สิ่งที่พนักงานย้ายค่าใช้จ่ายที่คุณควรจ่าย
เป็นดีที่สุดที่จะติดกับการชดใช้ค่าใช้จ่ายที่ย้ายเท่านั้นที่ได้รับการอนุมัติโดย IRS เป็นหักจากการคืนภาษีของพนักงาน
ตาม IRS ค่าใช้จ่ายในการเคลื่อนย้ายค่าใช้จ่ายที่เป็นค่าใช้จ่ายสำหรับพนักงานรวมเฉพาะ
"ค่าใช้จ่ายที่สมเหตุสมผลของ:
การเคลื่อนย้ายของใช้ในครัวเรือนและของใช้ส่วนตัวจากบ้านเก่าไปบ้านหลังใหม่และ
การเดินทาง (รวมที่พัก) จากบ้านเก่าไปบ้านหลังใหม่
การชดใช้ค่าใช้จ่ายที่ ไม่สามารถหัก ลดได้ถือเป็นภาระผูกพันของพนักงานเสมอแม้ว่าการชำระเงินคืนอาจมีคุณสมบัติเป็นแผนความรับผิดชอบ (ตามที่อธิบายไว้ด้านล่าง)
ผลกระทบทางภาษีของการชดเชยค่าใช้จ่ายของพนักงาน
โดยทั่วไปการจ่ายเงินที่คุณจ่ายให้กับพนักงานจะต้องเสียภาษีและจ่ายค่าใช้จ่ายในการย้ายพนักงานถือเป็นผลประโยชน์ที่ต้องเสียภาษี แต่มีวิธีที่จะทำให้ผลประโยชน์ไม่ต้องเสียภาษีให้กับพนักงาน
หากคุณต้องการให้ค่าใช้จ่ายในการเคลื่อนย้ายของพนักงานจะไม่ต้องเสียภาษีแก่พนักงาน (IRS ใช้คำว่า "ถูกกีดกัน" จากการเก็บภาษี) คุณต้องจ่ายเงินให้เขาผ่านสิ่งที่ IRS เรียกว่าเป็น แผนรับผิดชอบ
ในกรณีนี้ลูกจ้างจ่ายค่าใช้จ่ายและจ่ายเงินคืนให้แก่พวกเขา
เพื่อให้เป็นไปตามเกณฑ์สำหรับแผนความรับผิดชอบค่าใช้จ่ายต้องแยกเป็นรายนามและจะจ่ายเฉพาะค่าใช้จ่ายเท่านั้น ค่าใช้จ่ายยังต้องเป็นไปเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ
พนักงานต้องมีค่าใช้จ่ายที่ต้องเสียหรือหักค่าใช้จ่ายในขณะที่ทำหน้าที่เป็นพนักงานของ บริษัท ของคุณ คุณอาจต้องระบุว่าธุรกิจของคุณจำเป็นต้องย้ายธุรกิจ
นอกจากนี้ยังมีขั้นตอนทางบัญชีบางอย่างที่ต้องปฏิบัติตามเพื่อให้แผนการชำระเงินคืนเกิดขึ้น
- พนักงานต้อง " คิด ค่าใช้จ่าย อย่างเพียงพอ สำหรับค่าใช้จ่ายเหล่านี้ภายในระยะเวลาที่เหมาะสม" นั่นคือพนักงานต้องให้รายรับสำหรับค่าใช้จ่ายทั้งหมด
- ถ้าคุณกำลังให้พนักงานล่วงหน้าค่าใช้จ่ายเหล่านี้, พนักงานต้องคืนเงินส่วนเกินภายในระยะเวลาที่เหมาะสม
ตัวอย่างเช่นสมมุติว่าคุณจ่ายเงินล่วงหน้า 5,000 ดอลลาร์สำหรับค่าใช้จ่ายและพนักงานจะให้รายรับเป็นเงิน 3,660 เหรียญ พนักงานต้องให้เช็คยอดดุล (1,350 ดอลลาร์) หากไม่สามารถระบุเกณฑ์ทั้งหมดสำหรับแผนความรับผิดชอบแผนนี้ไม่ใช่แผนที่รับผิดชอบ และ " ค่าชดใช้ค่าใช้จ่ายที่ไม่สามารถหักลดหย่อนได้ " (แก่พนักงาน) และค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดหรือค่าใช้จ่ายที่ไม่ระบุรายได้ต้องเสียภาษีให้แก่พนักงาน
เพียงเพื่อให้เห็นได้ชัดว่าการชำระเงินคืนให้กับพนักงานภายใต้แผนงานที่ไม่สามารถนับได้จะต้องถือว่าเป็นภาษี (รวมทั้งหัก ณ ที่จ่าย) แม้ว่าการชำระเงินคืนจะเป็นค่าใช้จ่ายที่สามารถหักลดหย่อนให้กับพนักงานได้ และการชำระเงินใด ๆ ที่ไม่ได้รับการพิสูจน์โดยใบเสร็จรับเงินแม้ว่าจะเป็นส่วนหนึ่งของแผนความรับผิดชอบ แต่ก็ต้องเสียภาษีและอาจถูกหัก ณ ที่จ่าย
