู้เช่าไม่ได้เช่าอพาร์ทเม้น
- ทำหน้าที่เป็นหลักฐานในกรณีที่คุณถูกกล่าวหาว่าเลือกปฏิบัติในที่อยู่อาศัย
8 บันทึกเพื่อรักษาระหว่างการคัดกรองผู้เช่า
บันทึกที่คุณเก็บไว้ในผู้เช่าที่คาดหวังจะขึ้นอยู่กับระยะทางที่ผู้เช่าได้รับในขั้นตอนการสมัคร สำหรับผู้เช่าที่คาดหวังบางรายทั้งหมดที่คุณจะต้องเป็นชื่อและหมายเลขโทรศัพท์และสำหรับคนอื่น ๆ คุณจะมีใบสมัครที่สมบูรณ์และเงินมัดจำที่ถืออพาร์ทเม้น
ชื่อหมายเลขโทรศัพท์และวันที่ที่เรียกว่า:
เมื่อใดก็ตามที่ผู้เช่าที่คาดหวังโทรสอบถามเกี่ยวกับพร็อพเพอร์ตี้ของคุณคุณควรใส่ข้อมูลต่อไปนี้ลงในสเปรดชีต
- วันที่เรียก
- จำนวนที่เรียกจาก
- ชื่อของพวกเขา.
แม้ว่าผู้เช่าไม่ได้สนใจอสังหาริมทรัพย์นี้อีก แต่รายการต่อไปนี้จะช่วยคุณได้ในอนาคต เมื่อใดก็ตามที่มีการโทรหาผู้เช่าในอนาคตคุณควรค้นหาหมายเลขโทรศัพท์ในสเปรดชีต แม้ว่าวิธีนี้จะไม่สามารถเข้าใจผิดได้เนื่องจากผู้คนเปลี่ยนหมายเลขโทรศัพท์ของตน แต่ก็สามารถช่วยให้คุณทราบว่าผู้เช่ารายนั้นได้เรียกมาก่อนหรือไม่
ตัวอย่างเช่นถ้าผู้เช่าที่โทรมาห้าเดือนที่แล้วกำลังโทรหาเพื่อดูสถานที่อีกครั้งคุณควรพิจารณาถึง ความเป็นไปได้ว่าพวกเขาถูกขับไล่
สเปรดชีตคำตอบสำหรับคำถามที่มีคุณสมบัติ:
คุณควรมีรายชื่อ คำถามที่มีคุณสมบัติครบถ้วน ที่คุณขอให้ผู้เช่าที่คาดหวังทุกคนก่อนที่จะได้ดูสถานที่ให้บริการ คำถามเหล่านี้สามารถให้ความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับสถานการณ์ของผู้เช่า
ตัวอย่างคำถามที่มีคุณสมบัติประกอบด้วย:
- วันที่ย้ายที่คาดว่าจะ
- คุณต้องการห้องนอนกี่ห้อง?
- ผู้คนจะมีชีวิตอยู่ในสถานที่นี้กี่คน?
- รายได้โดยประมาณต่อเดือน / รายปี
- คุณมีความช่วยเหลือให้เช่า หรือไม่?
- คุณมีสัตว์หรือไม่?
- คุณสามารถดูพร็อพเพอร์ตี้ได้เมื่อใด
คำถามเหล่านี้จะไม่เพียง แต่ช่วยให้คุณสามารถระบุได้ว่าผู้เช่ามีคุณสมบัติเพียงพอที่จะเช่าทรัพย์สินของคุณ แต่จะทำหน้าที่เปรียบเทียบกับสิ่งที่ผู้เช่ากรอกในใบสมัครเช่าหากพวกเขาไปถึงจุดนั้น นอกจากนี้หากผู้เช่าในอนาคตเรียกอีกครั้งในอนาคตคุณจะสามารถเปรียบเทียบข้อมูลปัจจุบันกับข้อมูลก่อนหน้านี้ที่คุณมีอยู่ในมือ
วันที่และเวลาดูสถานที่ให้บริการ:
สำหรับผู้เช่าที่คาดหวังที่ได้ดำเนินการขั้นตอนการตั้งค่าการนัดหมายเพื่อดูพร็อพเพอร์ตี้คุณควรเพิ่มข้อมูลต่อไปนี้ลงในสเปรดชีต:
- วันที่นัดหมาย
- เวลานัดหมาย
- พวกเขาแสดงขึ้นหรือไม่?
- พวกเขาโทรเพื่อยกเลิกหรือไม่?
