การเตือนล่วงหน้าคือ forearment ก่อนที่คุณจะส่ง แบบฟอร์ม W-2 ให้กับพนักงานและยื่นแบบฟอร์มเหล่านี้ด้วย Social Security Administration (พร้อมกับ แบบฟอร์มการ โอนเงิน W-3 ) ให้ตรวจสอบข้อผิดพลาดทั่วไปเหล่านี้เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหา
การยื่นแบบฟอร์ม W-2 ปลาย
เริ่มต้นด้วยปีภาษีปี 2016 กำหนดระยะเวลาการยื่นแบบฟอร์ม W-2 (และแบบฟอร์ม 1099 ฉบับ) ขึ้นไปจนถึงวันที่ 31 มกราคมดังนั้นแบบฟอร์ม W-2 ในปี 2017 สำหรับพนักงานจะต้องถูกส่งไปยัง Social Security Administration ภายในวันที่ 31 มกราคม , 2018
มีบทลงโทษสำหรับการยื่นฟ้องล่าช้า อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ กำหนดเวลาใหม่สำหรับแบบฟอร์ม W-2 และ 1099
ใช้ฟอร์ม W-2 ปีที่ไม่ถูกต้อง
ใช้แบบฟอร์ม W-2 สำหรับปีที่มีรายได้ต้องเสียภาษีไม่ใช่ปีที่คุณยื่นแบบฟอร์ม ตัวอย่างเช่นสำหรับค่าจ้างของพนักงานในปี 2015 ให้ใช้ รูปแบบ W-2 2016 แบบฟอร์มนี้จะมอบให้กับพนักงานและยื่นต่อกรมสวัสดิการสังคมในปีพ. ศ. 2560
ไม่มีกำหนดเวลาจัดเก็บ คุณต้องส่งแบบฟอร์ม W-2 ให้กับพนักงานภายในวันสิ้นเดือนมกราคมและคุณต้องส่งฟอร์มเหล่านี้ไปยัง Social Security Administration ไม่ช้ากว่าสิ้นเดือนกุมภาพันธ์ กำหนดเส้นตายจะเปลี่ยนแปลงในแต่ละปีขึ้นอยู่กับวันที่ที่ตรงกับปฏิทิน หากวันที่กำหนดเป็นวันหยุดสุดสัปดาห์หรือวันหยุดวันที่จะย้ายไปที่วันทำการถัดไป ต่อไปนี้คือ กำหนดเวลา ที่แน่นอน สำหรับภาษีเงินเดือนสิ้นปีสำหรับปี ปัจจุบัน
ไม่ใช้แบบฟอร์ม W-2 ที่ผ่านการรับรองแล้ว
คุณไม่สามารถดาวน์โหลดฟอร์ม W-2 คัดลอกและใช้งานได้
สีแดงบน A เป็นหมึกพิเศษ คุณต้องได้รับแบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติจาก บริษัท จัดหางานสำนักงาน IRS หรือจาก บริษัท ซอฟต์แวร์ อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ สถานที่ที่คุณจะได้รับแบบฟอร์ม W-2 ที่ได้รับการอนุมัติ
ไม่สามารถระงับการประกันสังคมได้
ต้องระงับการหักภาษีเงินได้ ประกันสังคมด้วย ค่าจ้างที่ต้องเสียภาษีสรรพสามิต สูงสุด ในแต่ละปี
(ค่าสูงสุดที่เปลี่ยนแปลงในช่วงหลายปีที่ผ่านมานี้เพื่อสะท้อนต้นทุนการครองชีพ) แม้ว่าจะไม่ใช่ข้อผิดพลาด W-2 แต่เป็นเรื่องปกติและจะทำให้คุณต้องรายงานค่าประกันสังคมเกินกว่าลูกจ้าง คุณต้องคืนส่วนที่เกินให้กับพนักงานและแก้ไขทั้ง W-2 และ Form 941 ซึ่งเป็นค่าจ้างรายไตรมาสและรายงานภาษีสำหรับไตรมาสใด ๆ ซึ่งสะท้อนถึงส่วนที่เกิน ตัวอย่างเช่นถ้าพนักงานถึงยอดสูงสุดในการหักภาษีเงินได้ประกันสังคมในเดือนกันยายนคุณต้องเปลี่ยนแบบฟอร์ม 941 ในไตรมาสที่สาม