หักภาษีเงินเดือนในการย้ายรายจ่ายค่าใช้จ่ายให้กับพนักงาน
หากการชำระเงินเป็นไปตามเกณฑ์สำหรับแผนความรับผิดชอบและเงื่อนไขที่จำเป็นทั้งหมดที่ได้รับการตอบสนองการจ่ายเงินให้กับพนักงานสำหรับค่าใช้จ่ายในการเคลื่อนย้ายไม่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย
การย้ายการชำระเงินค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้ทำภายใต้เกณฑ์สำหรับแผนรับผิดชอบ (อธิบายไว้ด้านบน) อาจมีการหักภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลางภาษี FICA (ประกันสังคมและ Medicare) และภาษีการว่างงานของรัฐบาลกลาง
การรายงานการชำระเงินค่าใช้จ่ายในแบบฟอร์ม W-2 ของพนักงาน
หากการชำระเงินคืนให้กับพนักงานตรงตามเงื่อนไขทั้งหมดของแผนความรับผิดชอบตามที่ได้อธิบายไว้ข้างต้นคุณจะไม่ต้องรวมการชำระเงินคืนให้กับ W-2 ของพนักงานด้วย หากพนักงานให้การ บัญชีเพียงพอ สำหรับค่าใช้จ่าย แต่ส่วนที่เกินจะไม่ได้รับการชำระเงินคุณจะต้องตรวจสอบกับเจ้าหน้าที่ บัญชีเงินเดือน หรือผู้จัดเตรียมภาษีเพื่อกำหนดวิธีการรายงานจำนวนเงินที่ต้องเสียภาษีและไม่ต้องเสียภาษี คุณต้องรายงานจำนวนเงินผลประโยชน์นี้เมื่อคุณกรอก รายงานภาษีประจำปี W-2 ให้กับพนักงานในปีที่แล้ว
ซอฟต์แวร์ Patriot ให้ความกระจ่างเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการป้อนค่าใช้จ่ายเหล่านี้ลงในแบบฟอร์ม W-2 ของพนักงาน เราจะใช้ตัวอย่างข้างต้นซึ่งพนักงานได้รับเงิน 5,000 เหรียญสำหรับค่าใช้จ่ายที่เคลื่อนที่มีรายรับ 3,660 ดอลลาร์และเก็บเงินเหลือ 1,350 ดอลลาร์ จำนวนพนักงานที่เก็บจะต้องเสียภาษีให้กับพนักงาน เราจะถือว่าการชำระเงินนี้ดำเนินการภายใต้ข้อกำหนดสำหรับแผนรับผิดชอบตามที่อธิบายข้างต้น:
- จำนวน 1,350 ดอลลาร์ที่ต้องเสียภาษีจะรวมอยู่ในกล่อง 1 ของ W-2 (และในกล่อง 3, 5 และ 16 ถ้าเก็บภาษีโดยรัฐหรือเมือง)
- การหักภาษี ณ ที่จ่ายของรัฐบาลกลางและรัฐและภาษี FICA ต้องคำนวณสำหรับภาษีที่ต้องเสีย 1,350 ดอลลาร์และรวมอยู่ในกล่องที่เหมาะสมสำหรับ W-2
- คุณต้องใส่จำนวน 3,660 ดอลลาร์ (จำนวนเงินเท่ากับจำนวนเงินที่พิสูจน์ได้ (ตัวอย่างเช่นส่วนที่ไม่ต้องเสียภาษี) ในช่อง 12 ของแบบฟอร์ม W-2 โดยใช้รหัส "L. "
สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการทำงานนี้ดู IRS Publication 15 (Circular E)
การให้เงินพิเศษสำหรับพนักงานในการเคลื่อนย้ายค่าใช้จ่าย
บางธุรกิจให้พนักงานจำนวนเงินที่กำหนดไว้สำหรับค่าใช้จ่ายในการย้ายขึ้นอยู่กับประเภทของการย้ายและระยะทาง การชำระเงินอาจยังคงสามารถหักลดหย่อนกับธุรกิจของคุณเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจได้
