คุณอาจจะเริ่มต้นธุรกิจได้ว่าจ้างพนักงานคนแรกของคุณหรือคุณกำลังพิจารณาที่จะมีพนักงานและสงสัยว่าคุณควรประมวลผลเงินเดือนด้วยตัวคุณเองหรือรับบริการประมวลผลเงินเดือน
ขณะที่คุณชั่งน้ำหนักตัวเลือกสำหรับ เงินเดือนการประมวลผลและการจัดการกับภาษีเงินเดือนคุณอาจพบว่าเป็นประโยชน์ในการพิจารณางานที่เกี่ยวข้องในการประมวลผลเงินเดือนของพนักงานและในการจ่ายเงินและการรายงานภาษีเงินเดือน
สำหรับการสนทนานี้สมมติว่าพนักงานทุกคนของคุณ เป็นผู้รับเหมา ประจำและไม่ เป็นอิสระ
ขั้นแรกให้ตัดสินใจจ่ายเงินเดือนบางส่วน
คุณอาจต้องการใช้บทความนี้เกี่ยวกับ การเลือกตัวเลือกสำหรับการประมวลผลเงินเดือนและภาษีเงินเดือน เพื่อช่วยในการตัดสินใจของคุณ
ก่อนที่คุณจะเริ่มดำเนินการ Payroll
ในขณะที่คุณจ้างพนักงานมีเอกสารที่คุณและพวกเขาต้องทำเสร็จ พนักงานใหม่แต่ละคนต้องมี แบบฟอร์มจ้างใหม่ ลงนามและวางไว้ในไฟล์ที่ระบุ เพื่อช่วยในการตั้งค่าจ้างต่อไปนี้คือ รายการตรวจสอบงาน ที่ต้องทำและต้องตัดสินใจว่าจะจ่ายเงินให้พนักงานอย่างไร
การประมวลผลเงินเดือน
ระบบจะประมวลผลเงินเดือนเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาการจ่ายเงินเดือน (รายสัปดาห์รายปักษ์รายเดือนหรือรายเดือน)
งานแรกของคุณคือการ จัดเตรียม paycheck สำหรับพนักงานแต่ละคน เมื่อต้องการทำเช่นนี้คุณต้อง:
- คำนวณค่าจ้างขั้นต้น สำหรับพนักงานโดยพิจารณาจากว่าบุคคลนี้ได้รับค่าจ้างหรือรายชั่วโมง
- หักภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลาง (หัก ณ ที่จ่าย) ประกันสังคมและเมดิแคร์จ่ายเงินหักค่าหัก ณ ที่จ่ายของรัฐและการหักเงินอื่น ๆ ที่ตกลงกันโดยลูกจ้าง
หลังจากที่คุณเตรียม Paychecks แล้ว
หลังจากที่คุณได้คำนวณการจ่ายเช็คเงินเดือนและจัดเตรียม paycheck สำหรับพนักงานแต่ละคนแล้วคุณจะมีงานอื่น ๆ ให้เสร็จสมบูรณ์ก่อนที่กระบวนการจ่ายเงินเดือนจะเสร็จสมบูรณ์
1. คุณต้องคำนวณจำนวนเงินที่คุณจะเป็นหนี้ทั้ง นายจ้างและลูกจ้างบางส่วนของภาษี FICA (ประกันสังคมและเมดิแคร์) และจัดสรรเงินเป็นจำนวนเท่ากับส่วนของพนักงานและนายจ้างของภาษีเหล่านี้ให้จ่ายในภายหลังโดยจ่ายผ่านเงินเดือน เงินฝากภาษี
2. คุณต้อง มีการหักล้าง ทั้งหมดสำหรับพนักงานทุกคนและจะต้องจ่ายเงินทั้งหมดนี้ในภายหลังโดยใช้เงินมัดจำภาษีเงินเดือน
การฝากเงินภาษีเงินเดือน
ขึ้นอยู่กับขนาดของบัญชีเงินเดือนของคุณคุณต้อง ทำการฝากเงินภาษีเงินเดือน ให้ IRS แบบรายสัปดาห์หรือรายเดือนสำหรับ:
- จำนวนเงินที่คุณระงับจากพนักงานจ่ายภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลางและรัฐ
- จำนวนเงินที่คุณหักจากลูกจ้างจ่ายค่าประกันสังคมและ Medicare
- จำนวนเงินที่คุณค้างชำระในฐานะนายจ้างประกันสังคมและ Medicare
คุณสามารถสร้างการจ่ายเงินมัดจำภาษีใน แบบฟอร์ม 8109 หรือใช้ ระบบจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ของ IRS (EFTPS)
เงินมัดจำภาษีอื่น ๆ
นอกเหนือจากการหัก ณ ที่จ่ายของรัฐบาลกลางและการหักเงินประกันสังคม / Medicare แล้วคุณต้อง:
- ชำระเงินภาษีการว่างงานของรัฐบาลกลางเป็นประจำ
- ทำบัญชีเงินฝากภาษีเงินเดือนให้กับรัฐของคุณและอาจมีถิ่นที่อยู่ของคุณนอกเหนือจากเงินภาษีของรัฐบาลกลาง
การรายงานภาษีเงินเดือน
ธุรกิจจะต้องส่งรายงานภาษีเงินเดือนเป็นประจำ
คุณต้อง:
- ส่ง รายงานรายไตรมาสไปยัง IRS ใน แบบฟอร์ม 94 1 ซึ่งแสดงจำนวนหนี้สินภาษีเงินเดือนของคุณและจำนวนเงินที่คุณจ่ายให้กับหนี้สินนี้ในช่วงไตรมาสก่อนหน้า
- ส่ง รายงานภาษีการว่างงานประจำปี ใน แบบฟอร์ม 944 ไปยัง IRS ซึ่งแสดงจำนวนหนี้สินภาษีการว่างงานและจำนวนเงินที่คุณจ่ายให้กับหนี้สินนี้
- ส่งรายงานการชดเชยการว่างงานของรัฐและแรงงานอื่น ๆ
เก็บงาน Payroll ตรง
เพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่พลาดการจ่ายเงินภาษีเงินเดือนหรือรายงานใด ๆ ให้ตั้งค่า ปฏิทินภาษีเงินเดือน