อะไรคือตัวเลือกสำหรับการสร้างระบบการขับขี่สำหรับธุรกิจของฉัน?
แรงงานของ บริษัท มีมากขึ้นเรื่อย ๆ โดยมีพนักงานที่ขับรถมาทำธุรกิจเป็นประจำทุกวัน
คุณมี ทางเลือกสองทางสำหรับธุรกิจของคุณ : โปรแกรมรถของ บริษัท ที่เป็นเจ้าของรถยนต์หรือโปรแกรมการชำระเงินคืนสำหรับพนักงานที่ขับรถของตนเอง
โปรแกรม รถยนต์ (รถยนต์ของ บริษัท ที่เป็นเจ้าของ) เป็นตัวเลือกที่น่าสนใจสำหรับนายจ้างที่ต้องการให้มีการขนส่งสำหรับการใช้งานเฉพาะเช่นรถบรรทุกบริการรถตู้ยานพาหนะการส่งมอบหรือผู้ที่มีความต้องการอุปกรณ์อื่น ๆ โปรแกรมการเดินเรือช่วยให้คุณสามารถควบคุมธุรกิจและดูแลสิ่งต่างๆได้เช่นการประกันและค่าบำรุงรักษายานพาหนะและความสามารถในการเลือกคุณสมบัติของรถยนต์ที่ บริษัท ฯ มองว่าเป็นสิ่งสำคัญ ซึ่งรวมถึงคุณลักษณะต่างๆเช่นการสร้างตราสินค้าขององค์กรองค์ประกอบด้านความปลอดภัยและระบบ telematics เพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกตลอด 24 ชั่วโมงตลอด 24 ชั่วโมงในตำแหน่งที่ยานพาหนะของพวกเขาอยู่และกำลังขับเคลื่อน
โปรแกรมการชำระเงินคืน สำหรับพนักงานที่ขับรถยนต์ของตนเองจะถูกใช้โดย บริษัท ที่ไม่ต้องการรถหรือรถบรรทุกพิเศษสำหรับพนักงานเช่นธุรกิจขายและบริการ
การชำระเงินคืนให้ความคล่องตัวและเป็นทางเลือกสำหรับคนงานต้องมีการบริหารภายในน้อยและไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายล่วงหน้า
มีอะไรสำคัญในการตัดสินใจว่าจะใช้ระบบใด?
ไม่ว่าจะเป็นกองเรือแบบหรือการชำระเงินคืนคุณจะต้องคืนเงินให้กับพนักงานอย่างถูกต้องสำหรับการใช้งานทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับยานพาหนะของตนหรือต้องเผชิญกับผลกระทบเช่น การตรวจสอบกรมสรรพากรที่ มีราคาแพงหรือ การฟ้องร้องในชั้นเรียนที่ แย่ลง
สำหรับโปรแกรมกองเรือลอง ถามตัวคุณเองว่าจุดประสงค์หลักของโครงการคือ - เป็นประโยชน์ (perk) ของพนักงานหรือเพื่อให้ธุรกิจของคุณต้องการการขนส่ง หากเป้าหมายหลักของคุณคือการจัดหาเครื่องมือทางธุรกิจควรช่วยให้คุณสามารถลดค่าใช้จ่ายยานพาหนะโดยการกู้คืนค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการใช้ยานพาหนะส่วนตัวของพนักงาน
