นอกเหนือจากการวางแผนภาษีแล้วธันวาคมเป็นเวลาที่ต้องทำในช่วงปลายปีและเตรียมการสำหรับปีบัญชีเงินเดือนใหม่ ต่อไปนี้เป็นคำเตือนเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่จะช่วยให้คุณปิดบัญชีสำหรับปีนี้และเตรียมพร้อมสำหรับภาษีเงินเดือนปีหน้า
แบบฟอร์ม Employee W-4 - ใบลดหย่อนค่าแรงของพนักงาน
พนักงานสามารถกรอก แบบฟอร์ม W-4 ได้ตลอดเวลาและสิ้นปีปฏิทินเป็นเวลาที่เหมาะสมเพื่อเตือนให้พวกเขาทบทวน W-4 เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลมีความถูกต้องและจำนวนเงินที่ต้องการหักจากภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลางมีความถูกต้อง .
หากรัฐของคุณต้องเสียภาษีพนักงานควรตรวจสอบแบบฟอร์มหักภาษีเงินได้ของรัฐเพื่อการเปลี่ยนแปลงและหักภาษี ณ ที่จ่าย เพียงแค่เตือนว่าพนักงานสามารถเปลี่ยนรูปแบบ W-4 ได้บ่อยเท่าที่ต้องการตลอดทั้งปีเพียงไม่เกินหนึ่งครั้งสำหรับค่าจ้างคนใดคนหนึ่งแน่นอน
แบบฟอร์ม W-9 ที่ไม่ใช่พนักงาน - การขอหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและการรับรอง
แบบฟอร์ม W-9 คล้ายกับ แบบฟอร์ม W-2 แต่ไม่ใช่สำหรับพนักงานที่ไม่ใช่พนักงาน แบบฟอร์ม W-9 ใช้เพื่อยืนยันที่อยู่และหมายเลขประจำตัวผู้เสีย หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีเป็นข้อมูลที่สำคัญมากขึ้นเนื่องจากกรมสรรพากรใช้ข้อมูลนี้เพื่อให้สอดคล้องกับจำนวน 1099 ที่ยื่นโดยผู้เสียภาษีโดยยื่น 1099 นายยื่นโดยนายจ้าง
สั่งซื้อ W-2 Forms และ Forms 1099-MISC
ถ้าคุณส่งแบบฟอร์ม W-2 ของคุณเอง (สรุปภาษีสำหรับสิ้นปีสำหรับพนักงาน) และแบบฟอร์ม 1099-MISC (สรุปภาษีสิ้นปีสำหรับผู้รับเหมาอิสระ) ตอนนี้เป็นเวลาที่ต้องสั่งซื้อแบบฟอร์มสำหรับปีภาษีนี้
ถ้าคุณมีบริการจ่ายเงินเดือนตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขามีสิ่งที่จำเป็นต้องเตรียมแบบฟอร์มเหล่านี้ในเดือนมกราคม โปรดจำไว้ว่าต้องยื่นแบบฟอร์ม W-2 และแบบฟอร์ม 1099-MISC ให้กับบุคคลก่อนสิ้นเดือนมกราคม
คุณจะ ได้รับแบบฟอร์ม W-2 จากร้านจัดหาสำนักงานหรือจาก IRS คุณไม่สามารถใช้แบบฟอร์ม W-2 ที่ดาวน์โหลดจากอินเทอร์เน็ตเพราะหมึกสีแดงในสำเนา A เป็นพิเศษและไม่สามารถคัดลอกได้
คุณต้องใช้แบบฟอร์มอย่างเป็นทางการ
อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ W-2s และ 1099s
ตรวจสอบชื่อพนักงานและหมายเลขประกันสังคม (SSNs)
ก่อนเตรียมแบบฟอร์ม W-2 ให้ตรวจสอบกับ Social Security Administration เพื่อให้แน่ใจว่าชื่อพนักงานและหมายเลขประกันสังคมตรงกับความถูกต้อง ดูส่วนบริการทางธุรกิจของ SSA สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม
ตรวจสอบข้อมูลที่ไม่ใช่พนักงานก่อนที่จะส่งแบบฟอร์ม 1099-MISC
ก่อนที่คุณจะส่งพนักงานที่ไม่ใช่พนักงานเช่นผู้รับเหมาหรือธุรกิจที่คุณได้ชำระเงินคุณต้องยืนยันหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีสำหรับบุคคลนั้น ตามที่ระบุไว้ด้านบนคุณจะต้องส่งแบบฟอร์ม W-9 เพื่อรับที่อยู่และหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
งานภาษีอื่น ๆ สิ้นปี
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ค่าจ้างของพนักงานถูกบันทึกไว้ในปีที่ถูกต้อง การใช้แนวความคิดทางบัญชีของ ใบเสร็จรับเงินที่สร้างสรรค์ เป็นวันที่บุคคลมีสิทธิ์เข้าถึงกองทุนอย่างไม่ จำกัด เป็นสิ่งที่มีค่า ดังนั้นให้ใส่ค่าจ้างลงในปีที่ถูกต้องโดยใช้วันที่เช็คเอาท์ หากคุณจ่ายค่าจ้างให้กับพนักงานในสัปดาห์สุดท้ายของเดือนธันวาคม แต่เงินเดือนจะมีขึ้นในเดือนมกราคมรายได้ดังกล่าวจะนับเป็นรายเดือนในเดือนมกราคม ยกเว้นในกรณีที่คุณจ่ายค่าจ้างล่วงหน้าในเดือนธันวาคมสำหรับพนักงานที่ได้รับเงินเดือนเป็นค่าจ้างที่ค้างชำระในเดือนมกราคม อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจ่ายเงินค่าจ้างให้กับพนักงานในช่วงปลายปีเช่นเดียวกับ รายได้ อื่น ๆ
- กำหนดวิธีที่คุณจะจัดการกับ เงินเดือนของพนักงานที่ยังไม่ได้รับเงิน เป็นเวลานาน คุณต้องพยายามอย่างจริงใจในการหาพนักงาน (ใช้ตัวอักษรที่ได้รับการรับรองเพื่อให้คุณสามารถแสดงว่าหนังสือไม่สามารถส่งมอบได้) หากคุณไม่สามารถหาลูกจ้างได้คุณจะต้องมีกฎหมายของรัฐบังคับให้จ่ายเงินค่าเลี้ยงชีพที่ยังไม่ได้ชำระให้กับแผนกรายได้ของรัฐ พวกเขาจะยังคงทำงานเพื่อหาบุคคล นอกจากนี้คุณยังจะต้องพิจารณาความรับผิดชอบด้านการจ่ายเงินเดือนสำหรับเช็คเงินเดือนที่ไม่ได้รับการชำระเงินในระบบบัญชีของคุณ วิธีที่จัดการได้ขึ้นอยู่กับความเป็นไปได้ที่พนักงานจะได้รับเช็ค
- กำหนดจำนวนเงินที่ต้องเสียภาษีสำหรับพนักงาน W-2 สำหรับผลประโยชน์บางอย่างรวมถึงเปอร์เซ็นต์สำหรับการใช้ยานพาหนะของ บริษัท และ โทรศัพท์มือถือ โดยเจ้าของและพนักงานและค่าใช้จ่ายทางการศึกษาที่นายจ้างจ่ายซึ่งอาจต้องเสียภาษี ตรวจสอบกับที่ปรึกษาด้านภาษีเกี่ยวกับข้อกำหนดในการรายงานสำหรับผลประโยชน์เหล่านี้