ความเห็นเกี่ยวกับทรัพย์สิน:
เมื่อผู้เช่าที่คาดหวังกำลังดูสถานที่ให้บริการคุณควรจดบันทึกสิ่งที่พวกเขาทำและไม่ชอบเกี่ยวกับที่พัก สามารถช่วยคุณระบุผลบวกและเชิงลบของพร็อพเพอร์ตี้ของคุณได้ ภาพเชิงลบบางตัวสามารถแก้ไขได้ง่ายเช่นสีของสีที่น่าเกลียดขณะที่ภาพอื่น ๆ เช่นการเดินขึ้นชั้นที่สามไม่สามารถแก้ไขได้ง่าย ในสถานการณ์เช่นนี้คุณต้องพยายามเล่นบวกเช่นถ้าคุณอยู่ที่ชั้นบนสุดคุณจะได้รับแสงแดดที่ดีที่สุดและไม่มีผู้เช่าเหนือคุณ
บวกและลบเหล่านี้ยังสามารถใช้เป็นคำแนะนำสำหรับการซื้อในอนาคต หากผู้เช่าจำนวนมากแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับการขาดเครื่องซักผ้าและเครื่องอบผ้าในสถานที่ให้บริการของคุณนั่นอาจเป็นสิ่งที่คุณต้องการเพื่อให้มั่นใจว่ามีคุณสมบัติในอนาคต
กรอกใบสมัครเช่าแล้ว
หากผู้เช่าที่คาดหวังกรอกใบสมัครเช่าแล้วคุณควรเก็บสำเนานี้ไว้แม้ว่าจะไม่เช่าให้เช่าก็ตาม เป็นหลักฐานที่ดีในกรณีที่ผู้เช่าที่คาดหวังพยายามที่จะกล่าวหาว่าคุณเลือกที่อยู่อาศัย คุณสามารถแสดงให้เห็นว่าคุณได้ปฏิเสธผู้สมัครเพราะพวกเขาไม่เป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดซึ่งคุณมีสำหรับผู้สมัครทั้งหมดเช่นรายได้ไม่เท่ากับค่าเช่ารายเดือนอย่างน้อยสองเท่า หากผู้เช่าที่คาดหวังไม่ให้เช่าหน่วยคุณสามารถใช้แอปพลิเคชันเพื่อเปรียบเทียบกับข้อมูลที่พวกเขาวางไว้ใน สัญญาเช่า
เช็คประวัติ / การตรวจสอบเครดิต / การยืนยันการจ้างงาน
หาก ผู้เช่าที่คาดหวังผ่านเกณฑ์มาตรฐานที่เริ่มต้นและคุณทำตามขั้นตอนถัดไปเพื่อดำเนินการ ตรวจสอบเครดิตเช็ค พื้นหลังและ การยืนยันการจ้างงาน คุณควรเก็บเอกสารนี้ไว้ หากผู้เช่าที่คาดหวังเช่าหน่วยนี้จะสามารถเก็บไว้ในแฟ้มได้ หากคุณปฏิเสธผู้สมัครเนื่องจากข้อมูลที่ค้นพบในขั้นตอนคัดกรองนี้คุณมีหลักฐานยืนยันว่าเหตุใดคุณจึงปฏิเสธผู้สมัครเช่นพวกเขาไม่ได้ทำงานที่ บริษัท ที่พวกเขากล่าวว่าพวกเขาทำงานอยู่
เหตุผลในการปฏิเสธ:
คุณควรระบุอย่างชัดเจนว่าเหตุใดคุณจึงปฏิเสธผู้สมัคร คุณสามารถปฏิเสธผู้สมัครได้ด้วยเหตุผลที่ชอบด้วยกฎหมายเท่านั้นเช่นพวกเขาไม่เป็นไปตามข้อกำหนดด้านรายได้ขั้นต่ำผู้คนจำนวนมากจะอาศัยอยู่ในการเช่าหรือมีประวัติอาชญากรรมรุนแรง คุณต้องปฏิบัติตาม กฎหมาย ว่าด้วยที่ อยู่อาศัยที่ยุติธรรม
ข้อตกลงการฝากเงิน:
หาก ผู้เช่าที่คาดหวังได้ลงนามในสัญญาการฝากเงินเพื่อถือครองหน่วยและให้เงินแก่คุณโปรดเก็บเอกสารนี้ไว้ กฎหมายของรัฐจะแตกต่างกันไปดังนั้นโปรดตรวจสอบกับรัฐของคุณ บางรัฐให้ผู้เช่าสามวันเพื่อกลับออกจากข้อตกลงการฝากเงินเพื่อระงับโดยไม่มีการลงโทษ
โดยปกติถ้าผู้เช่าลงนามในข้อตกลงนี้พวกเขายอมรับว่าพวกเขาจะเช่าหน่วยหรือถ้าพวกเขาไม่ยอมรับว่าพวกเขาจะสูญเสียเงินมัดจำที่พวกเขาได้วางลง การมีสำเนาเอกสารที่ลงลายมือชื่อฉบับนี้สามารถปกป้องคุณได้หากผู้เช่าที่คาดหวังพยายามอ้างว่าคุณได้ระงับการฝากเงินโดยมิชอบด้วยกฎหมาย