ด้วยโปรแกรมการชำระเงินคืน คุณสามารถเลือกค่าเบี้ยเลี้ยงรถแบบแบน, ไมล์ต่อไมล์หรือ อัตราไมล์สะสมของกรมสรรพสามิตมาตรฐาน เพื่อชดเชยคนงานของตน แต่ทั้งสามตัวเลือกเหล่านี้อาจทำให้ บริษัท สูญเสียหลายพันดอลลาร์ต่อพนักงานในแต่ละปีเนื่องจากไม่ได้กำหนดค่าใช้จ่ายของผู้ขับขี่แต่ละรายอย่างถูกต้องเช่นราคาก๊าซและจำนวนไมล์ที่ขับเคลื่อนด้วย
FAVR คืออะไรและเหตุใดจึงเป็นทางเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการชดใช้ไมล์สะสม
FAVR เป็นขั้นตอนรายได้ของกรมสรรพากรซึ่งจะคืนเงินให้กับพนักงานโดยไม่ต้องเสียภาษีสำหรับ ค่าใช้จ่ายคงที่และค่าใช้จ่ายที่ เกิดจากการขับรถเพื่อธุรกิจ ค่าใช้จ่ายคงที่อาจรวมถึงค่าธรรมเนียมการประกันใบอนุญาตและการลงทะเบียนขณะที่ค่าใช้จ่ายผันแปรรวมถึงค่าเชื้อเพลิงและค่าบำรุงรักษา
FAVR เป็นโซลูชันการชำระเงินคืนที่ถูกต้องที่สุดเนื่องจากให้การชำระเงินคืนที่กำหนดเองแก่พนักงานมือถือแต่ละรายโดยพิจารณาจากค่าใช้จ่ายในท้องถิ่นและระยะทางธุรกิจซึ่งอาจเปลี่ยนแปลงได้ในแต่ละเดือน
แต่การบันทึกค่าใช้จ่ายคงที่และค่าใช้จ่ายผันแปรทั้งหมดได้อย่างถูกต้องอาจซับซ้อนในการบริหาร - นั่นคือเหตุผลที่นายจ้างส่วนใหญ่ไม่ใช้งาน
นายจ้างจำนวนมากเลือกใช้ค่าเบี้ยรถธรรมดาที่เรียบง่ายแทน "แบบที่เหมาะกับทุกคน" (เช่น $ 500 ต่อเดือนต่อพนักงาน) แต่วิธีนี้ไม่ได้คำนึงถึงข้อเท็จจริงที่ว่าไม่มีการเดินทางธุรกิจสองครั้งเหมือนกันดังนั้นจึงไม่มีพนักงานสองคนที่จะได้รับเงินคืนเท่ากัน การจ่ายเงินคืนของโปรแกรมเป็นไมล์ต่อไมล์ถือว่ายุติธรรม แต่ยังไม่ถูกต้อง
ทำไมอัตราไมล์สะสมมาตรฐานของ IRS ไม่ใช่ทางเลือกที่ดีที่สุด?
บริษัท ส่วนใหญ่ใช้ อัตราไมล์สะสมธุรกิจของ IRS เพื่อคำนวณว่าพนักงานแต่ละคนควรได้รับเงินคืนอย่างไร แต่อัตราค่าบริการ IRS ไม่ใช่อัตราการชำระเงินคืนที่กำหนดเนื่องจากเป็นค่าใช้จ่ายเฉลี่ยในการดำเนินงานยานพาหนะในช่วงปีที่ผ่านมา
อัตราค่าบริการ IRS เป็นค่าเฉลี่ยของค่าใช้จ่ายโดยใช้ข้อมูลปีก่อนหน้าไม่ใช่ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง พนักงานอาจใช้จ่ายมากขึ้นในการเดินทางมากกว่าที่พวกเขาจะได้รับการเรียกเก็บเงินคืนหรือพวกเขาอาจได้รับเงินคืนเมื่อราคาก๊าซลดลงและไม่มีการปรับค่าใช้จ่ายในสิ่งที่พวกเขาได้รับเนื่องจากเป็นตัวเลขที่ขึ้นอยู่กับจำนวนปีที่แล้ว
บริษัท ส่วนใหญ่ทำอะไรผิดพลาดเมื่อพูดถึงค่าเบี้ยเลี้ยงรถแบบเบ็ดเตล็ดและการเบิกจ่ายคืน?
