แบบฟอร์มคุณต้องมีพนักงานใหม่เสร็จสิ้นในการเช่า

01 - แบบฟอร์ม W-4 สำหรับการหักภาษี ณ ที่จ่ายของรัฐบาลกลาง

พนักงาน ใหม่ ทั้งหมดต้องกรอกแบบฟอร์ม W-4 ก่อนที่จะได้รับเช็คเงินเดือนครั้งแรก แบบฟอร์มนี้ประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับสถานภาพการสมรสจำนวนผู้อยู่ในอุปการะและจำนวนเงินที่หัก ณ ที่จ่ายที่กำหนดเพิ่มเติม ใช้เพื่อ คำนวณหัก ภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลาง คุณไม่จำเป็นต้องเก็บสำเนาของฟอร์ม W-4 ทั้งหมดเพียงอันล่าสุดเท่านั้น

นายจ้างไม่ควรให้คำแนะนำแก่พนักงานเกี่ยวกับวิธีการกรอกแบบฟอร์มนี้ แต่คุณสามารถนำพวกเขาไปยังบทความของ IRS ที่ช่วยให้กรอกแบบฟอร์มนี้ได้

อย่าลืมใช้รูปแบบ W-4 รุ่นล่าสุด พระราชบัญญัติการลดหย่อนภาษีและงานของปี 2017 ทำให้การเปลี่ยนแปลงตารางการหักล้างและพนักงานอาจต้องการเปลี่ยนการหัก ณ ที่จ่ายเพื่อหลีกเลี่ยงการเสียภาษีมากเกินไปจากการจ่ายเงิน คุณควรจะใช้ รูปแบบ W-4 สำหรับ ปี 2018 สำหรับการจ้างใหม่และสำหรับพนักงานที่ต้องการเปลี่ยนแปลงรูปแบบของตน

พนักงานอาจเปลี่ยนแบบฟอร์ม W-4 ได้บ่อยเท่าที่ต้องการ ตัวอย่างเช่นพนักงานอาจ ได้รับโบนัส และต้องการเปลี่ยนหัก ณ ที่จ่าย เป็นความรับผิดชอบของคุณในฐานะนายจ้างในการติดตามการเปลี่ยนแปลงล่าสุดและเพื่อให้มั่นใจว่าเงินเดือนของพนักงานสะท้อนถึงความปรารถนาของพนักงานในการหัก ณ ที่จ่าย

02 - แบบฟอร์ม I-9 และระบบ E-Verify สำหรับการมีสิทธิ์เข้าร่วมการจ้างงาน

ในฐานะนายจ้างคุณต้องจัดทำเอกสารเกี่ยวกับคุณสมบัติของพนักงานใหม่ในการทำงานในสหรัฐอเมริกาเอกสารที่คุณต้องใช้คือ F orm I-9 การตรวจสอบคุณสมบัติการจ้างงานซึ่งจะต้องดำเนินการโดยการจ้างใหม่แต่ละครั้ง ลูกจ้างใหม่ต้องจัดเตรียมเอกสารเกี่ยวกับตัวตน (a) และ (ข) การมีสิทธิ์ในการทำงาน

ขั้นตอน I-9 มีสองขั้นตอน ขั้นแรกให้พนักงานกรอกแบบฟอร์มและระบุว่าจะใช้เอกสารรับรองความถูกต้องและใช้งานอย่างไร จากนั้นคุณเป็นนายจ้างต้องมองไปที่เอกสารเหล่านั้นและตรวจสอบว่าพวกเขามีความเพียงพอและเหมาะสม

คุณต้องเก็บฟอร์มไว้ในบันทึกของพนักงาน แต่คุณไม่จำเป็นต้องส่งข้อมูลนี้ให้ใคร หากเจ้าหน้าที่ตรวจคนเข้าเมืองมาถึง บริษัท ของคุณหรือต้องการตรวจสอบเอกสารของพนักงานแบบฟอร์มนี้ถือเป็นหลักฐานยืนยันว่าคุณได้ตรวจสอบสิทธิ์การทำงานของพนักงาน

นายจ้างขนาดใหญ่ (มีพนักงานจำนวนมาก) สามารถลงทะเบียนระบบ E-Verify และใช้เพื่อตรวจสอบ คุณสมบัติของพนักงานใหม่ ในการทำงานในสหรัฐอเมริการะบบจะใช้ข้อมูลใน แบบฟอร์ม I-9 เพื่อเปรียบเทียบกับฐานข้อมูลของรัฐบาลกลาง