หากคุณต้องการให้พนักงานจ่ายเงินค่าแรงและปล่อยให้พนักงานตัดสินใจว่าจะใช้จ่ายเงินจำนวนนี้อย่างไรคุณมีแผนการที่ไม่สามารถบอกได้ตามระเบียบของ IRS ในกรณีนี้ตามที่ระบุไว้ข้างต้นหากคุณไม่ต้องการให้พนักงานต้องแสดงใบเสร็จการชำระเงินทั้งหมดจะต้องเสียภาษีให้กับพนักงานเพื่อประโยชน์ นอกจากนี้ภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลางและภาษี FICA ต้อง ระงับ การชำระเงิน
ในกรณีนี้คุณอาจต้องการเพิ่มจำนวนเงินเพิ่มเติมเพื่อการชำระเงินเพื่อช่วยให้พนักงานมีภาษีเพิ่มเติมที่ต้องชำระ นี่เรียกว่า "grossing up" เช็คและทำเพื่อให้พนักงานมีจำนวนเงินที่แน่นอนของการชำระเงินหลังจากหักภาษีแล้ว
ตัวอย่างเช่นถ้าคุณจ่ายเงินค่าจ้างให้กับพนักงาน 2,000 เหรียญคุณสามารถคำนวณได้โดยหักเพื่อให้มากกว่า 2,000 ดอลลาร์เพื่อให้ครอบคลุมภาษีพิเศษ ซอฟต์แวร์ Patriot มีเครื่องคิดเลขรวมซึ่งอาจช่วยคุณได้
ค่าใช้จ่ายในการเคลื่อนย้ายพนักงานจะหักได้
การชำระค่าใช้จ่ายในการย้ายพนักงานเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่หักลดหย่อนกับธุรกิจของคุณ ลูกจ้างหักค่าใช้จ่ายในการเคลื่อนย้ายพนักงานควร จำกัด ไว้เฉพาะลูกจ้างที่สามารถหักภาษีได้เมื่อคืนภาษีของตนเอง นั่นหมายถึงค่าใช้จ่ายสำหรับการย้ายของใช้ในครัวเรือนและ ค่าเดินทาง ไปยังที่ตั้งใหม่สำหรับพนักงานและครอบครัวของเขา
บอกพนักงานเกี่ยวกับแผนการชำระเงินค่าใช้จ่ายในการเดินทาง
เช่นเดียวกับผลประโยชน์อื่น ๆ ของพนักงานพนักงานทุกคนต้องได้รับการปฏิบัติเหมือนกัน คุณสามารถกำหนดเกณฑ์สำหรับการคัดเลือกตามแผนได้ตามประเภทพนักงาน (เช่นเงินเดือนต่อรายชั่วโมง) แต่คุณไม่สามารถให้พนักงานคนหนึ่งในกลุ่มเดียวกันได้รับผลประโยชน์มากกว่านี้อีก
คุณควรใส่ผลประโยชน์ประเภทนี้เป็นลายลักษณ์อักษรและรวมไว้ในการสื่อสารกับพนักงานด้วยเสมอ คู่มือการทำงานของพนักงานหรือคู่มือ นโยบายและขั้นตอนการใช้งาน เป็นสถานที่ที่ดีในการอธิบายแผน อย่าลืมใส่ข้อมูลเกี่ยวกับผลกระทบทางภาษีของผลประโยชน์นี้
ช่วยเหลือพนักงานด้วยการหักค่าใช้จ่ายในการเดินทางของพวกเขา
หากคุณเป็น ผู้จัดเตรียมภาษีที่มีคุณสมบัติ ไม่ให้คำแนะนำด้านภาษีแก่พนักงานเกี่ยวกับการหักภาษีเงินได้ไม่ใช่สิ่งที่ควรทำ ส่งเสริมให้พนักงานของคุณได้รับคำแนะนำ ด้านภาษีแบบมืออาชีพ หรือใช้ ซอฟต์แวร์ภาษีแบบมืออาชีพ ต่อไปนี้คือสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อช่วยให้พนักงานเข้าใจข้อดีเรื่องค่าใช้จ่ายที่เคลื่อนย้ายนี้และจะส่งผลต่อภาษีอย่างไร
- ให้พนักงานชุดย้ายที่ทำงานซึ่งจะอธิบายถึงวิธีการและเมื่อค่าใช้จ่ายในการย้าย บริษัท ของคุณจะได้รับเงินคืน
- ให้พนักงานมีโอกาสเปลี่ยนการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ในแบบฟอร์ม W-4 ) เพื่อชำระค่าเบิกจ่ายครั้งแรก