ค่าเบี้ยเลี้ยงรถแบบเบ็ดเสร็จไม่ยุติธรรมเมื่อต้องจ่ายเงินคืนแก่พนักงานที่อาศัยอยู่ในสถานที่ต่างกัน ตัวอย่างเช่นพนักงานคนหนึ่งอาจอาศัยอยู่ในพื้นที่ที่ราคาแก๊สอยู่ที่ 12 เซนต์ราคาถูกกว่าราคาในเมืองถัดไปที่พนักงานคนอื่นอาศัยอยู่ นอกจากนี้ค่าใช้จ่ายคงที่ของการ เดินทางเพื่อธุรกิจ เช่นราคาเบี้ยประกันรถยนต์และภาษีแตกต่างกันไปตามสถานที่
ค่าใช้จ่ายในการขับขี่อื่น ๆ ยังแตกต่างกัน ตัวอย่างเช่นเบี้ยประกันรถยนต์แตกต่างกันไปมากตามรัฐตั้งแต่ 825 ดอลลาร์ใน Charlotte, North Carolina ไปจนถึง 3,150 เหรียญใน Detroit, Michigan ภาษีสำหรับเซอแดง 21,000 ดอลลาร์ราคาเดียวกันอยู่ที่ 249 เหรียญในเนวาดา แต่สามารถเสียค่าใช้จ่ายได้มากถึง 1,689 เหรียญใน Rhode Island ค่าใช้จ่ายในการซ่อมแซมประจำปีไม่เหมือนกันในทุกๆรัฐโดยเฉลี่ยอยู่ที่ 393 ดอลลาร์ในรัฐนิวเจอร์ซีย์ แต่มีเพียง 270 ดอลลาร์ในเวอร์มอนต์เท่านั้น การจ่ายเงินเดียวกันให้กับพนักงานที่อาศัยอยู่ในสถานที่ต่างกันละเว้นความแตกต่างเหล่านี้อย่างสมบูรณ์
เนื่องจากค่าเบี้ยประกันรถยนต์จะได้รับการปฏิบัติเหมือนการชดเชยพวกเขาจะต้องเสียภาษีกับนายจ้างที่จ่าย ภาษี FICA ( ภาษี ประกันสังคมและ Medicare) และพนักงานที่จ่ายภาษีทั้ง FICA และภาษีเงินได้ ซึ่งหมายความว่า บริษัท จะจ่ายเงินค่าเบี้ยเลี้ยงรถพร้อมกับภาษีที่เกี่ยวข้องของ FICA ในขณะที่พนักงานจะรับเงินช่วยเหลือรถจำนวนเงินที่หักภาษีและเงินช่วยเหลือจาก FICA ในรูปแบบการชำระเงินคืนฟรีเช่นเดียวกับ FAVR พนักงานจะ "ใช้เวลา" ที่ตรงกับจำนวนเงินที่นายจ้างจ่ายคืน
บริษัท ทำอะไรผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินสำหรับการใช้งานส่วนบุคคลของยานพาหนะ?
นายจ้างบางคนอนุญาตให้พนักงานใช้ยานพาหนะของ บริษัท เป็นส่วนหนึ่งในการขับขี่ส่วนตัว แต่คุณต้องประหลาดใจที่จำนวน บริษัท ที่ไม่ทราบว่าการใช้งานส่วนบุคคลนี้ต้องเสียภาษีให้กับพนักงาน บริษัท ยังไม่มีวิธีที่ดีในการคำนวณจำนวนเงินที่แต่ละคนขับรถควรถูกเรียกเก็บเงินสำหรับผลประโยชน์ทางภาษีนี้
บ่อยครั้งที่องค์กรเรียกเก็บเงินเป็นจำนวนเท่าใดเพื่อให้ครอบคลุมการใช้งานส่วนบุคคลในไดรเวอร์ทั้งหมดโดยไม่คำนึงว่าพวกเขาขับรถไปกี่ไมล์ นี้สามารถทำงานออกมาเป็นประโยชน์ทางการเงินขนาดใหญ่สำหรับพนักงานที่ใช้ยานพาหนะที่ค่อนข้างมากสำหรับการใช้งานส่วนบุคคล แต่พนักงานที่ขับรถยานพาหนะอย่างเคร่งครัดเพื่อการใช้งานทางธุรกิจและเก็บรถของตนเองเพื่อใช้ส่วนตัวนอกสภาพการทำงานอาจถูกเรียกเก็บเงินอย่างไม่ถูกต้อง
จะเกิดอะไรขึ้นถ้าธุรกิจไม่สามารถคืนเงินให้กับพนักงานได้อย่างถูกต้อง?