03 - แบบฟอร์มใบสมัครงาน

พนักงานใหม่แต่ละคนต้องกรอกแบบฟอร์มสมัครงานถึงแม้ว่าบุคคลดังกล่าวได้ส่งประวัติส่วนตัวสำหรับงานแล้ว แบบฟอร์มใบสมัครงานประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานใหม่ที่สามารถตรวจสอบได้เช่นเดียวกับนายจ้างรายเดิมและการศึกษา นอกจากนี้ยังมีข้อความต่างๆที่ผู้สมัครต้องลงชื่อ

หนึ่งคำแถลงในใบสมัครยืนยันว่าข้อมูลเกี่ยวกับใบสมัครเป็นความจริงและถูกต้องในขณะที่แถลงการณ์อื่น ๆ อนุญาตให้นายจ้างดำเนินการตรวจสอบการอ้างอิงและการตรวจสอบเบื้องหลัง

การมีแบบฟอร์มใบสมัครสำหรับพนักงานทุกคนช่วยปกป้องคุณในฐานะนายจ้างจากผู้ยื่นคำร้องขอฉ้อโกงและช่วยให้คุณดำเนินการได้หากแบบฟอร์มใบสมัครไม่ถูกต้อง

04 - การหัก ณ ที่จ่ายและการลงทะเบียนของรัฐ

นายจ้างต้องลงทะเบียนพนักงานใหม่ด้วยระบบแจ้งการจ้างงานใหม่ของรัฐ การลงทะเบียนนี้อนุญาตให้รัฐเก็บค่าเลี้ยงดูบุตรจากพนักงานเหล่านี้ รายการของระบบการแจ้งเตือนของรัฐจะรวมอยู่ในบทความนี้

รัฐที่เก็บภาษีเงินได้แต่ละรายมีข้อกำหนดสำหรับนายจ้างในการรายงานและจ่ายภาษีเหล่านั้น ติดต่อหน่วยงานรัฐของคุณเกี่ยวกับรายได้ (หรือเทียบเท่า) สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการลงทะเบียนเป็นนายจ้างในรัฐ หน่วยงานของรัฐแห่งนี้จะให้ข้อมูลเกี่ยวกับรูปแบบหัก ณ ที่จ่ายและข้อกำหนดสำหรับการรายงานและการจ่ายเงินที่ระงับ

สำหรับรัฐที่มีภาษีเงินได้คุณจะต้องหักภาษีดังกล่าวออกจากเงินเดือนพนักงานและส่งภาษีหัก ณ ที่จ่ายให้กับหน่วยงานของรัฐที่เหมาะสม

05 - รายการตรวจสอบการจ้างลูกจ้างใหม่

นี่คือ รายการตรวจสอบขั้นตอน การเช่าใหม่ 12 ขั้นตอน ดังนั้นคุณจึงไม่ลืมอะไร รวมถึงการได้รับ หมายเลขประจำตัวนายจ้าง (หมายเลขประจำตัวนายจ้างของรัฐบาลกลาง) ที่ลงทะเบียนกับ IRS เพื่อรายงานภาษีและการชำระเงินและลงทะเบียนกับนิติบุคคลภาษีของรัฐของคุณ (ถ้าต้องเสียภาษีเงินได้ของรัฐ) การลงทะเบียนและข้อกำหนดอื่น ๆ

06 - อีกหนึ่งเรื่อง - คู่มือพนักงานของคุณ

หากธุรกิจของคุณมีพนักงานหลายคนคุณควรมีคู่มือพนักงานหรือนโยบายและขั้นตอนการใช้คู่มือ คู่มือฉบับนี้อาจรวมถึงคำอธิบายกระบวนการทำงานและผลประโยชน์นอกเหนือไปจากนโยบายและขั้นตอนต่างๆ) พนักงานใหม่ทุกคนควรได้รับสำเนาคู่มือฉบับนี้และควรลงชื่อเข้าใช้ว่าได้อ่านและทำความเข้าใจแล้ว

คู่มือพนักงานเป็นเอกสารที่มีผลผูกพันตามกฎหมายทั้งคุณและพนักงานของคุณ การมีพนักงานอ่านคู่มือพนักงานสามารถช่วยป้องกันไม่ให้พนักงานไม่พอใจความคาดหวังที่ไม่คาดคิดและคดีที่เป็นไปได้