การส่งแบบฟอร์ม W-2 ไปยัง IRS
แบบฟอร์มประกันสังคมจะต้องจัดให้แก่พนักงานภายในสิ้นเดือนมกราคมและ ยื่นต่อกรมสวัสดิการสังคม เมื่อสิ้นเดือนกุมภาพันธ์พร้อมกับแบบฟอร์มการโอนเงิน W-3 ซึ่งรวบรวมข้อมูลทั้งหมดจาก W-2 ทั้งหมด
ไม่ได้รับการยกเว้น IRS เนื่องจากไม่ใช้ E-fling
นายจ้างที่ยื่นแบบฟอร์ม W-2 มากกว่า 250 ต้องได้รับการผ่อนผันหากไม่ต้องการยื่นเรื่องอิเล็กทรอนิกส์ อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ การขอผ่อนผันการยื่นแบบฟอร์ม W-2 ทางอิเล็กทรอนิกส์ (PDF)
การทำข้อผิดพลาดแบบฟอร์มร่วมกันเหล่านี้บนแบบฟอร์ม W-2
ข้อผิดพลาดที่พบได้ทั่วไปในรูปแบบ W-2 ได้แก่
- ไม่รวมทศนิยมและเซนต์สำหรับจำนวนเงิน
- ไม่ใช้หมึกสีดำ (ทำให้รายการสว่างเกินไป)
- ทำให้รายการมีขนาดใหญ่เกินไปหรือเล็กเกินไป IRS แนะนำให้คุณใช้ 12 pt แบบอักษร Courier สำหรับพิมพ์ W-2s
- ชื่อพนักงานผิดพลาด ชื่อและชื่อกลางของพนักงานจะอยู่ในช่องแรกนามสกุลของพนักงานจะอยู่ในช่องที่สองและส่วนต่อท้าย (เช่น "จูเนียร์") จะอยู่ในช่องที่สาม
การใช้ซอฟต์แวร์ทางการเงินช่วยให้คุณสามารถหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเหล่านี้ในฟอร์ม W-2 โดยเฉพาะอย่างยิ่งข้อผิดพลาดในรูปแบบและซอฟต์แวร์ของคุณสามารถเตือนคุณเมื่อคุณได้รับเงินค่าแรงสูงสุดของ Social Security ตรวจสอบบทความนี้ใน 2012 โปรแกรมซอฟต์แวร์บัญชี โดย Rosemary Peavler, คู่มือการเงินธุรกิจโดยมุ่งเน้นที่โปรแกรมที่มีฟังก์ชันการจ่ายเงินเดือน
วิธีแก้ไขแบบฟอร์ม W-2
คุณต้องระบุแบบฟอร์ม W-2 ให้กับพนักงานแต่ละคนภายในสิ้นเดือนมกราคมของปี (สำหรับปีปฏิทินก่อนหน้านี้) แต่คุณไม่จำเป็นต้องส่งแบบฟอร์มเหล่านี้ไปยัง Social Security Administration (SSA) จนถึงสิ้นเดือนกุมภาพันธ์ ความล่าช้านี้มีเวลาในการแก้ไขข้อผิดพลาด
หากคุณสามารถแก้ไขข้อผิดพลาดก่อนที่จะยื่นเรื่องกับ SSA เพียงให้แก้ไขและส่งแบบฟอร์มที่แก้ไข
หากคุณพบข้อผิดพลาดหลังจากที่คุณยื่นต่อ SSA แล้วคุณต้องส่ง W-2 ที่ถูกต้องพร้อมกับแบบฟอร์มการส่งที่ถูกต้อง W-3c)
อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ วิธีการแก้ไขแบบฟอร์ม W-2 หลังจากที่คุณได้ส่งแบบฟอร์มไปยัง Social Security Administration แล้ว