ค่าใช้จ่ายในการขับขี่ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจเป็นค่าใช้จ่ายหลายพันหลายพันเหรียญต่อปี (ประมาณ 3,000 ดอลลาร์ต่อพนักงานต่อปีในแต่ละปีตามที่ Motus คำนวณ) อย่างไรก็ตามนี่ ไม่ใช่อะไรที่ เปรียบเทียบกับค่าใช้จ่ายในการฟ้องร้องในชั้นเรียน ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมาคนงานได้ฟ้องร้องนายจ้างของตนเองได้มากถึง 7 ล้านเหรียญเพื่อชดเชยกับการปฏิบัติในการชำระเงินคืนที่ไม่เป็นธรรม ในรัฐแคลิฟอร์เนียคดีเหล่านี้จะกลายเป็นกฎอย่างรวดเร็วไม่ใช่ข้อยกเว้นเนื่องจากรหัสแรงงาน 2802 ของแคลิฟอร์เนียมีความเข้มงวดมาก
"นายจ้างต้อง ชดใช้ค่าสินไหมทดแทน หรือ ค่าเสียหาย ทั้งหมดที่เกิดขึ้นโดยลูกจ้างซึ่งเป็นผลมาจากการปฏิบัติหน้าที่ของลูกจ้างโดยตรง" นายจ้างต้อง ชดใช้ค่าเสียหายให้แก่ พนักงานของตน ค่าใช้จ่ายของอุปกรณ์หรือเครื่องมือที่ใช้ในงาน แต่ขณะนี้มีการใช้งานมากขึ้นในกรณีการชำระเงินคืนไมล์ (กรณี Radio Shack and Toys "R" Us)
โปรแกรมฟลีทยังมาพร้อมกับชุดของตัวเองของความท้าทายเมื่อมันมาถึงถูกต้อง เรียกเก็บเงินกลับ พนักงานสำหรับการใช้งานส่วนบุคคลของยานพาหนะเหล่านี้ การใช้ยานพาหนะของ บริษัท ส่วนบุคคลต้องได้รับการ บันทึกไว้อย่าง ถูกต้องและพนักงานจะถูกเรียกเก็บเงินคืนเพื่อใช้ส่วนตัว ระยะทางที่รายงานต่ำเกินไปทำให้ บริษัท ต่างๆที่มีความเสี่ยงต่อการตรวจสอบของ IRS ที่เสียค่าใช้จ่ายและอาจเสียค่าใช้จ่าย บริษัท ในการปฏิเสธการชำระเงินที่ไม่ได้รับ
ทรัพยากรบางอย่างที่สามารถช่วยธุรกิจของฉันได้บ้าง?
ธุรกิจของคุณสามารถใช้เทคโนโลยีเดียวกันกับที่เพิ่มขีดความสามารถในสถานที่ทำงานดิจิทัลใหม่เพื่อติดตามค่าใช้จ่ายไมล์สะสมของธุรกิจ นี่คือตัวอย่างบางส่วน:
- อุปกรณ์อัจฉริยะที่เปิดใช้งาน GPS เพื่อรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลการเดินทางเพื่อทำธุรกิจของพนักงาน
- แอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ ช่วยให้การติดตามระยะทางของพนักงานเป็นไปอย่างอัตโนมัติและระบุธุรกิจที่แน่นอนของพนักงานเดินทางและไมล์สะสมที่ถูกต้อง
ด้วยแอพพลิเคชันโทรศัพท์มือถือที่เหมาะสมและแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์คุณสามารถลดงานด้วยตนเองสำหรับไดรเวอร์เพื่อเพิ่มผลผลิตลดต้นทุนและมั่นใจได้ว่าจะได้รับการปฏิบัติตามมาตรฐาน IRS ในขณะเดียวกันก็ให้ความเข้าใจเกี่ยวกับพฤติกรรมการขับขี่และประสิทธิภาพของพนักงานมือถือ